《高效能人士的100种工作方法》P92.93

   在工作中，不管如何提倡“无纸化办公”和使用电脑传输文件，我们还是免不了要使用一些纸质的文件。比如：企划书和提案书、参考资料、账单、合同等，这些纸质文件有其一定的优势，但同样也有它的缺点，即难于整理、管理混乱，这样就会导致我们工作的效率降低，所以说，怎样科学地整理纸质文件是一项很重要的技能。

首先，要准备好几样小工具：托盘、透明文件夹、口袋式透明文件夹、小文件柜、大纸盒。有了这些工具之后，再分三个步骤整理：

1、文件分为“正在办理状态”和“保存状态”

正在办理状态是说与现在手头工作有关或看过之后决定保留的文件。

保存状态是说已经办理好，但是仍然需要保存的文件，比如合同、发票等。

也就是说，正在办理的文件，等到处理完毕之后，要么变成第二种状态，也就是保存起来，要么应该及时丢掉。整理文件最基本的步骤就是把文件分为以上两类。

正在办理的文件因为使用频率很高，应该摆在离手边近一点的地方，以方便随时可以拿到。文件在用完之后应该及时存放，存放的时候也应该用透明文件夹，这样就可以对文件一目了然了。

而对于那些已经办好的、需要保存起来的文件，因为不经常使用，我们应该放进书橱里保存。如果放进大文件夹保存的话，应该在文件夹侧面贴上标签，标上内容，做到一目了然。

　　在工作的时候，我们也可以用两层的小托盘和透明文件夹来存放文件。

　　每一次在收到一份新文件的时候，我们可以把它放在小托盘上，能办理的就尽快办完，办完就处理掉，没有办完的就保存起来。

　　对于正在整理的文件，最好的整理工具就是透明文件夹。使用透明文件夹，不需要把文件装订起来，必要的时候可以在桌子上摊开，不需要则随时可以丢掉，如果需要加上新的纸页也很方便

　　2．重要的文件用大文件夹保管

　　整理那些已经办好且需要保存的文件最有用的工具就是大文件夹。大文件夹一般都有固定的页数，也有插孔型可以调整页数。

　　我们在用大文件的时候，最好在大文件夹的侧面加上标签，比如“登记册”“合同”等分类注明。给大文件加上标签是一件很重要的事情，可以按照内容、时间的顺序选择一种合适的方法。

　　3．暂时需要保管的东西

办理完的文件、没有必要放进大文件夹里的文件都应该及时丢弃。对于那些不知道以后是否还有用、先保管起来再说的文件，你可以用书柜来保存。

一般来说放进书柜的文件，基本是不会再次翻看的，只能以防万一，先保存起来。这些文件可以在年底大扫除的时候一起丢弃。一般来说文件的保存期是一年，一年用到一次的资料到了第二年仍然没有用到的话，那就丢掉吧

    【why】我们在工作的时候，会产生大量的纸质材料，比如计划书、年终总结、分析报告、合同、发票等等，如果我们不妥善整理这些材料的话，东放一个，西放一个，等到用的时候，就要花很长的时间才能找到，这样极大地降低了工作效率，也影响了工作心情，更为严重的是，有的时候，资料甚至会找不到，结果影响到工作，被领导批评。所以学会整理材料对提高我们的工作质量非常重要。

     【what】这个片段介绍了整理纸质资料的方法。通过这种整理方法，不同种类的文件被按照不同的方式保管，常用的放置在近处，不常用的放置在远处，并做了标志，这样不但方便寻找材料，而且也提高了工作效率。

【how】那么，这种整理纸质材料的方法到底是怎么做的呢？为了让步骤更明晰，我把原文的三个步骤拆解为四个步骤。

1、分类文件。把文件分为两类：分别是“正在办理的文件”和“需要保存的文件”。“需要保存文件”是指已经办理完的文件。“正在办理的文件”是还没处理完的文件

2、保管“正在办理文件”。把第一步中的“正在办理的文件”放在手边的文件夹或文件架里，这样的好处是方便随时取出使用。

3、保管“重要文件”。把第一步中的“需要保存文件”分类为“重要文件”和“暂时保管文件”,“重要文件”是指以后一定会用到的文件，“暂时保管文件”是指不确定以后是否会用到的文件。把“重要文件”存入大文件盒，在大文件盒侧面加标签，之后放入文件柜。

4、保管“暂时保管文件”。把第三步中的“暂时保管文件”放入文件盒内，不需要标注，把文件盒放入文件柜。一年后丢掉。