【学习目标】

在跟随我完成本次RIA现场学习后，我们将学会运用记录、判断、回应、处理四步流程应对工作中的中断干扰，有意识地降低工作中被打断的概率。

内部中断

在一个番茄钟内，我忽然想起要打电话订票。之前答应过妻子要预订柴可夫斯基《胡桃夹子》的演出门票。我是否立即拿话就拨？不。我继续我的流程——遵循番茄工作法。 如果要减少中断，我首先得实事求是，每天遇到多少次中断？是哪种类型的？这些应当明确可见。

我没有马上打订票电话，而是在“今日待办”表格下方填上打电话订票。实际上。表格的下半部分已经分出来，在计划承诺活动下方，有个标题叫做“计划外紧急”打电话订票是计划外事件，而且似乎也很急然后，在“今日待办”表格当前活动的右边，我画了一个撇号（’）。这是为了做跟踪。撇号代表一次内部中断。在一天结束时，我可以计算撇号的数目越忙越乱，但这个数字可以显示我所遇到的中断次数，它是冷静的现实。这些之后，我增强决心完成当前的番茄钟。现在我们再看一下出现内部中断时要采取的策略：首先接受它然后记录它，然后立即继续你手头的工作，避免真的被打断。

要对付内部中断，最佳策略是可视化、接受，然后纳入计划或删除。在前面的例子中，直觉看来事情很急，但退一步看，订票中心就是随时为人民服务的，完全可以在下一个番茄钟再订票，不必打断当前番茄钟。

假如没有这一策略，我要想取得工作成果，就不能立即屈从于任何本能的反应。现在，当我想到有些事需要去做，我就写下来不让它占我的脑子。稍后，我可以将这件事安排到下个番茄钟，或者明天。换句话说，打电话订票这件事现在我可以放在日程表里而不是放在脑子里。这样我的本能和突发奇想，要依赖于我的日程表而定。这样就“扭转”了依赖。

如果打电话订票这件事一开始就没打算今天办，我会直接把它写到“活动清单”表格中，在它左边加一示这是计划外事件（unplanned），并且标一个最后期限。

外部中断

除了内部中断外，我们的生活中还会有来自外部的中断。类似这些情况：一位同事跑来问你工作上的事儿；或者谈论些大众话题，“哥们儿，看阿凡达了吗”；或者一位老朋友来电话要叙叙旧；或者项目领导有份报告，需要你帮着做一些预期；或者最常见的一种，电子邮件软件叮咚作响，总是提醒你有新邮件。外部中断具有互动性。有人正在等你答复。他们试图阻止你画Ｘ，而你需要一个策略来减少中断。不过，值得再一次强调的是，别把番茄工作法当成拒绝帮助同事的理由，它可不是专门给古墓派闭关修炼用的。

外部中断应当明确可见。如果想要减少中断，首先得实事求是，弄清所遇到中断的类型和数量。每遇到一次外部中断，就在“今日待办”表格添上中断所要求活动的标题。写下来，不让它占脑子，而且确保你会在未来的计划中把它考虑进去。如果你今天不打算处理这件新增的活动，就把它写入“活动清单”表格，标上截止时间，以及一个“U”代表“计划外”。否则就把它写入“今日待办”表格下半段的“计划外紧急”区。然后在“今日待办”表格当前活动右边画一个减号（-）。最后，增强决心来完成中断前你正在进行的番茄钟。总之，应当明确外部中断的类型和数量。通过画减号、写下所要求的活动名称，来跟踪记录每次中断。

处理外部中断的策略，由以下四步组成。 


(1)告知：“我手头有事，正忙。” 


(2)协商：“周五再帮你做，行吗？" 


(3)计划：写下活动名称，稍后为它计划未来的番茄钟。 


(4)答复：按照承诺回电或答复，不然的话，下次别人就没法信任你了。

【I拆书引导】

What

我们想专注一段时间来工作面对的最大挑战就是中断，大家从原文拆页中发现中断可以分为哪两类呢？

学习者们：

内部中断和外部中断

是的，包括内部和外部的中断。 “内部中断”就是自己告诉自己去做其他事情，例如想起要发微信给别人。第二种是别人造成的“外部中断”。例如被外人打断，例如电话响起、突然给人叫去开会等。

how【细化行动步骤】

对于工作的中断，《番茄工作法图解》给出了相应处理策略，我们可以发现对于这两种中断的应对策略都有相同和不同之处：

我们先来看相同的地方，处理内部和外部中断都需要完成四个大的步骤：1.记录，2.判断3.回应 4.处理，

而因为内外部中断分别是与自己沟通和他人沟通，这四个大的步骤也可以对应细分出不同的处理方式，我们来具体看看这四步策略：

第一步：记录；

在中断出现时，及时地记录，内部中断用撇号，外部中断用减号

及时标明内部中断用’，外部中断，这步看似复杂但不要小看了这步，它不但可以加强我们的心理意识，增强我们保护番茄钟的决心。

第二步：判断

内部中断和外部中断我们都可以用事情的轻重缓急来衡量，判断是否是重要紧急的要立即去做，或者并不紧急不重要的可以晚点去做，或者根本不需要做。

而外部中断涉及其他人，我们不单要考虑事情的轻重缓急，还需要考虑人的关系，我们需要认清不同场合下谁是我的重要关系人，以帮助我们更快地做判断，例如在工作的场合里10086如果向我推荐手机套餐我可能会挂断，而上级老板交办的任务我会选择尽快去完成。

第三步：回应

内部回应中断比较简单，利用自制力说服自己晚点再做。

外部打断的回应中我们需要记住与他人沟通时要看着对方的眼睛，表现对他人的尊重，用温和的语言商量的语气告知对方现在手头的事情，商量看能不能过XX分钟再给到对方，然后根据协商结果，然后记录到活动清单或者今日待办的非计划事项的列表中以免忘了履行对于自己和他人的承诺。

第四步：处理

根据待办清单，遵循承诺，处理和自己或和他人约定的事务。

why

【不这样做的坏处】

我们工作中会面的各种各样的中断干扰，如果我们没有由有意识地控制中断会怎么样呢？我们通常会任凭中断的干扰，打断了原本的工作节奏。举个我自己的例子，就在上周我修改课件修改地正起劲，而我的同事临时找我来用u盘拷贝文件，我当即中断了自己的工作，可等他拷贝完毕，我却半天像失了神一样，难以重新回到我原本的工作上，甚至忘掉了我原本的一些创意，这样一来消耗了我许多时间和精力。

而如果我当时按照拆页的建议，有意识地去减少中断，我会在首先记录一个-代表内部中断,然后根据判断，我认为这件事并不十分紧急，并不立即要去做于是回应同事我正在忙，商量一小时后再给她，并且履行我的承诺，这样一来，我既有效的保护了我的专注时间完成手头的工作，又不会耽误同事的工作。

【适用边界】

那么我们是不是在专注工作中凡事都要使用这四个步骤来降低中断呢？并不是。我们工作中还可能面对少数中断是十分重要且紧急需要我们立即去处理，例如突然公司着火了，同事在我们面前摔倒了，此时我们可以立刻中断我们的番茄时间，不需要记录等步骤而是马上去处理。

【显像提问】：

请回忆一下之前你的学习和工作，有没有这么一回,本来你撸起袖子准备要做一件大事情，例如写论文，例如准备演讲、考试，然而在你做大事的期间你一会被朋友的微信打断，一会男票打电话约你看电影，摸摸肚子感觉自己又饿了，又想起来还有微博的更新没有看……一系列的内外部干扰严重影响了你的工作进度，直到截止日你才猛然惊醒，最后熬夜加班急忙赶出来的东西让老师领导看了直摇头的经历呢？

先请大家用3分钟在小组内分享，

请具体描述一下事情的起因，经过，结果。

时间到，哪位小伙伴想来分享一下呢？

学习者案例

学习者T：

上周打开电脑，灵感泉涌准备完成自己的稿件，一会同事来寻求自己帮助来校对新闻稿，其实自己很想拒绝但却直接接受了，最后帮同事改完却耽误了自己的工作和创作灵感。

学习者S：

昨晚正在准备拆书，结果朋友准备用电脑微信传资料给自己，登录了电脑微信，看到微信群在聊天，于是就一起聊天聊做饭，后来又私聊做饭技巧，到夜深才猛然发现自己的曼陀罗还没画，然后画好曼陀罗又准备拆书一直弄到很晚才睡觉。

好的，谢谢大家的分享看来大家都有着被打断工作的惨痛的经历。

【A1+】【反思加工】

根据刚才拆页的建议，我们需要运用记录、判断、回应、处理来有效降低我们的工作中断。

现在请大家想想，如果时光能倒流，再面对同样的情况，我们可以怎样更好的应对当初的中断呢？

学习者案例：

学习者T：

我会先记录“-”因为这是外部的中断，

然后判断这是同事紧急但对我不重要的事情，

于是我会回应同事，能否完十分钟再给她答复，

最后我会在约定的十分钟以后帮助她修改稿件

这样一来双方的工作都不会受到影响。

学习者S：

我会先记录“-”因为这是外部的中断，

根据我的判断这件事情既不紧急也不重要，

我会说等我忙完手头上的事情，于是回到我原本的工作中，

这样一来我就可以早点做完自己的工作早点休息。

感谢小伙伴们的分享，处理步骤使用的很精准到位，运用策略我们可以有意识地来保护自己的专注时间。

总结

想要专注工作所面对的最大挑战来自于内部和外部的中断，我们可以通过灵活运用：记录、判断、回应和处理的四步流程来降低中断，期待大家工作中落地使用，明天就开始，真正将知识拆为己用。

最后请大家用便签写下想对我说的话，谢谢大家今天的参与。