开场: 【介绍自己和书籍】
大家好,我叫梁文。梁是梁山伯的梁,文呢是文盲的文。大家记住“梁山伯是个文盲”这句话就能想起我的名字。可以用以下三个“热爱”来形容我自己,即“热爱阅读书籍的管理者”,“热爱完善自己的精进者”和“热爱研究文化的实践者”。今天我为大家带来的拆解的书籍片段来自《精力与时间双重管理研习手册》,这本书是由10年资深涉外律师以及精时力导师崔莉莎所著,全书分为“时间管理左膀右臂”“精力管理三驾马车”“精时力进阶二重奏”三个部分、七大章节,推荐了实用的时间管理APP,告诉了读者日事日清与记录时间的秘诀,并让读者学会正确管理体力、脑力和心力,使精力值最大化的方法.
备注:拆解的书目是《精力与时间双重管理研习手册》
下面请大家阅读这本书的拆页,也就是我给大家资料的第一页,我给大家二分钟的时间,看完的小伙伴请举手示意一下。
拆页:《精力与时间双重管理研习手册》 P250-252
(1) 针对具体事件的复盘
复盘形式多种多样,因人而异,因使用场景而异。简化起见,我建议使用PDCA循环。PDCA即计划(plan)、执行(do)、检查(check)、调整(Adjust)。
PDCA不一定仅在活动结束后进行,在活动进行中也同样适用。对PDCA的几个项目简要说明如下:
事件:
用几个字简要概述下事件名称,便于日后搜索查找。
P·目标&计划:
刚开始用这个复盘格式时,很多人在这栏里无内容可写。举个例子,我们一天所说出的话中,有多少是事先打过草稿的呢?粗略估计有高达80% -90%都没有吧。只有很少时候,比如我们要约心仪的女生共进晚餐,或者说服上司加薪的时候,才事先构思打草稿,甚至提前演练。相较于带着目的性的主动创造,大部分人更习惯被动接受,或者跟着感觉行动。
当然,不可否认,人生充满了未知,并非每件事都要有明确的目标和计划,这也是人生的乐趣所在。尽管如此,这不妨碍我们在做某些特定事件,尤其是做重要事件时,主动创造。 通过不断的PDCA练习,我们可以养成“设目标”“定计划”的习惯。
D·实施&结果:
简要阐述过程中发生了什么?我们采取了哪些行动?结果是什么?是否达到预期目标?建议可以尝试“行动+情绪”的写法,不要只罗列关键词。研究表明,大脑中的杏仁核在发现突出的情感体验时,会向海马体发出信号,让大脑记住这个时刻。比如,这件事让我欢笑或恐惧。 因此, 记录行动时,不妨也顺便记录下情绪,更容易唤起对事件的记忆。
C·检查:
分成C1和C2,从亮点和不足两个方面进行检查和回顾。
CI:检查亮点,即做得好、值得点赞的地方,日后可不断复制。
C2:检查不足,即需要进一步改善的地方,日后需不断改善。
这两个方面都很重要。尤其是为自己找亮点的积极做法。在我的精时力课的课后打卡日志中,有一个步骤是寻找当日实践的亮点。小伙伴们纷纷表示,通过一段时间寻找亮点的练习,一点点地提高了自信,收益颇丰。
A·下一步行动:
A原本是调整,这里被我修改成“下一步行动”,有三层含义:
(1)尽管事先做了计划,但不可避免实际情况与预期会有出入,在活动中进行复盘时,可对目标和计划进行相应“调整”,以灵活应对。
(2)对于C1 (亮点),虽然做得不错,但要考虑是否还有正有更好的方法去提升和优化呢?据此,可制定出下一步的优化行动计划。
(3)对于C2(不足),查找原因,可做出下一步的改善行动计划。
简单起见,可以在“A”中这样做:首先对D·实施&结果进行打分,满分是10分(加入给自己打7分);其次,再问自己“如果想要将分数提升1分(即从7分提升到8分)的话,需要1可以怎样做呢?”在A一栏中把回答(即今后的行动计划)列出来。
备注:拆解的书目是《精力与时间双重管理研习手册》
好,大家已经看完了这个片段。首先,我先解释一下什么叫复盘,这个术语是来自于围棋,本来指棋手在下完一盘棋后复演该盘棋的记录,后来这一概念被用到管理学领域,简单的讲“复盘就是通过系统的、有目的性的、有策略的总结、反思并及时纠正,用经验来提升能力的一种做法”。对于拆页中提到的PDCA循环,它最初来自于质量管理,但是大量实践证明,它是一个底层逻辑,可用于工作、管理的多个领域。这四个步骤在文中已经说得非常清楚了,我通过自己的例子为大家再梳理一下,请大家看发给你们资料的第二页。先用几个关键词概括事件,比如说我的事件是“签订六大数据库2020年使用合同”,然后P就是设定计划和目标,我的计划和目标就是1.在2019年12月10日前签订完六大数据库2020年的使用合同,并且熟悉整个签合同的议价、法律会签等流程。D就是就是具体的实施这个事情并产生了结果,同时记录一下你当时的情绪。在我的例子里我在2019年12月9日顺利签完了六个合同并且熟悉了整个流程,但是整个过程每个环节时间都非常紧张,有一点慌乱和焦虑。再到C就是检查回顾整个行动的过程和结果,重点分为评估亮点和不足两个部分,我的亮点部分就是1.在签订合同前做好了充分准备,仔细阅读了去年的合同并做了笔记2.认真与相关部门进行了沟通。不足的地方就是:1.议价会议时准备不足,太忙乱2.合同盖章时没有理清头绪3.没注意付款时间,太信任财务部,没有跟踪及时打账。最后的A就是根据C的回顾结果制定下一步的行动方案。在我这个例子中就是1.议价前做好充分准备,仔细阅读以前的合同2.议价时让数据库商提前1个小时到,你先收集资料3.注意付款时间,跟踪财务部进度。我通过了整个PDCA循环对我“签订数据库合同”这件事件的复盘,明晰了很多做事的方法和流程,以及知道了自己下次类似事件需要改进的地方。大家通过我的例子就可以看到使用PDCA复盘的好处,它能使你在下次做同样或者类似的事情时取得更好的效果。如果你没有这个PDCA思维,有可能即使你做了很多的事情,但是你都会只停留在了“做过”上而没有进步和提升。当然这个流程一般是针对一些比较重要的事情才进行这样的处理,一些很简单的事情比如“去菜市场买根葱”这样小事情就不需要这样复杂的处理。
【I中自己的例子】
事件: 签订六大数据库2020年使用合同 |
P 目标&计划: |
1.2019年12月10日前签订完六大数据库2020年的使用合同 2.熟悉整个签合同的议价、法律会签等流程 |
D 实施@结果: |
1.我在2019年12月9日顺利签完了六个合同 2.熟悉了整个流程 3.整个过程每个环节时间都非常紧张,有一点慌乱和焦虑 |
C1. 检查亮点: |
1.在签订合同前做好了充分准备,仔细阅读了去年的合同并做了笔记 2.认真与相关部门进行了沟通 |
C2. 检查不足: |
1. 议价会议时准备不足,太忙乱 2.合同盖章时没有理清头绪 3.没注意付款时间,太信任财务部,没有跟踪及时打账 |
A 下一步行动: |
1.议价前做好充分准备,仔细阅读以前的合同 2.议价时让数据库商提前1个小时到,自己先收集资料 3.注意付款时间,跟踪财务部进度。 |
大家通过我的举例应该已经对PDCA这个循环有了大致的了解,下面我跟大家分一下组,根据大家坐的位置,我们以就近原则,分为。。。。组,你和她一组,你们两个一组,然后你们两个一组。请大家分组讨论一下,想一个你在过往的工作和生活中与这一“PDCA”这一主题相关的实例。强调一下一定要是自己过去以前发生的事情。可以是正面的利用了PDCA的例子,也可以是反面的没有利用PDCA的例子。我给大家2分钟的时间在小组内讨论,请大家按照我給大家资料的第三页中的几个要素来进行讨论,每一组在讨论完后请举手示意我一下。
时间:
地点:
人物:
起因:
与知识点相关的过程:
结果:
讨论进行中。。。。。。
好,我看大家都讨论得差不多了,有哪位小伙伴可以来分享一下你的A1呢?请这位小伙伴吧!
【学习者分享A1】
我来说一下,我以前就没有复盘思维,我一般做事前会先跟领导同事请教,如果做成功了,就很高兴的过了,如果不成功,就想一下导致失败的环节,然后也就这样过了,以后我可以尝试运用PDCA方法进行复盘。
【学习者的A2】
感谢你的分享,下面就请各位还是以小组为单位,运用一下我们今天学到的PDCA循环的方法对我们未来可能发生的事情进行反思和改进,以促进我们的进步,大家可以按照我发给各位的资料中的第四页的那个表格来进行复盘,我给大家3分钟的时间,每一组在讨论完后请举手示意我一下。
【A2】
事件:
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P 目标&计划: |
1.
2.
3.
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D 实施@结果: |
1.
2.
3.
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C1. 检查亮点: |
1.
2.
3.
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C2. 检查不足: |
1.
2.
3.
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A 下一步行动: |
1.
2.
3.
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讨论进行中 。。。。。
好的,时间差不多了,请哪位小伙伴愿意来分享一下你的A2呢,有请这位小伙伴。
【学习者分享A2】
我先说一下因为我上个星期一个事情没有办成功,现在我利用PDCA复盘思维,分析如果明年我还遇到类似的事情如何处理:
我的P计划和
好,这位小伙伴分析得特别的好,谢谢你!希望大家通过今天的学习,都能掌握PDCA循环的思维,实现迭代成长,不断进步。谢谢各位!