【why】

大家都读完了吧？请大家回想一下，上一次你在专注工作时的情形。你全身心的投入到工作当中，时间的概念仿佛都已经停止了，这时突然有人来找，你不得不停下手头的工作，这时是什么样的感觉？

据统计，我们每次受到干扰，需要至少花5分钟才能再次进入专注状态。也就是，如果在一个番茄钟里受到两次以上的干扰，基本上这个番茄就算失败了。

所以，我们在遇到外部干扰时，要一个有效的措施，把外部干扰的对我们的影响降到最低，从而可以更加从容的应对繁忙的事务。

【what】

那么我们应该如何降低外部干扰对我们的影响呢？我们一起来看一下这个片段。

【how - 细化行动步骤】

第一步，告知：告诉对方“我现在很忙”。这里分可以两种情形，一种是即时告知，一种是提前告知。

即时告知，就是我们正在工作时别人来打扰我们，这时，我们可以告诉他们说：“我手头的方案一会儿就要交，你可不可以稍晚点过来找我。”或者其他，这就是在告诉他们我们正在忙。

提前告知，比如，你是一名主管，可以在番茄钟之前就告诉他们，“我今天下午要准备一份重要的报告，5点之前请不要打扰我。“

第二步，协商：跟对方商定时间去处理这件事情；

需要根据不同的情况，有不同的应对策略。

这里可以把它细化为五个步骤——了解需求、判断时长、判断是否可授权、判断紧急程度、沟通答复。

因此，我们首先要了解对方的来意。我们要根据对方具体的情况，来判断我们要采取什么措施。

对方表明来意之后，我们先要判断这件事情大约需要花多长时间？如果是两分钟之内就可以搞定的，我们可以立即处理。因为如果我们把一件事记录下来，另外再安排时间，那么这个信息处理的时间也要两分钟左右。在这种情况下，我们不值得另外再安排，直接处理就好。

如果这件事我们判断是在两分钟之内解决不了，我们还要再判断一下，这件事可否交待给其他人做，如果可以，就授权出去。

如果不能授权，我们还要判断，这件事与你手头正在做的事情，哪一个更重要更紧急。如果干扰的事情更紧急，还是要停下手头的工作去做另外一件事情。

比如，领导正在与客户谈一个项目的时候，这时他找到让你给他准备一份材料，这时候他找到你，如果你回复他说，“领导，您等一等，半个小时再给您回复。“领导估计要火了。

接下来，还有一种情形，你在与对方沟通后，发现这件事不是特别着急，就可以和对方商量，说：“我手头的工作要的急，这件事我明天一早就给你处理可以吗？”

这就是一个协商的过程。

第三步，计划：把这件事补充到待办清单里，并注明处理的时间。

第四步，答复：在既定的时间给对方回复。

如果不答复的话，一方面不仅会影响你的信誉，另一方面这件事在过一段时间之后会变成另外一件紧急的事情。

以上就是应对外部中断的四个步骤。

我来举个例子。

上周二，我在设计时使用番茄钟，一会儿一位新来的同事来找我。我要采取的行动是：

第一步，告知，我就跟她说：“我现在正在忙。”

第二步，协商；

首先，了解需求；我问她：你有什么事情吗？

然后，她说她在设计上有个地方不大懂，想让我帮她讲解一下。

接下来，判断时长：讲解这个问题至少需要10分钟；

然后，判断是否可授权：

这个项目其他人没接触，不了解情况，只能我给她讲解；

接下来，判断紧急程度：

她现在可以先做其它能做的事，这件事并不紧急；

之后，沟通答复：

因此，我跟她说：“我这件事刚做一半，不能分心，一分心就容易出错。你可以先做其他能做的，下午1点半来找我，我给你讲这个问题可以吗？” 

第三步，计划；

她同意之后，我就把这件事补到待办清单里，并简单调整了一下下午的番茄钟，之后，继续手头的工作。

第四步，答复；

下午1点半，她又过来，我就给她讲解了那个问题。

场景是这样，在公司里，同事小A正在忙着写一份很重要的报告，用番茄钟保证专注。这时，同事小B来找小A，小B要做一个方案，明天下班前要提交，期间需要得到小A的支持。

请大家排练一个场景，表演一下小A是如何应对外部中断的，，小A在表演时，要把自己的心理活动、判断的过程讲出来，告诉大家你是如何用这个流程步骤来应对干扰的。现在请大家练习一下，时间是10分钟。

大家都排练得差不多了，现在邀请一组小伙伴表演一下！

小B：小A，先通知你一下，后天要开个会。我有个方案需要你帮忙，你能帮我不？

小A：我现在挺忙的，手头事儿特别多（告知），你能告诉我啥事儿吗？（协商——了解需求）

小B：是这样，我要做一个方案，挺着急的，明天下班前就要完成。

小A：做个方案，这个挺耗时的（判断时长）。这个方案只能我帮你（判断可否授权），你看我手头的事儿也挺着急的（判断紧急程度），你看要不这样，我先把手头的事儿完成，然后完成之后，下班前一小时我去找你好不好？（沟通答复）

小B：行，可以，这个是要做方案的资料，我先给你。

小A：行，那你先给我放这儿，我先忙完手头的事儿再看看，等我看完之后再去找你。

接着我就把这件事儿写到我的待办清单中（计划）。然后下班前一个小时我一定会去找她，去解决协商、沟通、补充还是优化建议方案，我们都见面谈。（答复）

非常感谢，根据今天的学习，我们了解到，遇到外部中断不能一概而论，需要根据不同的情形采取不同的策略。

希望这个片段能帮助大家在专注工作时有效减少受到外部的干扰，谢谢大家！