其实就一句话：不管遇到什么样的事，迅速用4D工作法确定它的下一步行动，然后写在待办清单里。具体写法是这样的：

第一，Do it now，立即去做的事情写在自由区，不一定非要写在最上面，只要你在这件事情上做好标记就可以，这样的事情在一上班的时候优先去完成。

第二，Delay it，计划去做的事情有四类：（1）今天做，而且是约会，所谓约会就是固定时间点去做的事情，比如说下午2点开会，这就是到2点才能去做的事情，所以是约会，我被这类事情直接放到手机日历里；（2）今天某个时间段做的事情，我把它放在左侧的时间轴上，这是硬性时间，这段时间内我一定要排除干扰做这件事；（3）今天做，但什么时候做都行的事情，我把它写在右边的自由区，并且做任务分解；（4）今天别人交代给我的事情，但是将来才去做的，我就把它写到月历里。

第三，Delegate it，授权去做的事情并不等于放权，我把一件事情授权给别人去做的时候，都会跟他确认一下什么时候给我回复。比如对方说三天后给结果，那么我就在日历里三天后设置一个提醒，到时候我就会跟进这件事情。

第四，Don’t do it，尽量别做的事情我根本就不会写到清单里。

读完的小伙伴请示意一下我。我看大部分的小伙伴都读完了。没读完的也没关系。读过拆页，大家对4D工作法都有一个印象了。4D工作法就是通过分类处理，帮你列好待办清单，从而提高工作效率的方法。我们大部分人都用过待办清单，通常就是在纸或者电子设备上随意写下需要办的事情，然后办完一个就划线删除一个，方法挺简单，但是在提高工作效率上却收效甚微。究其原因，就是在列清单之前没有做好分类处理，导致清单杂乱、抓不住重点、缺乏条理。我们今天学习的4D工作法，可以很好地解决这类问题。

4D就是4个以D开头的字母缩写而成，对应4类处理方式，简称4D。第1类是立即去做，第2类是计划去做，第3类是授权去做，第4类是尽量别做。这4类事情具体是怎么列入清单的呢？【细化】分三步走：第一，收集信息。第二，分类判断。第三，列入清单。

1、收集信息。把所有你接受到的工作信息都先收集起来。只有信息全面，才能为下一步分类判断提供充分依据。

2、分类判断。用4D对上述工作信息分类判断，明确下一步行动。根据我的经验，分类判断，【细化】依据就是4个字“轻重缓急”。（1）首先判断要不要做。如果这件事情不重要、不值得做、或者不是你的职责范围，那么就不要去做。（2）筛掉不需要做的，剩下的就是需要做的事情。这又分两种，需要你亲自做的和可以委托他人做的。原则是能委托的就尽量委托出去。（3）最后剩下必须亲自做的。又分两种，紧急的或者重要的要立刻做，其余的给出行动计划。

3、列入清单。将分类判断后明确的下一步行动，列入待办清单，依次进行处理。

【举例】比如你是京东客服总监，你会如何处理客户投诉这件事。用4D应该怎么分类。第1步：收集信息。得具体看是哪一类客户、哪一类投诉。“先生/女士，你的具体问题是...”第2步：（1）无理取闹的投诉，不处理。比如：找京东投诉淘宝，直接告诉客户找错门了就行。（2）一般性问题，授权（转接）给相关部门或人员处理。比如：催快递的。（3）重要客户的紧急问题，第一时间马上处理。比如：集团大额采购出现质量问题。（4）重要客户的非紧急问题，制定解决方案，有计划地进行处理。比如：提供更有针对性的服务升级，定制化产品等。第3步：将上面的分类判断后的行动，列入代办清单。以上就是应用4D工作法的例子，分三步走：第一，收集信息。第二，分类判断。第三，列入清单。

我们刚刚学习了用4D工作法。现在一起做一个演练。请大家认真听一下要【演练的场景】：小强——是公司的新生代力量，小团队负责人，承担了很多重点工作。老付——是小强的领导，经常给小强些指导。两人关系很好。这一天上午刚上班，老付把小强找过去，说下午有一个业内顶尖的研讨会，刚刚空出一个名额，希望小强能陪他参加，机会难得。如果能参会，将会是一次非常好的向高手学习、拓展人脉的好机会。小强很想参加，但面露难色，原来他手头工作太多，担心抽不出时间。于是，他拿出了自己的工作待办清单，希望老付能帮他分析一下，如何进行优化。我会把场景和小强的工作待办清单发给大家。

【小强的待办清单】

1、今天下午14:00-16:00，陪老付参加研讨会。

2、10:00就客户甲的投诉，电话沟通。

3、落实公司年会的场地。

4、本月工作总结框架搭建。（预计需要1小时）

5、帮同事小王解决office软件使用问题。（预计需要1小时）

6、今天中午12:30-13:30，工会举办的书法讲座。

7、为老付写年会发言稿。（预计需要2小时）

8、帮父母预定春节的火车票。（下个月1号开始预售）

【指令】现在，请每个小组内进行讨论演练，一个人扮演小强，一个人扮演老付，运用4D工作法，来对小强的工作清单进行优化。演练时间5分钟。现在开始。5分钟后，我会选一位“小强”和一位“老付”，大家一起听听他们是如何用4D工作法解决问题的。我们会发现，清单中有一些信息是要补全的，小组内可以发挥主观能动性补全这些信息，以及小强和老付之间的对话。重点是展现出来，4D工作法的3个步骤，将工作清单进行优化，从而提高工作效率。

【现场展示分享】现在我们请阿冉和hellen来表演下他们的做法。大家注意听一下，他们是如何应用4D工作法的。（阿冉扮演老付，Hellen扮演小强。）

阿冉：我是老付。

Hellen：我是小强，一看我就年轻。

阿冉：我这里有一个研讨会，特别好，刚刚空出来一个名额，我想让你陪我参加。机会难得，你愿意去吗？

Hellen：我特别愿意。但是，我想先请您帮我一个忙可以么？

阿冉：你说。

Hellen：我先在手头事情特别多，加上您刚才和我说的研讨会，一共8件事情，我怕忙不过来，您能帮我屡屡么？

阿冉：行啊。（把清单接了过来）咱们按轻重缓急来判断，我得问你几个问题，请你补充些信息。哪些是重要紧急，现在必须做的？

Hellen：您的发言稿。（这马屁拍的）

阿冉：好。第7条，我的发言稿你马上开始写。那哪些是你要排个计划去做的？

Hellen：那些有明确时间标注的已经有了计划，还有没时间标注的可以灵活安排。

阿冉：根据你说的情况，对照你的清单，我建议这样：第1、2条按现在的时间规划走。第3、4条你排个计划。第8条直接写到下月里去，现在不用操心。

Hellen：我心里急啊。

阿冉：哪些是可以授权让别人做的呢？比如第5条？

Hellen：那我和IT联系下，让他们帮小王解决office问题。

阿冉：哪些事情你可以就不去做了呢？

Hellen：我觉得第6条，书法讲座我就放弃了吧。本来事情就多，这个属于兴趣爱好，可以以后再说。

阿冉：对啊，你事情这么多，我也建议你书法讲座就别去了。这样一屡的话你说不是就可以放心地参加研讨会了。

Hellen：谢谢领导。经过您的梳理，我感觉清楚多了，终于可以放心地陪您参加研讨会啦。

阿冉：好好干，我看好你哦。

【结语】感谢两位的表演。我们看到，他们两人先沟通补充了信息，然后对每一项任务进行了分类和判断，最后列入清单的还剩7条，比原来清单8条少了1条。不去做的是6条，直接给删掉了。委托去做的是第5条。马上去做的是第7条，领导的讲稿最重要。其余第1、2、3、4条有的按照目前的时间安排就可以，没定具体时间的安排在上午去做就行。而且把研讨会已经给包括进去了。效果还是不错的。

我们回顾下今天学到的4D工作法，第一步收集信息，第二步分类判断，第三步写入清单。以上就是今天的分享，希望大家能有所收获。谢谢！