【R 阅读原文】拆页来自彼得.德鲁克《卓有成效的管理》掌握自己的时间之如何诊断自己的时间P34-36节选

要提高管理的有效性，第一步就是记录其时间的实际情形。重要的是，必须在处理某一工作的“当时”立即加以记录，而不能事后凭记忆补记。

许多有效的管理者都经常保持这样一份记录，每月定期拿出来检讨。至少，有效的管理者往往以连续三四个星期为一个时段，每天记录，一年内记录两三个时段。有了时间耗用的记录样本，他们便能自行检讨了。半年之后，他们都会发现自己的时间使用得很乱，浪费在种种小事上。经过练习，他们在时间的利用上必有进步。但是管理时间必须持之以恒，才能避免回到浪费的状态上去。

第二步就是要做有系统的时间管理。我们先要将非生产性的和浪费时间的活动找出来，尽可能将这类活动从时间表上排除出去。要做到这一步，可以问自己下列几个问题：

1.首先要找出什么事根本不必做，这些事做了也完全是浪费时间，无助于成果。将时间记录拿出来，逐项逐项地问：“这件事如果不做，会有什么后果?”如果认为“不会有任何影响”，那么这件事便该立刻取消。

然而许多大忙人，天天在做一些他们觉得难以割舍的事，比如应邀讲演、参加宴会、担任委员和列席指导之类，不知占去了他们多少时间，而这些工作，他们本身既不一、感兴趣，做得也根本不够精彩。然而他们得承受这些负担，一年又一年，就像从天而降的灾难一样躲也躲不了。其实，对付这类事情，只要审度一下对于组织有无贡献，对于他人有无贡献，或是对于对方的组织有无贡献。如果都没有，只要谢绝就可以了。

2.第二个该问的问题是：“时间记录上的哪些活动可以由别人代为参加而又不影响效果?”

“授权”这个名词，通常都被人误解了，甚至是被人曲解了。这个名词的意义，应该是把可由别人做的事情交付给别人，这样才能做真正应由自己做的事-----这才是有效性的一大改进。

3.还有一项是时间浪费的因素，是管理者可以控制并且可以消除的，这项因素是：管理者在浪费别人的时间。

这种现象并不明显，但有一个简单方法可以诊断出来: 去问问你的下属。即使管理者处理的都是颇有成效的工作，其处理方式仍可能造成别人时间的浪费。

事实上，一位管理者大刀阔斧减少不必要的工作，绝不会有太大的风险。人总有一种倾向，高估自己地位的重要性，认为许多事非躬亲不可。纵然是最有效的管理者，仍然免不了有许多不必要的和生产性的工作。

好，大家都阅读完了本片段，这个拆页列举出了如何诊断自己时间的两个步骤及三个问题；是管理者对时间进行“实时”记录，以确保记录的准确性及做系统的时间管理，将不产生效益的和浪费时间的活动找出来。

为什么要记录和诊断自己的时间？记录时间耗用的实际情况，是磨刀不误砍柴工，记录后你会更明白时间的利用率。通过分析，我们能知道事情有可以不做的，有可以分派的，有必须做的。意识到事情有这几类，我们便能管理好时间。

负面一般的做法：

信息爆炸的时代，工作节奏的加快，我们每天都有做不完的事情，越来越多的人焦虑与没完没了的工作和时间都去哪了。当大量的工作来袭，如果你没有进行分析而是一股脑的接收了，那么所有的工作都会压在你身上，你将饱受工作的负荷而无法脱身。

这样做的坏处：

  为了完成这些工作，你可能会花大量的时间加班加点；你也可能因为工作牺牲掉个人自由时间；过度的工作可能会让你身心俱疲，影响你的工作效率和幸福指数。 

【负面例子】

我作为学校德育部门的管理者，记录了自己一天时间耗用情形：

7:30--8:00 校门口值日

8：10——9:00语文组长邀请听教研课、交流

9:00---9:30工会主席邀请陪同接待工会考察

9：30--10:0 检查全校大课间

10：00--11:30 数学组长邀请参加数学教研组会议并发言

下课时间巡查学生课间活动情况并进行记录

13：00--14：00优化下午班主任培训的PPT

14:30--16:30 组织班主任老师培训

17:00--17:30 校门口值日

整天忙忙碌碌，总有处理不完的事情，连午休的时间都占用了，还经常加班。

【拆页行动建议】

如果你也是如此情形，那么要考虑换种方式来看待你的工作了，是完全由自己一个人来完成呢？还是有什么新方法？为了更高效的完成工作，我们有必要分析目前的工作任务，按照下面的三个步骤进行：

第一步：画图。画出每格为半小时的条状图。

8:00       9:00     10:00     11:00     12:00      14:00     15:00     16:00  

第二步：记录。将自己时间耗用情况如实记录。

7:30 8:00  9:00 9:30 10:00  11:30 13:0014:30       16:30 17:0017:30 

  第三步：分析涂色。

1. 放弃或拒绝---红色。找出浪费和被浪费的时间。找出哪些事情可以不做，“如果这件事情不做，也不会有任何后果”，那么就可以放弃；找出浪费别人的时间又不产生效果的事情，这个可以问问你的下属，用红色表示。还是用我刚才讲的一天来举例子。比如：听语文教研课，陪同接待工会考察，参加数学教研组会议并发言，这些事我不做，不会有什么后果，因为我是德育主任，不是教研主任，也不是工会主席，既不教语文，也不教数学。所以，涂红色。

2.分派---蓝色。找出哪些事情可以由别人来做，用蓝色表示。比如：我的一天工作中，优化班主任培训PPT这件事情是可以让下属做的事，而且他会做得很好。所以，涂蓝色。

3.必须做---绿色。哪些事情是必须自己做的，用绿色表示。比如：校门口值日，在下课时间巡查学生课间活动，检查全校大课间，组织班主任老师培训这是我必须要做的事情，因为这是我作为德育主任和值日行政的职责所在。

对时间诊断的这个方法不仅仅用于管理者，员工、妈妈、爸爸等身份都可以用。当然，你的工作是固定而且必须做的，这个方法就不适用了，比如，高速公路的收费员、银行窗口坐柜台的，只能坐在那个位置上干活，工作性质决定你没有分派和调整的时间.这个方法不光工作中可用，生活中也可用。

【A1显像提问】     

拆书家提问设计：

拆书家：经过刚才对拆页片断的学习，小伙伴试想下在自己的生活和工作中，平常有觉得时间不够用的情形吗？在你忙得焦头烂额，情绪暴涨，甚至非常愤怒的时候，在你临要下班时，又接到同事递过来的文件，你是否意识到你的时间不够用，你是否对你的时间进行过诊断？请在场的小伙伴试想下过往经历中是否有因为没有对时间进行分析和诊断而感到时间不够用的情况，给大家2分钟在小组内讨论，等下我会请一位小伙伴分享。我们分下组，左边一组右边一组。

苏苏分享：

昨晚，要做一个开营PPT，先和别人聊了两小时的天，从晚上9点多才开始做，期间还点了烧烤，做到凌晨1点，这样耽误了睡眠。

非常感谢苏苏给我们阐述了她的时间使用情况。

【A1+反思加工】  

拆书家提问设计

拆书家：如果有时光机，回到当时焦虑的情景，请你用今天所学的方法来做时间分析和诊断，你会怎么做呢？现在用3分钟的时间组内讨论。

苏苏的分享

17:00 18:00 19:00  20:00   21:00  22:00    23:00    24:00    1:00

谢谢苏苏的分享，她分享的案例非常契合我们今天的学习主题，用画图—-记录—-分析涂色的方法诊断自己的时间，也希望今天学习的诊断自己时间的方法，能为大家提高工作效率。今天我的分享到此结束，谢谢大家！