拆解书目: 《精进》 所属活动: 长沙橘洲拆书帮线下活动 所在级别: TF3-3 学习主题: 执行力,不过是思考力的附属品 学习目标: 【总目标】通过学习两个片段,让我们在面对一系列复杂又有挑战的

开场: 今天这个话题要是讲好了,大家肯定会感谢我。因为今天,我们要聊的是如何在有效的时间里做更多的事情——说白了,就是怎样做一个更有效率的人。

事件:首先,大家在工作中往往会遇到这样的情况:当我们正在电脑前忙着手头上事情时,领导走过来:小罗啊,这里有个紧急的汇报材料,你赶紧写下,下班前给我。领导还没转背,电话铃响了:喂,罗总,我们现场这里有问题,请您指示下。而这时,同事小王从他的隔间喊:旺哥,这里有个事……
提问:大家在自己的工作中是否经常面对类似的困境?面对这种情况时,你一般会怎么做呢?比如,一边接电话、一边写文件吗?
影响:我们往往会发现自己是没有办法做到一心两用的,这样做的结果是既没有GET到电话里说了什么,也没办法认真写好文件。
解决:我翻阅了很多书、也请教过身边的很多牛人。今天给你捧出来的答案,是我目前为止认为最有见的、最精到的答案——这个答案来自《精进》这本书,它给我们一套心法,让我们面对困难任务时不再束手无策,拿到就能用。

片段一
R 原文片段

□3-3要求:学习目标中包含学习者要完成行为的具体内容和完成程度,现场学习设计清晰体现了该学习目标。

 

【总目标】通过学习两个片段,让我们在面对一系列复杂又有挑战的任务时,能够从「认知复杂度」和「认知类型」两个维度进行剖解,最终帮助我们既高效又有条理的完成工作(两个片段为并列关系)。

 

【分目标一】在跟随我完成本次RIA现场学习后,学习者在面对复杂且具有挑战的工作时,能够按「认知复杂度」(澄清)「辨认」(行为)任务的“核心思考区间”(界定)。



在开始前先给大家分一下组。按桌进行分类,左边一组、右边一组,每组控制在4-5个人,能够方便大家充分地在组内进行分享。



□3-3要求: 每个拆页未超过2页图书内容,至少有一个拆页不包括how的内容。

 

 “核心思考区间”的工作不可中断             P93—94

 

我们需要对要完成的任务进行有效的剖析,区分出“容忍中断”的部分和“无法容忍中断”的部分,然后用可保证的相对完整的时间去进行那些“无法容忍中断”的部分。为此我提出了一般任务分解的“三明治模型”:

            111.png                                   

想象它是一个金枪鱼三明治,它的中心部分是金枪鱼肉泥,吃下这个部分的努力我称为“核心思考区间”。事实上大多任务都有一个至关重要、通常也是最棘手的部分,这个部分需要我们集中精力、非常专注地进行思考,然后将其破解。一旦这个部分被我们“吃下”,那么这个任务就已经完成了大半,余下的就是一些支持性的、补充性的工作了(即“支持性思考区间”和“操作性动作区间”)。


I 拆书家讲解引导

□3-3要求:在未包含how拆页的【I】环节,涵盖了三级讲解引导的技巧:⑴给出清晰的how,⑵通过对比概念和匹配例子引出知识点逻辑、步骤和边界等。有体现出【I】环节的互动,且拆书家能精准掌控。

 

问:大家读完片段认为该片段的关键词是什么?

记录:核心思考区间、支持性思考区间、操作性动作区间;容忍中断和无法容忍中断。

问:那么我们这个片段中,任务被划分成哪几个类型?

记录:三个,分别为核心思考区间、支持性思考区间和操作性动作区间。

拆书家解释:其中,“核心思考区”部分的任务才是一个任务中最需要花时间、精力去解决的部分。所以得出我们在处理任务三个不同区间,所花费的时间、精力是不同的。大家回想一下自己平常解决挑战任务习惯怎么做的呢?那我们如何找到任务的“核心思考区”呢?首先弄明白它的概念是什么,跟其他两个区间的差别在哪里。

请大家边听我讲,边按照理解填写下第二页的表

 

【通过对比概念和匹配例子引出知识点逻辑、步骤和边界】

顺序这个东西,在我们着手分解任务时,其实是一个很不好的参照物。我们来举个例子你就明白了。

 

假设你突然接到一个任务,要马上做一个2018年四季度冲刺工作宣贯PPT。你会怎么处理这个任务呢?如果你按照工作顺序来,通常会这么行动:立马上网搜索工作部署PPT精美主题模版,对吧?PPT总要有模板才能做吧!

但只要我们稍微抽身一看,耶,这个行为模式其实很傻的——这些事情是你“核心思考区”吗?

不是,因为这些都偏向于“查找、搜索”动作不怎么需要深度思考的用脑,属于操作层面而不是思维层面(关键点1),而且是整个任务的局部工作而不是核心工作(关键点2),因此它属于“操作性动作区”。

 

接着,你可能发现你对第二部分工作部署中某个方面有了灵感,你马上认真思考这部分内容如何写、要包括哪些信息、是否要用图表等。那么,你所做的这部分事情属于PPT任务的“核心思考区”吗?

——看起来很像,但其实不是。因为工作部署只是属于整个PPT中的一部分内容,整个PPT还包括工作背景、预期效果等内容,因此这项工作是否属于重要工作,本身就还存疑,当然也制作PPT任务的核心部分的任务。我们更深入地思考,还可以发现——虽然这部分工作需要思考属于思维层面的,但是思考的深度(关键点3)并不是很深。所以它属于“支持性思考区”。

 

那如果你思考整个部署PPT的出发点和落脚点,分析你的受众、四季度工作重心与关键,从而设计部署材料中展现内容、展现次序及各部分占比等等,是不是发现要从整个面去统筹构思,需要很耗费你的精力呢?所以这部分才是部署PPT任务的核心思考区,因为这是任务的核心主干部分,又是思维层面,而且需要及其专注深度思考。

 

我来看看大家写的,与我说的是否一致?(查看部分填写完表2的人的内容)

填写完成的表如下:

概念对比表

概念

核心思考区间

支持性思考区间

操作性动作区间

思考/行动倾向

思考

思考

行动

任务重要性

核心部分

局部任务

操作层面

思考深度

全神贯注

一定程度思考

较少思考

个人感受

很棘手

一般或容易

一般或容易

是否可中断

不可中断

可中断

可中断

案例部分

(将拆书家提供的任务

按类型填入对应框内)

宣贯PPT的出发点和落脚点

PPT工作部署部分的要求细节

PPT模板



 

【使用边界】但并不是所有的任务都需要去找“核心思考区”,对一般人而言(请注意:这是针对一般人),抄写一篇不动脑子的文档、发任务通知、填写单据、寄快递等任务就不用区分什么核心思考区,直接去办就OK了。

什么是真正的行业高手?真正的行业高手,是将有限的脑力资源,用在对职业发展最有帮助的刀刃上的!(金句,强调)

 

【给出清晰的HOW根据我自己的经验及结合该片段,我们得出在接到一个复杂的有挑战的任务时,可以如下操作:

第一步:列出清单:列出关于任务所有你想到需要做的子任务;

第二步:找到核心:将第一步的任务清单中所有子任务通过以上表格提供的:主体、所处任务的位置、思考深浅等维度进行判断,找出任务的“核心思考区”;

第三步:集中突破:到安静无干扰的环境中准备纸和笔快速记下当时的灵感,整理记录的灵感内容变得结构化,理出逻辑框架。


A 学习者拆为己用

□3-3要求:【A2】环节使用技能点环节指令清晰、涵盖了三级催化应用的技巧:⑴学习者根据指令,设计出了一个包含人物角色、有起因经过结果、有对话的故事;⑵学习者可以根据指令,写出自己未来的一个具体的要做的应用(比如:某个特定任务、和人分享、事后复盘或找人陪练)

本次演练重点为设计剧本

 

好,相信大家都已经了解拿到任务先剖析出它的“核心思考区”的重要性以及相应的步骤,那接下来我们就来编写一个小剧本帮助我们在剧本中应用一下这个方法帮助我们加强记忆和应用。

大家可以结合工作或生活中某件对你来说复杂有挑战的任务,你要怎么运用刚刚“任务分解三步法”?

或许,你身边总有那么一位面对困难任务时,总是拖延、而且总是不得要领的小伙伴,他向你这位老鸟请教有什么办法,你会怎么回答呢?

大家自行脑补剧本,要求小剧本有情节变化(包括起因、经过、结果)和当时的对话。3分钟之后邀请一位小伙伴分享自己的剧本。

 

为方便大家编写剧本,在第三页中我制作了一个表样,请大家填写。


【学习者演练蓉姐作为一个儿子已经成年的大姐,给出了大家在生活中会普遍遇到的、非常复杂而繁琐的事情——儿子/女儿婚礼进行了探讨,具体剧本如下:


故事剧本

时间

2018年 10  月 某日

地点

蓉姐家中

人物

  蓉姐全家          亲家全家

事件背景

双方要就婚礼进行讨论

事情过程

(包括起因、经过和结果等)

1.列出任务清单:蓉姐首先明确婚礼这项工作包括了:预算确认、流程梳理、工作分工、嘉宾邀请等各环节。

2.找到核心:接下来,蓉姐与对方沟通了其中的关键点(即核心思考区)在于预算确认和流程梳理两个环节。

3.双方共同花上一个晚上就这两个问题进行逐一商讨,明确双方可接受的预算范围,并明确相关流程。然后双方可以根据达成一致,共同推进婚礼相关事宜。


【过渡语】刚刚我们共同演练的是第一个方法——任务分解,就像把三明治掰开一样、找到夹在中间的金枪鱼肉一样,我们把复杂的任务分开、找到最核心的那个东西,就叫“核心思考区间”。具体有三个步骤:1、分解任务2、寻找核心思考区3、集中精力破解

 

那接下来第二节台阶的心法听起来非常简单,叫“工作分类”,就是把任务中各项具体工作按照类型进行划分。


片段二
R 原文片段

□3-3要求:学习目标中包含学习者要完成行为的具体内容和完成程度,现场学习设计清晰体现了该学习目标。

 

在跟随我完成本次RIA现场学习后,学习者在面对复杂有挑战的任务时能够按不同认知类型(澄清)划分出(行为)相同类型的子任务并集中处理。


□3-3要求:使用【A1】技能点环节的量表题清晰设置了多个选项,学习者通过自测可以了解在某种情况下自己的表现。

 

在开始阅读我们第二个片段之前,请大家花1分钟时间做个小测试。大家凭感觉填写以下选项。




你的任务分类能力,在哪个层级?


完全不符合

基本不符合

不太确定

基本符合

完全符合


1. 在我眼中,完成任务的最好方法是按照顺序从头做到尾。

5

4

3

2

1


2. 我总是要加班才能按期完成复杂的任务,比如完成某个汇报方案。

5

4

3

2

1


3. 在做PPT或写材料时,我总喜欢按照顺序从上至下完成,比如某段需要一个图表,我会立即去统计数据制作图表。

5

4

3

2

1


4. 我喜欢在一段时间内频繁切换做不同类型的任务来帮助自己提升对任务的新鲜感。

5

4

3

2

1


5. 当领导临时委派一些任务给我时,我会不假思索放下手上工作去执行指派的任务。

5

4

3

2

1




□3-3要求:使用【A1】技能点环节的量表题清晰设置了多个选项,学习者通过自测可以了解在某种情况下自己的表现。

 

【与学习者互动】看到大家都已经做完测试了,大家得分如何呢?

总得分在25分及以上的小伙伴请举手:(统计人数)

总得分在10分及以下的小伙伴请举手:(统计人数)

总得分在10-25分之间的小伙伴呢?(统计人数)

 

刚才我们的自测题主要是帮助大家了解在解决复杂有挑战的任务时是否有对工作进行分类的习惯,以及解决这类复杂有挑战工作的效率。

如果你的得分在25分及以上,那说明你很擅长切分复杂有挑战的任务,而且对切分后的各个子任务统筹安排的能力也很强。

如果得分在10分及以下,那说明你处理这类复杂有挑战的任务水平还有很大的提升空间,基本上属于想到什么就做什么,今天片段的方法正好可以帮助你。

如果得分处于10—25分之间的小伙伴,说明你自己平常有一些分解这类复杂有挑战任务的方法,但不是很全,今天的片段方法刚好可以帮你添砖加瓦。



□3-3要求:

片段二:对不同认知类型的工作分层处理          P95—96

 

那么如何理解按认知类型来划分呢?认知类型指的是我们头脑加工信息的不同方式,比如我们处理语言文字时是一种类型,处理视觉图片时是一种类型,进行数值计算时是一种类型,判断空间和位置时又是一种类型。当不同认知类型进行切换时,人需要重新进行调整,这样任务的切换损耗会比较大。比如在本书的写作中,很多章节是配图的,那么如果按照一般的顺序写作方法,在写到需要用图的地方,我应该把文字停下来,着手画图。但我的做法是,写文字的时候就一路往下写,对于需要插图的地方,只是记下位置标记和特征要点,待到一整章写完后,我才返回去加上插图。这样做的效率显然比一会儿写东西一会儿画图更高。


I 拆书家讲解引导

□3-3要求:

 

【与学习者互动】

拆书家:这个片段告诉我们哪几种认知类型呢?

学习者:处理语言文字、处理视觉图片、进行数值计算、判断空间和位置四种认知类型。

 

【解释】

拆书家:作者为什么建议我们不同认知类型的任务要分层处理?

学习者:因为不同认知类型进行切换时,人需要调整,会产生比较大的损耗。(记录学员的理解

拆书家:片段中举例,写书和录制歌曲的例子是怎么应用不同认知类型任务分层处理的?

学习者:就是将相同性质的任务放在一起集中处理。(记录学员话语

拆书家:对,所以我们得出对于复杂任务按照认知类型分层处理的步骤是:

第一步:将工作按照认知类型划分;

第二步:将相同性质的工作集中处理。

 

【不这么做的坏处】如果在一个时间段内你总是频繁的做不同类型的任务,你持续专注的能力是被削弱的。长此以往,你的思考推理、创新能力会越来越差。回想一下,你身边有没有这样的人,在做一个任务过程中一会儿在打字、一会儿去打个电话、一会儿又去找资料的这种。你看他忙活半天却不出活,你看着也着急。因此相同认知类型工作集中处理你会越做越顺手进入状态,效率更高,同时由于减少大脑切换频率你就不会那么累。

举例:我刚看到这个片段时联想到自己刚参加工作的情况,当时负责一门培训课程统筹。其中有项工作任务就是每次开课之前要联系客户,为了要跟客户充分沟通需要详细了解客户相关信息。每次我都是在联系该客户之前查看他的资料然后沟通,之后联系第二个客户再去他们公司网站或公司客户资料库了解第二个客户信息再去沟通。由于我在找资料、客户沟通、沟通构思等多个不同认知类型任务之间频繁切换,导致有时一天下来我会感到大脑混乱而且效率低只能沟通几个客户。如果按照片段中的相同认知类型工作集中处理,我就会在某个时间段查找所有需要联系客户的资料,之后在另一个时间段和这些客户依次联系沟通。相信这样的工作效率会比之前更高,质量也更好。

 

【使用边界】我们身边哪些任务可以使用该片段的方法呢?我整理了下主要为两大类:某件具体的复杂有挑战,需要你耗时较长(至少1小时以上)才能完成的任务。比如片段中的写书、还有我们制作PPT等;还有一类:每天需要处理无数件不相关的单一小任务,比如行政人员、全职妈妈可以把当天很多不相关的小任务按照相同认知类型归类集中处理,也是帮助我们减少切换提高效率的一种方式。

拆书家:通过刚才我们对片段的解读,大家有联想到自己平常的哪些具体任务是可以按照认知类型划分的吗?请花1分钟时间思考。


学习者黄小鸭反馈:我经常在培训过程中会有各种不同的任务,比如课程规划、逐字稿撰写、PPT写作等等,如果将各类工作按照认知类型划分,并分别处理,效率会更高。


A 学习者拆为己用

□3-3要求:在未包含how拆页的【A3】环节指令清晰,学习者在拆书家主持的微行动学习环节,讨论出了这类问题的解决答案。

 

那大家都知道怎样对自己面临的任务进行认知类型划分吗?会有哪些困难?

接下来我们进行分组,每组选出一名组长,主要是掌控本组讨论节奏以及总结记录,我会给大家计时间。

先自己思考1分钟写在便签纸上,然后在小组内进行分享。待会儿请组长总结一下你们组内的共性问题写在大白纸上。3分钟之后组长分享你们的讨论,另一组做补充。

 

1、明确问题(2min)】

由于时间的关系,我们只选择解决一个共性问题。

学员共同研讨出来需要解决的问题是如何做好【拆书预备表】。

 

2、讨论本质(6min)】

接下来我们来分析该问题的本质是什么,小组长可以带领本成员用丰田五问法找到该问题的本质,总结一下你们组讨论出的问题本质写在大白纸上,6分钟之后请一位组长分享讨论的结果,另一组进行补充说明。

问题1:做好拆书预备表的根本目的是什么?

答:是为了能够达到过级的技能点要求。

问2:怎样才能达到技能点要求呢?

答:逐一核对过级中技能点要求,并与拆书预备表进行核对。

问3:怎样确保技能点要求能够被达成呢?

答:有两个方法,一是逐一与成长手册中原文要求进行对照,二是参考拆书帮网站上的优秀拆书实录。

问4:哪个更能落地、更具有可操作性?

答:而其中第二点,能够让大家有方法、有操作步骤、能落地。成为大家解决做好拆书预备表的首选。

问5:这些任务是否可以按类型进行分类呢?

答:可以,可以基本划分为拆页选择、书藉介绍、I部分介绍(根据复杂程度不同又可进一步细分)、A1环节设计、A2环节设计、A3环节设计等。

 

3、明确本质(1min)】

也就是说如何充分借鉴拆书帮网站上拆书优秀实录,做好自己的预备表,是该问题的本质。

 

4、引导分组讨论解决方案(10min)】

好,找到问题本质之后就是需要去解决,大家明确下我们要解决的问题本质是:____如何充分借鉴拆书帮网站上拆书优秀实录,做好自己的预备表_________

大家觉得该问题本质解决到什么程度就算满意了?    能够做好深刻了解、并随口而出               

接下来仍旧以刚才的小组为单位,请组长带领小组成员进行一个头脑风暴讨论出针对该问题本质的解决方案。给大家一点提示,可以从我们的经验中去找、从我们对片段知识的理解中去找,请把我们讨论出的解决步骤写在大白纸上。10分钟之后请组长分享你们的解决步骤。大家清楚要讨论什么了吗?

 

5、讲解本组成果(1min)】

        解决步骤:

        1、研读拆书成长手册中的要求,以及前面的案例;

        2、制作自己的拆书预备表;

        3、在拆书帮网站上寻找类似模板,并对照自己的预备表进行优化,同时注意要将不同类型工作(如拆页选择、I部分撰写等)归整到一起进行撰写和优化;

        4、将优化后预备表进行预演,力争做到能够脱口而出;

        5、现场带拆后,及时复盘。



□3-3要求:【A2】环节使用技能点环节指令清晰、涵盖了三级催化应用的技巧:⑴学习者根据指令,设计出了一个包含人物角色、有起因经过结果、有对话的故事;⑵学习者可以根据指令,写出自己未来的一个具体的要做的应用(比如:某个特定任务、和人分享、事后复盘或找人陪练)

本次演练重点为特定任务

 

【特定任务】大家已经学习了按照相同认知类型任务集中处理的好处,请大家思考下在接下来的一周中怎么刻意练习准备拆书预备表,并注意将拆页选择、I讲解部分撰写等相同认知类型任务集中处理,并注意在拆书帮网站上寻找优秀范例进行对照优化(需要运用大家微行动学习探索出的方法),设计出一个优秀的拆书预备表,并将你实施情况发在群里。


【学习者运用

老向对下周过TF2-2认证进行了如下规划:

        1、认真研读了拆书家成长手册,并将各个级别(特别是TF2-2级别)的认证要点进行了全面梳理,做到心中有数;

        2、结合TF1-1直到TF2-2的相关要点,并根据理解制作拆书预备表初稿;

        3、在拆书帮网站上找到类似书藉的拆解模板,最好是TF2-2级别认证模板,对照自己的预备表进行优化;

        4、将整个工作分为:拆书备选页选择、讲解部分设计、现场引导设计等三个环节,然后再针对性痂操作、撰写与优化;

        5、将优化后预备表进行预演、并制作提词卡,力争做到脱稿;

        6、现场带拆后,当晚立刻进行简要复盘。




□简短有力、全面总结并升华。

 

总结一下今天我们所说的所有,如果你面对着一系列复杂而棘手的任务时,咋办?

以前很多人告诉我们,不要着急、慢慢来,一件一件做,但这种方法往往不具有可操作性——事情可不等人。而今天我给大家提供了两个心法,一是任务分解、二是工作分类,简单来说就一句话——集中精力想透关键环节、集中时间做好同类事情。

 

给大家聊了这么久的工作,最后不妨给大家一句像鸡汤的话来结束:我们辛勤工作、努力提升自我,其目的无非是让自己的人生更有价值。而什么是人生的价值,有一个这样的标准:当你回首往事的时候,既不因虚度年华而悔恨,也不因碌碌无为而羞愧。

这,才是我们应该度过人生的方式!