2013年9月，朱利安·伯金肖教授和乔丹·科恩教授在《哈佛商业评论》上公布了他们对工作效率试验的结果：他们发现知识工作者41%的时间都花在了自己并不想做的随机活动上，这些事情本可以安排给别人来做。

那为什么人们还一直做这些事情呢？

研究人员发现，当我们感到忙碌时，会觉得自己很重要；当我们在工作上取得进展时，会感到自信和满足；尽管会议都很枯燥无聊，但是也给人们提供了离开办公桌，参加社交活动的机会。

而人们一旦以一种新的方式来考虑他们的工作，就会赢得很多时间。

事实上，平均来说，接受过培训的人，每周工作上可以省出六个小时，在会议上可以省出两个小时。

省出这么多时间的秘诀又是什么呢？

研究人员对每个人都进行训练，让他们分析自己的任务，看自己是否可以：

放弃：我可以放下什么工作，什么事情我可以完全不做？

分派：哪些工作我可以分派给下属？哪些工作可以外包出去？

重新设计：哪些工作需要我换种节省时间的方式继续做？

要学以致用，首先把上一周的工作任务和参加的会议列出一个表，然后按照下面几个步骤进行：

1.  问自己：“这个任务对我或对公司来说有多重要？如果完全不做会怎样？”

2.  问自己：“我是做这项工作的唯一人选吗？公司内外哪些人可以完成这项工作？”

3.  问自己：“这个结果怎样才能更快实现？如果我只有一半时间，这项工作怎么完成呢？”

  这三个问题可以帮助你判断哪些工作的价值低，是应该放弃、分派、重新设计的。

大部分知识工作者，会花很多时间在一些不重要的杂事儿上。

因为当你有长长的待办任务时，划掉一项又一项小事会让你自我感觉良好，似乎自己很忙、很重要。

但实际呢？可能时间因为花了太多时间在杂事上，反而让那些重要的事情被草草应付了，或者呢，可能因为重要事情来不及做，不得不加班才能搞定。

那怎样才能更高效、腾出更多时间呢？秘诀就是停下来，重新思考你的任务，对现有工作情况的反思和改进，从而提高效能，节省时间。

具体怎么做呢？先列出你曾经做过的工作任务。然后对这些任务的几个方面进行重新思考：

第一，思考任务的重要程度，判断它是否可以被放弃。

第二，思考任务的执行人选，判断它是否可以被分派或外包。

第三，思考任务的执行方式，想一想怎样能更高效完成任务。

我举个我自己工作中的例子：我在去年接手了行内“短信发送系统”的维护工作。接手后它有很多的业务查数需求。查什么呢？大多都是客户忘记还款，导致客户信用记录不良，没法买房贷款之类的。客户会说是因为银行没有尽到提醒他按时还款的义务。所以业务部门会申请短信的历史发送记录，作为应对诉讼的依据。我刚接手的时候大概每天有至少1-2个小时在应对这些查询。

这事儿的重要程度：业务部门需要这些数据作为诉讼依据，对他们来说，这个数据非常重要，所以对于我们科技线，接到他们的正式需求，不得不做。

这事儿的执行人选：可以交给别人做么？可以的，可以分派或者委托。

这事儿的执行方式：有没有更好的方式？有，因为它本身是一个简单，且重复性非常高的任务。于是我写了个小程序，输入手机号和时间范围，就能自动登录恢复数据库，后台自动查询并上传ftp。

现在，我们组里有三个人在轮流查数的，每人查一周。从人工查询改成了程序查询，一周的查询需求加起来，也就半个小时就能全部搞定，大大节省了时间。

所以，学会使用这“三个问题”向自己提问，重新评估任务，用放弃、分派和重新设计的方式，可以节省时间。

好，我的I讲解部分就到这里。

A1：

接下来，请大家进行分组讨论。（现场分组：你们俩一组，你们俩一组……）

请先回忆一下，根据你以前的经验，有没有过放弃、分派，或者重新设计工作任务，从而节省时间的例子？请在组内做分享。

（……）

有没有哪个组愿意分享一下？

小伙伴A：我最近遇到一个统计培训效果表格的任务，有那么3-4页，需要对一些数据进行统计。第一次做的时候我是人工判断，因为统计结果比较简单，我想偷懒，不输入数据，就肉眼看最高分和最低分，然后自己计算平均分。但是这个过程其实有点费脑，而且容易出错，而且一旦出错需要返工的话就非常麻烦。后来我就对这个工作进行了重新设计。后来就先把数据输入进去，再用excel功能去拉公式进行，结果发现它反而比之前的方式要快。而且对于突如其来的其他数据需求也可以应对由于，不需要返工。这就是我通过重新设计而节省工作时间的例子。

A2：

非常感谢小伙伴A的分享。根据前面的讨论，请大家思考一下：找一个你手头原先已经被计划好的、要在下周去执行的任务。通过今天的学习，请大家用这3个问题，重新问一下你自己，写下答案。并且，在思考了这3个问题之后，在下周，你决定怎样去完成这项任务呢？也请大家写下来。

（……）

有哪位小伙伴愿意分享一下所写的内容？

A：（分派）下周有一项公众号内容发布的任务需要我做，我会选择分派给部门设计师去执行，我只验收成果（时间在周二上午10:00）

B：（重新设计）下周整理读书笔记，可以用语音输入的方式，提高效率。

C：（分派）跟进项目进展：目前手中有一个项目的IT实施进展卡住。计划下周一让客户的人去跟进，我告知要点、具体行动和时间要求。（原计划亲自执行）