拆解书目: 《成功心理学》 所属活动: 【NO.168拆书帮紫禁之巅分舵】 所在级别: TF3-3 学习主题: 如何设定SOP (标准操作程序) 学习目标: 教会学习者制作一份作业指导书

开场: 学习目标:在跟随我完成本次现场RIA学习后,学习者能够在今后工作、生活中遇到有流程化且需要重复(自己或他人)做的事务一直没有形成标准化作业指导书而导致总是重复探索已经熟悉的工作,效率低下时,能够按照我分享的第一个拆页步骤设定好工作目标,之后按照第二个拆页步骤针对目标制定出标准化工作指导书。

片段一
R 原文片段

自我

介绍

+

图书

介绍

场景介绍法

2分钟

大家好,我是二毛,一个超百公里越野跑步爱好者,减肥60斤的减肥达人;今天我要带拆的是两本书,我先不说书名哈。

场景:请大家回想一下,咱们平时总是常立志,我要减肥,我要一年读100本书,我要公众号日更等等,有多少完成了当初立下的目标了呢?工作中咱们自己每周、每个月总是需要做一些重复性的工作,比如周报、月报等,但经常是老员工老问题,不是不会,是有时丢了这里,有时忘了那里;还有的时候我们参与的一些团队性工作,本是非常简单的,结果却总是不能很好完成,同事之间互相推诿扯皮;

提问:我们平时面对流程化的、需要重复的工作都是怎么做的呢?对此有过什么思考吗?  

影响:这类事情如果我们处置不好,每次工作都要从头重新开始来过,会极大的耽误我们的工作效率,年复一年的重复摸索本来已经很熟悉的事情。

方法: 这本《成功心理学》就是小到教会我们如何制定一个具体小目标,大到怎样确定我们一生的人生追求。这一本《搞定Ⅲ》是管理学家戴维·艾伦系统性的教授我们如何高效工作的;我们用《成功心理学》这本书制定出有效目标,再用《搞定Ⅲ》中的系统方法是能够完美制定出一套标准化工作流程的,以解决流程化、重复性工作这类问题。

第一个RIA,预计15分钟

阅读

原文

片段

2min

(4)

两本看似互不关联的书,能解决刚刚说的那些问题吗?(微互动)大家是否有这样的疑问?有,好,先请大家阅读第一个拆页。

拆页1.png

I 拆书家讲解引导

I

引导讲解

5

min

(9)

原文片段告诉我们平时做一件事情,只要目标和路径清晰就会像一艘远航的船一样,尽管路途中看不到终点,但只要方向不出错我们就能够顺利抵达目标的,其实我们日常生活和工作也同样如此。SMART原则是管理专家彼得·德鲁克1954年提出来的,(适用范围)是我们下定决心要做一件事时制定目标的原则和方法,是专注于目标管理的;片段中详细介绍了SMART原则的5条标准,一个完整的目标应该对应这五条缺一不可,(举例子)比方说我以前总是嚷嚷减肥,(微互动)大家觉得这是一个好的目标吗?           (是或不是)

不是哈,(微互动)还差什么?让学习者说出来~~~~~~~

首先减肥这个目标是有可实现的对吧?但还不具备具体性,我要减肥6斤,是不是就具体了?可衡量性和时间相关性。如果我写成:我每天早晨6点起床跑步1小时,以期在今后的一个月内减重3公斤。是不是很具体了?结果也能衡量了对吧?什么时间做什么也讲清楚了哈,一个月6斤也是可实现的,如果你写成1个月减肥60斤那就不具备可实现性了,所以符合SMART原则设定的目标就是一个可实现的好目标。

第一步:先探寻你自己内心想要的,你渴望想做成一件什么事情,为此设定一个目标。

第二步:用SMART原则来审定你的目标是否是有时限的且能够实现的目标。

第三步:如果不是(不符合SMART原则)那就需要按照SMART原则重新制定你的目标。

SMART原则的核心本质是我们并不是有了工作才有目标,而是相反,有了目标才有动力去展开工作。就拿拆书家成长之路来说,我们都是先确定要拆哪一级然后按照手册要求去准备预备表的,而不是准备好了预备表,之后才确定要拆几杠几。


A 学习者拆为己用

A2

催化

应用

7min

(16)

拆书家提问设计(逐字稿):

学习了利用SMART原则来设定一个合理的好目标,想想看我们身边人总是喊我要减肥,我要读书,我要这样或那样,虽然他们也很认真努力,但始终没有效果或成效不明显,现在想想看他们的目标是否合理?你将会怎样运用设定目标三步骤来纠正你身边朋友不符合SMART原则制定的目标?

请小组编出一个包含人物角色、起因、经过、结果的人物对话小剧本,一会请出一个小组现场展示给大家看哈。

讨论4分钟

学习者案例记录(分享2分钟):

 

回应与反馈:1分钟

 

总结

1 min

(17)

有志之人立长志,无志之人常立志,学会了SMART原则,我们都给自己立一个长志吧。


片段二
R 原文片段

拆页一

拆页二

转场表述

1min

本页1

(总18)

刚才讲了我们个人设定目标的方法和重要性,同理,一个组织有了目标才能确定每个人的工作(举例子)就像我们拆书帮,你有了成为三级拆书家的目标之后,才开始运用手册,手册中具体到每一步怎么做都清清楚楚,谁可以做观察件、谁去发报名帖、谁来组织场地等等,分工明确,特别详细。

A1

自测题

2min

本页3

(总21)

说到这先请大家做一套量测题,1分钟时间,完成后在右下角算出自己的总分。

量测题讲解1分钟: 这套量测题最低得分6分,最高得分30分,得分越高说明我们对自己岗位的工作过程了解的越清晰,越是能够帮助我们更快更顺利的做出SOP标准化作业指导书,得分低也没有问题,下面我就分享一下制作SOP这个技能。

量测题.png


R

原文

片段

阅读

2min

本页5

(总26)

这个技能具体是什么样呢?请大家阅读拆页二,阅读完请示意我一下。

拆页2.png

I 拆书家讲解引导

I

引导讲解

5min

本页10

(总31)

看完这个片段有什么感想吗?

 

就像片段中所说,我们在领到一项工作任务后心里其实是有两个问题的,第一个问题是我要做成什么样呢?也就是目标,这个问题在第一个片段准确设定符合SMART原则目标,已经解决了;心里是不是还有另外一个问题,就是特想让领导告诉我们该具体怎么去做,比方说,这个工作具体由谁负责、哪些人具体参与,还要相应的给我们分配足够的资源,是不是?(微互动)那这些资源都包括什么?

工具、货币等等其它东西。

这些也是我们工作中开会时经常讨论的主题,(微互动)是不是?      

为什么讨论呢?

(不这么做的坏处)因为只是有目标了,但实现目标的人员、工具等等方法你并没有告诉我,过程中容易推诿扯皮是吧?一扯皮就需要开会协调很浪费时间是吧。

 

对,这就就像片段最后一段所说的,当会上讨论目标定义清晰的时候,我们往往会觉得这事讲这么明白了,没问题,交给我吧,结果往往是散会后难以达成共识,不能顺利的推进下去。

讲到这里是不是感觉要是有一套标准化作业指导手册就好了,直截了当的告诉我什么时候,具体做什么,就像肯德基炸鸡腿一样那样有一套标准程序。

有人可能会说啊,(预防疑议)啥事都有这么一套标准程序我还需要思考吗?人是不是都成机械了?(易混淆概念)SOP标准化作业手册是在经过所有参与者共同来编写的,编写过程中是需要反复论证实验的,编制出来的内容也是大家都认可的,随着技术进步,他也是要不断修正的。如果只是口头告诉别人该怎样一、二、三步去做,那不是SOP,那是个人的工作经验。在编写论证的过程中是需要反复来思考研究的,以便等新人到岗以后可以很快上手,让自己也能不再因重复性的工作丢三落四的总出小问题,以此腾出更多的时间来研究更深层次的内容。


A 学习者拆为己用

A3

微行动学习

20 min

本页30

(总51)

(微行动学习)(现场学习者做的不够好的小A3成了学习者的A1,用这个A1当成大家的A3场景,然后逐步引导学习者现场学会制作SOP。)

 

(小A3)原文片段最后有一句话是“却发现有重要问题尚不明确”这个重要问题是什么呢?下面请大家结合第一个片段定义目标和第二个片段我所讲的内容,假设咱们现场在座的大家就是一个相对固定的班集体,这就是咱们的教室,每周都需要大扫除,以往总是临时性随机分配人干这干那,效率特别低,你是班长,学会了定义目标,怎样安排同学们把这个教室(这间屋子)打扫干净。

利用小A3,引导现场学习者讨论出行动步骤,注意运用(回应与反馈,part2),切忌不要只顾着自己讲的爽。

尚不明确的问题是:范围边界界定不清晰

(注意引导)

微行动学习,引导学习者说出SOP的重要步骤。

 

总结:

通过现场的这个案例,咱们对SOP的制作过程是不是一下就清晰明朗了?打扫屋子可以制作一个大的一级SOP,然后具体到每一个分步,又可以制作出一个二级SOP,如果这一步还需要细化,再按照同样方法制作三级SOP就可以了,不管到几级SOP上切忌一点,(不适用范围)它不适用于创意性非常强的环节,比方说商务谈判中的具体谈判对话,撰写文章里的具体内容、画画等。

好,大家已经基本掌握了SOP制作流程。

一、      按照片段一的步骤设定好目标和结果检验标准;

二、      将工作任务分解,明确出具体工作内容、范围边界;

三、      分配相应岗位上的人和工具到每一个工作环节上去;

四、      将工作过程记录下来,所有参与者一起讨论推敲后确定具体工作顺序等细节;

五、      写成标准化操作书,以后根据科技进步等因素及时调整细节。

工作中大部分内容都是可以实现标准化的,(解决一类问题和适用范围)怎样统筹安排打扫屋子只是这类问题中具有典型代表性的一个案例,希望大家通过这个案例触类旁通、举一反三,将我们工作中总是需要重复做的工作流程化标准化制作出SOP。

A2

催化应用

2min

本页32

(总53)

到此为止,你已经初步学会了制作SOP的流程方法,请回去之后在一周内就你现在的工作岗位中的一个流程确定一个你要编写的SOP主题,并在一个月内完成,写完后发送至我的邮箱 13601007170@163.com

强有力

的结语

1min

本页33

(总54)

我们真正把这个方法用起来,论证的过程虽然耗时一点,但这个过程是能够让我们成为这个专业里面的专家的,因为最好的学习方法就是教会别人,很多时候他也是一个一劳永逸的好办法,当新手拿到这个手册后可以省去很多再熟悉的过程,省出的时间就可以让我们一起去进一步研究更深层次的东西,让我们的能力水平更上一层楼。

谢谢大家!