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使会议有意义的3个要素

为了使会议变得有意义，需要让会议的参加者都进行事前准备。主持人应在会议开始前对参加者说明以下内容。

1.会议目的。

2.目标状态（会议想要实现的目标，想要实现的状态）。

3.参加会议的原因。

任何会议都一样。

通常，会议分为4种：1.报告；2、评审（工作进展情况、分析和探讨、人事考察，等等）；3、为了寻找灵感而召开的讨论会；4、提高团队的凝聚力。而无论主持哪一种会议，主持人在开会前，如果能明确会议的三要素“目的”、“目标状态”和“参会原因”，就能使得会议更有意义。

【预防可能的异议】说到这里，可能会有伙伴要问了，例行会议（例如每周开一次的组内会议、每月开一次的店长会议），参会原因已经很明确，还要每次都强调吗？我们认为是这样，如果是部门内部周期性开展的例会，参会者均是“老司机”，那么可以省去说明参会原因。可能还有其他小伙伴要问，会议时间和地点不也是会议要素吗？是的。但我们认为，这两个要素不对会议的意义具备影响。我们讨论的是怎样开有意义的会议。

由此，我们做个小结：会议三要素中，我们要聚焦的是“目的”与“目标状态”。首先，开会之前大致地说明期待的目标，可以提高参加者的积极性。其次，简明扼要地列明会议想要实现的目标、想要实现的状态，可以引导与会者提前做好相关资料的准备和收集工作，提高会议效率。在会议前和会议中，要时刻明确会议的“目的”与“目标状态”。如果在会议开始之前还没有一个明确的会议目标，甚至需要向参加者询问目标状态，那么这样的会议就是失败的。而且在会议正式开始后，主持人要保证会议的目的性不要出现偏离。如果所有参与者能够时刻明确会议的目的还好，但有时会出现参加者过于激动导致会议偏离本来目的的情况，以至于会议最终没有取得任何成果。

举个例子，周二下午我们收到会议通知，内容如下：周三8:45早会，地点：后台小会议室。

这场会议令人期待吗？答案显而易见。收到通知的时候，已经有同事在嘟囔：“整天就知道开会，那么多工作怎么做得完？”会议的目的与目标状态是什么？不明确。实际上，每周三我们团队召开例行早会，会议目的是宣贯最新业务受理指引通知，而目标状态是希望所有办理员在学习之后能正确地按照指引办理好相关业务，不要出现人为失误带来损失和麻烦。

会议开始后，讨论到某一项业务的实际操作时，有办理员提出这项业务太复杂了，要修改受理积分才比较合理，不然没多少人愿意主动受理这类业务。然后，会场就开始了一场关于受理积分标准的激烈讨论了。会议目标偏离了，我们花了好多时间还不能把业务知识宣贯完毕……

其实，解决方法就是明确会议的目的与目标状态，并把它们写在会议室的大白板上，时刻提醒与会者回归会议主题。

【A2】催化应用（分步催化1）（6分钟）

拆书家提问设计（逐字稿）：团队内部例行会议、解决突发问题的会议、跨部门沟通会议、员工沟通会议、党员学习会议、项目汇报……你参加过的大大小小的会议中，哪一次的会议让你感觉缺乏意义？当时的情景是怎样的？请在小组内分享一下。

学习者案例记录:

学员雯雯：有时候，某部门组织个调研会议，与会人员把相关困难、现状抛出来。现场主持会议人员不能对与会人员提的问题做个反馈，只是在听，感觉这个会议意义不大。

其他学员的案例：略。

【A2】催化应用（分步催化2）（6分钟)

拆书家提问设计（逐字稿）：如果你是当时那个会议的主持人，你会如何明确会议的目的与目标状态？请在便签纸上写好，然后在小组内分享。

学习者案例记录：

学员雯雯:如果由我来组织这次会议的话，我想我可以事前让参与人员知悉以下几个方面的信息，让参与人员感觉会议的意义和价值。

1、会议目的：本次会议主要目的是了解上半年各部门工作开展情况和存在问题。

2、目标状态：会议除了收集开展情况外，还会就大家提出的问题给予相应回应，如可以现场答复解决就现场回应，如现场无法解决则事后将收集到的问题提交相关责任部门跟进解决处理。

3、参会原因。这次会议事关企业发展，也事关各位参会人员的切身利益，所以希望大家积极参与并踊跃发言。

其他学员的案例：略。

结束语：我们今天通过学习明确会议的“目的”与“目标状态”去开一场有意义的会议，希望大家在日常工作和生活中能够运用这个技能，使自己的会议更加有意义，谢谢大家。