【学习目标】

在跟随我完成本次RIA现场学习后，我们将学会运用记录、判断、回应、处理四个步骤，应对工作中的分神和干扰，有意识地降低工作中被打断的概率。

内部中断

在一个番茄钟内，我忽然想起要打电话订票。之前答应过妻子要预订柴可夫斯基《胡桃夹子》的演出门票。我是否立即拿话就拨？不。我继续我的流程——遵循番茄工作法。 如果要减少中断，我首先得实事求是，每天遇到多少次中断？是哪种类型的？这些应当明确可见。

我没有马上打订票电话，而是在“今日待办”表格下方填上打电话订票。实际上。表格的下半部分已经分出来，在计划承诺活动下方，有个标题叫做“计划外紧急”打电话订票是计划外事件，而且似乎也很急然后，在“今日待办”表格当前活动的右边，我画了一个撇号（’）。这是为了做跟踪。撇号代表一次内部中断。在一天结束时，我可以计算撇号的数目越忙越乱，但这个数字可以显示我所遇到的中断次数，它是冷静的现实。这些之后，我增强决心完成当前的番茄钟。现在我们再看一下出现内部中断时要采取的策略：首先接受它然后记录它，然后立即继续你手头的工作，避免真的被打断。

要对付内部中断，最佳策略是可视化、接受，然后纳入计划或删除。在前面的例子中，直觉看来事情很急，但退一步看，订票中心就是随时为人民服务的，完全可以在下一个番茄钟再订票，不必打断当前番茄钟。

假如没有这一策略，我要想取得工作成果，就不能立即屈从于任何本能的反应。现在，当我想到有些事需要去做，我就写下来不让它占我的脑子。稍后，我可以将这件事安排到下个番茄钟，或者明天。换句话说，打电话订票这件事现在我可以放在日程表里而不是放在脑子里。这样我的本能和突发奇想，要依赖于我的日程表而定。这样就“扭转”了依赖。

如果打电话订票这件事一开始就没打算今天办，我会直接把它写到“活动清单”表格中，在它左边加一示这是计划外事件（unplanned），并且标一个最后期限。

外部中断

除了内部中断外，我们的生活中还会有来自外部的中断。类似这些情况：一位同事跑来问你工作上的事儿；或者谈论些大众话题，“哥们儿，看阿凡达了吗”；或者一位老朋友来电话要叙叙旧；或者项目领导有份报告，需要你帮着做一些预期；或者最常见的一种，电子邮件软件叮咚作响，总是提醒你有新邮件。外部中断具有互动性。有人正在等你答复。他们试图阻止你画Ｘ，而你需要一个策略来减少中断。不过，值得再一次强调的是，别把番茄工作法当成拒绝帮助同事的理由，它可不是专门给古墓派闭关修炼用的。

外部中断应当明确可见。如果想要减少中断，首先得实事求是，弄清所遇到中断的类型和数量。每遇到一次外部中断，就在“今日待办”表格添上中断所要求活动的标题。写下来，不让它占脑子，而且确保你会在未来的计划中把它考虑进去。如果你今天不打算处理这件新增的活动，就把它写入“活动清单”表格，标上截止时间，以及一个“U”代表“计划外”。否则就把它写入“今日待办”表格下半段的“计划外紧急”区。然后在“今日待办”表格当前活动右边画一个减号（-）。最后，增强决心来完成中断前你正在进行的番茄钟。总之，应当明确外部中断的类型和数量。通过画减号、写下所要求的活动名称，来跟踪记录每次中断。

处理外部中断的策略，由以下四步组成。 


(1)告知：“我手头有事，正忙。” 


(2)协商：“周五再帮你做，行吗？" 


(3)计划：写下活动名称，稍后为它计划未来的番茄钟。 


(4)答复：按照承诺回电或答复，不然的话，下次别人就没法信任你了。

【I拆书引导】

what

要想专注工作我们需要应对来自于内部和外部的中断。 内部中断是自己告诉自己去做其他事情，例如突然想起要发微信给朋友。外部中断是外界带来的打断，例如被来访客户打断，突然电话响起等。

how【细化行动步骤】

对于工作的中断，《番茄工作法图解》对于两种工作的中断都给出了相应处理策略，我们先来看相同的地方，他们相同之处都再出需要完成四个大的步骤：1.记录，2.判断3.回应 4.处理。因为外部中断与自己沟通和他人沟通的不同，我们需要更加人性化，所以具体的方式就可能不同，我们来具体看一下这四步方法：

第一步：记录；

在中断出现时，及时地记录，内部中断用撇号，外部中断用减号

及时标明内部中断用’，外部中断。甚至我们还可以在旁边记录中断的原因。

第二步：判断

内部中断和外部中断我们都可以用事情的轻重缓急来衡量，判断是否要立即去做，晚点去做，或者根本不需要做。

而外部中断涉及其他人，我们不单要考虑事情的轻重缓急，还需要考虑人的关系，我们可以首先认清谁是我的重要关系人，他可以帮助我们更快地做判断，例如联通客服向我推荐手机套餐我通常会说不好意思我在工作，然后挂断，而上级老板交办的任务我会选择尽快去完成。

第三步：回应

内部回应中断比较简单，利用自制力说服自己晚点再做。

外部打断的回应中我们需要记住与他人沟通时要看着对方的眼睛，表现对他人的尊重，用温和的语言询问的语气告知对方现在手头的事情，商量看能不能过XX分钟再给到对方。

第四步：处理

最后，我们需要根据回应中的承诺，处理完和自己或和他人约定的事情。

【I中有举例说明】

例如同事要我帮助找一份PPT资料，我在纸上记录-,并判断这件事并不十分紧急，于是我回应对方我正在忙，能否一小时后给她，对方同意了，于是我保护了专注时间，等专注时间过后再帮助了同事。

【预防异议】

可能对于记录、判断、回应、处理这四步，大家会觉得为什么还要那么麻烦去进行记录这个步骤呢，这步看似复杂但不要小看了这步，它不但可以加强我们的心理意识，增强我们保护番茄钟的决心。同时，记录中断的原因可以帮助我们关注被打断的原因从而吸取经验预防中断。例如经过记录我发现经常被电脑微信打断，那么我的调整行动是专注一件事的时候，就提前关掉电脑端微信以防打断。

【适用边界】

那么我们是不是凡事都要使用这四个步骤来降低中断呢？并不是，我们工作中还可能面对少数中断是十分重要且紧急需要我们立即去处理，例如突然公司着火了，同事在你眼前摔倒了，此时我们可以立刻中断我们的专注时间，马上去处理。

【分布催化】【A2】

接下来请大家想象一下，当你下周一来到办公室，已经做好了今日待办清单，并且按照计划开始执行，然而却可能会遇见一系列的突发事件，例如老板叫你开会，同事叫你帮忙打印东西，房东要你交下个季度的房租，自己想刷一下朋友圈…..请设想一下下周一你会遇到什么突发的场景呢？请大家在我发给大家的A4纸上写下1-3个可能的中断，我给大家2分钟的时间，写1-3件事即可。

好了，时间到，有谁愿意分享一下？

学习者案例

学习者Z：

可能遇到的中断有：

1、妈妈发微信要我帮她买衣服

2、快递给我打电话

3、同事找我聊天或者找我帮忙

4、合作方通过微信找我沟通工作相关事宜

学习者M：

可能遇到的内部中断有：

1、想给妈妈打电话

可能遇到的外部中断有：

2、客户找到寻求购物相关的帮助

好的，大家都写完了，那么请大家思考一下，通过今天的所学，大家对于这些下周一我们可能遇见的中断有哪些应对策略呢？请大家花3分钟的时间写上应对的办法，我们待会请小伙伴来分享一下？

学习者案例：

学习者M：

当我想给妈妈打电话，我会：

1）记录’因为这是内部的中断；

2）判断这件事情并非重要紧急；

3）跟自己说晚点再打电话；

4）等到工作结束后给妈妈打电话，履行对自己的承诺。

客户找到寻求购物相关的帮助

1） 记录-，因为这是一次外部中断；

2） 判断这件事情比较紧急，但并不十分重要；

3） 回应能否晚20分钟再帮助客户；

4） 如果客户不同意，因为ta是重要的关系人，于是我会立即帮ta处理；如果客户同意则会20分钟后再履行承诺。

学习者Z：

当妈妈发微信要我帮她买衣服

1）记录-，因为这是外部中断；

2）判断这件事情极不重要也不紧急；

3）回应能否结束手头上的活再帮她购买；

4）按照约定帮妈妈购买。

当合作方通过微信找我沟通工作相关事宜

1） 记录-，因为这是外部的中断；

2） 判断事情重要但并不紧急；

3） 回应能否等一会再具体回复ta；

4） 按照约定回应合作方。

好的，谢谢大家的经常分享，这里我们有意识地应用了四步策略来应对未来可能面临的内部和外部的中断，保护了我们专注工作的时间，也不至于影响与他人的关系。

总结

我们已经基本掌握了应用记录、判断、回应和处理这四步来有意识地降低工作中的中断干扰。感谢大家今天的参与和配合，希望大家拆为己用，提升工作的专注和效率。

谢谢大家。