他们发现，人们在开会的时候，有相当多的时间都浪费在听别人讲那些人人都知道的事情上。更让人郁闷的发现是，真的带着新信息的人（而且只有他们知道这些信息）往往无法提醒其余的参会者去了解这些信息。

结果就是：这种情况下做出的决策，往好里说是“还凑合”，往坏里说就是“相当糟糕”。

【原文案例】

更多近期的研究证实了他们的发现。例如小詹姆斯·拉森（James Larson Jr.）和同事们所做的一项实验：他们给一群医生看了两个诊疗录像。看录像时，医生们被分成了小组，但他们不知道的是，每个小组看到的录像都有一点儿差异。此外，有些医生得到了两个患者的个人信息。结果就是所有的医生都了解到了两位患者的部分信息，但没有一位医生掌握全貌。

   看完录像之后，医生们需要跟另一个小组讨论病例，商量出一个诊疗方案。研究者对实验的设定很聪明：只有当所有医生都把自己知道的消息分享出来的时候，才能做出最准确的诊断和治疗方案。然而研究者发现，信息的共享程度极少能达到最准确诊断的要求。因此，不那么理想的决策就导致了没那么好的治疗方案。简言之，结果不好。

学习目标：

今天我要拆解的片段来自本书第21章“把会议开得更高效”。希望大家在跟随我用RIA拆解完这个片段后，【可观察到的动作】在组织一次会议前，能使用“收集信息-列信息清单-共享信息”三步骤，【具体内容】来完成信息共享，【完成程度】以提升会议效率。

I：

大家看完这个片段有什么想法？有没有一种躺枪的感觉？我当时看完这个片段脑子里就冒出三个字“悲剧啊！”我们这些年浪费了多少时间精力在低效率甚至是毫无成果的会议上！【类似概念】那是因为我们只做了“信息分享”！【类似概念的例子】也就是我们只是把信息发给了大家，比如在会上由领导念出来，比如在开会时人手发上一份文件。而要解决会议效率低下的问题，光“信息分享”是远远不够的，【概念提出】我们需要做到的是文中提到的“信息共享”。

那什么是信息共享呢？【概念讲解】说的简单一点，就是在不同层次、不同部门之间，把信息这种重要资源与相关人员共同分享，以便更加合理地达到资源配置，节约成本，创造更多利润的目的。显而易见，信息共享非常重要。【概念难点】但是在会议中，往往由于强势的领导、不清晰的流程、失控的争执等等各种原因，使得这么重要的一环做不到位。那如何保证信息共享做到位？信息又是怎样一步步共享到位的呢？我们一起来看一个好方法：在会议前就完成信息共享！

我们来看一个做好了信息共享的会议的例子。

【举出案例】

在我还在某互联网教育公司做产品开发的时候，有一次关于学习平台迭代升级的会议，就让我印象深刻。提前一天，我就收到了产品总监的邮件，在邮件中说明了本次会议的主题，以及参与各方，并邀请大家整理关于目前学习平台现况的相关信息，从上线的课程内容，到现在平台的功能、平台的使用情况，用户的反馈等等，并注明需要当天下班前回邮件给他。伙伴们，产品总监的这封邮件是在做什么工作呢？是的，他在提前收集项目相关信息，【概念步骤how】也就是我们实现信息共享的第一步：收集信息。而这一步，也实现了可以完成信息共享的第一个阶段：【类似概念】部分信息共享。

接下来，我们收到邮件的各位同事，都从自己的角度提供了关于目前学习平台的相关信息，并及时提交给了产品总监。【概念重点】重点来了，在第二天的上午9点，也就是大概会议开始前5个小时，我们又收到了产品总监关于这次会议的第二封邮件。在这封邮件里，我看到了从开发部、课程中心到销售部、市场部门等相关部门汇集到底所有的有关学习平台的信息，并且产品经理还在特别需要大家注意的信息上做了标记，比如开发部提出的目前没有办法实现的功能。大家可以看到，产品总监在大家提交信息后，花时间对零散的信息进行了整理和分层级，可以帮助参与人迅速全方位的了解信息，并且get到重点和关键点。【概念步骤how】这也就是会议前信息共享的第二步，“列信息清单”。

而产品总监提前5小时把这个清单发给每一个参与者，让大家有足够的时间在开会之前来获取、消化相关信息，则是信息共享的落地一步，【概念步骤how】也就是第三步，“共享信息”。而到这里，完成了信息共享的第二个阶段：【类似概念】重点信息共享。

事实证明，那次的会议确实十分高效，大家在预计的时间内迅速形成了一套可行的学习平台升级方案，最后平台开发出来投入市场的反响也很不错。可见通过前面的信息共享与积累，大家最终在会议时间，高效的实现了信息共享的最后一个阶段，【类似概念】即所有信息的全貌共享，并基于全貌信息得到了最合适的解决方案。

大家是否已经get到，为了能够提高会议效率，咱们在会前进行信息共享的三个步骤呢？【概念步骤how】那我来总结一下：第一步，收集信息；然后列信息清单，最后，跟大家共享信息。别小看这会议前的三步，更不要觉得这样做有点浪费时间。这可是提升会议效率“四两拨千斤”的好办法哦！【异议讲解】当然这个方法适合绝大部分有准备时间的会议，大家看到例子里，产品总监是提前了一天就在做准备的，所以那些临时的紧急会议还是不太适用的。【适用边界】另外，信息的共享也分对象，像例子中，大家的层级差不多，都是各个部门的负责人，大家信息共享效率就很高；想法，如果层级差很多，就会有类似上层某些信息需保密，或者下层get不到上层信息如何用的情况。关于会议前信息共享的方法，大家都了解了嘛？

A2：

光听不练，那方法再好也是书上的。所以我现在想请大家分组来编一个关于开会之前做信息沟通的小故事。

（给大家分组）

请两个组的伙伴共同合作编一个关于会前做信息沟通的小故事。这个故事需要包含：

1.会议的背景介绍与角色分工

2.在会前完成“收集信息-列信息清单-共享信息”三个步骤

3.可以设置1-2个在过程中会遇到的困难或障碍，通过对话的形式进行解决。

我会给大家5分钟的时间准备，最后请一个组来给我们做展示。大家清楚了嘛？

【伙伴展示】

会议背景：安排公司员工（工作满5年的）出去旅游，要讨论活动的细节安排。

人物角色：HR，（工作满5年的）员工小王，其他工作满5年的员工

故事内容：

首先，在会议前一天，设计一份电子邮件，发给全公司工作满5年的员工，调查大家的旅游目的地倾向。（收集信息）

邮件内需要员工提供信息的选项包括：是否愿意参加活动、想去的地方（大区域，比如是想去游山“大围山”还是玩水“桃花源”，还是想在城区玩）、更倾向的时间（周末或小长假）以及，是否愿意在活动中承担一些服务工作（活动设计、活动组织、主持、采购物料等）

接下来，收集到信息后，根据大家的反馈进行整理。（列信息清单）然后把不同选项的调查结果，通过电子邮件反馈给大家。其中，时间和地点需要重点提示大家（如果这个时间/地点自己不能参与，需要提前告知）；同时，提醒“愿意承担活动中服务工作”的同事，下午需要跟人事一起开会。（共享信息）

遇到的困难（对话设计）：

HR看到小王没有提交信息，于是找到小王问情况。

HR：小王，咱们组织老员工旅游，我看到你没有反馈信息表。是在忙吗没来得及？

小王：不是的。我对这个没什么兴趣。

HR：啊，没兴趣吗？是对旅游没兴趣嘛？

小王：我喜欢旅游。是给出的几个选项，我没什么兴趣。

HR：这些地方都不喜欢吗？

小王：都是省内的景点，没啥意思。

HR：我明白了。但是咱们公司最近业务比较忙，如果要出省去比较远的地方，来回路上时间会花费比较多，可能需要等到业务淡季，但是那时候的天气又不如现在好。

小王：唉，我也知道是这样的。

HR：你看，虽然忙，我们还是希望能让大家出去走走，调节下忙碌的将诶走。

小王：其实，去趟大围山也还可以。虽然去过好几次了，那边空气不错。我们部门几个同事好像也想去。

HR：好的。那，麻烦你把想法通过反馈表发给我，可以吗？

小王：好的，我马上去填。

故事的结果：因为目的地时间都很明确，大家在随后的会议上很快的进行了分工，并对可能出现的问题进行了预案准备。活动得以顺利进行，而且大家的参与度很高。

【给出反馈】感谢我们这个组的精彩的展示！我们可以看到，不但会议效率变高，活动的效果和参与度也得到了极大的提升啊！

【结语】所以，为了告别“冗长又低效”的会议，为了让我们的工作时间更高效，我们以后都来尝试在会前使用“收集信息-列信息清单-共享信息”，来提升会议效率，好嘛？