【学习目标1】（拆页1）：

在跟随我完成拆页一的RIA现场学习后，学习者能够了解正确使用番茄工作法的计划、执行、反思、调整的一套完整流程，在处理工作事务时，提升专注度和效率。

【学习目标2】（拆页2）：

在跟随我完成拆页二的RIA现场学习后，学习者能够运用预防、记录、判断、回应四个步骤，有意识地降低工作中被打断的概率。

原文片段

什么是番茄工作法？简单说，就是列出你当天要做的事，设置25分钟闹钟，然后从第一件事开始。此外还要有做每日承诺、预估要花的工夫、控制中断、每日回顾等。

简单易用的工具可以简化方法，你可以忽略流程管理方法，专注于真正要做的事。番茄工作法只需要一支钢笔或铅笔、三张白纸或横格纸、一枚厨房定时器。

三张纸的用途如下。

l  “今日待办”表格：填写今天日期、你的名字，列出打算在今天进行的活动。每天早上这张表要换新的。

l  “活动清单”表格：填写你的名字，列出最近要进行的活动，随想随填，不用排序。同一张“活动清单”表格可以用很多天，增加新的活动，划掉已完成的

l  “记录”表格：记录所采样的流程指标，以便对流程进行改进。同一张“记录”表格可以用很多天，以便比较每天的跟踪记录。

可以为你的办公环境选用任何类型的计时器。可以是机械厨房定时器、数字厨房定时器、沙漏、手机的振动闹铃或者电脑软件。扭启设定机械番茄钟的动作，对培养条件反射有好处。要不了多久这个动作就能帮你找到感觉，保持节奏。

 “番茄工作法”用一句话来概括就是：计划待办事项，设定25分钟的番茄钟时间开始执行，最后回顾并改善。

听起来简单，这其实涉及着一个叫戴明环的著名质量管理流程，（视图展示）P-D-C-A。Plan do check action。

【how】

具体如何具体如何运用番茄工作法的方法呢？我们可以将番茄工作法的原理流程概括为前期plan，中期do和后期check and action

【细化行动步骤】

1、前期计划（plan）：

这里我们要使用两个清单表：活动清单收集和今日计划两个表单，首先把你想到的未处理事宜都可以写在活动清单上，然后问自己我今天需要做什么重要紧急的工作呢？然后，从清单筛选选取今日工作纳入今日待办。之后，在今日待办事项后估计今日每项任务所需要花费的番茄钟个数。可以在事项后画方块，表示预期的番茄钟个数。以大家会疑问，如果我想做的事情小于25分钟怎么办？很简单，我们可以把一些小事情集成一个番茄钟时间来完成，，

2、中期执行（do）

（视图展示）执行阶段我们也可以一句话概括——专注工作25分钟，休息5分钟。

why【不这样做的坏处】

可能大家会疑惑，专注工作不是很好嘛，为什么要停下来休息呢？是的，人们通常的做法是随性的工作，想专注时专注，想休息时休息，认为专注的时间越长越好（通常情况），然而据调查一般人真正专注工作的时间往往只是25分钟左右，而且依据大脑的工作原理来看，正处在高效工作的大脑，可能会专注于细节，跟细节钻牛角尖，丧失全局思考的能力，（这样做法的坏处）有调查显示，虽然人在休息，大脑的潜意识也会在思考，在休息的过程中，一些好的创意、好的想法也许就不经意地出现了。番茄工作法倡导专注工作，适当休息，工作得有张有弛。就好比我以前写论文时经常进入往往一上午不间断地埋头一味苦写，有时候思路会进入一个死胡同，而后来我选择，出去泡杯茶，洗把脸，反而新的灵感还蹦了出来，让我更好的完成了论文（正确的例子）。

 在使用番茄钟执行工作的时候我们需要持续地记录状况，我们完成的番茄，打上勾，我们未完成的，没有完成的番茄打上×，并记录打断的原因。如果我们预估的番茄不够，那么我们可以画三角形重新补充在预估番茄之后。

【可能产生的异议】

可能有小伙伴会疑惑为什么记录那么麻烦呢， 因为记录会帮助我们在后期更好的回顾和调整，对自己的时间管理状况有察觉。

3、后期包括回顾和调整（check and action）

记录让我们发现一些使用番茄钟工作中存在的问题，我们可以根据问题分析原因来调整我们的行动。

只有通过了番茄工作法这三个阶段PDCA的不断循环会让我们不断解决和克服所出现的时间管理问题，提升工作的整体效率。

我来给大家一个我用番茄工作法管理时间的具体例子：

（视图展示）例如我本周的活动清单有19项，而我的周五的代办清单仅有6项，我给他们预设了番茄钟（plan），开始专注于当下要事的执行和记录发生的状况（Do），通过记录我发现是因为经常有电脑微信打扰我让我注意力转移（check），做出调整我可以退出电脑微信（Action）。

【what】

【可能产生的异议】工具

方法是好的，而选择一个好的工具进行支持也很重要，我来介绍一下我的番茄钟们，嘀嗒番茄钟2. 电子番茄钟3. 番茄沙漏；嫌弃实体番茄钟难以携带？我们还有手机App番茄钟（现在各类应用商城，APP STORE里都有番茄工作法相关的应用可供使用）例如1. Forest2. 潮汐，都是我比较推荐的简易app。大家也可以按照自己的需求去尝试，最后选择一个最适合自己的。

【适用边界】

不过大家要注意了，番茄工作法虽然很实用，但它仅适用于需要大量脑力活动的工作中，目的是专注提升效率，不要在非工作时间内使用番茄工作法。例如写论文、看资料这些当然都可以用番茄，但如果是看电影，陪朋友下棋这样的事情怎么能用番茄呢？当然用不了啦，因为这些活动的主要目的是为了休闲放松而不是专注去工作。

【A1激活经验】【显象提问】

【why】

（视图展示）请回忆一下之前你的学习和工作，有没有这么一回,本来你准备要做一件大事情，例如写论文，例如准备演讲、准备考试，你以为你可以平均分配时间，提前完成任务，然而计划没有合理的规划和细分，执行时又被朋友约饭，男票约电影，自己的拖延影响了工作进度，直到截止日期，才猛然警觉为了赶出来而熬夜加班精疲力竭？关键是赶出来的结果还不好,老师领导看了直摇头的类似事情呢？这件事情的起因，经过，结果是什么？而现在我们学了番茄工作法的流程，想想看，根据刚才拆页中讲的建议，我们可以怎样更好的应对当初的问题呢？我给大家3分钟的时间，请大家在小组内分享你一下，现在开始。有没有小伙伴分享一下自己的经历？

点1-2个人

学习者M：过去一周我有尝试运用番茄工作法，但是我没有正确地运用没有做计划，只是拧开一个番茄钟开始做，很随性，也没有回顾完成情况，所以还是一堆事情没有完成，甚至要放弃番茄工作法了。

（可能出现的问题：无具体计划细分，无时间预判，拖延，不明确哪天完成，内部中断，外部中断，PDCA的某个步骤出了问题，反馈处理方式）

【A1+】引导分享者做出A1+

现在再面对同样的情况，你有什么改善方法呢？

学习者案例

学习者M：现在我学习了流程才知道我做之前需要规划，之后不管做的好做不好都要对他进行再总结。

【回应反馈】

好的谢谢M，重新规划的很好，有了前期和后期的完整环节，其实是的，我们一开始正确运用番茄工作法整个流程时，可能有不适应，觉得计划记录回顾这些好刻意啊，但是只要我们持续做下去，会发现这些步骤会帮我们更好的改进我们番茄工作法的实践，最后会自动地，习惯性的完成它，也会发现这其实是一种极简单的工作方法。

【递进的拆页】

好了，刚才我们学习了使用番茄工作法的流程，总的来说，它包括了前期的计划，中期执行和后期回顾和调整。然而第一个拆页说的是番茄工作法的整体流程，其实这是一种理想的计划的情况。不过我们知道计划总是美好的，现实常是有差距的，我们有必要进一步的了解番茄钟执行期间遇到的最大问题——中断。

【学习目标2】（拆页2）：

在跟随我完成拆页二的RIA现场学习后，学习者能够运用预防、记录、判断、回应四个步骤，有意识地降低工作中被打断的概率。

内部中断

在一个番茄钟内，我忽然想起要打电话订票。之前答应过妻子要预订柴可夫斯基《胡桃夹子》的演出门票。我是否立即拿话就拨？不。我继续我的流程——遵循番茄工作法。 如果要减少中断，我首先得实事求是，每天遇到多少次中断？是哪种类型的？这些应当明确可见。

我没有马上打订票电话，而是在“今日待办”表格下方填上打电话订票。实际上。表格的下半部分已经分出来，在计划承诺活动下方，有个标题叫做“计划外紧急”打电话订票是计划外事件，而且似乎也很急然后，在“今日待办”表格当前活动的右边，我画了一个撇号（’）。这是为了做跟踪。撇号代表一次内部中断。在一天结束时，我可以计算撇号的数目越忙越乱，但这个数字可以显示我所遇到的中断次数，它是冷静的现实。这些之后，我增强决心完成当前的番茄钟。现在我们再看一下出现内部中断时要采取的策略：首先接受它然后记录它，然后立即继续你手头的工作，避免真的被打断。

要对付内部中断，最佳策略是可视化、接受，然后纳入计划或删除。在前面的例子中，直觉看来事情很急，但退一步看，订票中心就是随时为人民服务的，完全可以在下一个番茄钟再订票，不必打断当前番茄钟。

假如没有这一策略，我要想取得工作成果，就不能立即屈从于任何本能的反应。现在，当我想到有些事需要去做，我就写下来不让它占我的脑子。稍后，我可以将这件事安排到下个番茄钟，或者明天。换句话说，打电话订票这件事现在我可以放在日程表里而不是放在脑子里。这样我的本能和突发奇想，要依赖于我的日程表而定。这样就“扭转”了依赖。

如果打电话订票这件事一开始就没打算今天办，我会直接把它写到“活动清单”表格中，在它左边加一示这是计划外事件（unplanned），并且标一个最后期限。

外部中断

除了内部中断外，我们的生活中还会有来自外部的中断。类似这些情况：一位同事跑来问你工作上的事儿；或者谈论些大众话题，“哥们儿，看阿凡达了吗”；或者一位老朋友来电话要叙叙旧；或者项目领导有份报告，需要你帮着做一些预期；或者最常见的一种，电子邮件软件叮咚作响，总是提醒你有新邮件。外部中断具有互动性。有人正在等你答复。他们试图阻止你画Ｘ，而你需要一个策略来减少中断。不过，值得再一次强调的是，别把番茄工作法当成拒绝帮助同事的理由，它可不是专门给古墓派闭关修炼用的。

外部中断应当明确可见。如果想要减少中断，首先得实事求是，弄清所遇到中断的类型和数量。每遇到一次外部中断，就在“今日待办”表格添上中断所要求活动的标题。写下来，不让它占脑子，而且确保你会在未来的计划中把它考虑进去。如果你今天不打算处理这件新增的活动，就把它写入“活动清单”表格，标上截止时间，以及一个“U”代表“计划外”。否则就把它写入“今日待办”表格下半段的“计划外紧急”区。然后在“今日待办”表格当前活动右边画一个减号（-）。最后，增强决心来完成中断前你正在进行的番茄钟。总之，应当明确外部中断的类型和数量。通过画减号、写下所要求的活动名称，来跟踪记录每次中断。

处理外部中断的策略，由以下四步组成。 


(1)告知：“我手头有事，正忙。” 


(2)协商：“周五再帮你做，行吗？" 


(3)计划：写下活动名称，稍后为它计划未来的番茄钟。 


(4)答复：按照承诺回电或答复，不然的话，下次别人就没法信任你了。

【I拆书引导】

what

要专注工作被打断的来源包括内部和外部。 “内部中断”就是自己告诉自己去做其他事情，例如想起要发微信给别人。第二种是别人造成的“外部中断”。例如被外人打断，例如电话响起、突然给人叫去开会等。

why【不这样做的坏处】

为什么我们要控制中断？因为专注让我们达到心流的状态，我们在心流状态下可以完全投注在某种活动上的感觉，极大提高你的工作产出效率，然而著名心理学家米哈里经过调查指出：心流状态被打断后，重新进入心流状态，需要10-15分钟时间，也就是说如果我们被打断了四次，就可能浪费了一小时的高效工作时间。

how【细化行动步骤】【意译原文案例】

对于这两类中断，《番茄工作法图解》都有相应的处理策略，请问大家刚才在拆页中内部中断中标记了哪些关于策略的关键词呢，

大家在外部中断中标记了哪些策略的关键词呢？

我们可以发现对于这两种中断的应对策略都有相同和不同之处之处，

（视图展示）我们先来看相同的地方，他们相同之处都再出需要完成四个大的步骤：1.防范，2.判断，3.处理和4.记录，

而因为外部中断与自己沟通和他人沟通的不同，我们需要更加人性化地进行具体地操作。

第一步：预防；

我们可以在干扰出现前，提前预防可能出现的内外部干扰，

例如我们可以不将一天用任务排满，而是预留一天中一些时间作为灵活时间以防范意外的事件。

而具体对于预防内部打断，例如我会在一天工作之前喝水吃早餐避免口渴肚子饿，

对于预防外部打断，关闭邮件提示，用预留的时间查看邮件。如果一天有重要的事务要处理我会在晨会告知部门同事交接工作避免我的高效工作时间段，尽量在14:00-15:00的时候和我沟通。如果我有重要的工作要敢，我会将手机调至飞行模式减少干扰源，

第二步：记录；

在中断出现时，及时地记录，内部中断用撇号，外部中断用减号

及时标明内部中断用’，外部中断，不要小看了这步，它可以加强我们的心理意识，增强我们保护番茄钟的决心。

第三步：判断

遇到中断和处理中间，我们需要延迟反应，在缓冲期先进行判断

内部中断和外部中断我们都可以用事情的轻重缓急来衡量，是否要现在去做？重要紧急？依据紧急重要性判断下一步

根据事情的紧急程度，判断是否接受，何时去做？现在就去做，或者是否等到下个番茄钟再行动，或是今天其他时间，甚至某一天也行？

而外部中断涉及其他人，我们不单要考虑事情的轻重缓急，还需要考虑人的关系，我们可以首先认清谁是我的重要关系人，他可以帮助我们更好地做判断例如联通客服向我推荐手机套餐我通常会说不好意思我在工作，然后挂断，而上级老板交办的任务我会选择尽快完成。

我们需要了解前面已经提到的切换任务会导致一定的时间消耗，事实上仅有1%的打断是十分紧急才需要去处理，画个X作废此番茄钟，例如你突然想起自己的手机忘在了餐厅，公司着火了，此时我们可以接受中断给番茄画×。而99%都不是重要且紧急到必须在25分钟以内完成的。那么我们需要进行第四步：

第四步：回应

那99%非重要紧急到25分钟内完成的事情，是需要做的但不打算立即去做的，内部回应中断比较简单，利用自制力说服自己晚点再做，外部打断的回应中我们需要记住与他人沟通时要看着对方的眼睛，表现对他人的尊重，用温和的语言商量的语气告知对方现在手头的事情，商量看可不可以xx分钟后给到对方，然后根据协商结果，然后记录到活动清单或者今日待办的非计划事项的列表中以免忘了履行对于自己和他人的承诺。

例如周三时我在写报告时突然想起来我好久没有给爷爷打电话了，我在番茄后打’，判断这件事并不十分紧急，于是暗示自己正在写报告，番茄钟还十几分钟时间，并把想起来的这件事记录在了今日待办里。判断我们可以决定是否现在就中断这个番茄，若否跟自己说我们等下个番茄钟完了再做，例如同事找我要一份PPT资料，我在番茄后打-,并根据判断认为这件事并不十分紧急，于是我回应对方我正在忙，能否一小时后给她，对方同意了，于是我有效的保护了我的专注时间。

现在大家是否清晰了降低工作干扰的四步做法？

【A3】【场景设计】【清晰指令】

Ok，接下来我们来设计一个场景，让大家练习一下如何应用这四步法。

老板在晨会上将小明任命为公司最重要的一个项目负责人，但给定了需要将项目在一个月内完成，眼见着升职加薪指日可待。会后小明将项目细分，罗列在今日待办的纸上，斗志昂扬地扭了一个番茄钟，将要开始要将一天工作，可不幸的是——各种内外部的中断和干扰也开始出现了。

【小组讨论】【清晰指令】

好，那么接下来的时间，我们先进行讨论，每个小组三个人，一人饰演小明，小明的内部干扰由他自己的旁白来体现，另外两人代表外部干扰的角色（可以饰演同事，boos，客户，家人，朋友等等几个角色）主人公将遇到来自外部和内部的各种干扰，且每种干扰的次数不得小于2次，主人公会按照今天拆书所讲解的步骤来应对中断事宜。

大家先在组内讨论，最好在纸上写下你们的思路，以往很多情况，小伙伴都没有写下思路，一会就忘了。

请问指令是否清晰？给大家5分钟的时间，开始。

【小组内演练】

好的，时间到。接下来，请在一小组给大家进行3分钟的演练。

要求如下运用到应对中断的四步骤，

我的表述是否清晰？好，小组演练开始。3分钟。

【困惑回应】

在这个过程中，有什么问题都可以直接提出来。

【当众展示】

好的，时间到。接下来，哪一组的小伙伴愿意上来演练一次你们刚才的对话。温馨提示，要体现出降低中断的步骤哦。 3分钟

学习者案例

学习者S：大家好，我是小明，现在我扭个番茄钟开始工作，我忽然想起来我今天约了吃饭但是没有订餐厅，于是我标记一撇’记录内部中断，我觉得这个事情并不紧急，放到下个番茄再做也没事，然后我又想起来我要参加活动，鞋子还没买，于是我又标记一撇’但我觉得这个事情也不紧，于是我继续做事。这些是内部中断。

学习者Z：（同事问项目相关事宜）小明，你给我说说这个项目该怎么做嘛

学习者S：沈姐不好意思，我现在手头上有事情，可不可以我20分钟以后再来找你？

学习者Z：哦那好的，你待会来找我吧。

学习者S：闹钟响了，闹钟告诉我要打电话给我女朋友（最重要的人）

经过我判断，我认为这是马上要做的事情，于是我销毁了这个番茄钟打电话给女朋友。

【回应鼓励】【反馈点评】

非常棒的展示，相当清晰。大家掌声鼓励一下。S前面做的已经很好了，后来中断番茄给女友电话，可能在他的价值观里女朋友是最重要的，宁可毁灭番茄钟也不能拖延去做，不过也会付出一定的时间成本代价。在这个现场演练里S有体现记录内部和外部中断，不过更好的一点是当记录中断以后，不紧急马上要做的事情，我们可以选择放在今日待办或者活动清单，活动清单的事情明天、后天也可以去做。S在回应中也运用了眼神交流还有商量的语气非常好。

【重述回顾】

我们再来回顾一下处理内外部中断的主要流程：预防中断，记录中断，判断重要紧急程度和应对

【困惑回应】

关于我们今天的拆页内容，有没有什么困惑或者疑问？可以现在提出来。

学习者M：

我想问下如果被打断了是否算在有效的番茄钟内？

拆书家解答：这个要看被打断之后你是否切换了工作，如果没有，这个番茄钟依旧存在，你只需要标记中断，如果你马上因为中断切换了手头的任务，那么，这个番茄钟就作废。

有小伙伴可能会说，因为工作需要很大的灵活性，我的工作很难以坚持25分钟专注。我给这种情况的的建议是，你可以起步时先缩短自己的番茄钟从15分钟甚至10分钟开始锻炼。当然如果有小伙伴可能会说认为25分钟的专注时间太短，习惯于40分钟专注可以调整成40分钟，因为番茄工作法的时间时灵活的，具体的番茄时间可以根据自己的时间调整，关键是找到自己的节奏。当然如果你一开始你发现你集中注意力的时间很短，

【分布催化】【A2】

大家能想到在什么场景下，我们可以运用番茄工作法呢？

学习、阅读、工作 

接下来请大家想象一下，加入你周一来到办公室，已经做好了今日待办，并且按照计划开始执行，然而却可能遇见一系列的突发事件，例如老板叫你开会，同事叫你帮忙打印东西，房东要你交下个季度的房租…..请设想一下你会遇到什么突发的场景呢？请大家在A4纸上写下三个可能的中断，我给大家1分钟的时间，写1-3件事即可。

好的，大家都写完了，那么请大家思考一下，通过今天的所学，大家对于这些可能遇见的中断有哪些应对策略呢？请大家花3分钟的时间再突事件后写上应对的办法，我们待会请小伙伴来分享一下。

学习者案例

同学者A：

1、上级叫去安排工作/客户来访→立即中断

2、同事找我要资料→看资料的紧急程度，如不重要先记录在今日待办等番茄钟结束再发，如重要则毁灭番茄钟立即发给ta

2、3、朋友找聊天→先跟朋友说手上有工作等下班后再聊，记录在今日待办，下班后再回复

规划的很细致，还写明了记录在今日待办中，非常好。

学习者C：

1、上级叫去安排工作/客户来访→立即中断

2、下属问工作建议→每天早上上班前10分钟，你有什么事要我决策的，我X点到X点有时间，X点到X点别来打扰我，

3、工作流程签字→如果可批量处理，统一拿过来签字，是不是非要我来做，可以拿给别人来签字

【反馈 摘要点评】

感谢分享，尤其对于预防工作，有些事情是不需要我来处理的，有些事情空余提前说明何时处理更好，而且还区分了关系人，客户是上级的事情一般比较重要，于是很可能立即中断。对于预防，我这里也有个小分享，当我开始使用番茄钟进行工作前，我也将番茄钟工作法分享给了我的同事们，这样在他们有不太紧要的事情来找我的时候，我回复她们我正在番茄时间里，请之后20分钟来找我，也更加被她们所理解和接受。

现在请大家设想一下，明天，也就是下周一早来到了办公室，面对着还要处理大批的工作，你想起今天的拆书知识，决定是该改变的时候了，你要停下来问问自己，我该怎么运用今天所学的番茄工作法做今日计划，高效地利用时间呢？大家思考一下你明早坐在办公室的场景，请大家花2分钟先自己写下来你的明日待办清单以及预估的番茄钟。2分钟时间。现在开始。

现在我们有1分钟时间1个名额分享。

学习者案例

学习者M：

我预计我明天早上的工作安排：

2个番茄钟整理今天拆书学习用简书输出

2个番茄钟准备2-1的拆书

1个番茄钟打电话跟进客户

下午空空余时间休息，不安排番茄钟

规划应用的很棒，还预留了空余的时间，感谢这位小伙伴的分享。

【强有力的结语】

（视图展示）今天我们学习了番茄工作法的两个重要流程，第一个流程是整体实践番茄工作法的流程前期开始计划，中期执行并记录，后期回顾进行调整。

运用番茄工作法工作时所面对的最大挑战来自于中断，我们可以通过灵活运用：预防，记录，判断和应对的流程来降低中断，

长期实践番茄钟大家会发现，小而美的时间管理方法却可以帮助你实现大大的目标。知道不如做到，期待大家工作中落地使用，明天就开始，真正将知识拆为己用。

最后请大家用便签写下想对我说的话，谢谢大家今天的参与。