当没有听到信息时，谁应该负责调整

每天，其他高管也会遇到在艾德身上发生的事。一个聪明的人给一个事务繁忙的人做展示，而后者却不断地被信息轰炸、不时地被干扰、很容易走神，并且逐渐变得没有耐心。这是谁的错呢？

当忙碌的高管们想要搞清状况但却迟迟听不明白时，他们就会选择离开。当你需要吸引像艾德这样的人的注意力时，你很可能已经遇到这样的情况。你知道自己要分享的观点很棒、你所提供的信息非常重要，但你该如何让他人愿意听你讲呢？

在当代社会里，人们常常需要同时处理许多事情，大脑如同壁垒一样——而“简洁”就是进入人们大脑的钥匙。当你认为自己有一个小时的时间可以讲，于是直到讲话的末尾再抛出亮点，那就太迟了。在开始演讲的几分钟内，你已经失去了自己的听众——不管你的听众只有1个还是100个。但是，如果你引起了他们的注意力，并且能对其进行恰当的管理，那么，不管发生任何干扰，你所做的展示都不会受到影响。你要做的是在讲话的前5分钟内说到重点，而不是在50分钟内才做到。

精简表达大师总是说的话少，成的事多。

【I重述知识点】

好的，我发现大多数人都已经阅读完了，我们可以发现这个片段里两个角色都希望能够完成良好的沟通，但一方很忙碌，总会被各种事务打扰；另一方又事无巨细，给不出重点，最终沟通效果不理想。这种情况在我们工作生活中多不多呀？嗯，非常多，谈话经常被打断，这是我们日常沟通的常态，那沟通情况肯定不理想。繁忙，形成了我们的沟通壁垒，而精简，就是进入壁垒的钥匙。

精简这个中文翻译，真是神来之笔，直达本书的精髓。

先来看“精”，就是重点，就是我们沟通的核心，

再说“简”，就是简洁，是有序，减少理解的摩擦。

我们说话的速度一般是150字/分钟，而大脑的处理速度是750字/分钟，那多出来的600个字的空间做什么了？就用来走神了嘛！所以要管理听众的注意力，如果听众是“大忙人、决策者或有明确的行动诉求”，就需要在开头就把重点内容点出来，这就是《精简》这本书反复强调的“突破注意力壁垒”的关键；

【提前克反】

有的小伙伴会说：“精简就是少说话嘛？那我之前考虑了那么多，要表达那么多东西那么多，漏掉了怎么办？岂不是显得我考虑不周嘛？”

这是一种对精简表达最常见的误解，就是把“精简”等同于“省略”，混淆了“少说话”和“说关键”话的区别，尤其我们职场中有部分的人会认为“说得越全，越能体现专业和细致”，但精简不是“删减信息”，而是“筛选信息”，只保留支撑核心目标的关键信息，砍掉冗余铺垫反而能让关键信息更突出，真正的考虑不周，是信息的堆砌让听众抓不住重点，而不是能够聚焦主题的精简表达。

还有小伙伴说了，我说话向来简洁，我不爱说废话！所以这个学习对我没什么用吧？有哪位小伙伴是这么想的？
一位小伙伴回答：“我！”哈哈，我也这么想的：“我说话哪里啰嗦了？我表达的都是我要传达的！”那我们可以一起来看看附件1的问题，大家试试看，每道题1~10分，可以给自己打几分？如果分数比较低，那说明你还是很需要进行精简表达训练滴。

{附件1：自我测试

你从哪里开始讲可以更有效地向听众传达信息？

你可以用下面这些问题评估对这一重要技巧的掌握程度。不妨花点时间想想，看看你和你的组织能把下列几件事做到什么程度。

简短的审查

1.我能否在听完叙述了一个小时的复杂信息后，将它总结成2分钟的摘要？ 不能0 能10

2.写电子邮件时，我能否用5行字或更少的内容来表达清楚要点？ 不能0 能10}

【A1】激活经验：

所以在我们过去的工作和生活场景里，比如听下属汇报、跨部门沟通，有没有遇到说话很多但抓不住重点的人？有没有冗长却毫无建树的会议？请大家回忆一下，可以小组内简单讨论一下，确定一位最具代表性的案主。

学习者案例记录：

上周收到一份汇报，10页纸，全是字，问题是我要再向领导汇报，真抓狂。

【A1+】激活经验：

拆书家反馈：好的，我们已经感受到了不能被精简表达的抓狂，那我们如果再次回到当时的情境，如果你是发起沟通的人，你会如何组织语言呢？

学习者：我可能会通过提问的方式帮他筛选关键信息出来 。

拆书家：（鼓掌）这是个非常好的方法，也很有耐心，如果你没有时间呢？我们回到原文来看一下：“你要做的是在讲话的前5分钟内说到重点，而不是在50分钟内才做到”，那我们可以怎么做？

学习者：可以要求他：“你把所有重点要说的都集中在第一张纸上！”

拆书家：（鼓掌）很棒，所有重点是“精”，集中在第一张纸上是“简”，这样精简一下是不是就大家都方便理解了？

学习者：对！

【过渡】【第2个学习目标】

好的，我们已经足够了解精简表达很重要，也很有效，足够了解我们为什么需要精简表达了，但仅仅知道重要性是不够的，还要思考如何执行，形成肌肉记忆，那要怎么做呢？《精简》这本书提出了整套的练习策略，其中最核心的就是它的BRIEF模型，也叫精简导图，它可以有效地帮助我们从纷杂的信息中梳理出一个大纲，并且它简单易行，今天你就可以使用它，列出你自己的一份谈话大纲，来我们用2分钟的时间来看一下拆页2，看完的小伙伴抬头示意我一下。

【R2】阅读原书拆页

精简导图：实用的精简表达工具

越来越多的公司支持思维导图，这让我想要看清思维导图到底是什么，所以我建了一个特殊的思维导图——精简导图（BRIEF Map），它通过将复杂信息简化成一页视觉大纲来提高沟通效果。

使用精简导图能够解释和归纳重要的信息，它们非常有用，对主管团队来说也很具有实用性。精简导图能以大纲形式体现进度报告、进行会议总结以及形成综合策略，还可以用其表达公司的意见、突出新产品的关键信息或简化复杂的提议和问题，减少理解所需要的时间。

使用导图法既能保证展示不跑题，还能使表达清楚、连贯。

“精简”这个词的英文“BRIEF”中的每个字母都一一对应图示中气泡框里叙述的功能。导图中间的气泡框代表沟通的重点或者大纲，它被称做“精简匣子”（Brief Box）。在建立精简导图之前，我建议使用一张工作图（见图6—2）记上你要说的所有内容，并决定好内容的先后顺序和逻辑。在做好这些工作后，你就可以画出导图了。

每张精简导图都可以按下列方式进行分析：

B：背景（background）或开始（beginning）；

R：原因（reason）或相关性（relevance）；

I：包含的信息（information）；

E：结果（ending）或总结（conclusion）；

F：跟进（follow-up），来自别人或者自己的问题。

如何使用精简导图

考虑下面的场景：鲍勃正忙于一个项目，该项目要求替换掉一些关键技术，更新公司的IT设施，从而保证公司的快速发展，为此他需要定期向CEO汇报项目进程。公司总裁很清楚这个项目策略的重要性，在项目进行到一半时，他要求鲍勃做一份最新汇报。

错误策略：鲍勃愿意分享却不做准备

这个项目有很多方面让人不满意，它本身存在目标不明确、成本超支、拖延等问题。除了这些问题，该项目对鲍勃来说，是一个很好证明自己才干从而获得晋升的机会。因此，对鲍勃和公司来说，项目的完成情况至关重要。鲍勃很清楚项目的重要性，也想给公司总裁留下积极的印象，因此他决定去总裁办公室做一个简短的最新情况汇报。

鲍勃的汇报开头很好，他给出了一些关键亮点。然而接下来，他就开始跑题，没能说清自己是如何解决紧急事务的。报告中有太多微不足道的细节，CEO被这些细节弄晕了，当他更加深入地对其进行讨论时，鲍勃变得慌张和有所抵触。这次谈话用了很久时间才结束，而且没有讨论出结果。公司CEO开始质疑这个项目成功的可能性——他和鲍勃的信心都在降低。

正确策略：鲍勃准备了精简导图，并获得领导认可。

【I讲解引导】

【I】拆书家讲解引导

【What】

好的，我发现大多数人都已经阅读完了，其实这一段非常清晰，就是B·R·I·E·F精简导图，精简导图和我们常用的思维导图有什么区别？思维导图是我们由一个点发散出去，可以穷尽各种维度的可能性，而精简导图是极度聚焦，核心一望可知，简而言之，思维导图是把书读厚，而精简导图是把书读薄，我们可以用思维导图去整理和理解一本书、一件事，然后用精简导图去表达、去传播、去让人记住。思维导图可以帮你“装进去”，精简导图可以帮你“拿出来”（细化行动建议）。

【HOW】

使用这个导图非常简单，步骤已经在图中很清晰地用数字表示出来了，只要按顺序填写就可以：

第1步：核心——先把沟通的核心目的写在最中间的精简匣子里；

第2步：B(Beginning)——开始，从哪里切入话题；

第3步：R(Reason)——原因，相关性，这件事与对方的关系，或双方的关系；

第4步：I(Information)——关键信息、核心需求，要分点清晰，不啰嗦，只说关键；

第5步：E(Ending)——结果，结论，明确沟通想要达成的直接结果，给对方清晰的预期；

第6步：F(Follow-up)——跟进，待解决问题，对方反馈等，让沟通落地，不流于形式。

【根据原书中案例脉络，给出了更贴近实际的例子】

由于这是本外国作者的书，举的例子跟咱们有距离感，那咱们就举个上海白领小透明的例子吧，部门经理给小透明布置了一个任务，去跟IT部门的主管王哥反馈一下刚上线的客户管理系统出现的一些问题，希望IT部门可以进行优化，小透明很愿意沟通，，而且他收集了很多使用信息，但他在沟通前没有做准备，于是对话就是这样子：

【具体反例】

王哥，忙不忙呀？（王哥翻个白眼，手上还在那儿敲键盘呢，心话忙不忙你看不出来吗？）想跟你说个事，就是我们部门现在用的那个客户管理系统，最近用着总觉得不太顺手，不知道你们那边能不能帮忙调调。

然后巴拉巴拉说了十分钟，包括并不限于早就有同事反映问题，这些天自己忙忘记沟通，隔壁组大姐年纪大了，字小了看着费劲等等等等……技术王哥一边敲代码一边听，中途打断 2 次问 “你核心想改哪几个点？”，听完后皱着眉说：“你说了半天，我捋一下啊 —— 导出数据卡顿、标签不能批量、字体小？还有别的吗？（烦躁）我们这边排期很满，得先记下来报给主管排优先级，你回头再把需求一条条写清楚发我，我先忙手头的紧急开发，有消息再跟你说。”

【不那么做的坏处】

最终结果：当场没确定对接时间，也没明确需求优先级，还需要再花时间整理文字需求，跨部门协作的推进节奏完全被拖慢；王哥也觉得 “沟通太费劲，抓不住重点”，后续对接的积极性也会降低。

【反例变正例】

那小透明使用了精简表达的BRIEF模块后要怎么办呢？他画了一个表：（附后，现场展示，同时作为学习者的示例）

根据这个表的大纲，最终小透明的沟通是这样说的：“王哥，跟你说下，我们部门日常高频用客户管理系统，近期多个同事反馈部分功能用着不顺，已经影响日常工作效率了（B）。这些功能优化起来不复杂，改完我们的工作效率能提升，也能少麻烦你们这边（R）。核心就改 3 个点：①数据导出卡顿、②标签不能批量编辑、③界面字体偏小（I）。想麻烦你把这几个优化纳入排期，优先处理下基础功能问题（E）。我马上把文字需求发你和对接群，麻烦你帮忙确认下处理周期，我们这边全力配合测试，有需要的信息我随时补（F）。”

结果必然是：王哥一眼抓住核心需求，能当场告知排期情况或对接流程，无需二次返工，协作推进高效，还会觉得你 “做事利落、沟通省心”。

【适用边界】

咱们这种精简表达的方法，总的来说重点就是效率导向，仅适配有明确的功利性目标、听众时间稀缺或有决策需求的沟通场景，而非此类场景就不太适用了，比如：

情感、体验型分享场景——比如团建、个人成长故事分享、企业价值观宣讲、暖心的团队复盘（非业绩决策型）、职场经验漫谈（无明确行动诉求）等

创意、发散型探讨场景——比如头脑风暴、创意探讨、行业趋势自由交流、跨部门思路碰撞等

非正式、闲聊式交流场景——茶水间/午休时间同事的工作探讨、和领导的非紧急闲聊式沟通、和合作伙伴的轻松交流（无明确工作议题）

逻辑、推导型讲解场景——复杂问题的根源分析、专业知识的科普讲解、职场培训中的“原理型内容”讲解（比如教的是数据分析方法、沟通逻辑）等

说服、共情型沟通场景——向团队解释调整方案的原因（易引发抵触）、向客户背道歉并挽回信任、和同事化解工作矛盾等。这类沟通的前提是先共情再讲道理，开头直接抛结论会引发对方的抵触情绪，即使后续讲理由，也难以让对方接受，反而让沟通陷入僵局。

一句话总结：当沟通需要[对方快速懂、快速判、快速做]时，必用开头说重点；若沟通只需[对方听、对方感、对方想]，则无需硬用。

[A3]促动参与

拆书家提问设计：（逐字稿）

现在小伙伴们想像一下，假设你是小透明，在跟IT部门的王哥沟通后，想起这个任务是你们部门经理交给你的，现在你需要去例会上跟部门经理去汇报沟通的进度，你会如何准备汇报大纲呢？大家用2分钟的时间，把你的大纲写在附件2的精简匣子图表里。

写完请大家分小组讨论一下：

咱们讨论时间为5分钟。

【学习者提问与拆书家反馈】

（分组讨论过程中单独交流）学习者：我们不太熟悉小透明这类的业务。

拆书家：那没关系，我们现在的这个练习主要是练习将一个沟通目标写到我们拆页2里的这个“精简导图”中间的“精简匣子”里，然后把其他要点按书上的BRIEF模块填进去，思路就梳理出来了，咱们主要是练习这个梳理思路出大纲的过程。

学习者：好的，明白了。

……

好的讨论结束，现在我们这里就是部门例会的会议室，请一对小伙伴来现场演练一下，一位扮演小透明，一位扮演部门经理，其他小伙伴都是参会人员，来看看他们信息传达得是否到位，是否大家伙都顺利get到了小透明说的重点，有兴趣的小伙伴还可以像真的开会一样记一下笔记，会后对一对记的要点全不全。

学习者现场演示：

拆书家：那谁来扮演领导？可以不是一组的。

学习者林子：我。

拆书家：来来来，领导，你指派个员工吧！

林子：come on 阿菲。

“员工”：哈哈哈。哎呀，英俊的领导，这次由我给你汇报，真是非常荣幸。首先我给您汇报一下啊，由于我们上周复盘了一下我们部门在负责的客户管理系统的功能，出现了非常多的问题，已经严重影响到我们的工作效率了。这个部分的问题需要尽快的推动 it 部门的同事把这个 bug 优化。我也看了一下近期 it 部门王哥的这个工作量，他的需求确实排的比较满，但是我也在他百忙之中抽出了他半个小时的时间。帮他过完了我们的需求。相关性上面来说，其实王哥对这我们这系统非常的熟悉，相对来说他改BUG的时间其实也会比较快。同时其实他也非常希望能减少人为咨询对他本人的一个工作时间的消耗，关键信息我已经跟王哥对齐了需求：

第一，王哥已经非常认同了我们这几个需求的一个价值，他觉得很重要，也是您教导有方啊。（“领导”哦，哈哈哈。）

第二，他已经非常了解了我们现在几个需求的内容，包括有一个 P0的需求，一个 P1的需求，一个 P2的需求，（其他学习者：好专业啊！）需求优先级他已经非常了解了。（“领导”：好！）

第三，结果就是，现在三个需求，王哥已经放入了下一个版本的这个排期，（“领导”：这么快啊？）就会在啊3月16号那天上线啊，最后6号“跟进”，（“领导”：好！）

林经理，你看一下这个，你对这个现在的这个进度，包括我们需求的这个优先级，还有没有什么建议，也帮助我下一次跟王哥啊对接需求的时候，更好的能推进。这是我以上的汇报啊。

“领导”：啊，不错，下个月奖金安排上，哈哈哈。

拆书家反馈：

哗，小伙伴们的演练太完美了，如果我们在工作上保持如此高效精简表达，升职加薪指日可待！我们掌声鼓励下两位伙伴，非常好！现在不仅每个人都帮小透明写出了大纲，而且还体验了一把大忙人听众的角度，每个小伙伴都非常优秀。

【A2】催化应用:

场景催化：

想象一下，下周一我们进入工作场所，迎面遇到的同事会是上司、下属还是同事？又将会遇到什么样的沟通场景呢？是跨部门沟通？工作会议还是工作汇报？

应用催化：

那你又可以如何运用新拿到的这个BRIEF模型来提前准备出你的沟通大纲呢？好的，大家可以拿出附件3的精简匣子图表，可以把你的思路简短地写在你的新图表上。

写完后，可以再拿出附件1的那个问卷，如果你熟练使用BRIEF模型，这个问卷上你的分数有变化吗？（学习者反馈相关的题目确实分数有提升）

【结束语】

好的，在我们拆书活动接近尾声的时候，我也用BRIEF模型来回顾一下咱们今天的学习：

首先：我们的学习目标是了解精简表达的重要性，再进一步学习使用BRIEF模型；我们针对了职场沟通由于忙碌和杂讯造成的沟通不畅的痛点（B），解析了几个咱们职场中最常见的案例(R)，最终大家都了解了精简表达的重要性，并且使用BRIEF模型为自己的下一次职场沟通写出了大纲(I)，大家，包括我都觉得很有收获(E)，作者书中还有其他的小工具，如果有兴趣，咱们后面还可以继续讨论和学习(F)。

一次拆书活动是三个层面的对话：我们与学习者的对话、我们与自己的对话、我们与作者的对话。我们用作者的话来结束今天的美妙拆书之旅吧！希望大家都能成为精简大师，因为——

精简大师总是说的话少，成的事多！

今天我的分享就这些，谢谢大家聆听！