4D工作法-清晰制定每日待办清单（P170-P171）

那我就重点说说怎么把4D工作法落实到待办清单上，其实就一句话：

不管遇到什么样的事，迅速用4D工作法确定它的下一步行动，然后写在待办清单里。具体写法是这样的：

第一，Do it now，立即去做的事情写在自由区，不一定非要写在最上面，只要你在这件事情上做好标记就可以，这样的事情在一上班的时候优先去完成。

第二，Delay it，计划去做的事情有四类：（1）今天做，而且是约会，所谓约会就是固定时间点去做的事情，比如说下午2点开会，这就是到2点才能去做的事情，所以是约会，我把这类事情直接放到手机日历里；（2）今天某个时间段做的事情，我把它放在左侧的时间轴上，这是硬性时间，这段时间内我一定要排除干扰做这件事；（3）今天做，但什么时候做都行的事情，我把它写在右边的自由区，并且做任务分解；（4）今天别人交代给我的事情，但是将来才去做的，我就把它写到月历里。

第三，Delegate it，授权去做的事情并不等于放权，我把一件事情授权给别人去做的时候，都会跟他确认一下什么时候给我回复。比如对方说三天后给结果，那么我就在日历里三天后设置一个提醒，到时候我就会跟进这件事情。

第四，Don’t do it，尽量别做的事情我根本就不会写到清单里。

现在参加拆书的老师们有多少是上班族？

大家平日工作中有没有一种，一天下来好像做了很多但重点工作一点都没推进？又或者是，工作时间里啥都不想干，悠闲自在，一到快下班就开始疯狂赶进度。

如何在有限的24小时内，安排好一天的任务，指导我们有条不紊地开始一天中的工作呢？

What：

今天为大家介绍一个非常实用的4D工作法，我们可以通过一页纸或一个表格，分别对“Do it now，立即去做”、“Delay it，计划去做”、“Delegate it，授权去做”、“Don’t do it，尽量别做”这四类事项进行归类整理，将一天的工作规划明白，按照规划，迅速完成各项任务。4D工作法的具体内容如下所示：

How：

第一步：先整理出“立即去做”的事

这类事紧急又很重要，需要优先去做。对于这类事项，我们要在计划表中标上星号，视觉上呈现它的重要性。

第二步：再整理出“计划去做”的事

【计划去做】的事可以分为：当天固定时点的事+当天要完成的事+未来待完成的事

“当天固定时点的事”，可以标注在一天中的时间刻度表上，一目了然；“当天要完成的事”，可以进行任务的分解，便于利用一天中的任意时间完成某个小环节，用点滴积累来助力任务完成；“未来待完成的事”，可以写在月度日历表中，提醒处理。

第三步：再整理出“授权去做”的事

工作中很多事都需要配合，可以分配出去，由他人代劳。要注意：如果授权给别人去做，你仍然是这件事的责任人，所以，应该时刻跟进，适当时间节点追问进度，直到完成。

第四步：最后整理出“尽量别做”的事

比较耗费时间的娱乐事项，我们可以清出来，舍弃掉，不写进规划中。

Why:

当我们掌握了4D工作法之后，一天中的工作就可以综合按照重要性、紧急性、是否可授权，来分门别类清晰呈现在眼前，清晰明白一天的重点任务以及需要花时间的地方，从而清楚应该优先处理哪些事，哪些事又是可以利用碎片化时间来完成的。

Where：

这个方法，适用于所有想要通过做好每日工作规划，将工作和生活安排得井井有条的人。

<举例>

我是一个喜欢写规划的人，每天早上到办公室之后，都会在笔记本上写下满满的一页计划。完成一项打个勾，一天下来，本子上的勾看起来还算是挺多的，乍刹那还挺有成就感。

今年8月份开始出差，出差之后我也有一个计划本，但是出差时间和出差中的工作任务临时可变性很强，比如本来安排好的一天两场说明培训会，临时加成4场，导致我的学习时间就会缩短，很多时候我的计划都会被打乱，我自己的提升计划也没有开展起来，导致后面考试也受到了不少的影响。

后来经过反思，我才深刻知道了自己的问题：没有对重要的事设定一个每天必须达标的目标，没有借助第三方人员来沟通临时添加的工作量。

直到我发现了4D工作法，我马上改变做计划的方式。如下所示，就是我整理的自己11月3日的计划。

打了星星的是【立即去做】的事，比如：“早会主题范围”；“选题背调市调文件整理”；

将“7:00学习英语”、“10：00开早会，”、“15：00  26春第三个月选题研讨会”。在左边时间刻度轴中体现，这是【计划去做】的事中“当天定时定点的事”。

【计划去做】的事中，“当天要完成的事”，做了任务分解，写在右侧空白处，比如：“讲师月度学习提升计划”分解成：培训反馈整理、培训梯度建立（一阶段、二阶段）、培训方向确立、培训计划完成；

将“开发制定一部分培训内容课件”拆解成了：明确内容-打造标杆台风、制定目标-教资教态训练、确立框架-四个板块；

期间，领导要求我培训计划落实之后要设定考核机制，配合公司搭建人才梯度，这是【计划去做】的事中“未来待完成的事”，所以，我把它安排进了日历中，用作提醒。

我已经挑选好了礼物直接付款就行，所以我把“为朋友买生日礼物”的任务，作为【授权去做】的事，交给了对象，他当天就完成了进度。

而对于往日刷短视频【尽量别做】的事，进行舍弃，没有写在规划里。

这就是我11月3日一整天的规划，当天根据这个清晰的规划来开干，效率特别高。

<预防异议>

可能会有一些小伙伴觉得有些困难，这个计划做起来有些麻烦。

你只需要每天花10-20分钟时间来做出第二天的计划，然后在第二天中对照计划来执行，规避掉“思考做什么”的纠结，效率提高后，肯定能省出不止20分钟，让你的改变从运用4D工作法开始。

<分步催化1>

现在请大家思考一下，明天或者未来一周的某一天，将会有哪些工作或者生活上的事情等待你去处理？

比如：工作上，本来明天临时加了一个紧急的项目，让你跟进让你负责，同时在生活中，你最近又一场考试，考六级，但还需要考虑接待家里新来的客人、陪老公、搞卫生、做美食等等。

是不是好多安排呀？请大家花上2分钟时间，将你想到的“这一天”的待办清单写下来，且在组内进行分享，稍后请一位小伙伴分享。

注意，只需要把事项罗列出来就好啦。

学习者分享：KKK老师：“我近期有很多安排，学习AI人工智能、接手了公司的培训会组织工作、还要参加拆书活动、家里面还有老人需要陪伴照顾，感觉很忙，每天都在忙这些事，但是看不到太大的进度。”

<拆书家总结>

感谢小伙伴的分享，很全面也很清晰。

<分步催化2>

刚刚我们都罗列出了一系列的待办事项，大家会不会觉得很乱，也没有重点。我们刚刚学到了4D工作法，现在请大家运用4D工作法，按照“立即去做”“计划去做”“授权去做”“尽量别做”四个部分，来对待办清单进行归类整理，同时可以在小组内讨论分享。

拆页后面有一个格式给到大家，可以取用，3分钟后，我将请一位小伙伴来公众分享。

<学习者案例记录>

KKK老师：立即执行：培训稿子需要马上整理；委托他人：暂时没有，如果有一些临时工作，可能会委托他人；计划执行：拆书过级，在我的计划清单中；定时完成的事件：下周周五17：00前完成公司内部知识分享。

<拆书家回应>：谢谢谢KKK老师的分享，看来大家都掌握了4D工作法，希望大家在刚开始运用的时候，可以先用4D工作法把一整天的工作计划一下，熟练之后，在扩张到一周、一个月、一年。

<总结>

今天的分享到这就要结束了，我们一起来回顾一下，主要分享的是4D工作法，分别是“立即去做”“计划去做”“授权去做”“尽量不做”，通过这个方法，我们可以制作出一份层次分明的待办事项清单，从而增强后续的执行力与效率。希望大家日常中用起来，谢谢大家。