开场:
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【学习目标】希望通过今天的学习,大家能够运用责任型授权五步法,进行授权、以高效完成某项工作或事务。
【开场】欢迎大家来参加我的2-2过级活动,我是拆书家杨书龙。我的三个标签是:企业管理咨询师、陪跑教练、拆书家。
【分组】然后今天呢?我们在学习之前首先来做一个分组(2人/组;或是由于人数不够,多人为一大组)。
<过渡语>接下来,我来给大家介绍一下这本书
【FAB法介绍】图书介绍
今天我要给大家带来的这个片段出自《高效能人士的七个习惯》第五章的第三个习惯:要事第一 中的一个片段,责任型授权的五步法。
[F 特征] :这本书是由美国的史蒂夫·柯维博士所写的,他是美国学界公认的的思想家,入选影响美国历史进程的25位人物之一,被《时代周刊》评为“人类潜能的导师”。这本书主要介绍了在个人领域、公众领域以及在自我提升方面高效能人士需要具备的七个习惯。
[A优势]:这是一本在2002年被《福布斯》评选为十本最有影响力的书之一,在美国影响力仅次于《圣经》,于1989年发布至今有30多年,在全球70多个国家发行超过1亿册,至今仍然是最具影响力的10大管理类书籍之一。
[B本书利益]:这本书讲到了七个习惯连接成一个系统,可以帮助我们从完善自我开始:积极主动,以终为始,要事第一;进而去寻求合作双赢,从个人的角度可以提高自信心,认清自身的本质。在公众领域可以实现合作双赢。可以帮助个人或组织以结果为导向,学会合理分配任务,更好的提高工作办事达成效率。
在我们的工作和生活中,我们常常也需要与别人协作的地方,比如:作为上司的你要如何给下属分配进行工作,如何才能让对方更快的上手,提高效率呢?或者说作为平级的伙伴,你需要如何与对方对接项目,然后让对方做出想要的效果?或者说你作为父母,回到家中,想要孩子能够慢慢学会做家务,如何让他能够心甘情愿,主动去做出让你满意的行为呢?那么的话就请大家看一下这个拆页,然后进行今天的学习。
<过渡语>接下来,请大家先用2-3分钟的时间来阅读一下原文片段,看完请回1。
【R原文片段】:阅读原书拆页 P186页
责任型授权的关注重点是最终的结果。它给人们自由,允许自行选择做事的具体方法,并为最终的结果负责。起初,这种授权方式费时又费力,但却十分值得。通过责任型授权,可将杠杆的支点向右移动,提高杠杆的作用。
这种授权类型要求双方就以下五个方面达成清晰、坦诚的共识,并做出承诺。
预期成果 双方都要明确并且完全理解最终的结果。要以“结果”,而不是以“方法”为中心。要投入时间, 耐心、详细地描述最终的结果,明确具体的日程安排。
指导方针 确认适用的评估标准,避免成为指令型授权,但是一定要有明确的限制性规定。不加约束的放任,其最终结果只能是扼杀人们的能动性,让人们回到初级的指令型要求上:“告诉我你想要我做什么, 我照做就是了。”
可用资源 告知可使用的人力、财物、技术或者组织资源以取得预期的成果。
责任归属 制定业绩标准,并用这些标准来评估他们的成果。制订具体的时间表,说明何时提交业绩报告,何时进行评估。
明确奖惩 明确告知评估后的结果——好的和不好的——包括财物奖励、精神奖励、职务调整以及该项工作对其所在组织使命的影响。
信任是促使人进步的最大动力,因为信任能够让人们表现出自己最好的一面。但这需要时间和耐心,而且还有可能需要对人员进行必要的培训,让他们拥有符合这种信任水平的能力。
我坚信,只要方法得当,这种责任型授权绝对能够让双方都受益,并且最终能够使善于分配工作的人用很少的时间做成很多事情。
<过渡语>
好的,看到大家都已经基本上看完了,接下来我将带领大家一起来拆解这个片段,具体讲了些什么呢?
I拆书家讲解引导:
What是什么?:这个片段主要讲解了《责任型授权的五个步骤》简称责任授权五步法,它是以结果为导向,给人以充分的自由,自行选择达成预期结果的一个方法。
当需要去完成某项工作或者事务时,我们往往有两种选择:1、自己亲力亲为;2、授权他人完成。片段中提到的责任型授权法,就是一种授权他人完成工作的方法,从长远来看是最为合理的一种方法,也是高效的秘诀之一。
why为什么?比如说我们手上的事情很多,结果发现交给别人去做,比自己做还累,不交出去呢自己做又没有时间。那么,责任型授权刚好可以帮助我们解决这个问题,帮助我们可以更好的分配任务。如果不这样做呢?我们很容易陷入什么事情都需要自己去做,事必躬亲,而且容易对别人产生不信任的情况,形成一个恶性的循环,最后还把自己搞得很累,效率非常低。
那既然这个方法这么好,具体应该怎么做呢,一共分为五个步骤
How:具体可以这样做(四定一给)
第一步:定结果:明确最终想要的结果,并详细描述,制定行动计划和完成期限。
第二步:定标准:确认适用的评估标准,有明确的限制性约定。
第三步:给资源:提供达成任务需要的资源:人、财、物、技术、组织资源
第四步:定责任:制定业绩标准,说明什么时候验收成果,提交业绩报告。
第五步:定奖罚:好的是什么,不好的是什么。(财务激励、精神激励、职务调整等)
这些步骤、有助于帮助我们在领导和管理的角色中,更好的明确清晰、更好的达成共识,并建立起信任和明确的责任分工,以实现良好的责任授权,让团队工作更高效;
Where:这个方法的适用场景非常广泛,可以是职场上用于帮助组织提高领导力,促进员工的自主性和创造力,提高团队协作非常有用,对于个人用于分配任务计划也是非常有用,但不适合用于一些需要紧急处理或需要严格遵循规定的任务。
【预防异议】
讲到这里啊,也许有的伙伴会觉得:这种方法太麻烦了,有些事情自己做很快就能完成,授权别人,还有沟通啊什么的,那效率自然会降低,怎么会提高效率呢?从短期来看确实如此,但随着我们个人能力越来越强,负责的事情也会越来越多,凡事都亲力亲为,总有一天会吃不消,毕竟每天我们也只有24小时。懂得运用责任型授权,长期来看反而是最不麻烦和最高效的。
还有伙伴会说:我也不是什么管理者,就是个普普通通打工人,没有机会用到责任型授权呀?其实呀!这个方法也是可以反向运用的、如果领导给我们安排的工作不清晰,我们也可以运用责任型授权法和领导明确工作内容和工作目标,磨刀不误砍柴工。举个例子:工作中领导有时候布置工作会这么说:小李呀,写个年终总结给我吧。这时我们可以这样和领导沟通:张总,这份总结您期望达成的目标是什么?什么时候需要完成呢?有没有什么指导思想?如果遇到困难,我可以直接向您请教吗?写成什么样子是比较满意的?有以往的参考模板吗?这份报告对咱们团队的重大意义?相信和领导这样沟通后,我们再进行总结就会高效很多。
下面和大家分享我的一个案例。
我从事企业管理咨询工作13年了,现在经常也会需要给新同事或企业方管理人员分配工作任务。比如项目组来了一个新同事,我们都需要先完成新人某项任务的一周工作报告,我通常是这样安排的:
1、 定结果:XX老师你好!你的第一个工作任务是完成车间现场整理整顿工作,并出一周工作报告,在周五17:00前提交;
2、 定标准:任务的重点是在提升车间生产效能;其中车间主管工作作风是什么样,车间班组长情况是什么样等说明;
3、 给资源:我这里有一份详细的企业诊断报告,可以解决你绝大部分的疑问,遇到困难还可以找我沟通。
4、 定责任:要求一周内提升车间目视化管理水平;
5、 定奖罚:如果你能一周完成任务,将有很大可能获得提前转正的资格。还有什么不明白的吗?通常新同事会高效地完成这份报告。
【A2:分步催化1】
接下来,也请大家想一下,在接下来的一周或者1个月内,你打算在哪些地方应用这个责任授权五步法呢?是在工作上,还是在生活中等;比如项目需要负责人,家庭周末旅游安排,某项工作任务需要跟进完成等,接下来大家可以用2-3分钟思考一下。
[学习者案例记录]
案例1:索取型下属,怎么用责任授权?
【A2:分步催化2】
接下来,大家可以根据自己刚才提出的问题,进行细化一下,在接下来的一周或者1个月内,大家会怎样具体的去应用这个方法,大家先讨论4-5分钟,稍后我们邀请一位小伙伴来进行分享一下哈。
【示例1】X项目,PMC部主管设计主计划表格式的案例
第一步:定结果: 在周五前完成主计划表设计工作,确保下周一能正常试用;
第二步:定标准:主计划表下周一能开始试运行
第三步:给资源:我会发一个非本行业的主计划表模板给你,如有疑问的地方,可以过项目组办公室来问我;
第四步:定责任:本周五前完成主计划表设计
第五步:定奖罚:按时完成任务加10积分币,末按时完成-5积分币;
【示例2】
妈妈:小刚啊,你已经5年级了,这个假期我们想锻炼一下你的生活自理能力。(定结果)
小刚:可是我好多东西还不会呢。我可以吗?
妈妈:这个没有问题,我会培训你的。你不需要担心。首先,我现在已经把房间打扫过了,我每天下班,如果家里还是这个样子,我就比较满意了,这个可以做到吗?(定标准)
小刚:我尽力吧。
妈妈:看来你比较勉强啊。
小刚:我还是比较担心的。
妈妈:这样我先带你两周,这段时间我会指导你使用洗衣机、拖地、打扫卫生。(给资源)两个星期以后,我们就要正式开始了,你觉得可以吗?
小刚:好吧。
妈妈:看来你还是有点勉强啊。不用担心,你除了完成作业,只需要每天拿出1个小时打扫卫生、或者使用洗衣机洗衣服就可以了,其他包括做饭等比较复杂的工作你暂时先不用管。(定责任)
小刚:那还好!
妈妈:先别高兴太早,我每个周会不定期检查两次,我会监督你的劳动的!(建立监督机制)
小刚:啊?如果做的不好会怎样呢?
妈妈:我会考虑适当减少你的零花钱!但是你也不用担心,如果你做的好,我也会增加你的零花钱!(定奖罚)
小刚:妈妈,我一定会好好劳动,争取拿到更多的零花钱。
[学习者案例记录]
学员分享:定结果:开好周例会,周度业绩达标;
定标准:未来7天每周要达成10万元业绩;
给资源:给了下属方向与方法等;
定责任:做好本职工作;
定奖罚:起额完成20%,奖励50元;
<过渡语>好的,非常感谢XX老师分享的这个案例。
【结束语】接下来,希望大家在运用的过程中能够取得预期的效果。今天,非常感谢大家来听我这个2-2的过级活动,如果大家在用的过程中有遇到任何问题,也可以单独的私聊我,一起交流。今天的活动就到这里了,谢谢大家!