高效工作法——GTD（Getting Things Done）把事情做完，来源《可复制的领导力》P187-188

如何保证在这段时间内仍然精神集中，不被分神呢？

我们可以利用一些类似日程表的小工具，记录下某个时间段要去做的事。比如，晚上7点到9点要开会，下午4点到6点要准备会议资料，等等。到了这两个时间段，管理者就放下手头其他事情，专注处理好这两件事，除了两个时间段之外，不再多花时间。如此一来，便会有效提升效率。

这种办法是美国非常流行的一种高效工作方法--GTD(Getting Things Done，把事情做完)。GTD的核心理念是必须记录下来要做的事，然后整理安排并让自己一一执行，大致分为收集、整理、组织、回顾和执行五大步骤。

1.收集

将能够想到的所有应该去做的事情罗列于“待办事宜”中。待办事宜的存在形式可以是实物性质的文件夹、资料夹和纸张等，也可以是以数字形式存在的日程表。这一步的关键在于，将所有未来可能面临的任务全部记录下来。

2.整理

将进入“待办事宜”的事项进行分类处理，定时清空。一般来讲，类型分为“可以立即完成”与“不可立即完成”两类。对于可以立即完成的事项立即处理，清空任务。对于不能立即完成的事项则进入下一步组织环节。对于一些参考资料类的信息，可以对其进行标记后分类存放。

3.组织

组织是GTD中最核心的规划步骤，需要管理者综合考虑各方面因素，制订出相应的计划。行动的组织可以分为行动清单、等待清单和未来清单三部分。

①行动清单，是指下一步具体的行动。如果下一步包含多个步骤，则需要细化成更为具体的工作，比如地点和时间等。这样管理者就会了解应该做的工作。

②等待清单，是指委派别人去做的工作。

③未来清单，是指延迟处理未设置具体完成时间的计划。

4.回顾

回顾是指每周都进行清单回顾、检查和更新的步骤，确保GTD系统的正常运作，并保证下周计划正常进行。

5.执行

按照清单开始行动。

GTD的做法实际上是通过工具来防止“瞎忙”情况的出现。由于事先安排好了每段时间的任务并设置提醒，我们不会错过任何事情，也不会因为担心没时间做一件事而影响其他事情的正常推进。正如王阳明所说“心无外物”，修炼心性到只专注于眼前的事物。东西方文化在这个问题上彼此交融，也是十分有趣的一件事。

好的，我看大部分伙伴都读完了，我先简单说一下这个拆页。

What：这个拆页主要讲了在多个事情的干扰下，效果会降低，为了保障工作效率，推荐用一个标准化工具来进行高效工作，这个工具叫GTD工作法。

Why：为什么要用GTD工作法呢，我根据重要紧急程度不行吗。事实上很多人也确实是这么做的，这可能会出现一个弊端，什么事着急，我先办什么，一直在应对各种火情，简单来说就是瞎忙。原来准备今天下午和下属谈心的，但是客户投诉了，于是马上取消谈话去处理投诉了。作为团队管理者或者是高效能人士，我们需要跳出这种“瞎忙”的怪圈，我们的时间要用在全局规划、解决根本问题上，“好钢要用在刀刃上”。

How：具体怎么使用GTD工作法呢？分为五大步

1.收集：罗列“待办事宜”

2.整理：分类“待办事宜”： 可以立即完成、不可立即完成

3.组织：定计划：行动清单、等待清单、未来清单

4.回顾：以周都为单位进行清单回顾、检查和更新的步骤

5.执行：按清单执行

举个例子来说，以我最近的工作为例（PPT中图型呈现，展示GTD用法）

那我举个例子，前段时间我突然被分了一个专项的工作任务，我本身有好几个培训，又来一个专项，线上还一会一个审批，这直接打乱我的工作节奏，那段时间我总是加班，感觉总是有很多事情同时并行、分身乏术，最后弄得我也很焦虑。

我接触了GTD工作法以后，我刻意去练习了一下，把一系列工作然后我列了列。首先列了一下，主要有这么六件事，我要做四个培训，还要开一个会做一系列的线上审批，这是我的代办清单，那么写完了以后，我第二步进入到整理去分类，那我可以立即完成的是这个线上审批，我大概。两分钟我就能批完了，所以顺手就干了，其他的五件事进入到不可立即完成的清单整理好了以后，我再进入到第三步，进一步去分类，那么我的行动清单就是我必须亲自己去做的事情，第一个我要开这个会就。必须安排在这个时间的两个小时，这俩小时我不干别的事就开这个优化会那第二个做好反馈培训。它不是一瞬间就能完成的，又涉及到我要做好多准备工作，所以我又进一步往下列了列我20号写PPT初稿23号写终稿24号做学员手册25号我来做现场的培训交付。这两个是进入到了我的行动清单。我后续就要按照这个行动来去严格执行。那我的等待请答案是我的技术升级的培训我不要亲自来做，我可以把它交给技术部门来去主责交付，我只需要跟进他的结果过程中去check就可以了。那我的未来清单是我的一个高期培训和面向客户的培训，我暂时定在了10月底和11月初，所以不是那么着急，我暂时先不用管它，他进入了我的未来清单。做出这个行动的三大清单以后，后续国庆节回来我要进行第一次维护这个清单我要滚着来，不断的更新。最后执行就是我要按照我写好的组织清单去严格的去执行。

Where：这个GTD高效工作法在这本书中是写给管理者用的，但实质上他就是一个高效工作的方法，每个人都可以用在管理实践和任务上，不局限于管理者。

我们先分一下组，我们接下来会用到分组讨论。因为今天是线上，我们就简单一点，我直接通过会议软件帮大家分组。
你有没有遇到过这样的情景？

手上一堆事情没做完，领导又叫我开会给我安排新工作，

下属也难以独当一面，总是来问我问题，或者是孩子作业又写不下去了，总是来问我

相关部门也有一些细小的事项需要我协同，虽然不占用很多时间，但是好烦，

感觉不能集中精力处理工作。

好的，我们每组找1位小伙伴来分享一下自己的过往经历。

【A1+反思加工经验】
我们刚刚回想了自己在过去一段时间被一堆事情搞得手忙脚乱的场景。假如说现在可以回到过去，回到你当时的处境、面临同样的情况，不同的是你学习GTD高效工作法，想一下，你会怎么分配时间处理这些工作？

（分享A1+）

好的，我们今天的拆书活动基本就告一段落了。我们今天学习了《可复制的领导力》时间管理的工具——GTD工作法。未来当你遇到繁忙的事务繁忙的工作和家务的时候，可以用一下这个工具。

【现场案例】

背景：我们单位叫我一叫我去开会，又有涉案财务要我去处理。现在财务清查这一块是比较杂。还有一件事就是我们单位的心理测试要我出总结。那两天搞得我晕头转向的。

1.学习完GTD后我先罗列一下这三个待办事件，

2.罗列完后发现好像都不是立即不可以立即完成的事，都是不可以立即完成的事，

3.然后有一个对接下来行动清单的话，我会向领导汇报，我有心理测试报告要写，这个是要我自己要做的事。

等待清单这一块可以安排两个。开会的话可能就叫其他的民警去做了，涉案财物的清理和检查可以通过我手下的两个辅警去做，他们做完那部分的时候我再去做后面的事。

4.接下来就是按照清单，定期更新并按清单执行。