下面给大家一分钟的时间阅读一下拆书片段，读完请抬头示意。

(R阅读原文拆页)

《高效能人士的七个习惯》P100 别让琐事牵着鼻子走

使用下面这张图可以详细解释第四代时间管理方法的重点。从本质上看，我们对时间的使用方式不外乎以下四种。（见表）

在时间管理矩阵中，第一类事务即紧迫又重要，需要立即处理，通常被称为“危机”或 “问题”。

如果你过分注重第一类事务，那么它们的范围就会越来越大，最终占据你全部的时间和精力。

有一些人将大部分时间花在紧急但并不重要的第三类事务上，却自以为在致力于第一类事务。

还有些人每天都要应付各种各样的问题，疲于奔命，因此只能借助第四类即不重要也不紧急的事和来逃避现实，稍微放松一下。在这些人的时间管理矩阵中，他们把90%的时间花在第一类事务上，而余下的10%中的大部分则用在第四类事务上，用在第二类和第三类事务上的时间则少之又少，几乎可以忽略不计。

有些人几乎将所有时的时间都用在第三和第四类事务上，可以说他们过的是一种不负责的生活。

高效能人士总是避免陷入第三和第四类事务，因为不论是否紧急，这些事都不重要，他们还花费更多时间在第二类事务来减少第一类事务的数量。

第二类事务包括建立人际关系、撰写使命宣言、规划长期宣言、规划长期目标、防患于未然等等。人人都知道这些事很重要，却因尚未迫在眉睫，反而避重就轻。

按照彼得·德鲁克(Peter Drucker)的观点，高效能人士的脑子里装的不是问题，而是机会。他们不会在各种各样的问题上浪费时间和精力，他们的思维方式是预防型的，总是能够做到防患于未然。当然，他们也有真正意义上的危机和紧急事件需要马上处理，但是这类事件的数量相对来说很少。他们能够平衡产出和产能的关系，将时间和精力集中在重要但是并不紧急的事务上，即第二象限事务，完成这些活动能够提高个人的处事能力。

有了时间管理矩阵，现在花几分钟回顾一下本章开头的问题。请查看自己的答案属于以上哪一象限事务。重要而紧急吗？依我推测，答案多半是第二象限。因为重要，才会使生活大为改观，却因为不够紧急，所以受到忽略。但是只要我们立即着手进行，效能便会大为增进。

我曾问过一家购物中心的经理人员类似的问题，他们一致认为，与承租购物中心的各商店老板建立良好关系，最有助于业绩进展。这属于第二象限事务。

但经过调查发现，他们只有不到5％的时间用在这上面。这也难怪，太多的事情使他们分身乏术：开会、写报告、打电话等第一类公务已经使人筋疲力竭。纵使难得与各商店老板接洽，也不外乎收账、讨论分摊广告费等令对方不快的事。

至于承租业主则各有一本难念的经，他们希望购物中心的管理人员能帮助解决问题，而不是制造问题。

于是购物中心方面决定改弦更张，在理清经营目标与当务之急后，就以1/3的时间，改进与各商店的关系。施行了1年半左右，不但业绩提高4倍多，经理人员也成为各商店的倾听者、训练者与顾问，不再是监督者或警察。

因此，不论大学生、生产线上的工人、家庭主妇，抑或企业负责人，只要能确定自己的第二类事务，而且即知即行，一样可以事半功倍。在时间管理领域称之为帕雷托原则--以20%的活动取得80%的成果。

(What)以上片段讲解了第四代时间管理方法以及实施重点，只要确定第二类事务，也就是抓住重要不紧急的事，我们做起事情来就可以事半功倍。

第四代时间管理的方法从事务的重要性和紧迫性对事务进行分类。

第一象限：重要并紧迫的事情，需要立即处理，例如生病、考试、收款。第二象限：重要不紧迫的事情，与自己发展方向有关的事务，但却不迫切。比如健康管理、学习成长和家庭关系。第三象限：不重要紧迫的事情，例如业余时间接电话、紧急邀约的饭局。第四象限：不重要不紧迫的事情，包括刷手机、看电视。

通过这样的分析得出，大部分人只有关注第二类事务并去落实和践行，才能做到事半功倍，心态才能淡定自若，避免被琐事所困。

(why)

（人们一般做法）

如果没有专门的学习，我们一般不会把自己的事物按照紧迫程度和重要程度进行划分，我们会以“随遇而安”心态自我安慰，遇到什么事情解决什么事情。同时，我们也会发现周边有些人生活没计划，不会归类，没有重点。长此以往，很容易忽略我们做事的目标，人生难有成就。

(不这么做的坏处)如果平时不注意，不明确第四代时间管理方法的重点，我们就很容易被琐事所困，陷入低效能。

(反例)

以我自己为例，刚进入职场时除了工作就是消遣，工作上也只是知道要积极努力，力图抓住每一个机会，没有想过自己要有哪些事项需要重点处理，导致每一个学习成长的方向都很努力去做，显得很忙实际上是低效能的，但一旦在哪一个方面出了问题，变成紧急且重要的事情才去处理，比如毕业后在广州非常忙碌的4年后，2008年第一次买房的时候才发现缺口这么大，才知道是自己平时不注意理财规划，只是关注专业知识的学习，导致当时非常被动，自己在人生规划上非常不平衡，走了很多弯路。

(How)

那我们如何抓要事呢？按照原文第四代时间管理方法的信息和例子，可以整理的抓要事三步法是这样的：

1、 列事务清单，就是调查汇总把要做的所有事务一项项具体列出来。

2、 按四类排序，把要做的事务按重要程度和紧迫程度维度分成重要并紧迫的事情、重要不紧迫的事情、不重要紧迫的事情、不重要不紧迫的事情，归类和排序到时间管理矩阵里。

3、 明确并执行，明确所列的第二类事务是重要不紧迫的事情，调整策略花80%时间和精力放在第二类事务上。

（意译案例）

根据原文中的案例，我也跟大家分享一个更接近的意译案例。

我们知道对于奢侈品销售而言客户服务非常关键，热播电视剧《我的前半生》唐晶刚进入奢侈品店工作时，她的销售业绩并不理想。她被日常的琐事和工作压力所困扰，导致她无法将精力集中在客户身上。她的销售业绩每月都在底部徘徊，无法达到预期目标。

在经历了一段时间的摸索和失败后，唐晶开始反思自己的销售策略。她意识到，只有把80%的精力做到真正关注和满足客户的需求，也就是投入到第二类重要但不紧急的事务中，才能在销售行业中取得成功。

于是唐晶开始主动了解每一位顾客的喜好和需求，提供个性化的商品推荐，并且在售后服务上下足了功夫。她逐渐找到了与客户沟通的诀窍，并能准确把握客户的需求。

随着时间的推移，唐晶的客户群体逐渐扩大，她的销售业绩也随之大幅提升。在短短几个月内，她的业绩同比增长了300%，成为店里的销售明星。

唐晶的成功不仅体现在她个人的业绩上，她的客户也因她的专业服务而获得了满意的产品和购物体验。这种双赢的局面使得唐晶的客户口碑越来越好，也为她带来了更多的忠实客户。

在唐晶的职业生涯中，她始终将客户服务作为工作重点。这使得她在销售行业中取得了持续的成功，并为她带来了丰厚的人生回报，也超越了销售的角色，成为客户值得终生信赖的朋友。

（反例变正例）

如果我能够利用第四代时间管理的方法并明确重点，财务管理就是我的第二类事务，重要且不紧急。反思我多年前第一次买房的带给我的深刻记忆，我会在2004年就第一步利用事务清单进行时间管理，定期将健康、家庭、事业等重要事务全面具体列出来，第二步按照四类排序，优先规划时间完成包括买房准备在内的第二类事务，第三步坚决明确的把80%的时间花在第二类事务上，这样我可以避免只关注职场而提前几年就为买房及早做好各项规划和准备，不错过重要的财务机遇，让接下来的人生收获更多的从容。

(Where)抓要事这样第四代时间管理的方法，适合职场新人或者总是感觉被琐事困住想改变的人，但如果你信奉断舍离或者极简主义，对你来说已经没有多少要关注的事情，当然也就不用第四代时间管理并明确重点了。

（预防异议）

你可能会有疑问，如果直接进行第三步，明确并执行，直接确定事务不也可以吗？为啥还要前面两步，感觉有点多余。实际上，前两步的重点在于减少遗漏要处理事务的可能性，并能够快速按四类进行分析和确认，只有这样才能做到算无遗策和胸有成竹。否则，直接进行第三步，虽然有可能最后结果是一样的，但是笃定的心态和执行的决心会大打折扣。

A1激活经验(显像提问)

现在请你回忆下最近一周的工作一天或者休息日的一天你是如何度过的？在这一天中你处理了哪些事务，例如看邮件、看网页、聊天、准备计划等等，哪些让你感到忙忙碌碌却没有什么成就感？

或者你能够思考及早的注意健康管理，学习家庭教育，做好长期财务规划之类的问题。请大家思考并列举出来，时间是1 分钟。思考完后，请一位小伙伴分享一下。

(学习者案例记录)

学习者1：

跟老师买房的案例感同身受的是我读研究生，今年才毕业，而我一个善于规划的好朋友比我提前五年在2018年毕业，两个毕业时段最大的区别就是找工作，今年的难度远远高于2018年，原因就是我没有做规划，从来没有着急落实下去，直到我朋友毕业分享给我信息，我才着急着开始。

(A1+反思加工)

反思我自己，如果我能够利用第四代时间管理的方法并明确重点，每天6:30早起半小时74式太极拳就是我的第二类事务，重要且不紧急，去坚持运动后身体和精神就会特别好，工作的状态和情绪也会特别好，不会陷入琐事被困住。 现在请你也反思一下刚才讨论的事务中，如果再次出现类似的情况，从今天所学的抓要事的列事务清单、按四类排序、明确并执行的三步方法应该如何做？请一位小伙伴分享一下。

(学习者案例记录)

学习者2：我们每年做总结，我要为团队赋能，通过列事务清单我很有目标感，按四类排序我把重要不紧急的事情重点规划，明确并执行就带领团队完成目标。还有一个关于我离开IT做主业转型的众多方向中，我业余时间学习了中医这个我认为是第二类事务的项目，花了十年时间明确并执行，所以当我离开IT行业的时候就很从容。

我今天的第一个拆页就到此结束了，希望这个片段会对各位小伙伴有收获。

第一个拆页是抓要事，美国前总统艾森豪威尔说：“如果你计划做出一个好决定，你就必须做好计划。”，所以我们接下来就是第二个拆页“做计划”

【学习目标】

这个拆页的学习目标是：大家在做每周计划时，学会做计划的四步法并辅以软件来管理。

【现场分组】

开始之前请大家确认已经在手机上安装微软Todo软件，今天几位同学就近两两一组，方便进行组内讨论和分享。

【阅读拆页】

拆页主题是做计划，下面我们花1分钟时间看一下原文片段，看完后抬头示意我一下。

R 原文片段第133页

以第二类事务为中心的日程安排需要一下四项关键步骤

确认角色 第一步就是要写出你自己的关键角色，如果你还没有认真思考过这个问题，那么可以把自己想到的先记下来。作为一个个体，你有属于自己的各种角色。你可以先写下自己在家庭中的角色：丈夫或妻子、父亲或母亲、儿子或女儿，大家族中的祖父母、外祖父母、叔叔、姨婶或者表堂兄弟姐妹等等。然后再写下自己在工作中的角色，列举自己想要持续投入时间和精力去做的一些車情，还可以将自己在教会或者社区事务中的角色也写出来。

选择目标 第二步就是思考下一个周计划中每一任务栏下你最想做的一两件要事，作为你选定的目标。

安排进度 第三步是为每一项目标安排具体的实施时间。如果你的目标是起草自己的个人使命宣言，那就不妨在星期天安排两个小时专门做这件事情。通常星期天是进行个人思考和制订个人成长计划的理想时间，因为这时候你有充足的时间思考，反省，寻求灵感，并根据各项原则和价值观来审视自己的生活。确认角色并制定目标后，你就可以把每项任务分配到一个星期中某个具体的日子去做了。或者将它列为一项重要活动，或者列为一个特别约会。

每日调整 使用这种以第二类事务为中心的周计划之后，你就会发现原来的每日计划变成了每日调整，即根据突发事件、人际关系的意外发展及崭新机会对每天的要务安排进行适当调整。    

【what】片段讲解了以第二类事务即非紧急但重要的事务中，如何按照自我管理的四个步骤做计划安排日程。

【Why】如果你没有按自我管理法，按照角色安排自己的时间，就有可能忽略到一些重要角色，可能会让一些不紧急但是很重要的事情没有做到位，导致自己的生活手忙脚乱，乱中出错。

【how-细化的步骤】自我管理就是可以解决这个问题，让我们能够明确好自己的角色和目标，更好的完成自己的计划，促进我们完成更多重要的事情。下面我们尝试结合微软Todo软件工具来加深做计划的效果：

1、确定角色：明确和写出自己当前最重要的角色，注意要尽量详尽不要遗漏，一般会包含在职场、家庭和个人关系上的角色，对于我来说，下一周我的角色有企业顾问、先生、儿子、父亲、拆书家。

2、选择目标：列下来你想要花时间和精力做的一些事情和任务，这一步的内容可以整理出来，例如我是企业顾问（按照协议交付结果）、先生（支持太太的家庭教育和情志疗法学习）儿子（带母亲缓解糖尿病困扰）父亲（陪伴和照顾3个孩子）拆书家（完成并通过二级的过级）。

3、安排进度：

1）首先选择目标：在前面列下的事情中，确定一两件重要但不紧急的事务作为下一周的目标。选择目标要注意与相关的关系人进行沟通，得到关系人的确认才能更好的执行，例如我如果选择父亲（陪伴和照顾3个孩子，为这个假期开始做好规则）和拆书家（二级过级），那么我要跟3个孩子和太太沟通这个目标得到支持，也要跟拆书过级的师父和组织长老等进行沟通；

2）其次管理目标：这一步可以录入并用Todo工具软件进行管理，例如屏幕上这个就是我用来管理的微软Todo软件，本周给予重点安排，在开始时再在软件上进行确认。

3）最后跟踪执行：为列出来的每一项目标安排具体的实施时间，并写入每日日程安排，以Todo软件工具来提醒自己。例如你想阅读就可以安排每周三到四天的阅读时间，每天阅读半小时，这样每次阅读结束，我都可以在微软Todo上打个勾，让自己获得任务完成得激励。而作为父亲，在接下来一周时间内，我都找时间跟孩子谈好假期规则，做好孩子榜样，让孩子自己制定计划，陪伴和看见孩子的成长和进步。作为拆书家，接下来需要花费至少4小时准备过级预备表和PPT，申请周六下午进行拆书过级。

4、每日调整：进行每日的优先排序，根据突发事件和一些意外，进行每日的调整，做到心中有数。例如我在每天Todo的回顾记录，都会相应的更新内容，也便于每周和每月的回顾。而作为父亲陪伴和谈话，如果某个孩子时间冲突问题白天没能有机会，我就调整为晚上睡觉前跟孩子们简单聊。作为拆书家，因为临时工作或一些不可抗拒的因素导致没能按计划准备，我就调整为晚上孩子们睡觉后安静下来完成。

这样，我按自我管理法，根据自己的角色和任务，选择目标再进行计划安排并及时复盘调整，是不是就可以更好更胸有成竹的完成我们的计划呢？

【Where】根据原文片段，对于我们重要非紧急事件的日程安排，都可以按照自我管理法做计划。

【预防异议】想用这个软件工具的伙伴们，有没有人觉得这样用也太死板了？实际生活中可没这么时间步步输入，想到就去干，事实上，如果不这么做的话会导致形不成肌肉记忆，也就得不到长期的效率提升红利。任何一项技能都需要熟练的过程，一开始感觉徒增麻烦，但是一旦熟练运用，这项技能就会让你如虎添翼，飞速成长。

【A3场景应用】

【场景设计】

假设你未来一周，周一女儿要过生日，发现护照今天刚过期，大学校友会周六要开秘书处会议，还有你的各种工作和学习计划，你如何通过今天所学做出自己对事情的安排，让你效能提高？（小组讨论）

【小组讨论】现在两人一组进行小组讨论，并按照确定角色、选择目标、安排进度、每日调整四步法做出一个效能提高的方案，并写在白纸上。时间是3分钟，结束后我们请一组伙伴出来展示和说明这个解决方案给大家看。

(学习者案例记录)

学习者1

1.确定角色：妈妈、校友会秘书处负责人、职场人、学习者；

2.选择目标：过生日、换护照、开秘书会；

3.安排进度：秘书会定下时间，通常是下午；过生日是晚上，换护照可以约白天时间；

4.每日调整：看突发再统筹再调整，时间还是比较空的。

(拆书家反馈)

反馈：

1.时间安排非常合理；

2.四步法分别都运用很好；

3.精彩之处还加了统筹。

【A2催化应用】

(A2催化应用分步1)

现在请设想一下，在职场工作、个人健康、学习进步、家庭生活、事业发展等其中一个方面，你决定未来要做些东西取得突破，在纸上列出在未来一周内需要做计划的要事。请用1分钟并分享一下。

(学习者案例记录)

学习者1:

我写的是职场工作方面，团队管理和一对一赋能，帮助团队达成销售目标和服务质量，围绕落实到每一天的动作，也做专场培训。

(拆书家回应或反馈)

1.关于事务，练习中有一个要事就好，时间也可扩展到一个月，但是一年就太长了，一周主要是管理颗粒度相对合理；

2.有小伙伴做计划特别好，可以联系今天分享的案例，把精力80%集中在重要不紧急的事务上。

(A2催化应用分步2)

想象一下你平时会关注身体健康，家庭陪伴，学习进步，重要工作，那么最近一周确定的要事有哪些？请大家思考并整理，按照今天的拆页方法即确定角色、列出任务、安排进度、每日调整四步法做出一个效能提高的方案。在安排进度环节，大家可以先把“选择目标”写在白纸上，然后用微软Todo软件实操练习模拟方案的执行，包括管理目标和跟踪执行两个步骤，这样我们就采用微软todo软件来做一个事务的计划模拟，3分钟后请一位伙伴来分享。

(学习者案例记录)

学习者2:

我这周的重要不紧急的事务写的是“找工作”，展示一下成果

1.确定角色：求职者

2.列出任务：周一到周五白天时间，浏览招聘信息、回复前面的信息、投简历、询问机会；晚上就回顾任务，查漏补缺。

3.安排进度：增加按钮中，可以添加步骤，任务写在目标栏上

4.每日调整：任务状态标记

(拆书家回应或反馈)

1.软件功能可以做归类，可以提醒

2.软件使用做的很好，很惊讶这么快上手，看起来蛮简单的，不需要有压力

3.可以把任务写在目标栏上，方法论越用越有效

【强有力的总结】

今天就到此结束了，希望大家每周做计划时好好将抓要事做计划的方法应用到生活和工作中，并且牢记AI时代学会融合智能工具才能更好地成为自己的主人！

以上第一个拆页17分钟，第二个拆页33分钟，总共时间约50分钟。