拆解书目: 《向上汇报》 所属活动: 北京宇宙中心分舵第145次活动 所在级别: TF1-1 学习主题: 怎样给高管做汇报 学习目标: 学会结构化汇报,四步给高管做汇报。

开场: 大家好,我是Lizzy。为了让自己的名字深入人心,我再一次强调一下,Lizzy就是Elizabeth的NickName啦。因此我和英国女王同名,和大明星伊丽莎白泰勒同名,和奥斯汀笔下的女主同名。
我是拆书帮的新会员。对不起我师父赵洋的是我今儿才拆1-1,我的同班同学很多人都拆到了2级。因此我是真的要努力拆书,奋起加油啦。

片段一
R 原文片段

在高层管理层会议中,你的汇报最不需要的就是各种花里胡哨的修饰。高层管理者希望你的信息传达能够做到快速、清晰、简洁,这样他们才能以最快的速度做出决定。 

• 开场:  开场先要确认会议主题和时间。解释一下为什么要开这个会议,你们将要讨论的是什么,有多少时间来进行会议。

• 开门见山直奔主题:  “你可以不告诉我你到底想要什么,而只是不停地塞给我数据、数据、数据,要知道我会把你的数据批驳的千疮百孔,因为我不知道你到底要告诉我 什么”金杰· 格雷厄姆说道,“但是如果你一开始就告诉我你的目标是什么,那么我可以在我认为重要的地方专注地倾听,而不是你说什么我都会反对。我们想最先了解你的核心信息,这样我们才能理解你汇报中其他的内容。 ”

• 把你的结论放在最前面讲: 从常见的“数据灌输”模式转换到“高层汇报”模式。虽然一开始有些让人感觉不自然,但是高级管理层十分喜欢这种方式。

• 给出解决方案,让Boss做选择题: 当制作汇报时,为你的提议多思考几种替代方案,让高管们有选择的机会。 


I 拆书家讲解引导

在拆书之前,先要强调一下拆页片段介绍的汇报方法是特别指汇报给高管的。与一般的公众演讲或者向下属/平级汇报的听众不同,这种汇报的听众是公司的高层管理者,他们是一群非常特殊的人。他们都背负着巨大时间压力,可以随时决定炒掉你或者提拔你。因此,给这些高管工作狂作报告也有着特别的思路和需要注意的关键点。

拆页片段提供了一个如何给领导做汇报的思路。首先,片段强调高层管理者们不喜欢听故事,而是希望在短时间内听到一个清晰,简洁,明确的报告,以便他们可以在最短的时间内做出正确的决定。根据汇报的先后顺序,拆页给了如下几个建议。

首先,开场时候要简短的向大家介绍背景。为什么要开会?开会要讨论什么?会议要持续多长时间?会议的大致结构会是什么样子?

接下来,片段强调汇报者应该在汇报一开始就提出汇报的主题。也就是把自己的结论告诉给高管。好处就是,高管明确你汇报的结论后,再去了解接下来汇报中所提供的数据,会更好的了解实际情况以及做出更好的判断。否则,高管就会不停的猜测汇报者提供数据的意图,继而降低效率。

到具体操作层面就是:“高管汇报模式”: 先给结论,然后分析结论,再然后提供数据支撑,以及如何做的实验设计,最后整个问题的历史。

拆页的最后提出,当汇报进入到解决方案部分时候,一定要给Boss多种选择,让他们做选择题

总结一下,拆页片段强调汇报要简洁,直接。汇报大致思路是开场>汇报结论>汇报信息支撑结论>解决方案提出。


A 学习者拆为己用

10年做的一个项目,客户接口是一个Senior Manager,当时在项目执行过程中遇到了一个非常大却又是非常普遍的麻烦:客户希望项目团队可以完成日均更多的工作量,但项目团队的每日工作量以及达到了饱和。就这一问题,作为项目经理,我开会向客户做报告。 

当时,我的汇报方式是: 

首先,罗列大量项目组工作数据

接下来,结合数据告诉客户项目组成员工作已经达到极限

当然,汇报的效果非常不好。当我汇报项目组工作数据时候,客户高管在低头回邮件,当我结合数据告诉客户工作效率已经达到上限时候他在皱眉头。当我停止汇报以后,他反过头来开始各种追问我的数据...最后,当他让我给他解决方案时候,我怯生生的说,貌似只有加人这一条路... 

结合今天的拆页来看,我的汇报有如下几个问题:

1. 汇报开始没有介绍汇报的结构,要讨论的问题;没有能够吸引高管的注意力

2. 汇报把数据放在了前面,把结论放在了最后;导致高管分心,挑战数据

3. 没有给出多条合理的选择方案供高管选择

结合今天的拆页,如果再给我一次机会让我重新做汇报,我会这样组织我的汇报内容

1.首先,我会介绍我的汇报的目的,背景,汇报的结构以及汇报会大概持续多长时间;这样让高管对整个汇报有了解,集中注意力

2. 接下来,我会在汇报开始提出我的结论:项目组已经达到最大工作效率,我们需要寻求其他方法来确保项目组按时完成所有任务

3. 结合项目组工作数据图表,向高管证实我的结论 (这里就实际运用了“高管汇报模式”)

4. 提出解决方案,给出3个可供选择的方案: 增加项目组成员/改变项目组的工作范围/在项目任务量高峰时期加班完成任务;并且分别分析者三种解决方案的利弊,供高管做出选择