主持好一场会议，前提是清楚会议的目标是什么。主持人可以通过行为设计，使用一些非语言的方式向与会者施加影响，帮助会议更好地实现目标。

方法一：设计场地

安排会议的召开地点，本身就是主持人和与会人员的一种沟通方式。比如工位上召集的站会，在开会前就向大家传递了一个强烈的沟通信号：开会时间不会太长，只谈具体的事。至于组织全员到度假村，其实是在暗示大家可以敞开聊，会议主要是为了促进大家的情感和交流，得出讨论成果则是次要的。

方法二：设计时间

同理，对于开会时间的设计也蕴含深意。比如，公司平常9点上班，你告诉大家这个会8点之前一定要到，潜台词其实就是会上讨论的事项刻不容缓。但是如果你把会议安排到下班后，意即我们需要充分讨论，“耗到”大家达成共识为止。

方法三：设计环境

设计会议环境同样是有效的沟通手段。

如果我们进入一个会议室，发现大家要从围坐一圈变成分小组落座。那我们立刻会意识到，这是一个要进行讨论的会议，甚至可能要按组别来竞争。 同理，提前在会议桌上准备好笔和纸，就意味着这个会议要讨论，要做记录；预先把会议资料送至参会人手中，就意味着大家要提前做功课，不能无准备就发言；主持人把沙漏、计时器摆放在会场的醒目位置，就意味着会议讨论要有时间观念等等

方法四：设计规则

常见的会议规则跟下述三件事有关：

第一是手机和电子设备的使用规则设计。这是为了管理参会人的注意力。

第二是发言时间的规则设计。这是为了严防跑题和超时。

第三是会议材料的规则设计，例如报告要不要准备PPT，PPT篇幅要限制在多少页以内，等等，可以提前规避会议超时的问题。

【why】

我们在主持会议的时候最头疼的是什么？是会议失控。或者是时间超长、或者是主题跑偏。那要防止这些情况的发生，最好的方式往往不是在开会的时候干预，因为那容易干扰会议的节奏，那我们有没有什么更“柔软”的方式，去影响会议的进程呢？

【what】

今天的拆页为我们提供了一个思路，就是我们可以通过会前的行为安排来为会议设定一些看不见的边界和轨道，让会议的进程自然地向我们设定的目标方向前进

【how】

通常我们设计会议可以从四个维度出发：分别是场地、时间、环境和规则

如果我们把设计会议比喻成规划一个花园的话，那么时间的选择就好比是这个花园的出入口和篱笆墙，场地是我们为花园选择的功能布局，规则就好像是花园里预先铺设的石板路，环境则是我们在其中点缀的池塘、假山、雕塑和各种陈设等。那我们定义好了上面这些东西之后呢，大家来开会就像游客来参观花园一样，沿着我们铺设的石板路（议程），欣赏完其中的景色（报告、讨论）之后呢，最后来到游览的终点（会议目标），同时还不会超出花园的边界（场地、时间）

我曾经组织过几次战略规划会，它的目标是确定公司当年度的战略，参与人员是两岸副总裁以上的领导。从这个会议的目标上我们可以看出，会议需要充分地交流碰撞，所以议程一共安排了三天，考虑到时间控制，我们把报告的环节都放在了上午，而讨论环节都放在了下午，因为我们的业务是做企业数字化转型，为了让与会者更有代入感，会议地点设在了我们一家客户的智能科技园里，而且在三天里全程闭关，并且在第一天会议开始前组织了一场智能工厂的观摩。根据会议的需要，我们设置了主会场和分会场，分别位于报告厅和会议室，其中分会场会按照分管业务类型将副总裁们分成若干小组进行讨论，主会场则是用于各个主题报告和分组报告。考虑到部分无法到场的领导，还全程有网络会议支持。我们对于报告的时长与格式都做了要求，写在会议须知里提前发给了与会者。

【where】

所以我们看到，这种会议设计的结构不管大会小会都适用，除了工作场景，平时朋友聚会也可以参照类似的思路来做安排。

【预防异议】

讲到这里大家可能会想，一次会议的组织哪有这么简单，怎么可能只做些准备工作就能保证会议成功？其实整个会议的组织分为前、中、后三部分，我们今天谈的只是会前组织的部分。会议的结果我们当然没办法提前设计，但我们可以通过对过程的设计来影响结果。就好比是提前铺设好轨道，那会议的列车就会沿着轨道向我们期望的方向前进，这样就能有效地控制风险，减少不确定性

【A2】催化应用（分布催化）

请大家一起设想一下，接下来的一个月里，你在工作或生活中会面临的一次会议主持的场景，是一种什么样的会议呢？

范范：公司战略宣贯会（每周）

Amy：内部复盘会（每次发版后）

芳玺：合作企业战略签约会

我们今天三位伙伴的会议场景很全面，既有周期性会议，又有临时性会议；既有内部人员参与的会议，也有外部人员参与的会议

【A2】催化应用（分布催化）

那接下来我们一起思考一下，你会分别怎样设计时间、场地、环境和规则呢?

首先是范范的公司战略宣贯会。由于这个会议老板要亲自参加，其目的也是贯彻最新的老板决策，所以在时间方面，放在上午举办以保证会议节奏，场地方面建议在正式的会议室里举行，为了确保效果，我们在环境方面需要支持线上线下同步。另外，规则上我们要设定发言时间，比如在1分钟之内。

其次是Amy的内部复盘会。因为是多个部门互动寻求共识，所以侧重于充分交流。因此在时间上建议充分保障，可以放在下午或晚上进行。场地方面呢，因为面对面互动效果最好，因此也建议在会议室里进行。环境方面建议不分组，而是集中在同一个会议室里。在规则方面，为了确保会议效率，首先我们要在会前发出所有待确认的问题清单；为了确保落实，每个部门必须派出至少一位代表；为了确保会议顺利进行，我们还可以规定，如果对某个问题无法达成共识，可以先在本次会议搁置，由争议双方另找时间讨论。

最后是芳玺的战略签约会。时间方面因为考虑可能的庆祝活动，所以一般在晚饭前举办。场地方面可以在两家公司中选择合适的场地。环境方面，要选择正式的报告厅。在规则方面，首先要事先确认参与签约仪式的双方领导，以及各个环节的发言人，每人的发言时间也要限制在5分钟以内。

【总结】

今天通过这二十来分钟的练习，我们发现原来在会议的安排中有这么多的技巧和方法，我们可以在自己的工作生活中多体会、多练习，让自己成为大家眼中的“会务达人”。

谢谢大家，今天的分享就到这里结束了。