开场:
大家好,我是今天的带拆者星星点点,三个标签介绍自己:正在升级打怪的拆书家、专注于人才发展领域的酒店人、努力成为持续学习的行动派。
学习目标:完成今日学习后 ,学习者能够运用“责任授权5步法”,与家人、同事之间完成一次责任性型授权。
【F特征】
《高效能人士的七个习惯》这本书被《福布斯》评为“有史以来最具影响力的10大管理类图书之一”。作者史蒂芬.柯维博士,更是被评为“影响美国历史进程的25位人物“之一。这本书介绍了高效能人士的:“积极主动,以终为始,要事第一,双赢思维,知彼解己,统合综效和不断更新”七个习惯。
【A 优势】
与其它习惯类书籍相比,本书不仅提出七个高效能习惯,明确地说出其中的原理、行动步骤等,并搭成一个整体框架,还指出其中的逻辑关系。针对每一个习惯,都有大量的事例、具体的行动步骤和付诸行动事项表格,让读者能马上把学到的知识运用起来。
【B利益】
辛苦工作一天,我们发现TO DO LIST上的事还没做完,回到家还有不听话的熊孩子,更别说那些看不完的书、听不完的课……明明很努力的我们为什么会如此?请想想有没有哪个值得我们信任的人可以完成?一定要亲力亲为吗?今天,我选择这本书的片段会教给大家一种有效的授权方式,帮助大家提高个人或组织的管理能力。
有一年,我们开家庭会议,讨论共同的生活目标以及家务分配。会议结果不问可知,因为孩子还小,我与妻子分担了大部分工作。当时7岁的史蒂芬已懂事,自愿负责照顾庭院,于是我认真指导他如何做个好园丁。
我指着邻居的院子对他说:“这就是我们希望的院子——绿油油而又整洁。除了上油漆外,你可以自己想办法,用水桶、水管或喷壶浇水都行。”
为了把我所期望的整洁程度具体化,我俩当场清理了半边的院子,好给他留下深刻的印象。
经过两星期的训练,史蒂芬终于完全接下了这个任务。我们协议一切由他作主,我只在有空时从旁协助。此外,每周两次,他必须带我巡视整个院子,说明工作成果,并自己为表现打分。
当时并未谈到零用钱的问题,不过我很乐意付这笔钱。我想, 7岁大的孩子应该已有责任感,足以负担这个任务。
那一天是星期六,一连过了3天,史蒂芬毫无动静。星期六才做的决定,我不奢望他立即行动,星期天也不是工作日,可是星期一他依然故我。到星期二,我有些按捺不住。令人气恼的是,院内脏乱依旧,史蒂芬却在对街的公园里玩。
我感到极度失望,忍不住想要唤他过来整理院子。这么做可收立竿见影之效,却会给孩子推卸责任的借口。于是我勉为其难忍耐到晚餐用毕,才对他说:“照前几天的约定,你现在带我到院子里,看看工作成绩,好不好?”
才出门他就低下头,过不多久更抽噎起来。
“爸,这好难哟!”
很难?我心里想:你根本什么都没做。不过我也明白,难的是自动自发,于是我说:“需不需要我帮忙呢?”
“你肯吗?爸!”
“我答应过什么?”
“你说有空的时候会帮我。”
“现在我就有空。”
他跑进屋去拿来两个大袋子,一人一个,然后指着一堆垃圾说:“请把那些捡起来好不好?”
我乐于从命,因为他已开始负起照顾这片园地的责任。
那年暑假我总共又帮了两三次忙,之后他就完全独立作业,悉心照顾一切。甚至哥哥姐姐乱丢纸屑,立刻就会受到指责。他做得比我还好。
好,我看大家都阅读完了,下面我来讲解一下原文片段。
【人们常规的做法】
在过往的工作或生活中,我们会遇到这样的人,特别能干,凡事都自己干,每天加班干活,但仍然有一堆事儿等他。如果你问:“这么多工作为什么不授权出去呢?”他会回答你说:“怕对方干不好,不想浪费自己的时间教别人,自己干又快又好又省事“。实事上,他本就不了解授权的方法和步骤。
有些人特别喜欢授权,每每授权总会说“我觉得你可以胜任这项工作。先把资料拿回去看看,内容很简单,一学就会。去吧去吧。” 这反应出他无法给对方具体指导,导致对方不知如何开展工作。
还有些人授权时,总是事无巨细地把事讲得清清楚楚,即使已经确认对方能够独立完成工作,他还是会觉得这个不对,那个不对,忍不住批评和催促,逐渐让对方失去了信心,丧失了主动性。
【这么做的坏处】
这些错误的授权方式会导致对方始终没有真正承担起自己的责任,主动性的丢失,最终造成“你说一句,对方便做一下。”要知道我们每个人的时间精力都是有限的,如果不懂得授权,凡事亲力亲为,结果只会是自己很累,而你周边的人也会失去学习成长的机会。
相反,如果我们能够在给予对方详细的指导后,充分信任对方,让对方能够自由选择,充分发挥个人能力,并为最终结果负责,这种方法就是责任型授权,情况就会不一样。
接下来,请大家拿出拆页,我们一起来看片段中“庭院园丁”授权的例子。片段中的爸爸先明确了职责和分工,指给史蒂芬看,邻居打理好的绿油油而又整洁的庭院(期待的结果),并且要求每周打理两次(时间安排)。接着给予示范指导,训练了两个星期,让孩子知道打理完成的标准,确保孩子能接下这个任务。接着,告诉史蒂芬可用的资源,那便是承诺如果有困难,随时他可以提供帮助(提供资源);然后,制定业绩标准,爸爸要求孩子必须让他巡查庭院打理成果,让孩子自已说明工作成果(业绩),并为自已表现打分(标准);最后,爸爸会做定期跟进,当史蒂芬独立完成任务后,他仍然会观察他的行为和结果,是否符合他的期望。由此发现,史蒂芬的哥哥姐姐乱丢纸屑,他立刻就会进行指责。
因此,我们可以结合拆页的内容,总结提炼出“责任型授权”的五步骤:
步骤一:明确职责分工
要花时间,耐心细致地讲解你期待的结果,还有时间计划或最后截止时间,保证对方听懂、听明白。
步骤二:给予示范指导
要让对方明白未来会用怎样的标准来评估结果,以限制对方的行为,避免变成不加约束的放任。
步骤三:提供可用资源
告诉对方为达到预期成果,可使用哪些资源,包括人力、物力、财力等。
步骤四:制定业绩标准
为最终结果制定一个可衡量的标准,以评估业绩,要有具体的时间节点。
步骤五:定期跟进
在完成上述4个步骤后,依然要安排一定频率的跟进,检查完成的情况。发现问题,及时解决纠偏,直到对方能独立,长期、稳定地完成该项目任务。
【意译案例】
在原文拆页中,提到的是个老外的案例。一般我们中国家庭不出现这种情况,特别是城市里很少有庭院。那我再给大家举个自己身边的案例。
有一天,我们全家开家庭会议,讨论关于家务劳动的分配。当时我们家孩子小凡7岁,她自愿负责收拾她自己的屋子,于是我就认真教她要如何做好房间整理。
步骤一:明确职责分工
我指着刚刚收拾好的我屋子对她说:“看看我们屋子,以后收拾完你的屋子一定要如此干干整洁。除了你够不到的高处,你可以自己想办法,用抹布擦、扫把扫或吸尘器吸尘都行。”
步骤二:给予示范指导
为了能够让我所期望的效果具体化,我俩当场把她的屋子收拾了一次,让她明白要收拾到怎样的程度。后来我们又一起整理清洁了两次,小凡同学终于能够完全接下了这个任务。
步骤三:提供可用资源
我跟她说好,如果她需要帮助,我有空时随时可以从旁协助。
步骤四:制定可衡量的标准
我们还约定每周打扫一次,每周日为截止日。完成后她会向我说明工作成果,并让她为自已的表现打分。
步骤五:定期跟进
每周日她收拾完成后,我会去她屋里巡视,确认成果。如果有问题就解决。
那一天已是周日,我有些按捺不住。她的屋里东西乱堆,到处都是未扔掉的垃圾,小凡同学却躺在沙发上看动漫。
我忍不住想要叫她起来整理屋子,但毕竟是她自动自发要做的事儿,如果现在喊她去做,会是有效果的,但是以后便每次都要叫她去干了。于是等到晚餐用毕,才对她说:“照上周的约定,你现在带我到你的屋子,看看收拾的成果如何,好不好?”
她一脸尴尬的说道:“老妈,要一个人完成吗?屋子看上去太乱了,要花很长时间呢!”
“那你需要我跟你一起完成打扫呢?”
“好的,一起打扫会快一些”于是她奔奔跳跳的拿了垃圾袋给我,用小大人的语气说:“请把那些垃圾收一收。”“好吧”接着,我看着她开始收拾散落在各处的杂物……
之后,我又协助过她几次。慢慢地她便对于打扫工作熟悉起来,能够独立完成打扫。
好的,我想上面的例子已经可以诠释责任型授权的五个步骤了。
【适用范围】
另外,需要说明的是授权应建立在双方有彼此信任的关系基础上,而且授权的事项是授权人已熟练掌握的,事项不应超过对方能力范围。比如,日常工作中没有交集的两人,也不了解对方的能力情况,忽然要把一项需要能力较高的事情授权给他,这样授权很难;或者在生活中亲子关系不好的妈妈授权3岁的孩子煎鸡蛋也很难。最后,如果是工作中的下级关系,就不要用授权的方法了,直接做布置任务吧。
【预防异议】
有人可能会问,“那我授权了,他不干怎么办?”
一旦对方接受任务后,不管对方做不做,一定要忍住不催促、不提醒、不命令,在任务的时间节点处,让对方自己看到做或者不做的结果,为自己的选择负责。
还有的小伙伴会问:“是不是所有的步骤都必须要用到?”。
这里需要强调一下:在工作或者生活中比较重视的授权或者为了培养人才,最好完整地运用“责任授权5步法”。当然会有一些现成的制度或者规定可以延用。比如在制度比较完善的公司,同一个岗位上的评估标准或者奖惩制度是不需要重复制定的。
我们刚刚学习了责任型授权的五个原则,现在一起做一个演练。请大家认真听一下要演练的场景:
场景一:
小丁负责公司微信公众号的运营,公众号的推文需要日更,从选题、文案写作、页面设计制作都需要亲力亲为,他一直做得很好,受到领导和同事的认同。但是因为他要主导举办一场大规模的微课制作大赛,再没有时间来维护公司的公众号了,所以他打算与小王进行一次沟通,内容是应用“责任型授权五步法”把后期公众号推文制作任务授权给小王。
场景二:
因为工作离家近的关系,小丁下班回到家都比较早。他总是会承担更多的家务工作。比如,洗衣服总是他的任务,这已然成了全家人习惯。但最近因为职位发生了变化,小丁估计以后都会很晚回家,所以他打算与丈夫或妻子(小王)沟通,内容是应用“责任型授权五步法“将洗衣服这件事儿授权给小王。
【分组演练】
现在,每两人一组,进行角色扮演。一个人扮演授权者小丁,另一个人扮演被授权人小王,大家可以从中选择一个自己想演绎的场景,最终以对话的方式呈现。现在小组讨论时间8钟,结束后,我会选一组来展示,大家一起听听他们是怎么进行责任型授权的。
【案例总结】
一、明确责任分工
小丁(老公):我换了工作,每天没有时间洗衣服了,以后这件事交给你了。
小王(妻子):可以。但要如何做了这事件呢?
二、给予示范指导
小丁(老公):你把要衣服的洗衣服放到洗衣机里,洗好了拿出去晾。晾干就收起来,叠好就可以了。
小王(妻子):要把衣服叠成什么样子?
小丁(老公):哦。你看要叠成这个橱子里衣服样子就好了。
拆书家引导:可以示范如何叠衣服、如何放置衣物。
三、提供可用资源
小丁(老公):好了。如果有时间的话,我可以随时帮助你的。
小王(妻子):行。
四、制定可衡量的标准
小丁(老公):每周五,要把洗衣篮的所有衣物洗完,叠好并放在橱子里。
五、跟踪进度
小丁(老公):都搞好了,我会检查的。
感谢小伙伴的精彩演绎,希望大家回去后都可以应用这个片段,让自己有更多时间做更重要的事情,也让彼此都能获得成长。