如何制定事项计划

1、事项计划的制定要点

事项计划的作用，就是通过对事项的计划，帮助实现事项的预想结果。既然结果很重要，事项计划就必须关注两个重点：

第一个是过程。 没有过程，就不会有结果。

第二个是资源。 没有资源的支持，只能想到但无法做到。

那么事项计划应该什么时候制订？毫无疑问，最好的时间一定是在事项开始前就开始做计划。如果事项已经开展了很久，再来做计划有没有用？也有用，亡羊补牢，为时未晚。

2、制订事项计划的四步流程

第一步：明确事项目标

第二步：进行阶段分解

第三步：针对阶段进行细化

第四步：获得事项计划

好的，我看到大家都差不多看完了，那我首先请问一个问题：你每天的时间够用吗？翻了翻日历，发现2021年居然都已经过去二分之一了！！想想这过去的二分之一我们都做了什么？？减肥健身的目标完成了吗？想考的证书准备的怎么样了？？工作任务完成了吗？？？然而答案全都是NO！！！哦多尅！！！

此时此刻，我的脑海里回荡起朱自清他老人家的那篇《匆匆》：燕子去了，有再来的时候；杨柳枯了，有再青的时候；花儿落了，有再开的时候。但是，聪明的，你们告诉我，我们的日子为什么一去不复返呢？是不是因为我们其实没有做好计划呢？

想一想，如果我们制定一个计划，有了计划后，粗线条的你将会有条不紊的完成生活和工作中的任务；有了计划，你的生活将会井井有条；有了计划，你就会知道在过去的日子里你都做了那些事……

所以，有计划，才能合理分配时间，才能有效管控过程。

What：

计划无处不在，工作需要计划，健身需要计划，学习需要计划，但是，你真的了解计划吗？通常来说，我们很多人都会制订计划，比如年计划、月计划、周计划甚至日计划等，这一类主要是根据一个时间段来制作的计划，很容易理解，就是这个时间段我们要做的事情以及时间分配。

那你知道什么是事项计划吗？在场有多少人以前听过事项计划这个词？可以举下手。

好，我大概了解了，先给大家解释一下，事项即事情的项目，工作事项也叫工作项目。事项计划就是根据一个事项的可能进展和相应安排，从而制订的计划。所以对于事项计划，最简单的理解，就是我们的项目管理工作计划。对于一个项目管理工作，它的开展不是一个人的事情，而是要整个项目组成员的共同协作，其中涉及到了项目的过程和相关资源，如果项目开展过程中某一个过程没有完成，或者资源支持不到位，就会对整个项目产生影响，甚至会导致项目停滞。

Why：

那么为什么要做事项计划呢？制订事项计划有三大好处，即帮助我们合理分配时间，明确行动步骤，掌控执行进度。所以，制定事项计划最大的好处就是可以对一件事情进行规划和管控，从而让这件事情能够做的更好。

How：

那么我们该怎么做呢？很简单，制订事项计划有四个步骤。

第一步：明确事项目标。

明确的目标，必须满足SMART法则。

——S代表具体(Specific)，指目标要切中特定的工作指标，不能笼统；

——M代表可度量(Measurable)，指目标是数量化或者行为化的；

——A代表可实现(Attainable)，指目标在付出努力的情况下可以实现，避免设立过高或过低的目标；

——R代表相关性(Relevant)，指目标有相关的要素要考虑；

——T代表有时限(Time-bound)，指目标要有时间的约束。

第二步：进行阶段分解，有两种分解方式。

一种是按照工作流程去分解，我们做任何一件事情都是有流程的，比如之前网上很搞笑的一个段子，说怎么把大象放进冰箱里，大家有印象吗？说流程分为三步，第一步打开冰箱，第二步把大象塞进冰箱内，第三步关冰箱门。这其实就是典型的按照工作流程来进行阶段分解。

第二种是按照时间周期去分解。比如做一件事情需要花费一个月的时间，我们可以按照4周的时间，把事情分解到具体的每周中去。

第三步：针对阶段进行细化。

针对分解出来的事情，把相应的目标明确下来。然后去明确对应的时间要求、负责人和相应的资源。

第四步：获得事项计划。

把第三步细化的内容记录下来，获得臮的事项计划，记录的内容要包含：时间、事项、目标、截止时间和负责人。建议大家可以采用excel表格来进行记录，更方便我们查阅和修改。

Where：

此方法适用于日常工作中的项目管理工作。

举例：

举个例子，比如我们公司要在10月份招聘一批管培生，开展一期拓展活动。

第一步：设定事项总目标

要设定目标，就需要通过问题来进行澄清。

客户是谁？ —新招聘的管培生，组织的是他们的拓展活动

何时活动？ —10月20-22日，计划拓展三天

要招多少人？ —20人

价格是多少？ —活动预算是200元/人

通过这四个问题，我们已经获得了一个明确的目标：我们公司要在10月20-22日对20名管培生开展一场拓展活动，预算是200元/人

第二步：进行阶段分解

根据组织活动的一般流程，我们可以分为三个阶段：招聘准备阶段、活动准备阶段、实施阶段。

招聘准备阶段：在这个阶段，我们需要联合招聘组，确保招聘足够的管培生

活动准备阶段：在这个阶段，我们需要做活动策划、讨论和一些基础的准备

实施阶段：在这个阶段，我们需要具体完成此次拓展活动

阶段 时间段

招聘准备阶段 7月-9月中旬

活动准备阶段 9月1日-10月19日

实施阶段 10月20-22日

第三步：针对阶段进行细化

在这个步骤中针对每个阶段列出具体要做的事情，确定相应的目标、截止时间和负责人。

阶段 事项 目标 截止时间 负责人

招聘准备阶段 ......

活动准备阶段 活动确定 联系供应商，确定最终方案 9月20日 A

确定活动流程、所需资源、产出文档 10月10日 A

宣传制作 完成宣传话术、微信图片、H5制作 10月15日 B

活动培训 对所有参与人员进行培训 10月18日 C

......

第四步：获得事项计划

至此，事项计划就制订完毕了。

A1：

拆书家提问设计：

接下来，请大家想想在过去的工作中，有没有什么工作，是你一个人没办法完成的，必须同其他人一同合作，或者你觉得跨度很大，做的时候总觉得没有概念，甚至做的不到位，给后续的工作带来很多的不便及影响了其他人的进度？

请大家在小组内分享一下。时间请控制在3分钟内。

……

好的。我们现在可以请到一位伙伴来做简短的分享。

桃子分享：我分享一下，我们公司最近在做人才培养计划，需要进行课程研发。进行该事项，需要项目经理、讲师、主教、全务等人员进行配合和支持。这个里面会涉及道时间、目标、预算、阶段、责任人等等，对于这个事情如果不做计划，就会一团乱......

谢谢这位伙伴的分享，这个案例非常具有代表性。

A2：

拆书家提问设计：

接下来我们要写下未来我们的行动步骤，就刚刚我们分享的案例，如何应用四个步骤来让我们的事项工作进行的更加顺利，行动步骤要包括具体做法、明确时限、可衡量或预测的预期结果。

给大家1分钟的时间写一下。

桃子：

目标：

德诚珠宝针对87名学员开展为期2天的数字化人才培训项目，预算为10W

步骤：

明确事项目标：

德诚珠宝针对87名学员开展为期2天的数字化人才培训项目，预算为10W

进行阶段分解：按照流程分为三个阶段

准备阶段、实施阶段、复盘阶段

针对阶段进行细化：

准备阶段 项目方案确定 联系供应商，确定最终方案 9月20日

......

实施阶段

复盘阶段......

获得事项计划：

阶段 事项 目标 截止时间 负责人

准备阶段 项目方案确定 联系供应商，确定最终方案 7月15日 A

启动会 同公司高层、讲师、部门达成共识，任务分配 7月20日 A

......

实施阶段 ......

复盘阶段 ......

最后再啰嗦两句，有很多人认为制订计划以后就万事大吉了，但实际上根本不是这样。如果做了计划后就不再关心，那计划基本就白做了。所以为了发挥计划真正的作用，计划做好之后，还要关注三件事：

事项执行者进行计划检查，发现问题时要及时调整计划，事项完成后要总结和复盘。

好了，谢谢大家的参与，今天我的拆书就到这里，谢谢大家！