【R】阅读原文片段

【主题】如何用甘特图掌控进度

【片段】《小强升职记》P184-P185

甘特图是用来评估总体进度,所以,如果是一个时间跨度比较久的项目,或者多个项目同时进行(比如小强可以把木立方俱乐部项目和公司里其他项目都放在一份甘特图里展示),甘特图就可以派上用场。

小强做甘特图一共经过了以下三个步骤。

1.这个项目有哪些里程碑和任务?里程碑和任务不同,里程碑是关键节点,通常关键节点的进度如果滞后,就要重新调整计划,而任务在短时间内的超前、滞后都没有关系。

2.每一个里程碑和任务的时间期限是什么?这是计划进度,很考验做项目的经验,设置好之后如果总是调整,那就很有挫败感。

3.分别由谁负责?分工明确,如果有多个人负责同一个任务,那就需要标明谁是主要负责人。

小强用 Excel做好了甘特图后相当得意,因为他通过技术手段使甘特图具备了进度跟踪的功能:灰色的进度条表示计划进度,蓝色的进度条表示已经完成进度，跟在任务后面有一列是“已完成百分比”,这个数值一变化,蓝色的已完成进度就跟着变化,一目了然。

“老付,给你看我做的木立方项目计划,飞机持续下降中!”小强约老付下班后在会议室见面,然后用投影仪展示出做好的甘特图。

插图：

好的，时间到了，我看到大部分的小伙伴已经读完了。那我先来分享一下我的理解。

【What】

这个拆页告诉我们如何写出一张甘特图来管理目标，记录完成的程度，以达到对目标的掌控。

【Why】

不知道大家有没有这样的疑问，为什么目标还需要用特定的工具进行管理呢？因为实际中，我们的目标大多数都不是一天或某一次就可以完成的。对于重要又不紧急的大目标，它可能需要3个月、6个月、1年以上的时间段。这个过程中我们会遇到非常多的事，容易被打断执行目标的进程。甘特图是显示项目进度、时间 、成本、的简单工具。

我们确定好目标，一定会梳理出若干个行动，截止日期，结合项目层面的进度、时间、里程碑，进行总体评估。利用甘特的好处，是可以随时的监督目标进展，根据实际情况调整我们的下一步行动是什么。在没有了解到甘特图之前，我们通常的做法是直接去做，对任务的进展不做记录，这就导致对项目失控，最终不了了之。尤其是在多人合作的项目中，没有用甘特图对目标进行管理的坏处，很可能导致业务延期，给公司带来损失。

【反面案例】

我在工作中也有经历过不用甘特图，导致公司项目延期的经历。在刚开始工作的时候，领导分配下来一个项目，我们会一起开会确认需求后，将项目分为：界面UI、前端、后端、数据库设计。当时是一家小型的创业公司，简单地确认后就开始干了，没有对项目进行监控。这就导致有时间，我们每个人的进展不一样，在对接接口的时候就会延期。

【How】

如何来画出自己的甘特图呢？根据片段，我们可以总结成以下3步来制作自己的甘特图进度表。

第一步：确定目标中需要做哪些任务并写在左边的任务栏中，然后确定负责人、分工明确。我们现在是个人成长，那就可以把我们的目标写在左侧的任务栏里面。

第二步：确定任务开始日期、结束日期，评估需要的天数、目前完成的百分比、已经过的天数。

第三步：根据不同的完成程度，每阶段用自己设定的彩色笔进行涂抹来记录任务的完成程度。

【正面案例】

我最初了解到甘特图是在我跳槽到了大型的公司，每个项目都有多个部分联调开发与测试，为了推进项目进展需要特别严谨。这时每个部门都有一个白板的表格，每天早上会开个小会，汇报一下自己的进展。左侧是任务栏、负责人、天数、百分比、完成时间等等，每天组长都会根据进展去涂改，提高了员工的工作效率。

当时的整个流程是项目下来，

第一步：确定目标中的任务写在左边的任务栏中，然后确定负责人。

第二步：将项目的结束日期、开始日期，评估需要的天数、目前完成的百分比、已经过的天数都会写入表中。

第三步：是将每天完成的工作量写进步里，用记号笔标记出当前任务的进度。

这样的好处是大家的目标都非常明确，就算是突发意外情况，如设备掉线，但也不会造成延期太久的情况，基本上可以按期限完成对接工作。

【预防异议】

讲到这里，可能有小伙伴得觉得有些晦涩，这个表格到底是什么样子，不是很明白？这根原文采用的故事的形式来描述的有关，并没有具体来解释如何制作一张甘特图。其实这个图也不难理解，我们来看一下小强给出的图例，和我提供给大家的甘特图表格就很容易理解了。 接下来我带大家一起认识一下这个图表。

甘特图表

【Where】

【适用边界】

甘特图主要应用在什么情况下呢？它可以用于生活中对阶段性任务的跟踪，由其是在自己的掌控、可衡量地范围内的计划，特别是会产生结果的任务。比如：健身目标，多长时间达到6块腹肌、马甲线等。

如果一段行动有不确定性，超出自己的掌握范围，但你又必须要去做的行动时，那就不太适合用这个表格了。比如：找对象，解决感情问题。

【A2分步催化】

【分步催化1】

今天我们学习了甘特图这个工具，大家现可以认真的想一下，在未来的哪些场景中你会用到它呢？你可能报了心理学课程，准备什么时间来完成学习？也可能参加了拆书帮的练级活动，计划什么时候成为三级拆书家？对于自己的其他学习任务或自己的目标，请大家想一个未来的场景，然后在组内每人1分钟，讨论一下，待会请小伙伴来分享一下。

学习者 孙翊洋 ：

在接下来的两年时间里背完高中3500个必备单词。甘特图可以帮助自己每天背掉一点，比较有一个更好的规划。

好的，感谢小伙伴的分享。将一个大的目标分解成每天背掉一点的小目标，通过甘特图的跟踪就可以完成两年背下3500个单词的大目标。

【分步催化2】

接下来，请大家根据刚才想到的场景，把自己的目标列在我发给大家的甘特图表格里。根据画出甘特图的这三个步骤填写出相关的信息，来完成自己的目标管理。给大家2分钟时间，然后我们请一个小伙伴会分享介绍一下自己的甘特图。

学习者 杨丹 ：

将升级到三级拆书家这个项目分为3-1，3-2，3-3三阶段，三个任务。

首先选片段，1-3级的技能点的片段一起选完，即从7月4号-10号完成。

逐字稿，3-1在4号-10前完成，3-2在11号-17号完成，3-3在18号-24号完成。

练级：3-1在11号-17号完成，3-2在18号-24号完成，3-3在25号-31号完成。

第一步：确定好的选片段、写逐字稿、练级写在左侧任务栏。

第二步：将计划中的日期，开始、结束，天数、百分比、已过天数，进行评估后写入表格。

第三步：用红色标记当前是哪一天，并用彩色画出已完成与待执行的条型图，以示区别。

制作完成后，如下图：

好的，感谢小伙伴的分享。通过这样一张图我们可以一目了然地了解自己的任务情况。甘特图很好的反应了我们对任务的完成程度，可以更有掌控感地调整任务。它既是一种记录，也是一种督促，希望今天的分享可以给大家带来帮助。

我今天的分享到此结束，谢谢大家的聆听！