拆解书目: 《吃掉那只青蛙》 所属活动: 2020年哈尔滨索菲亚分舵线下第7次拆书活动 所在级别: TF2-2 学习主题: 如何区分待办事项的主次?

开场:

一、 自我介绍:

嗨,大家好! 我是海洋饼干,今天很高兴来参加活动,首先用3个标签介绍一下自己:

第一:我是一位职场妈妈,时时刻刻需要精力充沛。

第二:我在公司的法律事务部工作,日程安排非常满,工作量也很大。

第三:我想做知识的分享者和传播者。

所以今天,我将会把自己喜欢的时间管理方法和大家共享。

二、学习分组:

在开始前,因为拆书帮强调以学习者的转变为中心,所以我想把大家分为两个小组:第一组包左边5人到妮妮;第二组包括:右边4人。

三、学习目标:

如果大家和我一样,每天到了公司,第一件事就是打开电脑,回忆昨天还有那些没做完,今天要做什么工作? 然后才开始一天的工作。本来以为很顺利,干着干着……,总会被各种事情打断,时不时的还需要救火……,一天下来把自己累的不行,事情却越做越多。那么我们今天的学习目标是:今后再面对堆积如山的工作时,通过划分轻、重、缓、急,把目光与时间聚焦到重要的事情上,并学会先从新最要的事情做起,从而摆脱困境。

四、图书介绍:

今天要分享内容出自《吃掉那只青蛙》

F:特征 分享原因之一,本书曾一度被人们戏称为“时间管理魔法书”

作者:博恩·崔西,他是美国首屈一指的个人成长权威人士,是全球知名的时间管理大师,作者在书中形象的将重要的事情比做又大、又丑的青蛙。并告诉人们,如果清晨起来就解决掉一只又大、又丑的青蛙,在接下来的一天里将没有什么比这个更糟糕的事情了。

A:优势 分享原因之二,书中方法简单易学

本书是作者写给他女儿凯瑟琳的。所以与其他时间管理类书籍相比,这本书运用了很多即生动又形象的比喻,也不乏名人实例和逸闻趣事,并用简洁精练的语言讲解了21条高效时间管理法则,每一种方法都提供了清晰的指导和实践练习,只需要一、两次的练习就能完全掌握。

B:利益 分享原因之三,方法立竿见影

如果你迟迟无法展开工作、容易分心,本书可以让你摆脱拖延症的困扰。如果你精力充沛、工作努力,本书可以让你确定当前是否把时间运用到了最佳。如果你与同事一样忙碌但对方却更被领导重视、甚至获得提升,本书可以让你找出彼此的差距。[B1]

接下来要讲的拆页内容,这也是本书的重中之重——如何区分工作的主、次。因为时间管理的本质,就是顺序管理。[B2]

请大家阅读原文。

片段一
R 原文片段

《吃掉那只青蛙》的第50页:

1、现在,回顾你的工作计划,然后在每一项任务或工作之前标上A、B、C、D或E。选择标记为A-1的工作或任务,然后立即动手处理,切记必须在完成这项工作之后再开始做其他工作。

2、在接下来的一个月,每天都练习使用A、B、C、D、E法来处理每一项工作。这样坚持一个月以后,你就会养成先处理优先级最高的任务的习惯,你的未来就会尽在掌握之中!

I 拆书家讲解引导

知识点和相关理念【What】:

原文的内容非常精炼,就是教大家如何区分待办事项的主、次。

前因后果说明【Why】:

在日常工作和生活中,人们每天要处理的事情实在是太多了,任何人都没有足够的时间去完成所有的事儿,所以只有学会取舍,把时间和精力放在那些更重要的事情上,才能解决困惑。

适用边界【where】:

当你有大量待办事项要处理的时候不妨尝试一下这个方法。当然也有例外,如果你的工作只是机械式的简单重复,就像工厂里的流水线,那这个方法并不适合。

(回答现场学习者提问,略……)

行动步骤【How】:

现在,让我们一起来重温一下具体的步骤吧!

首先:写出每个待办事项。

其次:标出优先顺序。

(即按重要程度,标上A、B、C、D或E,其中A-1代表最艰巨、最困难、最重要的,以此递减)

最后:一项一项做。

(按顺序处理,上一项没完成就不开始做下一项,并坚持一个月)

【预防性讲解1】

这三步看起来简单易懂,操作起来却隐藏着各种困惑。

第一个困惑是:“什么情况是A,什么情况又是B呢?”

自答:“一个简单又实用的指标就是看‘时限’,什么时候要交。”

讲解:

今天“必须交”的就是A,A类就像青蛙,如果不做必然就会有大麻烦。

“应该做”的工作就是B,B类就像蝌蚪,如果今天不做明天就会变成另一只青蛙。

C类是指,今天做不做不会有影响。 例如:下周要交的工作总结。

D类是指,可以授权给他人去做的事。例如:辅助性或补充性工作。

E类是指,完全可以不做的事情。

【预防性讲解2】

第二个困惑是:“两个今天都要交的工作,应该怎么区分是A-1还是A-2呢?”

【例子】上周二我到了公司,第一件事儿便是在本子上写下每一个待办事项,然后标出A、B、C、D,这时发现有两项工作都需要在今天完成,一项是:开庭要用的答辩意见和证据目录;另一项是:总经理要看的1-10月份的涉诉案件收支情况表。怎么办?(停顿一会儿,让大家想)我的答案是报统计表,因为总经理更重视。

书中还给出了更多的重要性标准:

1、 完成时限。

2、 先完成重要的目标。

3、 有巨大发展前景或者消极后果。

4、 同样付出,会有更大的收获。

5、 假设度假前,要把那样工作做完才能放心的出发,这就是最重要的。

A 学习者拆为己用

[A2]场景:

听我讲到这,你是否在明天或者未来一个月内,也有可能遇到面对大量待办事项的时候呢?

比如工作日早晨准备开始一天工作前,或者下周五晚上计划安排周末活动的时候、还有外出旅游前准备全家的行李和出行攻略的时候,给大家3分钟时间预想这样的情景,并且说出3-5条待办事项,在小组内分享。

强调一下,只需分享你将来可能遇到的场景和待办事项,不需要涉及如何做,我们将在下一环节思考如何做。

(学习者案例1)王哈哈

场景:下个月,准备分舵的年会前

待办事项:1、征集在年会上演讲和表演的小伙伴。

2、确定年会的形式

3、找主持人

4、找DJ

5、找拍照的人

6、讨论并设计年会中的具体项目和活动

(学习者案例1)枫枫

场景:近一、两周,开始工作和生活前

待办事项:1、工作上要写病例

2、还王哈哈一本书

3、写拆书过级稿

4、准备陪孩子过生日

5、把母亲接到家里来住

[A2]步骤:

接下来请大家应用我们今天学到的内容,对我们刚才自己分享的场景进行回应。想想看,你会如何运用这三个步骤来安排自己的待办事项?(发纸)请大家写下来,并在小组内讨论,时间是3分钟,稍后我们仍然会邀请一位小伙伴分享一下!

模板: 第2步:标优先级 第1步:写待办事项

( )

第3步:一项一项做

【预防性讲解3】:注意顺序

一定要先写完待办事项,再标优先级。

不要直接标优先级,因为你刚才表达的时候和你现在写的时候会有细微的差别,可能你表达的是一种,在你写的时候又发现还有要补充的,这时学习者补充:“还有更重要的。”所以一定要等都写完待办事项后,再标优先级。

(学习者案例1)王哈哈

(学习者案例2)

(学习者案例3)

【预防性讲解4】第三个困惑

在练习的过程中是否有小伙伴会想问,如果工作中经常被打断,或者总是有新增加的待办事项怎么办?”

我来补充一下,设想你正在做A类工作,下属进来请示。

这时,你可以先让他等一会儿,等你把手里的工作处理到一个节点后(比如正在看文件,可以做个标记),然后再听汇报。能授权一定要授权给他处理。如果确实需要你自己来做,先要记录下来,在写的过程中就思考这事儿是否更为重要?然后继续遵循从最重要的工作开始做起的原则,一项一项的办。

结尾

时间过的很快,最后我想把书中的一句话,做为今天的结束语送给大家:“最糟糕的利用时间的情况,就是把根本不需要做的事情做得很完美。”

谢谢大家!今天的拆书活动就到这里了。