拆解书目: 《番茄工作法图解》 所属活动: 石家庄梧桐分舵11月份第三场活动 所在级别: TF1-2 学习主题: 改进计划,掌控时间

开场:

【开场介绍】

欢迎大家来到今天的拆书学习现场,我是拆书分享者Reta,首先向大家介绍一下我自己。一是一名钢琴学习者,学习三年半,目前中级水平;二是一名原创作者,运营有自己的个人公众号;三是社群活动的爱好者,原来担任石家庄十点读书会会长、罗友霸王课演讲主持。现在是一名进阶中的新晋拆书家,目标是成为三级拆书家。

【分组】

好,在今天的学习开始之前,为了便于中间的分组讨论,我们把现场学习者先进行一个简单的分组,那现场一共有4个人,就分一组吧。

好,我们正式开始今天的拆书学习。

【图书介绍】

首先我来介绍一下今天的拆解书籍,所选的片段来源于《番茄工作法图解》这本书,这本书是关于时间管理的经典图书,它的作者是瑞典的诺特伯格,书籍是以自己的亲身经历讲述了时间管理方法——番茄工作法。

番茄工作法是指,专注于一件事25分钟,然后休息5分钟,可以用番茄闹钟或者手机提醒等方式,与它相关的APP应用也很多,可能大家也用过。

我们今天要拆解的是本书第44页的一个关于解决问题的片段,原文拆页已经打印出来发给大家了,人手一张,没有的举手示意我。

片段一
R 原文片段

现在请大家用大约1分钟时间阅读原文片段,读完的小伙伴一会儿可以举手示意我一下。

原文片段

美国统计学家威廉▪爱德华▪戴明和安德鲁▪沃尔特▪休哈特共同创立了戴明循环,也称品质管理循环或PDCA循环。它是一个解决问题的周期流程,可用于对其他流程进行改进。基于“假设-实验-评估”的科学方法,戴明循环的4步为:计划-执行-评估-应用。

计划(Plan):定义预期的结果,以及达成它所需的流程。

执行(Do):实施该流程。

评估(Check):对流程进行衡量,比较实际结果与预期结果,找出差距。

应用(Act):对差距进行分析,找出问题根源,以图改进。

I 拆书家讲解引导

好,大家都读完了,现在我带大家一起拆解一下这个片段。原文中呢,有一个叫做“戴明循环”的流程改进的方法。

【I:重述原文的知识】

Why:

大家有没有做一件事做得乱七八糟的时候呢?我们不做计划时常就会荒废时间,做了计划还是赶不上变化。有没有想过这是什么原因造成的,有什么方法可以改进它?原文中所讲述的“戴明循环”,其实就是一个反思和改良的工具,可以帮助我们在做事情的时候对我们的行为进行一番有益的改进。

How:

那改进的步骤分为以下四步:

第一步,计划(Plan):设定一个目标,以及达成它的行动计划。比如说,我今天上午要花两个小时写一篇文章。

第二步,执行(Do):去实施这个计划。也就是说,真正去按照写作计划和目标去完成。

第三步,评估(Check):对比目标完成的结果和自己的预计,找出差距。比如说,我用了三个小时才写完文章,超出了整整一个小时的时间。

第四步,应用(Act):弄明白为什么没有达成目标,反思原因,用于改进。比如说,我花了三个小时才完成写作计划呢,是因为今天文章的主题是我不熟悉的领域,那么下次再遇到这类主题的写作,制定计划的时候我就需要将时间计划设定为三个小时。

What:

大家有没有发现这一理论它其实是一个反馈圈?你的计划在执行后出现了偏差,运用反思将问题的原因透析在大脑里,然后下次的行动就知道怎样去改善它。运用反馈其实是让我们努力去对行为进行思考,而只要对行为反思并应用于新一轮的行动,就一定会比上一轮效果好一点,这其实就是老祖宗所说的“吃一堑长一智”。

Where:

那我们的工作和生活中很多地方都可以应用这一理论来解决问题,除了个人计划和行动之外,它也适用于群体、团队计划的反思和改进。

便于大家加深理解,我再举个我自己的例子

上个月,我计划了半天时间准备月考核资料,这是我第一步设定的目标;

然而第二步,我执行的时候发现自己低估了工作量,直接导致手忙脚乱的累病了。

为什么呢?第三步评估反思,发现原因是我忽略了上个月的考核是季度考核,而我只安排了当月考核的资料整理时间,结果时间紧、任务重,最后导致体力不支、劳累过度,然后生病。

那最后一步应用,我应该作何改进呢?我对下个月的考核工作做了新的计划:一是区分了增减项目的变化,二是留出空余时间以防临时任务增项,三是进行了分解和授权安排。

A 学习者拆为己用

【A1】激活经验

拆书家提问设计

好,那我们现在已经知道“戴明循环”这个解决问题的方法,它是一个反馈圈,四个步骤分别是计划、执行、评估和应用。请大家回顾一下自己的生活和工作中,有没有经历过或见过类似的例子,比如做事情或做计划出现了什么问题、怎么进行了反思、改进。

按照之前的分组,现在大家小组内可以互相讨论一下,几分钟后,我们请一个学习者进行实例分享。

好,我们请一个小伙伴来分享一下自己的经验。

学习者案例记录

大米:这是一个失败的经验,讲的是我之前减肥的一个经历。

首先第一步,计划。我的计划是用大概20天左右,不到一个月的时间,去减肥五斤。

第二步执行,具体的执行是我每天记录自己的饮食卡路里量,然后每天早晨裸称自己的体重,发到群里打卡,这是一个过程的监控。

第三步评估的话,就是这个月结束之后发现自己的体重并没有降五斤,差不多平均才降了两斤左右。

第四步应用,分析一下原因一是因为以前很有用,但是时间长了以后心里免疫了,对数据不再敏感;二是因为还是对自己的把控不严格,晚饭有时候还是会多吃,别人请客还是无法拒绝。那以后的改进就是,不找任何理由,晚饭坚决不吃了,砍掉!

【A2】催化应用

拆书家提问设计

恩,非常精彩,很好的运用了这个方法。那么我们再想一想,以后我们可能会需要用它来解决什么问题呢?最近一周或者一个月内,生活或者工作中,什么事情或者目标需要“计划-执行-评估-应用”这个反馈圈来反思改进、优化升级的?比如做家务、陪伴孩子成长、自我学习或锻炼、工作业务项目、与他人的交流相处等等。

现在请大家用1分钟时间,想一想近期最可能用到这一方法的事情的情况,在便签上写下你的四个行动步骤。还要提醒一下大家,写出来的计划不能只是表决心,必须有具体的时间、人物、地点、做法,结果也必须是可衡量和可观测的。

学习者案例记录

现场学习者慧姐分享的便签步骤:

1、计划:我最近有个每日晨读自我能量片段的计划,就是文字配自己的语音,发到我的朋友群。

2、执行:我执行了两周14天,中间有两天忘记了。

3、评估:分析一下原因是平时事情太多,这个行为的习惯还没养成,另外约束力也不够。

4、反思:改进的计划是做一个备忘提醒,并设定奖惩措施,请群里的一位朋友监督我,如果忘记我就要在群里发个十块钱的红包。帮我养成习惯以后应该就会好多了。

很好,那今天的分享就到这里了,希望对你们有帮助。谢谢大家的陪伴学习!