要事第一 自我管理四步骤

虽然我的工作主要是教授高效率的原则性问题，一般不讲授具体的计划，但我认为，如果能够以原则为基础，以第二类事务为生活中心，对一个星期内的事务进行具体安排，将有助于更好地理解第四代时间管理方法的原则及其巨大潜能。（第二类事务指的是 时间管理四象限中重要不紧急的事）

以第二类事务为中心的日程安排需要以下四项关键步骤：

确认角色

第一步就是要写出你自己的关键角色。如果你还没有认真思考过这个问题，那么可以把自己想到的先记下来。作为一个个体，你有属于自己的各种角色。你可以先写下自己在家庭中的角色:丈夫或妻子、父亲或母亲、儿子或女儿，大家族中的祖父母、外祖父母、叔舅、姨婶或者表堂兄弟姐妹等等。

然后再写下自己在工作中的角色，列举自己想要持续投入时间和精力去做的一些事情，还可以将自己在教会或者社区事务中的角色也写出来。

你不必想得太复杂，好像在确立终身志向一样，只要考虑自己下一周的角色和任务，记下这七天时间里需要专注的领域即可。

我在下面举了两个例子，总结不同的人在工作生活中所扮演的一些不同角色：

选择目标

第二步就是思考下一个周计划中每一任务栏下你最想做的一两件要事，作为你选定的目标。

这些目标中一定要有几个第二类事务，最好让这些短期目标与使命宣言中的长期目标相关联。即使你还没有撰写个人使命宣言，也可以根据自己的感觉来判断每个角色中哪些事情是比较重要的，并为每个角色确立一或两个目标。

安排进度

第三步是为每一项目标安排具体的实施时间。如果你的目标是起草自己的个人使命宣言，那就不妨在星期天安排两个小时专门做这件事情。通常星期天（或根据自己的信仰、生活方式、工作安排选择其他某个适当的时间）是进行个人思考和制订个人成长计划(包括周计划)的理想时间，因为这时候你有充足的时间思考、反省，寻求灵感，并根据各项原则和价值观来审视自己的生活。

如果你给自己定的目标之一是通过锻炼增强体质，那么就可以安排一周三到四天，每天一小时的锻炼，当然也可以每天锻炼，以确保达到既定目标。有些目标可能必须在工作时间完成，有些要等到孩子们都在家的星期六才能实现。现在你知道我为什么说周计划比日计划好了吧?

确认角色并制定目标后，你就可以把每项任务分配到一个星期中某个具体的日子去做了。或者将它列为一项重要活动，或者列为一个特别约会。你也不妨查看一下自己的年历或月历，看一下是否有什么事先定好的约会，并根据自己的既定目标确定这些约会是否重要。如果你觉得履行这些约定，那么就为它们安排具体的时间，如果你认为它们无关紧要，那么取消就好。

即使为19个重要目标中的每一个都安排了具体时间，日程表的右侧还留有很多空白让你去安排别的事情。这种以周为单位、以第二类事务为中心的日程表不仅能让你做到“要事第一”，还能让你有充分的自由和灵活性以应付突发事件，让你在必要的时候更改约会时间，让你从事一些联络感情和与他人交往的活动，让你享受到发自内心的乐趣。你会感觉很踏实，因为你知道自己已经安排好了一周的要务，照顾到了工作生活中的每一个重要领域。

每日调整

使用这种以第二类事务为中心的周计划之后，你就会发现原来的每日计划变成了每日调整，即根据突发事件、人际关系的意外发展及崭新机会对每天的要务安排进行适当调整。

What+why工作和生活中，我们都会有很多的事情需要做，上班、家庭、学习、交友等等这些事情扎堆在一起，总会有忙了工作忘记家庭，忙了家庭丢下学习的情况，感觉每一件事都很重要，不知道怎么安排。这些事情如果按照事情的重要和紧急程度进行分类，分为重要又紧急，重要不紧急，不重要但紧急，不重要又不紧急的事情 这四类。今天和大家分享的片段针对的就是第二类事物就是重要不紧急的事。重要不紧急的事情通常指的是明天的事情，对未来产生重要影响的事情，需要我们有计划去做得，也可以说是进行投资的事情。大家可以看到拆页的第二张上的图就是重要紧急四项限的具体的位置，关于每一类事情的及详细介绍大家之后可以扫描上面的二维码去细细的琢磨。

书中作者认为每个人在工作和生活中都有一个担任一个关键角色，以这个角色为基础，以重要不紧急的事为中心，来提前安排自己的每周工作。让我们告别每天都在救火状态，但是一个星期过去，回忆却没有什么成果的生活 ，具体怎么做，在书中作者给出了四个清晰的步骤：（how）

请大家跟着我节奏来看如何利用自我管理四个步骤制定周计划，我们可以看到拆页第三页的9月第1周下班后的时间计划（案例）。

第一步：确认角色。确定并写出自己的关键角色，先写自己在家庭的角色，比如父母、子女、妻子、媳妇、姐妹等，然后再写自己工作中的角色，比如老师、管理者、培训者。除了工作和家庭，我还是我自己。我自己也是一种角色。在9月份第2周计划这个案例中，家庭角色是女儿、工作角色是执行者、第三个角色是自己；角色确定后就是

第二步：选择目标。罗列接下来一周的时间内，你担任的每一个关键角色下最想做的1-2件事，为什么是1-2件事，因为人的精力是有限的，只有专注的情况下才能达成更好的效果。在罗列的所有的事情中要有重要不紧急的事。在表格中标符号的就是我在这些角色下的中重要不紧急的事情。

第三步：安排进度。对每一项任务安排具体完成的时间。进行多长时间，分布在哪天什么时间段进行。在表格中我是针对这周下班后的时间也就是每天的7:30—21:30这个时间段进行计划，因为工作时间完成工作任务。在安排的时候，我们可以留出一个时间给自己进行调整。我的计划中是周一空出来。

第四步：每日调整。都说计划赶不上变化，生活总会有各种意外，计划的节奏都会被各种如加班、聚餐等突发事件、人际关系的意外打断，那我们就要及时的对任务进行调整。在这份周计划中，根据我的工作情况周一会加班比较多，所以我会周一空出来做调整。不加班的情况下把周六的运动提前，这样周六如果有约我要做的事情还是能够按照计划进行。

以上就是我利用自我管理四步骤制定的周计划，最终我按照计划完成了要做的事情。

每个方式方法都有边界，运用的过程中我们需要注意的是这样四个步骤只能用来自我管理，不能用来管理他人。同时自我管理四步骤更多是用来梳理安排重要不紧急事件能够提前规划执行，具体的每日执行监督还需要大家借助其他的力量监督自己进行。

分组 激活经验A1

接下来我们按两两一组的形式进行讨论，请每人想一个你在过去的时间里感觉就是在忙碌各种临时的、救火的事情，自己想做的都没有做，过的感觉很累，而且没有什么结果。比如一周的时间全部都在处理工作，忘记了家人的生日、纪念日等。那一周下工作的成效不好，还忽略了家人的感受。这样的案例，当时你的那这一周是怎么样的一个状态。给到大家2分钟的时间思考和分享，稍后我们请一位伙伴分享一下。

分享者--娟：我是在银行工作的，平常工作都会有各种各样的事情，从今年年初开始我是每周都会给我爸妈打电话1次，1个月前，那段时间工作总是各种各样的事情，每天都加班，为了确保我能够每周打电话给我爸妈，还设置了闹钟提醒自己，但是闹钟响起来的时候都会被掐掉，然后忙着忙着就忘记打电话了。那一个月的2个星期我都处于一种只有工作的状态，没有给我爸妈打电话。刚才听你的片段分享，我就是没有把工作和家庭的角色中的重要不紧急事情进行很好的安排，导致我那2周都没有进行好家庭角色的事情。

催化应用A2

刚才这位伙伴分享的相信大多伙伴都有这样的经历，如果按照自我管理四步骤进行梳理，就不会有这样忙碌却没有好结果的情况了，今天是周日，接下来大家针下周的生活和工作做一个计划，生活工作有哪些角色，每个角色要做哪些事情，将重要不紧急的事情用符号标记，在这周如何安排，大家可以写在A2的表格位置，回去之后就可以按照这份周计划开始执行了。期待每一位伙伴回去之后按照计划执行，告别忙碌生活，今天我的分享到此完毕。

分享者--伟：

刚才听了分享发现我的计划做的很好，但是只有我自己的角色，然后就是工作的角色，我的计划中只有我自己的，而忽略了我是一个丈夫，是一个父亲的角色。平常我的安排就是早上7点-8点我会进行运动。8点去上班。6点下班后，会开始静坐1小时，然后看书2小时或者是练习书法2小时，我是要求自己每周看一本书。基本上每周的安排都是这样的，整个计划都是自我提升。

听完片段后我把陪女儿做作业、陪老婆散步、和家人一起看电影增加进去了。