开场:
大家好,我是陈茉,是一个正在升级打怪中的拆书家,同时也是一个动漫爱好者,入坑动漫以后成功戒掉了沉迷游戏的状态。
<学习目标>大家在跟随我完成本次的片段学习后,能够按照ABC排序系统重新规划要做的事情,学会聚焦,确定出某个时间段内重要的A类事情。
F:这个片段选自于《如何掌控自己的时间和生活》这本书,作者是阿兰·拉金,哈佛大学MBA,美国“时间管理之父”, 他率先创立了科学的时间管理方法, 后由(超级畅销书《高效能人士的七个习惯》一书的作者)史蒂芬·柯维继承并发扬。
A:在时间管理领域来说,这本书是最为杰出、最为经典、影响最为持久的作品。也备受美国前总统比尔·克林顿推崇,是在全美销量300万册的时间管理巨著。
B:如果你跟很多人一样,总是因为“太忙”没时间,不会有效利用时间,距离人生目标越来越远,那么阅读这本书,将学会更好的利用时间,更加聪明而不是努力的工作。(B1)
如果你感到常常的忙碌却抓不到重点,又或者是有很多想做的事却一直没开始,学习ABC排序系统,帮助我们把要做的事情重新分类排序,确定出某个时间段内重要的A类事情。(B2)
ABC 排序系统
在确立工作次序的时候,我推荐你使用 ABC 系统:列出清单之后,在那些你最为重视的条目左侧写上 A;在那些一般重要的条目左侧写上 B;在那些最不重要的条目左侧写上 C。在这个过程当中,你只是在进行猜测——因为你并不确定自己现在的判断是否正确。然后将不同的条目进行对比,通过这种方式,你可以将清单上的所有条目次序完全标记出来。
A 级条目应该是那些最为重要的活动。所以你应该把大部分时间花在 A 级活动上,然后才是 B 级 和 C 级活动。考虑到你每天的时间有限,而且不同条目的紧迫性也不相同,所以你可以对所有级别的条目做进一步细分,比如说你可以把 A 级活动分解为 A-1,A-2,A-3,A-4……
<what>列出清单是对某个时间段要做的事有一个全面的了解和统计,都有哪些要做的事情,分类并排序是做规划、选择的过程。规划的核心就是做决定——决定要做什么事情,什么时候去做,以及怎么去做。用ABC排序系统对清单上的内容进行分类排序,确定出时间段内重要的A类事情,并促使我们去行动。
<why>想一下你的近期规划,比如明年下班后去看场电影,周六跟哪个朋友约好了,周一要拆书了等等都是规划,可以说每个人都会进行规划,而对ABC排序系统就是针对某个时间段的事情进行的规划,让我们快速的确定出当前最重要的事,督促优先做A类事情,从而更好的利用时间达成目标。
每个人可能都会有许多要做的事,然而我们的时间却是有限的,通过ABC排序系统就能够帮助我们把注意力放在优先级最高、也最重要的A类事情上,从利益的角度规划出优先要做的事情。
<how>那么具体要怎么做呢?
1、列清单。限定一个时间段,将所有需要做的事情写到一起。根据时间段的长短不同,所列的清单内容也是不同的,比如一天的话可能就是一些偏具体的事情更多,如写一份报告、说明,打电话等等,而如果是一月的话就可能是长期目标、中期目标之类的,如阅读2本书、跑步30公里等。
2、分类,对比调整。根据写的任务粗略的分出A、B、C类,分类的标准是自己的价值判断,也就是你认为哪些事情是最值得做的,可以从重要性、目标相关性、紧急性和有效性等4个角度来划分,在清单中最重要的事情前标记A,一般重要的事标记为B,最不重要的事标记为C,进行粗略的标记,之后结合当前的时间安排,做对比调整,把不确定的事情标记分类,对已经标记完的事情的类别做修改调整。
3、排序。第2步已经把所要的事情进行了大范围的分类,接下来就是对每类的活动进行排序,按照刚才提到的那四个角度(重要性、目标相关性、紧急性和有效性)做排序。
一旦做完了这3个步骤,我们的手里就有了一张更清晰地清单,来帮助我们更好的划分各项内容,那么接下来要做的事情也就确定了,之后就是开始做A1任务了。
<不这么做的坏处>说到这里,关联到很多小伙伴可能有列清单的习惯,却并不一定会进行分类排序,那么就可能会导致第一:缺少对事情与时间安排之间的整体认知,总以为还有时间做,总是拖延着不行动;第二:在做事情的时候每次都挑相对容易的,好上手的,而留下重要却不太好做的事情,于是就会积攒很多重要的事没做;第三:看心情做事,心情好了就多做点,或是被事情追赶,催的急了就先做,不着急的就不做。以上就是不使用这个方法可能带来的不好之处。
<预防异议>那么也可能有小伙伴会有疑问说为什么要用这个方法而不用四象限法则呢?大家知道四象限法吗?(根据现场情况)是按照紧急性与重要性2个维度划分的。共同点在于这两个方法都是用来为清单的事情分类的,并且都能够帮助我们找到重要的事情。不同点在于四象限法把事情分成了四类,而且只有分类罗列,没有排序,基本上一个类别的事情都是一样重要的感觉。ABC排序系统是先把事情分成了3类,之后又把每类的事情进行了排序,确定出最优先重要的事,是有先后顺序的。而且我们的大脑记忆力在记3类的东西时会记得更清楚,而划分成4类也会有一定的信息干扰,并不能真正的让我们把注意力放到最重要做的事情上。
<举例子>比如我在5月中旬的时候,定了周计划说要1、听崔律的直播课、写作业;2、确定出拆书的片段、写逐字稿;(每天)3、电影一个;4、写一篇专业相关的文章;5、看电视剧;6、锻炼身体每天15分钟。
实际上这些列出类的内容我都没有怎么完成,为什么会这样呢?就是因为在我看来这些事情都是一样重要的,当所有事都一样重要的时候也意味着这些都是一样不重要的。所以这也是为什么要进行分类、排序确定出最重要的事情。
如果让我现在重新规划,我可以1、先列出清单,2、分类,对比调整。A类:1,2,4; B类3、6;C类5;3、排序,按照四个维度的考虑来排序,优先做2,再做1,最后做4.
<使用边界>这个方法适用于规划某时间段内的事情或任务,而不是具体的行动。
通过我刚才的讲解可能小伙伴已经差不多明白怎么进行清单的规划了,接下来就请你来实践一下。
<A1>回想一下在过去的一天或一周里有哪些是你想做的事情,比如周六跑个步,周日出去玩啊,阅读一本书啊,学习某个知识点等等,回顾下3-5件你想做的事情(工作、生活都可以),写下来并在小组内分享。