拆解书目: 《番茄工作法图解》 所属活动: 拆动乾坤,赋能你我。淄博封神NO.031 所在级别: TF1-2 学习主题: 番茄工作法之避免干扰四步法 学习目标: 通过学习达到有效做好个人时间管理,提高工作效率。

开场:

           【开场自我介绍】
拆动乾坤,赋能你我,各位小伙伴大家好,我是本环节的新手拆书家果盘。首先,我用三个标签介绍一下我自己。第一个标签是法律工作者、第二是终身学习者、第三是运动爱好者,这三个标签简单的概括了我的工作和兴趣爱好。

【图书介绍】
下面我要和大家一起拆解的片段来源于《番茄工作法图解》这本书。番茄工作法相信很多小伙伴都有所了解,而《番茄工作法图解》一书是作者根据自己亲身运用番茄工作法的经历,再配上生动的语言,传神的图画,将番茄工作法的基本原理呈现在读者面前。通过作者的介绍,可以让我们改进工作和学习流程、减轻时间焦虑、集中注意力、强化决断力,更好的做好我们的时间管理。好,这本书的基本情况我就简单说这么多,感兴趣的小伙伴可以找来一读。

【新技能:给学习者分组】
在我正式讲解之前,我先帮大家分一下组。在座的各位小伙伴,我们左边一组,有边一组。

       

片段一
R 原文片段

R原文片段】原文来自《番茄工作法图解》

总之,应当明确外部中断的类型和数量。通过画减号、写下所要求的活动名称,来跟踪记录每次中断。处理外部中断的策略,由以下四步组成:

1)告知:“我手头有事,正忙。”;

2)协商:“周五再帮你做,行吗?”;

3)计划:写下活动名称,稍后为它计划未来的番茄钟。

4)答复:按照承诺回电或答复,不然,下次别人就没法信任你了。


I 拆书家讲解引导

【新技能:【I】拆书家讲解引导】

好,我看到大家基本都看完了,下面我讲讲我对这个原文片段的理解。

 

What

这个片段给我们提供了一种方法,就是我们在做事情的时候如何才能避免外界的干扰,我们称这种方法为“避免干扰四步法”,简单地说就是通过告知、协商、计划、答复四个步骤来避免外界对我们的干扰,从而让我们顺利完成时自己想要做的事情。

 

Why

有人要问,为什么我们要使用这个“避免干扰四步法”呢。因为通过运用这个方法,可以有效的管理好我们的时间,提高工作效率,同时可以避免由于直接拒绝别人的要求而影响到我们的人际关系,大家看,既完成了我们的工作又兼顾到人际关系,坚持下去,我们一定会慢慢走上人生成功之路。

 

How

好,下面我来介绍一下避免干扰四步法具体实施步骤

 

第一步是告知。遇到外界干扰的时候我们首先是要告诉对方自己正在做什么事情,这件事的紧急程度如何,大概需要多长的时间。比如我们可以这么说伟哥,我正在写一个培训方案,中午吃饭之前要交给上级审定,时间还是有些紧张”。大家看,我这么一说就是告诉,还体现了我想要诚恳的沟通态度。

 

第二步是协商。就是根据自己的工作计划提出一个可行的时间。这一步是告诉对方可以接受这个事情但是时间需要商量比如我们可以这么说:“如果你的问题如果不是特别急的话,是否可以两个小时之后我们在一起研究一下呢”

 

第三步是计划。把这个外界的干扰事情列入到自己的计划当中,变成一个常规性任务。

 

第四步是答复。在约定好的时间内完成并给对方一个答复。到了约定的时间,一定及时按照承诺去回应对方。

 

where

好,以上就是避免干扰四步法的四个实施步骤,这种方法主要适用于我们做事情被外界打断干扰到的时候。

 

例子

下面呢,我给大家举一个我自己例子。上个周,领导交代我起草一份会议通知,要求下午下发,写了一会,隔壁办公室的老胡过来找我,让我帮他做个PPT。这时我恰好想到了避免干扰四步法,所以就对他说了这样一番话。

“胡哥,领导交代我写一份通知,要求下午一上班就发出去,时间还挺紧的(告知),如果时间来得及的话能不能等我把通知发出去在帮你做PPT(协商)。”说到这里,胡哥欣然接受了我的建议。

然后把这个事情记到自己手机的待办事项中,并定了下午两点的闹钟(计划),到下午两点的时候,我就主动去找老胡,帮他完成了PPT(答复)。


A 学习者拆为己用

【新技能:【A1】激活学习者经验】

关于这个原文片段的理解,我就说这么多,下面请各位小伙伴回想一下过去一段时间你在工作和生活中做事的时候有没有类似的经历,当遇到了外部的干扰,你是怎么处理的,最好是失败的案例,请大家按照刚才的分组在小组内进行分享。

分享时要表述清楚“时间、地点、人物,事情的起因,经过以及最终的结果如何?

讨论时间为4分钟。4分钟后我们选出一位伙伴用1分钟时间来给大家做一下分享。

    好,时间到,我看到大家已经讨论出结果了,可以请你们组的伙伴分享一下自己的经历吗?

 

【学习者案例记录:】

臧姐分享:

前天,我的一位做亲子教育的朋友,让我帮他做十几张PPT,因为当时有些晚了,我就说今天有些晚了,明天再说吧。第二天联系他的问他什么时候需要,他说今天就需要,我说我正好帮朋友注册商标,下午再联系你把。到了下午,我再联系他的时候,他把相关的资料发给了我,我就帮他做做完了相关PPT

谢谢这位臧姐的分享,你的分享非常棒。

看来这次意外的干扰事件,确实对你当时的工作产生了影响。我想,如果我们能尝试运用告知、协商、计划、答复避免干扰四步法来尝试着化解这种意外干扰,会不会产生更加好一点结果呢?


【新技能:【A2】催化学习者应用】

 

接下来我们思考一下如何在以后的工作学习中运用避免干扰四步法。请大家设想一个情景,比如在未来一周内某一个工作生活的情景中可能会遇到的意外干扰,你要如何做。

 

给大家1分钟的时间,将自己表述设计写在拆页背面的框架内。大家注意要写清楚几个要素,一是要达成的目标,二是想象好当时的情景,三是我们该怎么去做。请大家写好后转交给我,谢谢小伙们。

 

本次的拆书活动就到这里,希望小伙伴们能将今天拆书学到的内容应用到我们未来的生活和工作中。拆动乾坤,赋能你我,感谢小伙伴的陪伴,谢谢大家!

 

学习者案例记录:

 

收集来自臧姐的便签:

明确的时限:下次给客户做PPT时。

目标:做PPT时运用避免干扰四步法,一次性顺利完成工作任务。

人物:我

具体行动:

当我在下次为客户做PPT时,遇到外界打扰的时候运用好避免干扰四步法

(1)告知:不好意思,王总,我正在为广告公司做PPT,客户要求的时间还挺急的。

(2)协商:我大概下午四点左右可以完成PPT制作,到时我再联系你,你看可以吗?

(3)计划:协商达成一致后,用手机定好下午四点和王总联系的闹钟。

(4)答复:下午四点或者提前完成工作任务后,立即联系王总。