开场:
大家晚上好,我是参加TF1-2训练的陈蕙茗,陈是耳东旁的陈,蕙是蕙质兰心的蕙,茗是品茗的茗。
本次现场拆书的目标,是希望我们大家都能够使用简化版甘特图三步曲,直观帮助我们管理进度及及时调整行动,达成年度/半年度/季度等目标。
【分组】30秒
我们先来分下组,后面一排的三位小伙伴一组,前面第一排这两位为一组,这边两位为一组。LEO是观察家不参与讨论。
【图书介绍】1分钟
现在介绍一下今天待拆的书籍《只管去做》。这本书的作者是邹小强老师,他有三大标签,时间管理专家、机构特聘讲师、畅销书作家。我们熟知的畅销书《小强升职记》就是出自邹小强老师之手。这本书延用了《小强升职记》风格,通过职场“路人甲”小强和“人生赢家”上司老付的对话展开,使得本书特别通俗易懂,可操作性强。这本书也得到古典、成甲、秋叶老师的推荐,希望这本书能帮助到我们。
下面邀请大家带着问题来阅读下原文片断,“2019年你的上半年度目标实现了几个,如果用今天甘特图三步曲能否帮你过好剩下的四个月”,来阅读下原文片断。时间是1分钟。
做项目也是一样。低头做项目会因为一定要解决某个问题,或要追求完美,而忽略项目整体进度。所以,我会做一个甘特图和项目清单,搞定清单里的事就是在”低头走路”,看甘特图中的项目进度就是在“抬头看路” 。
“标准的甘特图比较复杂,对我们管理年度计划中的项目来说,你可以用我简化后的版本。第一步,画图。准备一张A4纸,然后横过来,在三分之一位置画一条横线,在纵向的三分之一位置画一条竖线。横线上面标12个刻度,表示12个月。然后把你的年度九宫格里写的今年的目标一条一条地写在左下方的区域。”
“第二步,填充。预估每个年度目标的起止时间,这时候最好要打个草稿,写下计划完成每个项目的时间段,稍微调整一下,觉得没问题了,再画到甘特图上。具体画法上用空心的方框覆盖这个区域,比如说打算5~6月初实现英雄之旅,那么就从5月这里开始,画一个方框到6月过三分之一的位置,以此类推。这就是甘特图的一个作用:让所有项目进度一目了然”
“第三步,调整。年度计划不用调整得太频繁,每月一次就行了,我们可以每月最后一天用来更新这幅甘特图。拿‘写时间管理书’来举例,这个月计划写完第一章,有可能会产生三种情况:
正常推进,第一章顺利写完了,那么就把这个月的进度涂成实心即可;
超前完成了,比如说不仅写完了第一章,第二章也完成了4000字,相当于提前完成下个月三分之一的进度,那么可以把超前的部分也涂成实心,下个月就可以轻松一点;
进度滞后了,比如第一章只写三分之二,那么就涂上一小段的进度,这就在提醒你,下个月要努力多写一点才能赶上进度。
技能点:用自己的语言简要复述或提炼拆页内容的行动建议,再讲一两个恰当的例子,可以是书上的,也可以是自己的(A1或A2便签)
发现不少小伙伴已经阅读完毕,我来讲讲我的理解。
WHY:
在日常生活中,遇到想要实现的目标,通常我们的做法是将其记录在笔记本上或用EXCEL表清单体方式管理,然后按期执行;而这样做可能会带来不好的结果,就是无法跟踪进度并且及时调整行动。那么遇到这种情况,我们要如何处理呢?那今天的拆页片断就提供了非常好的方法,可以直观地帮助我们跟踪进度且及时调整行动。
WHAT:
甘特图三步曲可以把我们的多个目标和所需时间绘制在一张表格上,用空心方框绘制目标所需的时间段,然后根据实际情况进行目标调整的一种图形目标管理方法。
HOW
顾名思义,简化版甘特图三步曲有三个步骤:
1. 画坐标轴:
横坐标,按月份划分。纵坐标,计划中的目标任务。
2. 填时间段:
估算每个目标完成所需的时间段,用空心方框代表时间格,空心方框的长度与任务完成所需时间成正比。
3. 调整进度:
根据项目完成情况每月调整一次即可。如果是正常推进,原空心方框区域涂为实心。如果超额完成,除本身区域外,超额完成部分也要涂为实心。如果是进度滞后的,当月进度条只能涂一部分,用于提醒自己加快进度。
适用边界:
甘特图三步曲适用于多个目标共存时的年度/半年度/季度等跨时间段的目标管理。
针对“2019年你的上半年度目标实现了几个”的问题,我来举个例子。我有三个目标:完成3-3拆书家、完成知识付费50讲课程录制、站在200人以上舞台演讲。很惭愧,我只实现了一个演讲方面的目标,我是用EXCEL清单体来管理目标的,每个月底做记录,却没有及时调整任务。拿拆书家这个目标来说,当初预判时间有点短,再加上自己犯了托延症,所以现在才到拆书1-2级别。如果运用甘特图三步曲,我相信我会过好剩下的四个月。
技能点:激活学习者经验,给出最简单的AI指令。拆书家讲解结束后,跟大家说现在进入【A】环节,指令大意为:我们读过了这个拆页,了解到某种情景应该如何做,或者某类问题可以如何解决,那么想想我们自己有没有过类似经历,请在小组内分享。
接下来,请大家回想一下,在过去的时间里,你有没有过和我类似的经历?小组成员可以就过去一个上半年度/季度失败的目标、使用了什么管理目标的工具、过去的规划及执行中遇到什么问题(如是没能跟踪进度,还是没有及时调整行动、托延症等)进行讨论,目标可以是读书、写作、学一门技能、考证、减肥等等。小组讨论3分钟。
学习者宏江说:
目标:在6月底-8月1号完成线下10节微课,每10分钟,
实际完成情况:8月1号才做到3节。
失败的原因:有一些家务事要自己去做,家里人要去旅游占用时间。
管理工具: 没有使用。
其它:有做好微课大纲的准备,做的过程中有使用番茄钟。
【A2分步催化应用】 3分钟
技能点:拆书家给出最简单的【A2】指令,让学习者自己写A2便签。
这位分享的小伙伴真棒,我们一起回顾了他失败的一些原因,没有及时管理项目进度,没有对目标任务进行细化,没有考虑到时间被其它资源占用(多一些冗余)。
接下来,请大家设想下,在未来的三天,根据我们今天学习片断,制定一个简化版甘特图,请大家确定好你的一个目标(可以和刚才一样,可以是拆书、学习、一门技能等)、目标的期限(截止到今年年底)、评估目标所需的时间及细化到每个月的任务,用今天的甘特图把计划划出来。用时一分钟。
学习者立平:
我的目标,接下来四个月我要成为一位二级拆书家,9月份过2-1,10月份过2-2,11月份过2-3,12月份过2-4.
今天的拆书活动结束了,愿我们都能运用甘特图三步曲管理方法过好剩下的2019年,谢谢大家!