接下来给大家时间阅读下手中片段，该片段取自《每天最重要的三件事》，是一本实用性非常强的时间管理类书籍，书中提供了3个核心习惯，不仅可以帮助我们完成每天极重要的任务，同时可以处理好纷繁的杂事，不遗漏、不拖延，同时通过周、月、年为单位的自我检视和回顾，发现自己的成长轨迹，找到生活中最有价值的事情坚持下去。

我们今天拆书学习的目标是学会应对工作中出现的杂事，通过四个基本方法帮助我们将杂事加工成行动，迅速“斩断”杂事，清空大脑的收件夹。

现在请各位用3分钟的时间阅读原文片段，完成后的小伙伴可以举手示意我：

原文片段：

我给分批处理杂事的四个基本方法起了个好记的名字“捅人利器”。它将是一把时间管理的宝剑,可以帮助你按批次将杂事加工成行动,迅速斩断杂事,清空收件夹。

捅人利器”四个招式分别是:马上丢弃(器)、立刻行动(利)、授权他人(人)、放入系统(捅),反过来念就是“捅人利器”。

捅:放入系统   人:授权他人   利:立刻行动   器:马上丢弃

“捅人利器”的用法：

马上丢弃

清空收件夹的过程中,发现无用的信息就马上舍弃。例如电子邮件中不需要任何答复的信件可以存档,微信的大多数信息都不需要回应,会议记录浏览过若不需要采取行动,也可以放入存档的资料夹以备以后查阅。

如果是手写的笔记和便签,有的是加工成行动提示写入行动清单,有的是录入电子档存入资料库,完成后纸质档就可以直接扔掉。

每天收的邮件,里面有许多无效信息,可以通过设定邮箱的自动分类规则,把邮件自动放入不同收件夹,从而清空收件夹。

手机上的微信信息,更是只有极少数才有保存价值或需要列出行动提示,其他就直接选为“已读”吧。“马上丢弃”就是对于不必要的材料,做好“断舍离”,节省时间和注意力。

立刻行动

清空收件夹的时候,有些事情只要一两分钟甚至更短时间就能处理完,如果当下有足够的时间,就应该“ Just do it”立刻行动,不需要放到行动提示清单中。

举例来说,我起床早就可以利用早晨的时间对收件夹中的事情进行检视,这是采取“立刻行动”的好时机。

例如可以分两分钟就完成回信的邮件,立刻点开回复”键,写下几行答复发出去。在微信上看到需要回复的信息,若是只要一个短句、一段语音、一个表情符号就可立刻回复的,就直接行动,不要让它变成任务占用头脑的内存。

授权他人

在清空收件夹的当下,如果有个良好的团队可以授权,就可以列出一张清单“授权他人”或召开会议分配任务,请团队发挥力量。

我们即将进入一个任务越来越多的时代,有更多的事情需要团队协同作业,不论是企业内部或外部沟通,授权他人的频率会越来越高。每个人都要具备更全面的授权管理能力,才能应对未来的工作形式。

放入系统

事情若是无法马上丢弃、立刻行动、授权他人,那就只能放入系统。先放入系统(以时尚姐为例是Goge日历及 Google Keep),若有必要,再细分放入日程表、任务管理、行动清单或参考资料库的STAR系统。

例如收到一封邮件,要求填写一份复杂的表格(大约需要20分钟),但一周后才需要回复。那就在行动提示清单中新增一条行动提示:“填写××表格”,设定提醒周五下午填写。一般而言,超过两分钟才能回复完的信件,我们都应该暂缓回信,放入行动提示清单中,等待合适的时间再回复。先清空电子邮件的收件夹,再开始回信,这样生产力更高。如果是微信中有一条一个月后要参加的活动的信息,包含大量细节,那就转发这条微信到你的行动提示清单里,并设定截止日期提醒自己阅读。

大部分伙伴都已经读完了拆页，没读完的伙伴也不要紧，大家可以跟着我对原文的理解继续了解。

好了，下面，我将对这段的内容进行讲解。日常工作中呢，我们都不能避免这样一种情形出现，就是很多在计划外的“杂事”。有的“杂事”甚至会使我们原本计划好的工作耽误或延误。可是工作中又无法避免这种“计划外”的工作出现，那么，如何通过方法处理杂事，进而清空我们工作的“任务篮”呢？可以使用以下4种方式：

1.马上丢弃。有些突然出现的工作其实并不需要我们处理，比如，接到的邮件它并不需要回复；一些微信内容也不需要去回复。对待这些不要我们精力来处理的工作内容就要采取“马上丢弃”原则。

2.立刻行动。有些事情只需要很短的、一两分钟的时间就能完成，那么这个时候你就可以利用简短的时间将这件事情处理完毕。比如，向某人传达一个消息，回复简单几句话的邮件，可以电话沟通的简单事情，或者微信中简单回复或者表情等等。

3.授权他人。如果我们收到的工作可以转给或者授权给他人完成，那么这也是一种处理方式。比如，一个文件需要最后校验，如果我们有可信任的人的话，可以让对方协助完成；或者有的工作就是需要他人来处理，那么我转给那个人让其处理就好了。

4.放入系统。如果事情通过前三个步骤都无法解决的话，那么就只能处理这件事情。但是也要根据这件事情的具体情况来处理，比如突然需要我们写一份总结，但是截至时间是一周后，那么这个任务就可以加入到我们的任务清单中，并设置结束时间。

通过这样做呢，我们可以快速的处理工作中的杂事，及时清空大脑的“收件夹”，释放大脑内存，让我们处理工作更有效率，也让我们工作起来更加顺畅和得心应手。以上的4种方式是用来处理日常工作中的“杂事”方法，但是如果突然来到是那种又紧急又重要的事情，我们则要优先处理这些事情。

    下面我根据这个拆页分享一下我以往的经验。在遇到这个拆页之前，我一直都是面对那些突如其来的事情没有什么头绪，很多时候就被那事情“牵”着走而耽误了手中的工作。比如，去年10月时候，有一次我正在忙着弄一份方案，因为第二天要交给领导看。突然接到教育厅的一个电话通知要求上报一份数据，其实教育厅要的数据没有我手里的工作急，我完全可以第二天再弄。但是，我当时并没有这么做。当我联系各个部门负责人，要好统计数据之后在汇总，等到我给教育厅发过去之后已经到了下班的时间了，而我的方案还没有弄完，没办法只好加班。如果我当时将这个意外的事情采用“放入系统”的方式第二天处理，就不会加班了。

我计划今天拆书过级活动结束后，回去使用上面的技巧将我每天工作中可能突然出现的事情分成四种方式来处理。

1.马上丢弃。对于那些不需要回复或者精力处理的事情要采取“马上丢弃”原则。比如，早上到了办公室，我正在按计划进行当天的工作。这个时候工作群里发通知，

要上交上周重点工作完成情况，如果我已经完成并上交，就不必回复，可以采取“马上丢弃”的原则。

2.立刻行动。对待那些一两分钟的时间就能完成的事情“立刻行动”。比如，下午宣传部要组织召开会议，那么其上午会在群里确认各部门参会的人数，我直接回复“组织部2人”就可以了。如果接到业务上询问的电话，如果很简单就马上回复，如果需要长时间才能沟通明白的话，可以告诉对方一会给他回电话，然后采用“放入系统”的方式处理。

3.授权他人。对于可以“授权他人”的工作任务及时授权他人。比如，一个同事来问我发展党员的具体事情，这个不是我的分工，以前这种情况我都是直接答复对方，这样可能既回答的不准确也耽误我的时间，而现在，这种情况我会及时的授权给负责的同事。比如，突然接到通知3天后要交一份总结材料，总结的各部分内容分别由其他几个同事负责，那么“授权”让其写出自己负责的部分，最后自己汇总。

4.放入系统。对于需要自己花时间和精力来处理的事情“放入系统”，并按照规定时间处理。比如，3天后要交的总结材料，目前自己手里的工作比这个要着急，那么现在就可以将他放入系统中，然后按照计划时间完成。

    好，以上就是我今天的分享，谢谢大家。