学习目标

我们在完成本次RIA现场学习后，学习者能够分清楚自己生活中各类事务的轻重缓急，根据自己的目标确认自己的第二类事务，即知即行，让自己的生活事半功倍。

A1测试表

大家现在肯定迫不及待想了解自己平时把时间花哪里了吧？下面我们做一个我的时间是如何度过的测试表。

我的时间是如何度过的测试表的

规则：很不同意1分、不同意2分、略不同意3分、略微同意4分、同意5分、很同意6分。在每一项后面，根据自己前一段时间的实际情况，给自己打分。打分结束，把括号内标记相同的题目得分相加。

1.我花了很多时间在重要而且需要立刻关注的活动上，例如危机、紧迫问题、截止日期将近的项目。（重要紧急）

2.我觉得总是到处救火，不断处理危机。（重要紧急）

3.我花了很多时间在虽然紧迫但与我的第一要务毫无关系的事情上。（诸如无端的干扰、不必要的会议、非紧急的电话和电子邮件）。（紧急不重要）

4.我花了很多时间在繁忙的工作、强制性习惯、垃圾邮件、过多的电视节目、琐事和玩游戏上。（不紧急不重要）

5.我花了很多时间在重要但不紧迫的事务上，例如计划、准备、防范、改善人际关系、恢复和修整。（重要不紧急）

6.我觉得有与防范得当、精心准备和周密计划，一切有我掌控。（重要不紧急）

7.我觉得自己总是在处理对他人重要但对自己不重要的事情。（紧急不重要）

8.我觉得自己浪费了很多时间。（不紧急不重要）

测试题讲解

测试题，能让我们了解自己在四类事务上都花了多少时间，从而对我们目前的时间安排做一个了解和诊断。（做试题的意义）

几乎没有在不重要不紧急事情上花时间的请举手。把大部分时间花在重要不紧急的事情上的请举手。花了很多时间在重要而紧急的事情上的请举手。（现场反馈两位老师花在重要紧急的事情上的时间最多。）

看来我们今天的拆书活动很有必要。我们日常很容易陷于重要而紧急的事情，因为有deadlin嘛，或者因为别人的事忙碌，再或者忙了一气很累了，又想放松，往往忽略了对我们来说最重要的第二类事务。下面我们看看高效能人士如何做的。

原文拆页

高效能人士总是免陷入第三和第四类事务，因为不论是否条急，这些事情都是不重要的，他们还通过花费更多时间在第二类事务来减少第一类事务的数量。

第二类事务包括建立人际关系、撰写使命宣言、规划长期目标，防患于未然等等。人人都知道这些事很重要，却因尚未迫在眉睫，反而避重就轻。

按照彼得•德鲁克（ Peter Drucker）的观点，高效能人士的脑子里装的不是问题，而是机会。他们不会在各种各样的问题上浪费时间和精力，他们的思维定式是预防型的，总是能够做到防患于未然。当然，他们也有真正意义上的危机和紧急事件需要马上处理，但是这类事件的数量相对来说很少。他们能够平衡产出和产能的关系，将时间和精力集中在重要但是并不紧急的事务上，即第二类事务，完成这些活动能够提高个人的处事能力。

有了时间管理矩阵，现在花几分钟回顾一下本章开头的问题。（在你目前的生活中，有哪些事务能够彻底是你的个人生活得到改观，但是你一直没有去做？在你目前的生活中，有哪些事情能够彻底是你的工作局面得到改观，但是你一直没有去做？）请查看自己的答案属于以上哪一类事务？重要而紧急吗？依我推测，答案多半是第二类。因为重要，才会使生活大为改观，却因为不够紧急，所以受到忽略。但是只要我们立即着手进行，效能便会大为增进

    我曾问过一家购物中心的经理人员类似的问题，他们一致认为，与承想购物中心的各商店老板建立良好关系，最有助于业绩进展。这属于第二类事务。

但经过调查发现，他们只有不到5％的时间用在这上面。这也难怪，太多的事情使他们分身乏术：开会、写报告、打电话等第一类公务已经使人筋疲力竭。纵使难得与各商店老板接治，也不外乎收账、讨论分掉广告费等令对方不快的事。

    至于承租业主则各有一本难念的经，他们希望购物中心的管理人员能助解决问题，而不是制造问题。

于是购物中心方面決定改弦更张，在理清经营目标与当务之急后，就以三分之一的时间，改进与各商店的关系。施行了1年半左右，不但业绩提高4倍多，经理人员也成为各商店的倾听者、训练者与顾问，不再是监督者或警察。

因此，不论大学生、生产线上的工人、家庭主妇，抑或企业负责人，只要

能确定自己的第二类事务，而且即知即行，一样可以事半功倍。在时间管理领

域称之为帕雷托原则（ Pareto Principle）ー－以20％的活动取得80％的成果。

从上面这个片段中，我们了解到高效能人士如何安排的，问个问题看看大家信息捕捉的怎么样。【现场互动】

我们日常生活中一共有几类事务，分别是？（四类，重要紧急，重要不紧急，不重要紧急，不重要不紧急）

高效能人士一般把时间花在哪类事务？（第一类第二类事务）

高效能人士为什么很少花时间在第三、第四类事务上？（目标明确，而且进行了预防）

他们如何减少第一类事务？（防患未然）

第二类事务一般包括哪些？（和自己人生目标直接相关的事务）

看来大家读的不错，我就简要分析一下这个拆页。我们日常生活中总避免不了突如其来的紧急事件，高效能人士也是，所以他们脑袋里有一个预防机制，防患未然，其实这就是第二类事务，他们用第二类事务的周全，减少第一类事务的发生。

至于第三、四类事务，无论紧急与否，都是对自己而言不重要的，他可以通过委婉拒绝、确认目标等方式，减少这两类事务所占用的时间。比如总有人要你帮忙，无论你是否有空，这个时候就要学会说不；比如你的目标是作家，每天花很多时间在打游戏上显然无用，于是可以减少打游戏的时间。【举例】

高效能人士专注于第二类事务上，在重要的的领域深耕，让生活大为改观。比如你在职业的规划是做作家，那每天分给写作的时间和精力就会多一些，至于回复邮件、家务等琐事，可以安排同一时间集中进行，突如其来的邀约，也可以看看是否影响自己的写作时间，稍作调整。时间管理并不是让自己每一分每一秒都紧绷神经，而是提高时间的使用效率，让我们的生活、事业有量的变化。【举例】

A3

下面我们来应用一下学习的新技能。还是故事开头中的妈妈Cindy，周末来了，她为自己写下计划：

1.陪孩子去海底世界   2.去头马俱乐部进行演讲  3.家务大扫除   4.看一场电影    

5.品尝一家新开的餐厅  6.读一本新书  7.会见一位老朋友  8.参加拆书帮拆书活动

她看了自己的计划清单，顿时迷茫了，这么多想要和需要完成的事，从哪里下手呢？于是她找来好闺蜜，时间管理达人Linda，向她请教。Linda知道她最近的目标就是想多陪陪孩子、拆书家升级，于是根据优先处理第二类事务的原则给了她建议：

现在请两位老师一组进行讨论，一人扮演Cindy，一人扮演linda，为Cindy安排一个高效的周末。

现场演练记录：

红姐扮演linda，李老师扮演cindy（分别用L/C代替）。

C:这周有好多事，都不知道怎么安排了，时间管理达人快来帮帮我呀！

L:你近期最想实现的目标或者最看重的是什么事情？

C:最近一段，主要想陪陪孩子，另外想提高自己的演讲表达能力。

L:那我们看看这八件事，如果是最近主要的目标，那就是你的第二类事务，要首先完成，其他事情可以合并或者推后。现在你看看如何安排？【明确第二类事务】

C:我主要目标是陪孩子和提高演讲力，这都是重要不紧急的事务，头马和拆书帮都有提高演讲力的功能，所以我本周先去拆书帮，周六下午就是这项固定事务。周六上午陪孩子去海底世界，中午我们在附近找一家新开的餐厅共进午餐。周日上午约见老朋友，我们一块去看场电影。学会借力，下午和家人一块大扫除，晚上亲子共读。

L:这样安排很不错。

A2布置具体任务：即使你内心认同把第二类事务放在第一的原则，但由于这不是你的习惯，还是会被琐事干扰，所以请大家在今天结束之前，根据本阶段对自己来说最重要的事，列出自己的第二类事务进行日程表安排，接下来一周，试着按照日程表去进行任务推进。

任务完成情况：

李老师日程表：本阶段几方面任务的排序是：健康、亲子关系、学习、所以本周安排任务以这三项为第二类事务：首先健康方面尽量早睡，陪孩子看一场电影（周六晚上），陪家人共进一次晚餐（周五晚上），读玩一本书（分布在每天碎片化时间）、准备3-1拆书稿（周六上午），每天给爱人打三个电话（每次工作空隙打一个）。这几件事是必须完成而且优先完成的，其他时间就是工作的固定时间了。

红姐：退休后最重要目标是自我学习提升以及分享。所以第二类事务就是周六下午的读书会组织，以及拆书稿的准备。本周每天晚上读书一小时，周六下午参加读书会。