拆解书目: 《高效能人士的七个习惯(精华版)》 所属活动: 第48期太原黄河分舵线下过级活动 所在级别: TF3-1 学习主题: 运用“责任型授权”,授权他人事务,提高自己的效率或效能 学习目标: 在工作和生活中能够采用“责任型授权”的三个步骤来有效授权

开场:

 

学习目标

在跟随我完成本次RIA现场学习后,学习者在工作和生活中能够采用(行为)“责任型授权”的三个步骤(澄清)来有效授权,把事务连同责任分配给其他人,提高自己的效率或效能(界定)

自我介绍

大家好,欢迎大家来到今天的拆书现场,我叫肖蓉,是一名事业单位的科研人员。因为平时工作很忙,所以我的一个标签就是高效能工作追求者。我的另一个标签是二级拆书家。

分组

为了接下来的讨论更方便和高效,首先我们进行分组。从我右手边的小伙伴开始,按顺序两两一组。

图书介绍

先介绍一下今天要拆的书——《高效能人士的七个习惯》。

事件场景:现在临近年底了,不知道大家的工作状态是怎样的啊?忙不忙?是不是每天陷在年度总结报告、结题报告中不能自拔,领导总在催:这个明天一定要交,那个后天就截至啦!每天的工作和生活像要把自己榨干。你是不是希望自己的十根手指能变成十只手!高效、高效、高效......这两个字排成长串出现在我们的周围。

提问:不知道大家是怎样提高自己的效率或者效能的呢?是学习各种办公软件技巧、精进自己的时间管理能力以提高自己的硬实力呢?还是精进自己说话的软实力勇敢拒绝一波事情?但是最终效果怎么样呢?问题有没有得到解决?

影响:提高自己的硬实力固然很好,技多不压身。能够巧妙的拒绝别人,也确实很棒,但拒绝不了的事情也还是有好多。你越能干,事情就越多。当你被众多事务缠身的时候,你就没有时间和精力去思考更重要和更高级别的问题,而沦为每天忙到吐血但只在原地打转的工作机器。

解决:如果你不想沦为这种机器,推荐你读一读《高效能人士的七个习惯》这本书,我今天要跟大家分享的这本书中的这个片段就是讲责任型授权,通过责任型授权,将自己的一部分工作连同责任授权给别人做,大幅度提高自己的效能,减轻自己的压力。


片段一
R 原文片段

仍以我家为例。 有一年,我们开家庭会议,讨论共同的生沽目标以及家条分配。 会议结果不问可知,因为孩子还小,我与妻子分担了大部分工作。 当时7岁的史蒂芬已懂事,自愿负责照顾庭院,于是我认真指导他如何做个好园丁。我指着邻居的院子对他说:“这就是我们希望的院子-一绿油油而又整洁。除了上油漆外,你可以自己想办法,用水桶、水管或喷壶浇水都行。”

为了把我所期望的整洁程度具体化,我俩当场清理了半边的院子,好给他留下深刻的印象。

经过两星期的训练,史蒂芬终于完全接下了这个任务。 我们协议一切由他作主,我只在有空时从旁协助。此外,每周两次,他必须带我巡视整个院子,说明工作成果,并自己为表现打分。

当时并未谈到零用钱的问题,不过我很乐意付这笔钱。我想,7岁大的孩子应该已有责任感,足以负担这个任务。

那一天是星期六,一连过了3天,史蒂芬毫无动静。星期六才做的决定,我不奢望他立即行动,星期天也不是工作日,可是星期一他依然故我。到星期二,我有些按捺不住。不幸的是,院内脏乱依旧,史蒂芬却在对街的公园里玩。

我感到极度失望,忍不住想要唤他过来整理院子。这么做可收立竿见影之效,却会给孩子推卸责任的借口。于是我勉为其难忍耐到晚餐用毕,才对他说:“照前几天的约定,你现在带我到院子里,看看工作成绩,好不好?”

才出门他就低下头,过不多久更抽噎起来。

“爸,这好难哟?”

很难?我心里想:你根本什么都没做。不过我也明白,难的是自动自发,于是我说:“需不需要我帮忙呢?”

“你肯吗?爸!”

“我答应过什么?”

“你说有空的时候会帮我。”

“现在我就有空。”

他跑进屋去拿来两个大袋子,一人一个,然后指着一堆垃圾说:“请把那些捡起来好不好?”

我乐于从命,因为他已开始负起照顾这片园地的责任。

那年暑假我总共又帮了两三次忙,之后他就完全独立作业,悉心照顾一切。甚至哥哥姐姐乱丢纸屑,立刻就会受到指责。他做得比我还好。


I 拆书家讲解引导

这是原书中作者在讲责任型授权时举的一个例子。你也许会说,授权谁不会呀!不就是告诉别人干什么,干完了告诉我吗!哈,真那么简单吗?

【举例与对比】给大家举个例子啊。小A生了二胎,她想让老公帮她分担家务好腾出时间照看两个孩子,老公也欣然答应。于是她告诉老公负责地板的卫生和东西的收纳。地板要干净,东西要摆放整齐。施行了俩礼拜后,小A发现自己经常跟老公发生这样的对话:“老公,地脏了,别忘了拖地。”“老公,把自行车放地下室去吧,好占地方。”“老公,书桌上好乱,你规整规整。”“老公,把厨房里不常用的锅都收了吧?”对话多了,就变成了下面这样了:“有这说话的空我自己都干完了。”而老公也嘟囔:“怎么你都不满意!”

A那个心累呀。自家老公不是已经答应了要负责地板和东西的收纳的吗?怎么这点事情也做不好呢?小A授权失败了。为什么呢?其实小A的那种授权啊,就是大部分人在授权时会不自觉的掉入的坑----指令型授权。“去做这个,去做那个,做完告诉我”。

拆页中作者提出一个能够让授权更有效的新的概念---责任型授权,那么到底什么叫责任型授权呢?我们还是通过一个案例来看啊。

【举例与对比】B生了二胎后觉得自己没有多余的精力辅导大宝的作业,于是他打算请老公帮忙,老公满口答应。她说:以后孩子的作业你全权负责,我不多嘴,你按你的方式来。小B的这个算不算责任型授权?她可不像小A那样这个也要说那个也要问的。不算。为什么?因为小B虽然避免了成为指令型授权,但没有明确的限制性规定,不加约束的放任,反而让人没有头绪。尤其是以前从未接触过作业辅导的孩子爸来讲,一切都得从头自己摸索。也许两个月后,小B就会发现孩子以前会写的汉字不会写了,会背的唐诗忘了,会读的英语单词也不会了。

B接着说:以后孩子的作业你全权负责,我不多嘴,你按你的方式来。但有几个地方我要你注意一下,咱宝宝英语单词忘得快,你得不断的温习;他写字笔顺经常出错,你得注意纠正;每天早上起来大声朗读语文,提高语感。小B这样说算不算责任型授权?不算。为什么?因为小B虽然给出了具体的指导方针,但孩子的问题就这几个吗?也许一两个月以后,小B会发现,孩子笔顺问题好了,英语也没忘,唐诗也读着,但是数学计算却有了问题,字也越来越不工整。小B怨老公没辅导好,老公会说:你当初没说啊。小B授权还是没成功,问题出在哪里?小B没有跟老公提出明确的最终结果,指导方针是针对具体问题的方法,但谁也无法预料到所有的问题,我们只有以“结果”为中心,而不能以“方法”为中心,才能遇山开山遇水搭桥。

B接着说:以后孩子的作业你全权负责,我不多嘴,你按你的方式来。但有几个地方我要你注意一下,咱宝宝英语单词忘得快,你得不断的温习;他写字笔顺经常出错,你得注意纠正;每天早上起来大声朗读语文,提高语感。总之,咱们的最终目标是学校布置的作业又快又工整的完成;每次考试分数在班级前十名;在关注现有问题的基础上注意各科老师对孩子的反馈,及早发现新的问题并纠正。B这样说算不算责任型授权?还不算。为什么?已经说得够清楚了吧!是的,是很清楚,但有可能小B的老公就像拆页中的小史蒂芬一样,答应得好好的,但转眼就忘了或者根本没当回事。等到班主任给小B打电话说孩子几天的作业都没写完,该签字的作业家长也根本没签的时候,小B简直想要把老公拉出去剐了。问题出在哪里?小B没有跟老公制定有效的监督考核标准。考核的标准是什么?考核的次数和频率怎样?相应的奖惩是什么?只有这些都做到位,才会让你既不用事必躬亲,还能掌控整个流程,让所有事情朝着你最希望的方向前进。

所以,最终小B在跟老公沟通之后给出了这样一个责任型授权:以后孩子的作业你全权负责,我不多嘴,你按你的方式来。但有几个地方我要你注意一下,咱宝宝英语单词忘得快,你得不断的温习;他写字笔顺经常出错,你得注意纠正;每天早上起来大声朗读语文,提高语感。总之,咱们的最终目标是学校布置的作业又快又工整的完成;每次考试分数在班级前十名;在关注现有问题的基础上注意各科老师对孩子的反馈,及早发现新的问题并纠正。我会在每周3、周6挑几本孩子的作业本,看看老师打了几颗星,有没有写什么新的评语。要是发现老师总在强调书写不工整、错题多、一颗星都没有的话,那就是家长监管不到位啊。那就得罚你主动联系老师,询问孩子近况,并跟老师作出承诺。

What】从对比中,我们可以总结出责任型授权的概念:责任型授权的关注重点是最终的结果。它给人们自由,允许自行选择做事的具体方法,并为最终的结果负责。

How】从这个概念及上述案例中我们很容易归纳出责任型授权最核心的步骤:第一,预期成果。双方都要明确并理解最终的结果,并详细的描述出来。第二,给予必要的指导方针。事先告知对方可能出现的难题与障碍,避免无谓的摸索,但不要事无巨细。第三,制定评估标准及对应的奖惩。明确指出考核的标准是什么?考核的次数和频率怎样?相应的奖惩是什么?

不这么做的坏处】通过这三步,你就可以将自己的一部分任务连同责任授权给别人,你的授权成功率才会大大提高。否则,你极有可能仰天长叹:怎么让你干点事就这么难呢!还不如我自己干来得痛快呢!那你就注定要成为每天忙到吐血却只在原地打转的机器啰。

适用边界】以上举了两个例子均是家庭生活中的授权。其实在工作中,授权应用得更广泛,尤其是对于担任管理者角色的经理、总监等人用处更广泛。那么,什么时候不适用呢?大家可以想一下吗?其实,授权有一个最坚固的基石——互相信任,因为授权需要协力合作,这需要彼此的信任,倘若把一个任务分派给一个刚刚认识的一点儿也不了解的人,你交代得再清楚也是枉然。

【预防异议】可能有些学习者会问:我只要将这三步详细的跟对方沟通好,就一定能够授权成功了吗?

一件事情,尤其是复杂的事情,想要达成最终的结果是很不容易的。在第三步的评估和监督中你可能会不断的发现问题。不要马上认为授权失败,急于终止授权。而是要给对方最大的信任,耐心地针对被授权人的问题从人力、财力、技术、组织等多方面尽可能的给予最大的指导和帮助,给对方成长的空间。只有这样,才能点燃对方的能动性,尽一切可能达到既定目标。当然,也可能在经过足够长的帮助支持下对方还是不能达成目标。这个时候就该重新修改目标,或者终止授权了。

但无论如何,责任型授权是一种关于授权的全新的思维方式,它与以前那种指令型授权——你说怎么做我就怎么做——最大的不同就是指令型授权只授权了事务,而责任型授权不光授权了事务,还有相应的责任。这样更能激发被授权人的能动性和创造性。

A 学习者拆为己用

拆书家提问设计】接下来是学以致用的环节。请大家按刚才的分组,一起设计一个剧本,需要以实际工作或生活为蓝本,比如工作中,你的领导给你雇佣了一名临时工,归你管,你怎么授权这位临时工去做事?或者你本身是一位领导,你需要给下属授权某个项目,你怎么做?生活中也会有父母过来帮忙看小孩、雇佣保姆做家务等情况,再或者你想授权孩子安排自己整个假期的学习和生活。这些你觉得未来可能会出现的需要用到责任型授权的场景,都可以用。找到一个场景,然后按照下面的模板写一个剧本。给大家5分钟的时间。然后我会请小伙伴给我们做分享。

要求:在对话中用到责任型授权的3个步骤。

具体格式如下:

时间:

地点:

人物:

背景:

对白:(双方在预期结果、询问/给予指导方针、制定评估标准和奖惩等方面沟通时的全部对话)

 

【学习者案例】

丁丁组:

时间:下周一

地点:单位食堂

人物:主厨和新雇佣的帮厨

背景:单位食堂光主厨一个人忙不过来,新雇佣了一个帮厨,主厨要给帮厨授权。

对白:主厨——有你来帮忙真是太好了。

       帮厨——我来这里工作的主要任务是什么?

       主厨——我先说一下咱们总的目标,你主要就是配合我给全院的员工按时提供高质量的饭菜。(预期成果)

        帮厨——那具体的是做什么?

        主厨——你主要负责买菜、洗菜。我会在头一天给你第二天的菜谱,你按菜谱买。不管你去哪里买,但一定要新鲜。尤其是肉类,别为了图便宜整出个集体中毒事件啊!买多少的问题我头几天会告诉你,等你有经验后你就可以自己估摸了。可以稍微买多点儿,但别出现不够吃的现象。(给予必要的指导)

         帮厨——好,我知道了。

         主厨——接下来我说一下考核标准和奖惩啊。要是发现3次有人反应不新鲜、菜里有头发、有沙子等等,那是会扣你200元的奖金的哦。要是无故没有按时按量准备好原材料,导致我也没办法及时做好饭的话,那就是重大失误啦。那是要你自己掏钱给这20个人点外卖的呀!要是没有这些问题的话,每个月底会奖励300元。(制定评估标准及对应的奖惩)

          帮厨——放心吧,我一定把好原材料的质量关。按时按量准备好!

【我的反馈】

好的,咱们的小伙伴都入戏好深哦。看来大家都掌握了责任型授权的三个步骤啦,相信剧中的这位帮厨不但明白了任务,同时也明白了责任,主厨您可以放心啦!我提议给他们的优秀表现鼓掌!

 今天我的拆书就到这里,谢谢大家!