开场: 请问大家在最近有没有要做什么决定?你这个决定有没有涉及到别人?请大家写下2-3个决定发到我们的临时群内。Ok,第二个问题,大家觉得什么是决策?
确定干还是不干,叫决;明确用什么方法和工具干,叫策。决策,就是做出用什么工具和方法去达成什么目标的难以逆转的决定。今天我们就一起学习下决策的方式和做了决策后如何分配任务。
首先我利用著名的营销方法--FAB原则介绍下《关键对话》对话这本书。(F,核心是书,用于满足好奇心。A,重点是比较,用于建立安全感。B,强调是学习者,用于引发兴趣。)
F:这本《关键对话》有三位作者,他们跟踪成功的职场高手,对话高手25年,分析他们的逻辑思维能力,表达能力,从而总结出一系列的沟通方法论,是一本很值得读的书。
A:这本书跟同类沟通类的书最大的区别是,他并没有只谈如何在语言结构或顺序上如何表达,而是从科学的角度,提出人类沟通失败的原因,如何进行刻意培养,从而学会沟通。
B:我想大家应该都遇到过这样的情况,本来想跟爱人好好谈谈,结果大家闹得不欢而散,想跟领导谈谈加薪,结果工资没加到,却被数落一顿,想跟供应商压压价格,结果被狡猾的供应商七扯八扯,早就忘记自己
在结束对话前,应当先决定决策的方式,以防出现期望失效的情况。
决策的四种方式:
·命令式。无须参与的决策方式。
·顾问式。广泛征集意见,由少数人决定的决策方式。
·投票式。以支持率为基础的决策方式。
·共识式。人人都必须对最终结果表示同意的决策方式。
在面对四种决策方式进行选择时,你应当考虑以下几个问题:
1. 关注者。确定哪些人想参与决策,哪些人会受到决策影响,这些人通常都是参与决策的候选人。不要让对问题莫不关系的人参与决策。
2. 知情者。确定哪些人具备做出最佳决策的能力,鼓励他们参与决策,不要让不了解情况的人参与决策。
3. 支持者。确定哪些人会议管理者或影响者的身份对你表示支持。请他们参与的好处在于,你不会因为自作主张在最后关头遭到他们的公开抵制。
4. 参与者。你的目的应当是让最少的人参与决策,同时必须获得足够的支持以做出高质量的决策。
这个片段主要讲述了两个理论性的知识,第一是决策的四种方式,包括命令式,比如我们公司的领导,父母,一般都是命令式的,领导一人做了决定,然后分配给我们。这种情况适用于权责分明或绝对权威的情况,尤其是私企特别常见。顾问式的,比如决定是否要投资某家公司或某个股票基金,我们可以咨询专业公司或者广泛咨询亲朋好友,然后自己做决定。投票式,比如我们已有现成的方案,只需大家投票挑选即可,总统选举,村长或党支部的选举一般都是这种情况。共识式,这种情况看起来最理想,最乌托邦,但效率却也是最低。
在做会涉及到多个人的决定时,我们要首先决定决策方式,以防后面出现失望的情况。比如你与好友相约去旅游,你不经他的同意便定了豪华套间,结果他不愿意支付高昂的费用,并说这是你的独断,结果导致大家不换而散,由此可见,在决策前,根据不同情况来决定决策方式是非常必要的。
那如何决定呢,片段中指出,要做决策首先要考虑四个因素:关注者,知情者,支持者,参与者
1. 关注者:通俗讲就是确定哪些人想参与决策,哪些人会受到决策影响,这些人通常都是参与决策的候选人。不要让对问题莫不关系的人参与决策。不要让些看热闹的人搅了局。
2. 知情者。确定哪些人具备做出最佳决策的能力,鼓励他们参与决策,不要让不了解情况的人参与决策。比如不要让基层员工参与产品价格的制定,或者不要让三岁的儿子决定要不要跳槽。
3. 支持者。确定哪些人会议管理者或影响者的身份对你表示支持。请他们参与的好处在于,你不会因为自作主张在最后关头遭到他们的公开抵制。
4. 参与者。参与决定的人越多,越难协调,并且效率越低,因此我们要尽量少的人,最初最高效的决定。
也许有小伙伴会觉得,我的决定其实很简单没有必要去思考怎么决策,但是一旦你践行了先决定决策方式,再采取行动的话,就会事半功倍。
Ok,洋洋洒洒说了这么多,是不不是已经被我绕晕了。不知道大家有没有遇到到选择了错误的决策方式,最终导致行动失败的案例?
A:为了提供工作效率,我们部门决定要把某项工作的流程更改一下,我们洋洋洒洒的开了一天会,制定出了详细的操作流程,结果却被流程中涉及到的其他部门直接拒绝,更新的流程也被束之高阁。或者某些领导总喜欢越权决定一些非自己权责范围内的事情,结果导致工作很难开展。
B:我们四个好友组建了一个英语角的群,明天在扇贝上学习英语,一个伙伴X总不能及时打卡,因此,我们在昨晚讨论对X的惩罚措施(当时X在飞机上并未参与讨论),经过一个多小时的协商,最终订好了结论,第二天早上通知X时,他直接回复不同意,结果导致大家一晚上的讨论付之东流。
分享了这些案例,请大家在我们的拆页旁的空格内,根据自己最近要做的决定,然后写一下你这个决定的关注者,知情者,支持者,参与者,然后自己权衡一下,自己应当采取哪种方式?
C:我决定去跑步,回去后我会做一个list,将关注者,知情者,支持者,参与者,全部列出,综合权衡后,做出决策。
布置任务---决策执行环节
当你的决策涉及多个参与者时,任务布置不明确肯定会造成一定的行动混乱。为避免出现这些问题,你应当考虑一下四个因素:
*行动人:人人有责等于没人负责。分配任务时,没有我们的说法。
*行动目标:你必须明确说明要完成的具体任务。说明期望目标时,你可以采用对比法。说明自己希望的目标,然后再说明自己不希望的目标。
*行动时间:缺少时间期限的任务目标根本不会激励人们的行动欲望,相反只会带来一堆问题。
*检查方法:在分配任务时必须强调对决策的执行情况进行检查的频率和方式。
这个片段讲的是分配任务时,你要特别注意的四个因素,
1.确定每个任务的行动人,尤其要注意负责人只能有一个,如果人人有责就意味着每人负责。如果不确定一个人,那如果团队的人就会相互推卸责任,最终导致工作执行不好。或者大家容易做重复性工作。比如办公室的喂鱼工作,或浇花工作,如果遇到懒惰的人,A认为B做了,B认为A做了,最后会把鱼饿死,或者大家都抢着喂,就会把鱼撑死。
2.一定要明确说明你的目标,最好是采用对比法,说明你想要什么,不想要什么。
3.要确定行动时间和截止时间,有很多领导喜欢说,回头你把这事处理一下,回头是什么时候,谁也不知道,而且也不知道这事的轻重缓急,尤其是当分配给比较忙的下属时,很快估计就忘了。
4.一定要强调对执行情况的检查频率和方式。比如说,带一句,收到请给我回复,完成给我一个邮件等。
也许有伙伴说我不是领导,不需要分配任务,但是作为一个社会人,我们总会不可避免的接触到很多人,因此总会遇到与他人协作或组织某些项目的时候,学会这个策略会让你事半功倍。
现在进入我们的A1环节,现场小伙伴中如果有带团队的经验,请大家联想一下自己在带团队的时候,如何分配工作,分配的怎么样,读了这个片段,让你觉得下次你再分配工作会注意什么?当然,比较年轻小伙伴,大部分应该还没有开始带团队吧?没关系,如果大家没有带团队,也可以来“给自己的老板找找茬”,看他在平时分配给你工作时,经常会忽略哪些要素,搞得你工作很不顺?找茬的同学们尤其要仔细回忆自己的领导是不是总说差不多,回头,等你弄一下等等说辞。
A:我的领导分配工作时,指明目标这点做的特别棒,要求我们写发言报告时总是说明几分钟,什么内容,甚至还会给参考模板,但是不喜欢告知截止时间,我现在手里还有几个月前他交代了,但没跟我核实的讲稿。
B:我的领导在交代工作时总会说,回头你去弄一下,但最终我还是搞不清楚,回头是什么时候,造成我无法权衡这份工作的轻重缓急
C:早上来参加拆书帮时,长老未指定拍照的小伙伴,没有落实到人,容易遗漏。
刚才大家已经能够说出自己的老板在分配任务的时候,经常会忽略的部分,现在呢,请大家想一下,如果你是老板,你会怎么分配你们之前提到的问题?我们来现场提前演练下如何做老板,好为自己以后带团队做好准备。
A:下周项目组会对新项目的下一步动态开会,在开会前我会列一个清单,将每个任务的责任人,截止时间,目标,检查方式和频率包含进去,然后将表格填好,发给每个人,这样就能保证落实。
学会了如何分配任务,我们要给大家出个难题了,看大家是不是已经吧今天的知识点get到了,大家应该都看过倚天屠龙记吧?记不记得当张无忌带着小昭,赵敏,周芷若,谢逊,珠儿一行六人被困在灵蛇岛的情景吗?现在设想你是张无忌,要带领大家在五天内不被饿死,还要自己造船逃离灵蛇岛。同时请注意几个前提:
1.珠儿一直昏迷,需要人照顾。
2.在场的女孩都喜欢你,不能因为吃醋引起内讧。
请大家分成两组,讨论出合适的分配方案,一会我们相互点评。
经讨论后的结论:
任务 | 子任务 | 责任人 | 目标 | 行动时间 | 检查方式,频率 |
做饭 | 寻找食物 | 谢逊 | 每天两顿,每天至少几只兔子几支鱼 | 每天早上和晚上 | 前天每天饭后检查,点评 |
做饭 | 小昭 | 饭菜可口,无差评 | 每天早上和晚上 | 前天每天饭后检查,点评 | |
照顾珠儿 | 保护 | 谢逊 | 保证不被暗杀 | 小昭做饭时 | 每天由张无忌检查 |
照顾 | 小昭 | 保证干净,吃饱饭 | 谢逊寻找食物时 | 每天由张无忌检查 | |
造船 | 寻找木材 | 张无忌负责,赵敏,周芷若协助 | 每天寻找到多少根木材 | 每天 | 每天根据进度检查是否完成 |
组装 | 张无忌负责,赵敏,周芷若协助 | 每天组装到一定程度 | 每天 | 每天根据进度检查是否完成 |