明确会议的“目的”与“目标状态”

摘自《麦肯锡工作方法》

你印象中的会议是什么样的？

只知道开始的时间，却不知道结束时间。

浪费了不少时间却没有什么结果。

在繁忙的时候被会议占用了宝贵的时间。

应该做决定的时候，实际上却什么都没定下来。

都是一些用邮件就能解决的报告事项。

肯定有很多人认为这样的会议根本没必要定期召开吧。

如果员工们的这种情绪爆发出来，那么一定会引发很大的问题。

不过一般来说，在这种不满情绪爆发出来之前，总会有人提

出“会议就是这样的”或者“每周开会很正常”之类的言论来使

大家的心情平静下来，结果会议还是照常进行。

不知不觉地，会议变成了一种形式，毫无价值的会议成为大 家“工作”的一部分，每个人对会议的感觉都变得麻木了。

使会议有意义的3个要素

会议的主持人应该清楚自己主持的会议属于哪一种，并且在会议前和会议中，时刻明确会议的“目的”与“目标状态”。

为了使会议变得有意义，需要让会议的参加者都进行事前准备。主持人应该在会议开始前对参加者说明以下内容。

1、会议目的。

2、目标状态(会议想要实现的目标，想要实现的状态)。

3、参加会议的原因。

任何会议都一样。

如果参加者中有很多老员工，那么只要说明目的和目标状态即可。但对新员工和一起共事时间不长的参加者，应该说明要求其参加会议的原因。

开会之前大致地说明期待的目标，可以提高参加者的积极性。

如果在会议开始之后还没有一个明确的会议目标，甚至需要向参加者询问目标状态，那么这样的会议就是失败的。

会议正式开始后，主持人要保证会议的目的性不要出现偏离。如果所有参加者都能够时刻明确会议的目的还好，但有时会出现参加者过于激动导致会议偏离本来目的的情况，以至于会议最终没有取得任何成果。

要想解决这个问题，方法也很简单，那就是在会议室的白板上明确地写下会议的目的和目标状态。措辞尽量简洁。

例:

目的：关于xx问题的解决

目标状态：xx问题的解决办法，以及由谁在什么期限内完成

有时候就连会议的主持人也会过于激动，所以应该时刻确认会议的话题是否偏离了目的，并且保证参加者的讨论也在正确的方向上。

一旦发现讨论偏离了目的，可以让大家看白板，然后询间“这次会议的目的是什么”。这样就可以将参加者的意识拉回到正确的目的上来。

看完拆页，回想起一年前我在一个团队中参与开发一个新软件，软件功能不明确；我们每两周召开一次例会，产品和开发人员碰头确定接下来2周时间要完成哪些新软件功能，确定后细化执行；最初的一段例会我想之为“连续剧”式会议，而且是类似湖南台版本的“连续剧”。湖南台连续剧特点很鲜明，30分钟的电视剧，10分钟的前情提要，10分钟的下集预告，插播10分钟的广告，外加10分钟的松散剧情；我们前期的会议也非常类似，前半段大家在努力的回忆着上次会议的思路，为什么要做这些功能；中间半段讨论，提出很多新的想法，甚至抛开以前的思路；最后想法无法确定结论，我们下回分解。

     大家都会吐槽这样的会议浪费时间，大家有没有仔细计算过一场无效会议浪费了我们多少时间？根据我的经验，一场会议加前后准备将花费我们四分之一天的工时，甚至更长，一场会议至少四个人，大家可以计算一下一场无效会议最少浪费多少成本；如果采用简单的方法就能节省这些成本，是否值得学习？我们来看看麦肯锡使用什么方法解决低效会议的：

主持人应该在会议开始前对参加者说明以下内容，而且最好以邮件提前通知：

1、会议目的（Purpose）：比如这次会议要解决什么问题

2、目标状态（State）：比如说明问题发生的背景，现象，影响等

3、参加会议的原因（Reason）：如果有新人参加，要提醒新人与会的原因，是旁听还是学习；如果是老员工可忽略这条。

    会议时也可以把这几点写在白板上，会议一旦跑题，主持人可以请大家看白板，并询问：“本次会议的目的是什么？”，把会议拉回正轨

    这几个技巧简称为PSR方法，也可以不正经的记为“漂亮死人”方法；

    以刚才我开发软件的例子来说，随着我们例会的深入，大家也意识到了问题，每次例会前，会议主持人在邀请邮件中写下这几个要点：

1、会议目的：参考已列出的软件新功能列表，在会议上讨论可行性，以及负责人和完成时间。

2、目标状态：项目整体思路是怎样的，现在进入到项目那个阶段，和已经完成的功能。

3、因为没有新人参加，忽略参加会议的原因。

如此之后，会议确实更加明确，高效的达成决议。

A1:

接下来进入练习时间，大家体验一下这样的方法对我们是否有帮助，请大家按照顺时针方向2人一组，进行讨论，如果有剩下的小伙伴就近加入一组；小组已分好，回到我们练习中来。

我们读过这个拆页，了解到为了让会议更有效可以运用“会议目的，目标状态，会议原因”简称“漂亮死人”方法解决，那么，请小伙伴们回忆下自己过去经历过类似的无效或者低效会议，或者自己作为主持人用过类似方法提高会议效率，回忆尽量具体。2分钟后请1个小伙伴分享自己的经历。

学员分享：

学员：经常公司开大会，会议没有通知主题，也没有限定时间，大家在会议上东说一件事西说一件事，会议开了很久都不知道在开什么主题；

拆书家：那会议最终是否有结论？

学员：最终也没有结论

拆书家：以后在碰到这种会议怎么办呢？

学员：以后都不想去参加这样的会议了

拆书家：下次如果可以，尝试要求主持人提供会议目的，目标状态等必要资料，看下有没改善

学员：好的

A2:

请小伙伴们规划一下在日后作为主持人组织会议中运用“漂亮死人”方法，场景要具体，时间要明确，并在便签纸上记录下行动方法

学员一：

何时组织会议： 技术会议 11.24

会议主题：    技术交流

会议目的（P）： 增加技术交流机会

目标状态（S）： 目前交流为零状态

参加会议的原因（R无新人可以忽略）：忽略

学员二：

何时组织会议： 每周一例会

会议主题：    指标短板提升

会议目的（P）： 某项指标的短板提升

目标状态（S）： 指标进程太差，缺口太大

参加会议的原因（R无新人可以忽略）：结合自身的业务，项目，与指标短板相结合