拆解书目: 《番茄工作法图解》 所属活动: 福州筹备分舵线下第四次拆书会 所在级别: TF1-1 学习主题: 如何避免内部干扰 学习目标: 如何避免内部干扰

开场: 【现场互动】大家好!我是全晓庆,感谢大家今天来参加我的拆书现场。在正式开始前,想借用托尔斯泰的三个问题来做个问题咨询哦。
1、这世界上最重要的人是谁? —— 现在在我眼前的人。
2、这世界上最重要的事是什么?—— 现在我要做的事。
3、这世界上最重要的时间是什么?—— 此时此刻。
所以呢,此时此刻,我们最重要的人在做最重要的事(拆书)。
【书籍主题介绍】此次分享的片段源自《番茄工作法图解:简单易行的时间管理方法》。此书的主题大致为:利用番茄钟可以让介于达到完美自律及完全不在乎规矩的人有效管理时间。善于番茄钟改善自我时间。
【分享原因】我们经常在专注做某事过程时,容易受到外界or来自内部的干扰而导致中断。中断会使我们的大脑共工作平台上的原始信息丢失,而要找回它要付出昂贵的代价。面对此种现象,今天要跟大家分享的内容旨在解决面对内部中断可采取的策略,改善自我专注力。

片段一
R 原文片段
中断策略
即使一个番茄钟只有25分钟,仍然会有干扰将我们所专注的工作打断,迫使我们为环境切换付出代价。但番茄工作法不是那种只能用于闭关修炼的法门,相反,它可以提升协作环境中的个人技能。
如果有一种策略能有效控制中断,那么它就可能减少中断的数量,某些情况下它还有助于你继续当前的活动,但不绝对。
番茄钟期间的中断有以下两种形式。
※第一种是自己造成的“内部中断”。具体地说,是直觉向心智发出信号,告诉自己去做当前专注活动以外的事情。
※第二种是别人造成的“外部中断”。有人找你询问或请你帮忙,并且等你答复。接下来我们看,对于这两类中断,番茄工作法都有相应的处理策略。
内部中断
即使25分钟时间很短,但番茄工作者还是不可避免地会惦记其他重要任务,特别是在刚开始时。然而在此时此刻看似刻不容缓的事情,当真的罗列出所有任务、纵览全局时,它往往又不那么显眼了。
我的番茄钟经常是这样:扭启番茄钟,开始专注于一项活动;然后我饿了;然后我想起个重要电话要打;而且又想看一眼我喜欢的社交网站;我还得读电子邮件并且赶快给答复。说起这些随心所欲的事儿,没提到最常见的:我的咖啡杯空了,得去加满。
这些都是来自内部的本能。要做这些事,显然是打算拖延。也许我觉得当前的活动过于复杂,或不够重要;也许我担心成果的质量,以及接下来要面对的指责;也许在彻底弄清整件事如何完成之 前,我不想开始。总之,以上这些干扰会妨碍我完成番茄钟并画下 X。下节介绍如何将这些中断纳入控制。
接受、记录并继续
例如在一个番茄钟内,我忽然想起要打电话订票,之前答应妻子预定柴可夫斯基《胡桃夹子》演出门票。我是否立即拿起电话就拨?不,我继续我的流程—遵循番茄工作法。如果要减少中断,我首先得实事求是,每天遇到多少次中断?是哪种类型的中断?这些应当明确可见。
我没有马上画电话,而是在“今日待办”表格下方填上一行“打电话订票”。实际上,表格的下半部分已经分出来,在计划外事件,而且似乎也很急。
然后,在“今日待办”表格当前活动的右边,我画了一个撇号(’),这是为了做跟踪。撇号代表一次内部中断,在一天结束时,我可以计算撇号的数目,采取对策。越怕忘事儿越忙越乱,但这个数字可以显示我所遇到的中断次数,这些之后,我增强决心完成当前的番茄钟。
现在我们再看一下出站内部中断时采取的策略:首先接受它,然后记录它,然后立即继续你手头的工作。避免真的被打断,至于说咖啡,在番茄钟期间我想喝多少咖啡都行,但只在番茄钟之间的休息时去续杯。
扭转依赖
要对付内部中断,最佳策略是可视化、接受,然后纳入计划或删除。前面提到了,切勿在番茄钟期间切换到其他活动.规则是:“番茄钟启动就必须走到响铃。”在前面的例子中,直觉看来事情很急,但退一步看,订票中心就是随时为人民服务的,完全可以在下个番茄钟再订票,不必打断当前番茄钟。假如没有这一策略,我要想取得工作成果,就不能立即屈从于任何本能的反应。现在,当我想有些事需要去做,我就写下来,不让它占我的脑子。稍后,我可以将这件事安排到下个番茄钟,或者明天。换句换话说,打电话订票这件事现在我可以放日程表里,而不是放在脑子里。这样我的本能和突发奇想,要依赖于我的日程表而定。这样就“扭转”了依赖。
顺便说一下,如果打电话订票这件事一开始就没打算今天办,我会直接把它写到“活动清单”表格中,在它左边加一个“U”。表示这是计划外事件,并且标一个最后期限。
原子性
某些内部中断是没法阻止的。急着去洗手间的时候,就得去,如果去之前你看了—眼时间;当前番茄钟还剩10分钟,那回来后还能继续完成剩下的部分吗?不行。
番茄钟具有原子性。不可分割。它是这套流程方法中最小的货币单位。如果任务被放下了,无论是暂时的还是长期的,当前番茄钟都必须作废。它就不能算数了,也不应该画X。你得扭启一个新的25分钟番茄钟代替它。如果需要,可以先休息一下再开始。
为什么不将几小段加起来算成—个番茄钟?因为这样就失去了达到节奏的目的,也就太容易屈服于中断的诱惑了。作废番茄钟意味着失败吗?不会的。“完成的番茄钟数”不是拿来衡量工作能力的,没有这个标准。它只是记录你所付出的25分钟连续的努力,这25分钟是不可分割的,你可以实事求是利用这个数据来改进第二天的工作流程。
内部中断滚滚来
番茄工作法的初学者经常会感到惊讶,自己实际在一天内完成不了几个番茄钟,想自己作弊,对内部中断睁一眼闭一眼是于事无补的。记录跟踪数据,就是为了进行自我改进和流程改进,而不是留到年底拿这些记录跟老板谈加薪。
要解决问题,首先缩小番茄钟,尝试改为15、10甚至5分钟,等到发现自己每天都能画下不少X的时候,你就可以延长番茄钟到20分钟,最后到25分钟。但是请记住,不同长度的番茄钟互相不兼容。对于5分钟番茄钟的X,和25分钟番茄钟的X来说,你跟踪的数据无法在它们之间进行比较。你应当保持较短的番茄钟至少两个星期。
还可以跟踪在每个番茄钟内,多长时间遇到第一次内部中断。尝试比上一个番茄钟专心更久一点点。跟踪这项数据也可以帮你设定适合自己的番茄钟长度,避免被打断。
I 拆书家讲解引导
先简单跟大家介绍下内部中断与外部中断:外部中断是指别人造成的,如有人前来询问或请你帮忙,并且等你回复;而内部中断则是指自己造成的,直觉向心智发出的,比如我饿了,突然想起有一个重要电话要打,又想看一眼我的微信信息等等。今日要拆的主题是关于内部中断,当然大家如果有兴趣了解对于外部中断要如何处理的话,可以私下联系我,我们可以再一起拆,一起探讨。
当我们开启番茄钟模式(即专注做某一件事)时,对于自己的内部中断的大家可以尝试换种方式来对待。首先,大方的接受它;接着,将它记录到你的便签上或者“今日代办事项”上,同时将它从你脑袋里移出;最后,继续专注完成你现在正在做的事。
A 学习者拆为己用
先跟大家分享一个关于我自己的一个事件吧。在本周二的时候,我正打算专注于完成“校招汇报PPT”时,刚开始我便联想到我需要电话应聘者给予相应的答复。此时我不像以前那样遗忘它或者直接转移专注去先完成电话,而是先接受这想法同时将它记录到待办事项上,然后继续专注我的PPT。待专注PPT的番茄钟结束响起时,再开始安排电访这个事宜,这样避免了因中断带来的思绪回潮的时间浪费及事情的遗忘。
我的案例结束了,不知道现场有没有学习者想要分享自己的案例的呢?说说你遇到类似情况的情形?你是如何处理的呢?