拆解书目: 《搞定I:无压工作的艺术(最新版)》 所属活动: 【城市之光NO.39】感激&时间管理 所在级别: TF2-2 学习主题: 确定某一时刻的具体行动 学习目标: 合理确定工作的方法。

开场:

大家好,先做一个自我介绍。我是涂乐,我的本名叫邢延富,一般情况下都会认为我这个姓氏是刑天的刑,但我的这个是邢台的邢,开加耳刀。我最重要的一个标签是城市之光分舵舵主的徒弟。(学习目标)在跟随我完成本次RIA现场学习后,学习者能够运用确定某一时刻行动的方法,【可被测量的行为】在任何时刻都能够把最应该做的哪件事情从众多的事情中找出来,从而充分、高效利用时间。(图书介绍)【B】我今天选择的是关于时间管理方面的书。但是时间管理的书有很多,我为什么会选择手里这本书呢,在回答这个疑问前。我先问大家一个问题,现在我们每天要做事情是比以前多了还是少了呢?我想大部分人都是多了,对吧。那么在事情变得越来越多,而我们时间没有变化的情况下,我们会怎么样?我们会变成越来越忙,压力呢越来越大,对吧。所以正是因为这个原因我选择了今天的这本书,这本书可以帮助我们避免发生刚刚说的那种状况,能够让我们把所有的事务进行合理的安排,达到轻松自如的状态。【F】这本书的名字叫【实用类书籍】《搞定I》,它还有一个副标题叫无压工作的艺术。他的作者是戴维艾伦,这个人因为这本著作被誉为是提升工作效率的顶级思想家,注意两个字顶级。由此可以看出,这本书在时间管理领域是有很高的地位的,是一本很有权威的书籍。【A】说到时间管理领域方面的书籍,很多的著作给我们灌输的思想都是要事第一,把时间都留给那些重要的事情,不重要的事情可以忽略掉,对吧。但是这本书的理念是事情不管重要还是不重要,如果不处理它,它就会一直在我们的大脑中存在,影响我们做事的效率。所以作者主张要把脑海中所有要做事情都写下来,然后对它们进行一一处理。这样做之后,就可以让我们达到一种轻松自如的控制和处理一切的状态。所以在时间管理方面有需求的小伙伴,可以看看这本书,说不定能够给你一些启发。下面我请小伙伴帮我给大家发一下拆页,读完后请给我一个示意。谢谢。



片段一
R 原文片段

      

【内容未超过2页图书内页】在星期三下午3点22分时,你如何选择下一步行动呢?这个时候,你可以按顺序采用下面四个标准:情境、有多少时间、有多少经历和重要性。

前三个标准描述了你每次采取行动的制约因素,第四个标准则是评估行动的价值大小。【具体How】

情境  每时每刻,你都受限于自己的行动能力。只有很少一部分事情对地点没有特别要求(像拿一只钢笔和一张纸就可起草对一个项目的想法),但是,大多数事情都只能在特定的地点完成(在家或在办公室),或者需要借助某些特定的工具(如一部电话、一台电脑),而这正是限制我们行动选择的首要因素。

有多少时间  你所能支配的时间长短也是一个重要的限制因素。如果5分钟后你就必须去开会,你现在就不可能去执行那些耗时更久的行动。

有多少精力  你有多少精力呢?有些事情需要你头脑清晰、思路清晰、富于创造力,而另一些则要求你具备充沛的体力。还有一些事情则对这两方面都没有特别要求。

重要性  当你考虑了情境、时间、精力这三个条件后,最后你就要判断哪个行动选项会给你最高的回报了。现在你有一个小时的时间,你坐在办公室守着电话和电脑,你的精力指数为7.3(最高为10)。你应该做些什么呢?给客户回一个电话?考虑一下新的提案?处理一下语音信箱里的留言和电子邮件?或者联系一下你的配偶,看看她/他这一天过得怎么样?

      这时你可以借助你的直觉,并依赖你此时此刻的判断力。

I 拆书家讲解引导

      好,看到多数的小伙伴都已经读完,没读完的也没有关系,我们一起来看一下。

      在当下,我们的工作越来越多,而时间呢越来越不够用。当我们每天面对着那些处理不完的事情时,我们如何去取舍呢。通常情况下,是根据我们自己的感觉来做决定的,比如我们觉得重的要就先做,如果不重要就先放一放再说。但是这样做真的合理吗?不一定吧。那怎么才能做出一个合理的选择呢?

【how】这个拆页提供了一个方法,通过行动的四个标准来决定你此刻要做的事情,四个标准分别是:所处的情景、可支配的时间、有多少精力、事情的重要性。具体的做法是,首先用前三个标准找出能做的事情都有哪些,然后根据事情重要性选出最重要的那一个。

【举例子】下面我用一个例子来说明一下如何来应用它,请大家看拆页的背面。左边是事件背景。背景是周一早上我们到公司,正准备按照工作清单做事的时候,助理告诉我们因为某个项目出了问题,15分钟后要开一个临时项目会议,并给了我们两页A4纸的会议资料。那么这个时刻我们做工作清单中的哪件事情是最合理的。右边是我们的工作清单,一共有7件事。

   工作清单:

1、和同事小A讨论项目

2、处理电子邮件

3、做一个客户回访电话

4、浏览项目会议资料

5、写市场调查报告

6、年终总结报告

7、下午2点钟到客户公司谈项目

       根据四个标准分别来看一下,第一个所处的情景,这个时候我们在办公室,有电脑、电话、相关资料等等的资源,除了第7件无法做之外,其他的工作都没问题;接下来可支配的时间,时间是15分钟,那么清单上需要长时间的1、5、6是做不完的,所以排除掉;接着是有多少精力,一天刚刚开始,精力很充沛,这些工作都可以做。通过这三个标准筛选后,我们筛选出是的工作有2、3、4;即处理电子邮件、做一个客户回访电话、浏览项目会议资料。最后一步,对比事情的重要性。马上就要开会了,事先了解一些情况是这三件事中最重要的,所以最合适的事情是浏览会议资料。

【避免异议】通过这样做可以帮助我们选出最合适的事情来做,但你可能会觉得,选一件事情还要这么多步骤,又是筛选、又是对比的,这也太麻烦了。事实上,不这么做可能会更糟。试想一下,在刚刚的例子中,如果我们选择了写市场调查报告这件事,那么开会的时候,我们脑子里可能还在思考报告中的某个问题,影响了会议效率;或者是集中精力参加完会议后,发现刚刚的想法忘记了,要重新思索、梳理思路,反而花费了更多的时间。所以方法虽然有些麻烦,但是是值得的,而且当我们熟练以后,就会很自然的做出选择了。

【适用边界】在使用这个方法的时候要注意,它适用的情形是当我们面对很多的事情的时候,在当下这个时刻,我们应该选择哪一件事情来做。还有一个条件在这个时刻我们是有选择权的。如果情形不符合或者没有选择权,那么这个方法就不能用了。

A 学习者拆为己用

A2催化应用:

催化1

     接下来请大家设想一下,在未来的一段时间里是否会遇到这样的情景,【具体情境】比如早上你刚刚到公司,打开电脑准备处理一下手上的所有工作,但被告知半小时后陪领导出去谈一个项目。或者是某天同时接到多个客户的电话,催你办理他们的项目。又或者是公司派你出差,当你感到机场时发现飞机晚点了,这个时候你想到正好有几件事情要处理一下。

【A2指令1】上面的哪一个情景或类似的情景是你将会遇到的。具体的情景是怎么样的。给大家几分钟的时候在组内分享讨论一下。

【分组】我给大家分下组,我们仍然按照晓军分的组,这边四个人一组;这边四个人一组,一共两组。


催化2

     好,时间到。刚刚大家都想到了自己将会遇到什么场景了。【A2指令2】那再设想看看,在这个场景下,当你决定要去做哪个工作的时候,你突然想起了今天的拆书内容。确定行动的四个标准:所处的情景、可支配的时间、有多少精力和事情重要性。那么按照这四个标准你是怎么做出选择的。给大家5分钟的时间在组内互相分享一下,组内分享结束后,我会邀请小伙伴来做分享。

       好的,时间到,邀请一位小伙伴来分享你将会遇到的情景是什么,用今天的方法你是怎样选择出合理的事情的。


【学习者A2案例】

李娟:

将会遇到的情景:四月份因为公司培训会经常到外地出差,会遇到飞机晚点的情况。

要做的事情:刷手机;阅读一本书;处理一些工作(落地后的工作)

方法:根据这个方法,情景是在机场,这些都可以做;可支配时间是不确定的,大概1-2个小时,这些都可以做;有多少精力,精力比较充沛,事情都可以做;事情的重要性,这个事情中处理一下落地后的工作是最重要的,所以会选择这个来做。

 

总结

     谢谢李娟的分享,下面做个小总结。今天的主题是确定某一时刻的具体行动的“四标准”,情境、有多少时间、有多少精力、重要性。这个方法可以帮助我们在任何时候都能选出合适的行动、从而高效率生活和工作。

最后,希望这个方法能给大家带来帮助或者是启发。谢谢大家!