拆解书目: 《麦肯锡方法》 所属活动: 拆书帮珠海百岛分舵练武场第34场 所在级别: TF3-3 学习主题: 高效工作汇报 学习目标: 学会如何在30秒内高效汇报

开场:

(自我介绍) 大家晚上好,我是angel,很高兴跟大家一起练习3-3的拆书活动。希望通过今天第一个拆页的现场学习后,大家能学会:在遇到问题的时候,能有意识地主动寻找问题的1-3个关键原因。

(图书介绍)
在座的各位都是职场人士,我们每天都在工作中遇到各种问题和解决问题。而且我们还需要跟领导、客户汇报和沟通,获取支持(事件)。在这个过程中,你是否觉得有时问题、原因和解决的方案特别复杂,汇报起来不知道从哪里开始,一时半刻都解释不清楚。但领导和客户似乎都没什么耐心听我细细分析,自己很苦恼但也没有更好的方法(提问)?如果我们不加以去改进,可能会导致我们的工作效率低下,领导和客户满意度不高,直接影响我们的业绩、薪酬奖金,甚至还影响我们未来升职加薪的坦途(影响)。这个问题如此重要,所以我要给大家推荐这本书,由国际知名的咨询公司麦肯锡公司顾问艾森。拉塞尔所写,介绍了麦肯锡顾问是如何用麦肯锡特色的方法来应对和解决各种工作中的难题,最大效率地获得领导和客户的关注和支持,搞定世界50强企业的CEO。如果我们能学以致用,相信能有效帮助我们解决上述的问题。
       

片段一
R 原文片段

    请大家花1分钟左右阅读拆页,并随手记录关键词或关键句。 

    影响企业的因素有很多,要关注最重要的那些——关键驱动因素。
    每次麦肯锡的内部讨论会上,都会有人使用这个生硬的词“关键驱动因素”,比如,“维克,我认为这是问题的关键驱动因素”。换言之,或许会有100个不同因素影响我们装饰品的销售(气候、客户信心、原材料价格),但最重要的因素是X、Y、Z,其他因素无足轻重。

I 拆书家讲解引导

互动:

(拆书家)在这个拆页中,大家看到了哪些关键词或者关键句呢?(学习者)关键驱动因素、最重要的因素。(拆书家)嗯,是的。关键驱动因素或者最重要的因素,看起来并不难理解。我们来对比一下,究竟什么样才算是关键驱动因素。

对比概念:

What:

(拆书家)如果我们把关键驱动这四个字拆开,会得到哪两个词呢?(学习者)关键、驱动。(拆书家)对的。我们来看看这几种情况:1、这个因素看起来好像很关键很重要,但当你把这个因素跟事情的结果联系起来的时候,你发现实际上它跟结果并没有太大关系,能算是关键驱动因素吗?(学习者)不能。(拆书家)2、如果这个因素跟结果有关系,但影响的力度非常小,能算是关键驱动因素吗?(学习者)不能。(拆书家)3、这个因素既不重要,跟结果也没有太大关系,请问算是关键驱动因素吗?(学习者)更不算。(拆书家)所以,通过对比,我们很容易得到一个结论:关键驱动因素需要同时满足两点:1、这个因素影响了结果。2、这个因素是比较关键,它对结果影响的程度比较大。另外,需要说明的是,导致同一个问题的关键驱动因素,不是固定的,不同环境、时间,关键驱动因素可能会发生变化。举个例子,我们通常会觉得影响一家餐馆生意好坏的关键驱动因素是什么?(学习者)味道好不好。(拆书家)如果这家餐馆不是开在经济条件比较好的地方,而是开在贫民区呢?关键驱动因素是什么?(学习者)价格。(拆书家)是的,那就变成了价格。

Why:

通常来说,我们的时间精力是有限的,往往需要在最短的时间内快速解决问题,这就意味着如果我们能快速找到导致问题的关键驱动因素,我们的工作效率就会更高。很多时候,当我们解决了这些关键驱动因素,其他因素影响就不大了或者是问题就已经迎刃而解了。

How:

所以,要怎么样才能找到关键驱动因素呢?我们分解步骤:1、利用头脑风暴、查找数据信息等方法,先罗列影响问题结果的有关因素,可能有几十种那么多;2、进行分析和比对,选取对结果影响比较大的因素第三、可能要排除对于非人力可改变的自然规律因素。选择人力可以影响改变的关键驱动因素。(拆书家复述并确认这三个步骤)这三个步骤,请问我表述清楚了吗?大家有什么疑问吗?

适用边界:

这个方法适合在工作和生活中,当你遇到问题需要思考或解决的时候,可以帮助你迅速厘清思路,找到关键影响因素,找到解决问题的抓手。但如果关键驱动因素是客观的不可改变或影响的,那么就不适合,或者说找到了也没有办法影响结果。

举例子:

工作生活中我们经常遇到各种问题,造成问题的驱动因素有很多种。举个例子,我早起困难户,我想解决早起困难的问题,于是我运用了这三个步骤,1、我列举了影响我早上起床困难的驱动因素有多个:比如我昨晚睡前看到一些新闻,疫苗事件、我喜欢的某个大牛写了有深度的好文、郑爽胡彦斌复合的传闻,还有晚上下雨敲着玻璃吵到我、天气有点闷热、有蚊子、早起闹情绪,我甚至还发现人的生物钟规律是必须要睡够7小时以上等等,这些驱动因素都影响了我早起。2、我通过比对分析,发现影响我早起困难最大的因素是生物钟、睡前看手机,而疫苗事件、下雨不是关键因素。3、我排除了生物钟的客观规律。通过这三步,我找到了影响早起困难的关键驱动因素是:晚睡,再具体一点说,就是睡前看手机。

 

A 学习者拆为己用

特定任务

(拆书家)我们讲解了关键驱动因素,接着要尝试运用它。假设接下来的一周里,你在工作或生活中遇到一个问题,你希望尽快地解决它,决定应用到刚才学习到的“关键驱动因素”来梳理。我列举几个你可能会碰到的场景供大家参考哈:你的团队里遇到了一些工作上的问题,你的上司希望你尽快解决它;您的客户打电话给你,希望你尽快帮他解决某个产品问题;你将要拜访男朋友或女朋友的家长,你希望赢得好印象,得到他们对这段感情的祝福;你在准备一场重要的考试,你希望顺利通过考试赢得一份有含金量的证书增加职业竞争力,等等。大家都想清楚要做什么了吗?(学习者若有所思地点头)嗯。

(拆书家)想一想,大家在未来一周可能会遇到什么问题,你需要怎么样找到问题的关键驱动因素,给大1-2分钟的时间思考。

(一分钟后,拆书家)对于大家想到的这个问题和关键驱动因素的分析过程,稍后大家记录发到群里分享。

(附:学习者分享)焕霞说:假设领导要求团队布置一场会展活动,影响活动效果不佳的关键驱动因素有很多:如天气、场地、音响、经费、酒店服务、布展团队、客户参与度等等,分析比对发现,对于他们是否能陈宫举办会展的关键驱动因素有天气、组织会展团队经验,排除了天气这个自然规律,得出影响会展是否成功的关键驱动因素是会展团队经验。因此她觉得在这方面加大培训、请求资深专家支持来弥补这方面的差距。

片段二
R 原文片段

(过渡到第二个拆页,拆书家说)

好了,我们刚刚已经学习了如何快速找到问题的关键驱动因素,顺利地找到了解决工作或生活中的问题解决方案。接下来,你准备向你的上司或客户汇报你对问题的解决方案。可是,对方只有非常短的时间,你没有办法详尽地向他描述事情的起因经过结果感受,你可能只有一分钟的时间,你只能想办法高效地汇报,成功引起他的兴趣和关注。怎么样才能高效地汇报呢?请大家跟我继续往下走....

(学习目标)

在接下来第二个拆页的现场学习之后,我希望大家在跟领导或客户汇报,尤其是向上汇报解决问题的建议和方案时,能够用最短的时间(如一分钟以内),告知对方最关键最重要的信息,引起他的兴趣。

(A1自测表)

我们先来做一个自测表,看看以往你在向领导或客户汇报时能快速地抓住重点,达到高效汇报或推销成功的结果吗?以下有5个题目,请按照1-5分的标准来给自己打分,1代表完全不符合,5代表完全符合。请仔细阅读下面表格中的每句话,根据自己的实际情况为自己打分。

测试内容

1

2

3

4

5

我能从厚厚的分析解决方案中,迅速抓取到汇报所需要的重点。






我汇报的内容里包含1-3点最重要的建议。






除了建议,我还会介绍建议所能带来的收益。






领导和客户对我的汇报效率感到很满意。






我能在30秒内完成最关键性的介绍,赢得对方深入交流的兴趣和机会。






( 解释自测表)

(拆书家)通过做这个自测表,我们可以简单判断自己在工作汇报中是否高效。自测表的总分是25分,看看大家能拿到多少分数呢?得分20分以上的小伙伴请举手。20分以上表明你的额高效汇报意识很强,你能迅速地抓取问题的重点,吸引对方的注意力,对方比较愿意听你汇报。得分在15-20分的小伙伴请举手,说明工作汇报还不够简洁,重点突出,效率还有比较大的提升空间。分数比较低的小伙伴不用着急,请跟随我完成接下来的学习,一起学习如何在最短的时间内,高效告知对方解决问题的关键方法。

(阅读拆页)

(拆书家)接下来,大家花2分钟的时间来阅读第二个拆页,在阅读的时候顺手记录拆页中的关键词或关键句:

       你已经对自己的解决方案(或者产品、企业)了如指掌,可以在30秒内向客户进行准确无误的解释。假如能做到这一点,就证明你对自己的工作充分了解,并足以推销你的解决方案了。

       设想现在已经到了为一个大型项目做总结提案的时候了。你的项目组得准备到凌晨2点,把你们的PPT归纳到一起,确定一切都准确无误,然后整装待发。《财富》50强客户的高管们都在翘首期待你们的智慧之言,他们齐聚在摩天大楼的顶层围坐在圆桌边。这时某CEO大步跨入会议室,说:“对不起,我不能参加这个会了,公司出现了紧急情况,我得去见律师。”然后他转而对你说:“为什么不和我一起乘电梯,在电梯里告诉我你们的新发现呢?”在电梯里这30秒时间里,你能向这位CEO介绍你们的解决方案吗?你能推销出你的解决方案吗?这就是电梯法则。
        许多公司使用电梯法则(或类似的法则),因为电梯法则是一种能保证高官们的时间得以有效利用的方式。宝洁公司要求经理们每次只写篇幅为1页的备忘录。

I 拆书家讲解引导

(互动讲解,拆书家)大家都看完了吗?(学习者)看完了。(拆书家)好的,请问大家留意到的关键词或关键句是什么?(学习者)最短的时间、最关键的、时间有效利用、30秒、电梯法则。 

(对比概念)

What:

电梯法则指的是,要在非常短的时间内(比如30秒),能够向对方汇报你的解决方案。

(对比概念)

怎么样才算符合电梯法则呢?我们来看看这几种情况:1、我跟上司在电梯里开始聊起工作,我们聊了很久。这算电梯法则吗?(学习者)不算。2、我跟客户在电梯里才起了个头,电梯就到了,没办法只能下次再约。这算电梯法则吗?(学习者)不算。3、我在餐厅里,用了不到一分钟的时间就把问题的解决方案和预期收益汇报给了领导。他看起来挺感兴趣的,约了我继续聊。这算电梯法则吗?(学习者笑)算。

(引出概念)

从上面的对比,我们可以看出:电梯法则强调的不是要在电梯里面,而是说只需要用到非常短的时间,短到可能只需要从楼上坐电梯到楼下这么短的时间内,就能把复杂的解决方案准确无误地突出重点地表达清楚,成功赢得对方的兴趣和注意。所以你可以给它换个名字比如“30秒法则”,或者“几句话法则”都可以,总之它强调的是短时间。与这个概念相反的,比如冗长的“XX问题的研究报告会”,对问题的来龙去脉分析方法过程结果详尽地展开汇报。

WHY

为什么要训练我们电梯法则的能力呢?因为在工作节奏飞快的职场里,时间就是金钱,尤其是管理者的时间更加宝贵,大家没有时间也没有心思去听你非常详尽从头到尾地描述某一件工作中,他们更关注的是在最短的时间内知道对于问题你能给出什么有效的解决方案,能达到什么样的预期收益。

HOW

怎么做到电梯法则的要求呢?我们分解下步骤: 1(找到解决方案中最重要最核心的(1-3个,看时间)建议和预期收益;2、把问题、(1-3条最重要)解决建议和收益组织成30秒之内的语言。3、向领导汇报,套用“领导,关于xxx问题,我建议1...2...3...,预计可以达到...的收益”。4、当他们表示有意愿有时间进一步了解,详细地分析原因,提供证据,再次提出建议和预期收益。

(举例子)

我之前在职的公司总裁,非常厌倦主管们冗长的工作汇报,不得不明确要求汇报工作的自述时间控制在3分钟以内,超过时间他将当场叫停。这一个要求当时难倒了许多管理者们。但如果是运用拆页的电梯法则,相信所有的管理者们都可以采用这样的句式:“老板,关于XX问题,我们讨论的结果是:建议改进XXX来提升/减少XXXX,预计可以XXX。”3分钟内简单介绍解决方案+预期收益(问题+结果)。如果总裁感兴趣,再进一步解释分析的过程和细节。

(预防异议)

有的小伙伴会说,万一汇报得太简单,领导不了解前因后果,不了解问题的详细背景,不了解我们用了什么方法遇到了哪些困难,不好做出正确的判断怎么办。有这种情况存在,电梯法则是不是就没有意义了?对于这个担忧,我提醒2点:1、电梯法则是为了最快地突出领导最关注的结果。2、如果领导需要更多的信息来支撑他去做准确的决策,他会进一步询问了解。

(适用边界)

电梯法则特别适合在向上工作汇报中使用,因为能大量节省对方宝贵的工作时间和提高双方的工作效率。至于在生活中,也有适用的场景。比如你需要在很短时间内跟家人或朋友分享某个心得。但如果你在和家人朋友很放松地聊天,当时你们更关注的是感受和氛围而不是效率的时候,就不建议使用。

 

A 学习者拆为己用

学习者拆为己用

A3】促动参与(微行动学习法,如有提问须体现回应与反馈技巧)

 (拆书家)刚才我们学习了“电梯法则”,大家回想一下,我们平常实际工作中的做法是怎么做的呢?如果让你做到电梯法则的四个步骤,你觉得难点在哪里?

(学习者)不知道怎么找到解决方案的预期收益?不知道如何找到关键的解决方案?

【明确问题】

(拆书家)嗯,我确认一下,“找到解决方案的预期收益”和“找到关键的解决方案”这两个问题,哪个更有共性?我们选择一个来继续往下讨论。

(学习者)找到关键的解决方案。

(拆书家)好的,我确认一下,对于“如何找到关键的解决方案”,大家都感兴趣,确定想要深入地往下探讨是吗?

(学习者)是的。

(拆书家)我们将通过微行动学习的方案,继续往下挖掘问题的本质,大家同意吗?

(学习者)好的。

【引导讨论问题的本质】

(拆书家)对于如何才能确定我们汇报的解决方案是关键的,或者说是领导认同它是关键的,“是否关键”这个问题的本质是什么?请每个小伙伴都想一想,把自己理解的本质写在便签上,独立写,暂时不与其他小伙伴交流。

1分钟后,拆书家看到3位学习者已经写了,拆书家问)嗯,大家想到的问题本质是什么?

【明确问题的本质】

(学习者)本质是:提出的解决方案,是否跟以往相比发生了改变?是否跟别人相比有差异化?是否能产生效益?是否能推动工作顺利进行?

(拆书家)改变或差异化或推动工作顺利进行的目的是什么?

(学习者)产生效益。

(拆书家)老板要什么?

(学习者)符合他想要的效益。

(拆书家)好的。我们记录下来。我们发现,其实大家讨论的本质是一致的,都是认为:对于老板想要的效益,提供相应的关键的解决方案。大家同意吗?

(学习者)同意。

【引导讨论解决方案】

(拆书家)我们进行下一步。我们已经讨论出了问题的本质是:“对于老板想要的效益,提供相应的关键解决方案”。现在大家来讨论下,针对本质的内容,我们都有哪些对应的解决方法和步骤,大家把讨论出来的步骤方法写在纸上,讨论的时间5分钟,大家都清楚要讨论什么了吗?

(学习者回应“清楚”)。

【讨论步骤方法】

(学习者讨论梳理出以下行动步骤)

1 了解清楚老板想要什么?问老板、查信息、确认等方法。

2 查找资源、路径,寻找能解决的有关方法。

3 付诸行动。

4、评估老板预期和当前现实的差距。

(拆书家引导排序)

我们把大家的讨论出来的步骤按照时间顺序做个作个排序,做一个汇总:

1 确定老板要什么;

2.评估预期收益和当前现实的差距;

3 匹配资源、路径,找到解决差距的解决方案;

4 向老板汇报解决方案。

以上的四个步骤大家认同吗?(学习者回应认同)

刚才,我们大家一块共创出了“对于老板期望的收益,提供相应的关键方案”的4个步骤,现在,我们把这4个步骤融入到之前的“电梯法则”中,迭代出电梯法则”2.0版,比我们之前的版本更清晰,更落地。

从刚才的共创中,大家有没有感受到微行动学习的魅力?从中,我们也会了一种学习方法,那就是集大家的经验一起共创出一套大家都认同的解决办法,我们还可以继续迭代出3.0版本,4.0版本等等。


A2】催化应用(编剧本或布置任务全部体现)

 

【激活场景】请大家思考一下,在未来一周的工作中,你可能要跟上级、客户汇报工作,比如他关注已久的重点A项目的汇报工作,或者是客户想了解的B      产品问题解决方案,只要是向上汇报的场景都可以。总之你需要在很短的时间内,向他汇报关键的解决方案,成功引起他的兴趣。大家想一想,会是什么场景?

【编剧本】

在这个场景中会发生什么故事?请大家想一想,想好了请记录下来,为了方便大家记录,我设计了一个模板,请大家把场景故事填写到模板里。

“时间:   地点:    人物:     起因:    经过(对话):   结果:

在这个场景故事中,我们应用迭代出的“电梯法则”2.0版本高效地汇报,并成功引起他的兴趣。时间3分钟,我们等会请一位分享他的场景故事。

【学习者月读分享故事】

时间:20188

地点:办公室门口

背景:路上遇到老总,他顺路开车送我一段路,本来计划送到路口

经过(包括对话):

1、我的准备:我知道老总很头疼机动车尾气管理的问题,当前人工检测技术仅仅能实现2000,远远没有达到老总期望的数值。我清楚他希望通过有效的方法来提升这个检测量。

2、在车上,我用了不到一分钟的时间跟他说:x总,关于机动车尾气管理的问题,我有三个建议:1、人工检测方式改成遥感方式,年数据量将从2000上升到90万;2、遥感车在关键路段2头一摆,可以直接现场对超标车现场处理;3、外地超标车可直接劝退,大大减少超标车进入本市。

3、结果:他非常感兴趣,他原本计划只送我一段,结果把我送到家聊了一路。


【结语】

 过去的1小时,我们先学习应用“关键驱动因素”、“电梯法则”来帮助我们找到关键点,高效地向上汇报,给对方留下好的印象。以上就是今天我带来了全部内容,希望今天我们学习的这套方法能帮助你提升个人工作效率和职业竞争力。我们今天分享的内容就到此结束,谢谢大家。