不管是电话会议还是面对面开会，最重要的是，会前提出问题，分析风险，会上讨论方法，达成协议。问题一定要让大家会前就知道，把风险分析透，这样有时间充分思考，会上讨论的时候才能有的放矢，帮助最后达成决议。

实现做好充分的会议准备工作，把议题交待清楚，给别人留好作业的同时，自己也要完成自己的作业。不打无准备的仗。作业要简单明了。可以适当准备一些模板，但一定不能太长。谁也不会有兴趣去完成十几页的报告的。

这是高效会议的根本，我们的口号是“拒绝扯淡”。开会前必须有议程，分条写。哪怕是非常简单的几句，也要让别人知道你要干什么。

在我们平常的职场里，大家都经常需要开会对吗？回忆一下，通常我们开会是怎么开的？哦，收到领导一个发来的通知，什么时间在哪里开关于什么的会，还有吗？正如片段里讲到的，如果我们想要一个高效的会议，会前就要让大家知道会议的议题和需要准备的工作。要做到这一点，一个会议议程应该包括以下几个要素：

1、时间；2、地点；3、必须参加的人；4、欢迎参加的人；5、会议的标题；6、会议的议程（包括强调会前要做的工作）。简单来说：时间地点人物事件（人物包括不同的人，事件包括要讨论的事情以及需要提前的准备工作）

举两个会议邀请的例子对比一下：

郑工，您好：（第一种：我们计划于5月3日上午10-11点在502会议室召开健康油项目的会议，请准时参加。）

（第二种：我们7月份就要去工厂做健康油的试验了（背景）。有一系列的人员和设备事项想和您确认一下（目的），所以我和小邱（人员）安排了这个电话会议。附件里是我列出的清单（议程和相关文件），您看看还有什么要补充的。我们还想听取一些您对于线路改造的建议（需要对方提前思考的问题）。

时间：5月3日上午10-11点（时间）

地点：502会议室。如果有什么其他的事项请随时与我联系。十分感谢您对我们项目的支持！（感谢支持）各位，如果你是郑工，你觉得两份邮件哪份比较清楚点？是的，上面我们讨论的这种有的放矢的会议准备方法，特别适合会议组织者需要组织一场正式的高效的会议时所用。

拆书家：接下来，我想请大家设计一个小故事，假设你是会议组织者，你需要组织一场讨论会议，通知大家来参加，你需要做哪些准备工作，例如你将在会议通知邮件里怎么表达？

学习者：李洁分享案例：比如说我们新成立的工作室召开举办活动的准备工作会议，在会议通知邮件里，我准备这么写：刘经理，您好。我们8月底就要召开客户接待会了，有一系列的人员和流程需要和你确认一下，所以我和小林安排了这个会议。附件里是我列出的客户资料和会议流程的相关资料，您看看还有什么要补充的。我们还想听取一些您对于会议流程设计的建议。

会议记录就是要把项目的远大目标变成一个个当下的行动。我发现一些公司开会时也有类似的会议记录，但跟踪的时候很难落实。分析起来有两个原因：

原因一，每一条写的不是小行动，而是大行动或者空目标，这样很难落实。

原因二，光嘴上说，不坚持。用会议记录推动项目就是贵在行动和坚持。会议记录不起眼，却又很麻烦，即使你写了，也不一定有人看，即使有人看了，也不一定会照着做。但如果因为这个，就觉得它不重要了，那是你自己的损失。一个看似不起眼的会议记录，可以训练抓重点、分析问题、解决问题、时间管理、会议管理、统筹规划等诸多技能。在健康油这样的项目里，善用会议记录也帮助项目更顺畅地进行，避免很多不必要的反复讨论。同时，这些会议记录也帮我们管理了接下来横空出世的各种意料不到的麻烦。

自测表：

会议记录对项目管理的推动有非常重要的作用，以往这方面你做的怎么样呢。以下有5个题目，请按照1-5分的标准来给自己打分，1代表完全不符合，5代表完全符合。请仔细阅读下面表格中的每句话，根据自己的实际情况为自己打分。

这个拆页给了我们一个非常重要的提醒：会议记录要解决两个问题：具体拆解、坚持行动。做到这两点，才能真正实现会议记录的目的，那就是推进项目的进展。对于项目管理者来说，事事皆项目，任何工作都可以看成或大或小的项目来跟进（大到一个百亿级跨国项目的管理小到一场几个人工作协作的都可以当做是一个项目来管理）。拆页里所提倡的会议记录要具体拆解和坚持行动，我们转换下就会发现，其实同样适用于工作中的任何方面。比如说，公司领导制定出今年要实现营收100亿的目标和口号，如果没有员工去把100亿的目标进行具体分解，落地行动，那这个目标就只能停留在口号阶段。如果执行的人只是三分钟热度，或者碰到困难就往后撤退，没有坚持行动，那也顶多是虎头蛇尾。又比如，上上个周末，我们分舵的管理团队召开了管理会议，一共是五个人参加，当时我们讨论出了一些具体落地的待办事项，其中包括会旗的制作等工作。但结果呢，我们并没有形成相应的会议记录，也没有对会议讨论出来的具体工作一项项地去跟进，坚持行动。尤其是我这块，当时我本来想等马辉回到珠海跟她打电话沟通好制作会旗和宣传工作的，但因为各种原因把这事给耽误下来了，导致我们时隔两周，再次拆书依然没有会旗，这不可说不是我的过失，而这个过失最大的原因就是没有坚持跟进坚持行动。既然具体拆解以及坚持行动这两点这么重要，那问题来了，在会议记录或者其他工作中，我们都能做到这两点吗？往往做不到具体落地和坚持这两点的根本原因是什么？

A3：拆书家提问设计（逐字稿）：接下来，请大家在小组里讨论，（引导大家在A4纸上讨论思考：工作忙、没时间、不够重视、懒、拖延症等）既然找到问题了，请继续给出相应的解决措施。同时，我们也再问问自己一个问题，你觉得，具体落地和坚持行动这两个原则，适合在什么时候运用？？请大家把讨论出的可行的做法记录在一张大白纸上，8分钟后，我们请每组派代表来讲解你们的成果。

学习者：李洁分享说，原因是负责的项目经理缺乏意识或者行动去对任务进行分解，或没有指定责任人去追踪跟进，把任务变成可具体落实的行动。解决方案是项目经理要通过学习，具备应有的意识，了解这么做的好处以及不这么做的坏处是什么。项目经理形成习惯记录下来要做的事情（to do list），一方面从制度和企业文化上，让责任人有压力和动力去做好该做好的工作，另一方面从人上解决，要让责任人明确所应承担的责任以及提高重视度。

俊祺分享说：问题和原因：嫌麻烦不做记录、不了解记录重要性、没有形成文化和习惯。

解决方案：提前设计通用模版，简化工作量，并在模板上注明必须有责任人；从制度和企业文化上去促动大家形成习惯去做。

A2：拆书家提问设计（逐字稿）：非常感谢大家在刚才积极讨论，相信大家对会议记录有了更深的理解和学以致用的冲动了。所以，我想请大家现场思考和设计一个任务：假如你现在在会议中，你将如何使用会议记录来推动项目进展？

学习者：威雄分享：珠海百岛分舵在举行拆书会议，讨论准备下一次的拆书活动工作。指定了银花当会议记录者，记录了本次讨论的内容：下一次谁领拆书任务、谁当观察家、谁负责宣传信息编写发布、参与者有谁等信息，并在会后去跟进落实这些已讨论的待办任务。

拆书家提问设计（逐字稿）：非常感谢大家的设计，接下来布置个小小的作业，如果刚才你所设计的任务能实际应用，请你回去落实它。或者你重新设计一个也可以，真实的或者模拟的，回去尝试使用我们今天所学到的会前准备和会议记录推进的方法。请您三天内完成并回复告知我应用的效果。