拆解书目: 《高效能人士的七个习惯》 所属活动: 南京玄武分舵线下拆书2017年第15期 所在级别: TF3-2 学习主题: 个人效能管理 学习目标: 学会运用责任型授权的三步骤,提升个人管理的效率效能

开场: 大家好,我是爱分享、爱思考的楠子,感谢大家参与我的TF3-2拆书家定级。首先我们作一个分组:书书何和乔阳为第一组;船长和晓荷、翁豆为第二组。

片段一
R 原文片段

【图书介绍】

下面来为大家介绍一下今天拆解的书籍。本次拆书的片段节选自史蒂芬·柯维的《高效能人士的七个习惯》。

【事件场景】波波刚当上团队的小领导,他发现自己好像比以前更忙了。一上午时间,他除了要处理需要他签字审核的文件,还发现秘书小张昨天写的报告结构有点问题,一想到要跟小张解释还需要花费时间,波波决定干脆自己完成报告的修改。刚写完报告,集团的领导走进了办公室,询问明天的宣传材料是否准备好,波波又赶紧亲自去确认。波波中午的时候抱怨,我这一上午怎么这么忙,而其他同事看起来好像都很清闲。

【提问】小伙伴们,你们有没有觉得这样的场景非常熟悉?有没有发现很多时候我们宁愿事必躬亲,让自己忙得像个陀螺,也不愿意将手上的事情授权给他人完成?我们能不能思考一下,除了自己一个人辛苦到底,还有没有其他更有效的处理方式呢?

【影响】如果凡事事必躬亲,亲力亲为,不但会使我们自己长期处于超负荷运转的疲惫状态,也会使他人对自己产生“难以合作”的感受,久而久之会影响自己的工作效率,进而影响团队运转和团队成员间的信任度。

【解决】《高效能人士的七个习惯》这本书里讲述的责任型授权能帮助我们解决这个难题,它引导我们学会“放手”,关注结果、信任他人、进而授权他人,使我们从细微琐碎的繁忙事务中解放出来,更为从容的面对工作、生活,甚至是今后的人生。


【自测表】

首先有几道自测量表题请大家自测一下,每道题最低1分,最高6分。与自己的实际情况越是贴切,分就越高;越是背离呢,分越低。

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【I】拆书家讲解自测量表

刚才所做的自测量表的目的,是给大家提供一个觉察自我的过程,觉察一下平时你是不是一个习惯授权于他人的人。请大家把刚才的四项得分相加,然后每个人把自己的总分算出来。

9分以下说明在工作生活中你是一个善于授权的人;10-15分表示在授权方面你还需要加油;16分以上的伙伴,今天的拆页学习将非常适合你学习。

下面我给大家3分钟时间,阅读一下我今天的带拆片段。小伙伴们请仔细阅读,看完后给我一个示意。

【R】原文片段

授权是提高效率或效能的秘诀之一,可惜一般人多吝于授权,总觉得不如靠自己更省时省事。其实把责任分配给其他成熟老练的员工,才有余力从事更高层次的活动,因此,授权代表成长,不但是个人,也是团体的成长。已故著名企业家潘尼曾表示,他这一生中最明智的决定就是“放手”。在发现独木难支之后他毅然决然授权让别人去做,结果造就了无数商店、个人的成长与发展。

授权是事必躬亲与管理之间的最大分野。事必躬亲者凡事不假外求。不放心子女、宁可自己洗碗的父母,自绘蓝图的建筑师或自己打字的执行秘书,都属于这一类。

  反之,管理者注重建立制度,然后汇集群力共同完成工作。比如分派子女洗碗的父母,领导一群设计人员的建筑师,或监督其他秘书与行政人员的执行秘书。

  假定事必躬亲者花1小时可产生1单位的成果,那么管理者经由有效的授权,每投入1小时便可产生10倍、50倍,甚至100倍的成果,其中诀窍不过是将杠杆支点向右移而已

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责任型授权

责任型授权的关注重点是最终的结果。它给人们自由,允许自行选择做事的具体方法,并为最终的结果负责。起初,这种授权方式费时又费力,但却十分值得。通过责任型授权,可将杠杆的支点向右移动,提高杠杆的作用。这种授权类型要求双方就以下五个方面达成清晰、坦诚的共识,并做出承。预期成果双方都要明确并理解最终的结果。要以“结果”,而不是以“方法为中心。要投入时间,耐心、详细地描述最终的结果,明确具体的日程安排。

  指导方针   确认适用的评估标准,避免成为指令型授权,但是一定要有明确的限制性规定。不加约束的放任,其最终结果只能是扼杀人们的能动性,让人们回到初级的指令型要求上:“告诉我你想要我做什么,我照做就是了。

  事先告知    对方可能出现的难题与障碍,避免无谓的摸索,但不要告诉做什么。要让他们自己为最后的结果负责,明确指导方针,放手让他们去做。

  可用资源    告知可使用的人力、财物、技术和组织资源以取得预期的成果。

  责任归属    制定业绩标准,并用这些标准来评估他们的成果。制订具体的时间表,说明何时提交业绩报告,何时进行评估。

  明确奖惩    明确告知评估后的结果—好的和不好的—包括财物奖励精神奖励、职务调整以及该项工作对其所在组织使命的影响。

I 拆书家讲解引导

【I】拆书家讲解引导

从刚才的拆页,我们可以看到授权是管理者增加效能的最好方式。如果在生活或工作中,我们不授权,很多事都亲力亲为,自己累身边人也得不到成长;而如果我们学会恰当的“放手”,不但可以抽出时间完成更多更重要的事情,而被授权人也能得到成长,进而提高个人的效率和效能。原文中说授权是管理者增加效能的秘诀之一,可能有小伙伴会说,我不是管理者,我学习授权有什么好处?其实授权不仅适用于工作,也适用于生活(授权简单来说就是别人交给你或者你交给别人完成一件事,相信大家都有这样的经历吧?)所以授权可以迁移运用在拜托别人帮忙时,给朋友或家人授权等等情景中。


回到我们刚才的拆页中,拆页中所述的与“善于授权者”相对应的一类人,是哪一类人呢?拆页中是用什么词语来形容的?(与学习者互动)

“善于授权者”与“事必躬亲者”在投入与产出的关系上,有着非常显著的不同。大家仔细观察原文拆页中提供的这两幅图,图5-8是事必躬亲者花一小时时间产生的成果,图5-9是授权者花一小时得到的结果。通过两幅图的对比,从单位时间内的投入与产出比较,大家可以获得什么结论?(与学习者互动)(事必躬亲的人投入得多,产出的少;而授权的人,投入一点点,产出的比事必躬亲的人多很多)


由此我们可以看出,如果善于使用责任型授权,我们可以给予他人多一份信任,愿意花时间在方法的传授上,从而避免事无巨细的亲力亲为,将更多的注意力放在事情的结果上,提高效率效能。为了达到这一目标,就需要我们掌握责任型授权的方法,我根据拆页,将方法归纳为三个步骤:

1.【目的】双方要明确并理解最终的结果,你们要达到的共同目的是什么。

2.【原则】原则主要包括:提前告知这一事件中划分权责归属的原则界限,奖惩制度原则是什么,这一步是责任型授权的关键。各自在权责范围内负责,不越权干涉。

3.【资源】提供必要的指导和资源支持,助力任务的顺利完成。


我来举个例子,帮助大家理解责任型授权的使用方法。在与子女的沟通相处中,我们同样可以使用责任型授权的方法,避免成为事事包办代替的父母。我的女儿非常喜欢玩积木、磁力片、磁力棒等等构建类的玩具,但是这类玩具块数非常多,并且常常在家中散落一地,我对于收拾玩具这件事非常头疼。于是,我非常希望女儿能够加入收拾玩具的行动中去,我开始尝试与她沟通:乐乐,你是这些玩具的主人,妈妈希望你每次玩完玩具后能自己把玩具分类并且放回收纳箱,这样下次再玩的时候,就不用四处寻找,你觉得呢?(这里用到了第一步明确目的,告诉对方你们双方最终期望达到什么样的结果)乐乐起初不愿意,但是思考了一下后问我:”我要做些什么呢:“我告诉她,她只需要把不同的玩具分开,然后放进不同的收纳箱就可以,并且告诉她每次如果她能顺利的收拾好玩具,晚上都可以多得到一个睡前故事作为奖励。(这是第二步明确权责和奖惩制度)乐乐最后很愉快的同意了,并且要求她把玩具放回收纳箱后,要妈妈帮她把收纳箱放回玩具架,我也愉快地答应了。(这是第三步提供必要的帮助,当然如何孩子不知道如何收拾,家长也可以给予必要指导和示范)

A 学习者拆为己用

好啦,通过这个例子,大家是不是对责任型授权以及三步骤的授权方法有了更深的理解呢,下面我们进入A3环节,通过一个角色扮演活动,来加深对这一方法的代入感。

【A3】场景演练

现在小丽是这次分舵8.27日线下活动的统筹者,离活动还有一周,小丽发现还有好多好多细节需要去确认和完善,招募贴要写、活动场地需要对接、海报和邀请函需要制作,于是她开始拼命准备,可是由于小丽本人有自己的本职工作,只能把自己所有的业余时间都用来准备,结果弄得自己精疲力尽。其实小丽是有一个团队的,她的团队中还有小李,小丽很想把任务分给小李,由两人合作完成。

下面请大家根据刚才我所说的这个场景,进行小组讨论和演练,小丽如何运用授权的三个步骤将线下活动的筹备工作授权给小李,讨论时间大约5分钟,5分钟后我请两位小伙伴进行角色扮演,一个人扮演小丽,另一个人扮演小李,要求在角色扮演中呈现今天所学的知识点和步骤演练授权的全过程。


好的,我们邀请@书书何和@乔阳来为我们展示一下你们的演练过程。

书书何:小李你好,我们马上要开始准备分舵的转正仪式,现在我手上事情太多了,有五件重要的事情在同时开展,你看你能不能认领2-3个,我们一起分担一下呢?

乔阳:那你想让我分担什么呢?想要达到什么样的效果?

书书何:一个方面是场地,希望本周六之前能把场地给确定下来,我们好对外发放招募通知;二是发放邀请函,按照提供的名单,能在本周把邀请函发到相应人员。你看可以吗?(明确共同目的)

乔阳:那我现在不太清楚邀请小伙伴这项工作要做到什么程度?要是我发了邀请函,有人说在外地有工作回不来该怎么办?或者回复的人很少?

书书何:我会给你一个表格,你只要得到他们的回复就可以,不管他们是否来参与,你只需要记录他们是否回复,回复的内容是什么。相信你可以的!

乔阳:那我明白了,我只需要记录他们的回答。场地方面,那需要我负责跟场地方谈判吗?

书书何:主要条目我都谈好了,细节我跟老板 已经敲定了,你只要去帮我签个字就行,确切的说去帮我付个钱。(奸诈的笑)

乔阳:需要我什么时候完成这些事情呢?

书书何:邀请函在本周六晚上12:00之前完成吧,确定每个人都有回复;场地也是在本周六之前完成。

乔阳:组织给给我提供什么帮助吗?万一我在过程中遇到了困难。

书书何:你随时都可以找我,实在联系不上的交给我,场地联系过程中我可以帮你跟店长打招呼。

乔阳:好的,我来试试。


结语:

今天我们学习了责任型授权以及授权的三个步骤。希望能够帮助大家实现对工作生活的有效管理,减轻负担、提高个人效能。谢谢大家的参与。


【事后完成的A2】

接下来的两周里,请大家关注一下自己在工作生活当中有哪件事情是可以通过责任型授权,分配给他人完成的,然后请用今天学到的授权的步骤将这件事情分配给他人去完成。请于一周内将记录下来的过程分享到群里,谢谢大家。

@船长分享的复盘过程。

拆书后的一周,我把授权的三步法运用在了工作中。这一周,我和同事在协作一个电影的宣传仪式,但是我发现由于是我负责,所以导致很多事情都落在了我自己头上。于是我尝试运用学过的方法,和同事开了个碰头会。我主要跟她探讨了本次宣传的共同目标、责任的划分、互助的资源等等,最后实现了我想授权他人的目的。

(1)璐璐,你觉得我们这次电影宣传是要达到一个什么样的效果?

       ——经过沟通,我们确认了最终的目标是争取流量,扩大渠道影响力。

(2)经过讨论,我们形成了两个人的明确分工,我负责公号推文的撰写和与电影方联络,璐璐负责会场事务,这样我成功的把琐碎的协调工作授权给对方。

(3)最后,我们两个商定,我可以给她提供流程的范本支持。