现在请准备好纸和笔，用几分钟的时间简要回答下面两个问题，你的回答对学习我们即将深入探讨习惯三来说非常重要。

-      在你目前的生活中，有哪些事情能够彻底使你的个人生活得到改观，但是你一直没有去做？

-      在你目前的生活中，有哪些事情能够彻底使你的工作局面得到改观，但是你一直没有去做？

使用下面这张表可以详细阐释第四代管理方法的重点。从本质上看，我们对时间的使用不外乎以下四种。

这张表告诉我们，紧急意味着必须立即处理，比如电话铃响了，尽管你正忙得焦头烂额，也不得不放下手边工作去接听。一般来说接电话总要优先于私人工作。他们不会让电话那头的人苦等，但却会让办公室里的人干坐着直接等到他们打完一通长长的电话。

表5-1 时间管理矩阵

紧急之事通常都显而易见，推托不得；也可能较讨好、有趣，却不一定很重要。

重要性与目标有关系，凡有价值、有利于实现个人目标的就是要事。一般人往往对燃眉之急立即反应，对当务之急却不尽然，所以更需要自制力与主动精神，急所当急。

按照彼得•德鲁克（Peter Drucker）的观点，高效能人士的脑子里装的不是问题，而是机会。他们不会在各种各样的问题上浪费时间和精力，他们的思维定势是预防型的，总是能够做到防患于未然。当然，他们也有真正意义上的危机和紧急事件需要马上处理，但是这类事件的数量相对来说很少。他们能够平很产出和产能的关系，将时间与精力集中在重要但是并不紧急的事务上，即第二类事务，完成这些活动能够提高个人的处事能力。

有了时间管理矩阵，现在花几分钟时间回顾一下本章开头的问题。请查看自己的答案属于以上哪一类事务？重要而紧急吗？依我推测，答案多半是第二类。因为重要，才会使生活大为改观，却因为不够紧急，所以受到忽略。但是只要我们立即着手进行，效能便会大为增进。

因此，不论大学生、产线上的工人、家庭主妇，抑或企业负责人，只要能确定自己的第二类事务，而且即知即行，一样可以事半功倍。在时间管理领域称之为帕雷托原则（Pareto Principle）——以20%的活动取得80%的成果。

想做一个高效率的人，就要管理好自己的个人事务和时间，把时间花在哪些有利于实现个人目标的重要事情上，减少花费在琐事上的时间。通过片段的学习，我们可以发现有效的方法。

【例子】比如我自己是做人事行政工作的，工作中除了大的项目之外每天还会有很多琐碎的小事情，如果是不分轻重缓急、胡子眉毛一把抓，结果一定是忙碌一整天却看不到成效。但如果坚持使用片段中提到的时间管理的方法，就可以帮助提高个人效率，聚焦那些对个人目标有重要影响的事情上。

通过这个片段的学习，我给大家一下两点行动建议。

1.    事务分类。根据时间矩阵管理图对自己的待办事项进行分类。

2.    处理要事。集中时间与精力处理第二类事物（即重要的事情）。

【WHY】 “为什么要这么做呢？”我想大家可能会有这样的疑问。想做一个高效率的人，需要管理好个人的事务和时间。我们周围往往有两种人。一类人是忙忙碌碌，做事风风火火，但是永远处于繁忙的状态中。还有一类人看上去很安静，但是他处理了大量的事务，从容不迫、有条不紊。前者看似做了很多事情，但容易遗漏重要事项。【这样做的好处】如果我们做好自己的时间管理，我们的生活和工作将逐渐变得从容，重要又紧急的事情会越来越少，让我们有更多的时间去思考、规划，提高完成任务的质量和速度。【不这样做的坏处】但如果我们不进行时间管理，很容易把时间耗费在一些琐事，而忽略了那些真正可以影响我们人生的要事。【适用范围】今天片段中教到的方法，可以运用到我们的生活或者事业上，可以帮助我们提高自己的时间管理。

【分组】为了便于后面的讨论交流，我们分成3组，每组3到4人。

A1

【拆书家提问】大家已经阅读了这个片段，了解了当我们手头有很多事情，不知从何做起时，可以采取片段中给到的方法去进行事务分类，并集中精力处理重要事项。不知道各位自己在生活和工作中是不是也有这样的感受？每天忙忙碌碌，却觉得效率不高，处于救火状态也没有成就感。如果大家有这样的感受，请在便签纸上写下来，在小组内进行分享。

【学习者案例记录】

我是做行政工作的，日常工作就是很繁琐。每天就是觉得特别忙，好像有做不完的事情。但是现在要是让我说出来都做了哪些具体的事情，我又说不出来。特别是觉得没有做过什么比较大的事情。这么一想还挺可怕的，日子就这么一天天在这些我都想不起来的小事情中过去了。

A2

感谢这位小伙伴的分享。接下来我们进入下一个环节。请大家拿出手中的便签纸，根据时间矩阵管理图的格式写下自己工作和生活中的待办事项，并规划出在下一周你准备集中精力着手去做的重要事项。

请大家注意利用我们刚才学到的知识，：

1.    事务分类。根据时间矩阵管理图对自己的待办事项进行分类。

2.    处理要事。集中时间与精力处理第二类事物（即重要的事情）。

【学习者案例记录】

我把我的事情按照时间矩阵管理图进行了分类，制定年度培训计划是我现阶段的重要工作事项，这个项目可以向公司管理层体现我的能力，对我很重要。回想起来，我的时间似乎都花在常规工作、邮件、临时性的事情上了，这个重要的项目反而没有启动。后续我要集中精力处理这个项目，确保每周都要有进展，好好展现出我的能力。

【总结】

感谢各位小伙伴的分享，希望大家记住今天片段中所传授的方法，并继续运用到我们的生活、学习和工作中。预祝大家通过新方法的使用，能够不再陷入繁杂的细节琐事中，而可以把时间和精力放到对自己有重大意义的事情上，成为一名高效能人士。