拆解书目: 《番茄工作法图解》 所属活动: 上海喜乐分舵总第284场 所在级别: TF2-1 学习主题: 系统使用番茄工作法 学习目标: 用PCDA四步骤找到预期结果与执行结果的差距

开场: 生活越来越忙碌,事情做事做不完,手机里的各种推送还来不及看,一天就已经到了尾声
我们经常都被事情包围着,不能进入深度工作和深度学习。
是时候寻找新的方法了,不妨试试番茄钟,把碎片化时间高效利用起来,而不是被时间碎片化。
周二晚静安寺分场,和哆啦一起拆解番茄钟的奥秘。

片段一
R 原文片段

美国统计学家威廉.爱德华.戴明和安德鲁.沃尔特.休哈共同创立了戴明循环,也称为品质管理循环或PDCA循环。它是一个解决问题的周期流程,可用于对其他流程进行改进。基于“假设-实验-评估”的科学方法,戴明循环的四步为:计划-执行-评估-应用。

   计划(Plan):定义预期的结果,以及达成它所需的流程。

   执行(Do):实施该流程。

   评估(Check):对流程进行衡量,比较实际结果与预期结果,找出差距。

   处置(Act):对差距进行分析,找出问题根源,以图改进。

这一系列的计划、监控、衡量和改进,也正是番茄工作法的核心,番茄工作法是一套典型的PDCA流程。在每天早晨确定要做哪些工作,跟踪什么。然后贯穿全天的是跟踪事件。在每天结束时,将当天的跟踪数据,与最近几天的数据以及事先的期望值进行比较。问问自己,有么有努力完成早晨在今日待办清单上承诺的事项?然后想想如何改善明天的流程。每天重复这个循环,对流程进行改进。


I 拆书家讲解引导

打招呼+分组+FAB图书介绍【3分钟】


哈喽,各位小伙伴大家好,我是拆书家哆啦。现在由我给大家拆解一个片段。

为了接下来在拆书环节中大家能更好的互动讨论,我把在场小伙伴分成 两组,你们隔壁这两位一组,这边面对面的这两位是另一组。

 OK,分组之后我们就正式进入到拆书环节。

(F)我今天要带拆的这本书叫《番茄工作法则图解》。这本书给我们讲了一种高效的时间管理工具:番茄工作法,通过将时间分割为若干个番茄钟,每个番茄钟大概25分钟,这样的方式,使我们在特定时间内精力高度集中,从而提高工作效率。

(A)这本书不同于市场其他工具类书籍的最大优势就是:书中的插图。风趣生动的图片与文字一一映射,让读者感到非常轻松,容易接受并印象深刻。

(B)我们经常在抱怨说哎呀,最近忙死了,真的是没时间啊;时间太少,要做的事情又辣么多,繁重的工作和有趣的生活之间总是面对亘古不变的困恼:时间不够用。在无限的事情里只有有限的时间,这样的矛盾,可有最优解?如果你处在这样的焦虑和困惑中,不防读读这本书,读起来趣味十足,又带给你解决问题的绝佳方法,还犹豫什么呢?


I环节【6分钟】

□2-1要求:有举例子说明;有提到了不这么做的坏处。

学习目的:今天我们学习这个片段,就是为了让学习者掌握系统的番茄工作法则,在开始番茄钟的时候,能够按照计划-执行-评估-应用这四个步骤,找到番茄工作法则预期结果和执行结果的差距原因。

根据原文我们也可以看到,番茄工作法的流程有四步:计划、执行、评估和处置。

首先我们要制定好计划,确定一段时间内要完成哪些事情,然后开启番茄钟,去执行它。执行之后还要去评估检查,评估每颗番茄钟的完成情况、在每一个25分钟内的工作效率等等具体的情况。最后一步是去应用,评估之后发现与预期相符的要继续坚持,发现与预期有差距的要及时改进。

强调不这么做的坏处这四个步骤缺一不可,环环相扣。

首先是计划,凡事预则立不预则废,没有计划的事情会变得一团糟;

其次是执行,只有计划而不去行动,一切都只是纸上谈兵;

再次是评估,如果不做评估,我们永远不会知道自己的优势在哪,更不会发现问题是,那么计划和执行也只是重复犯错,不会有进步;

最后是处置,如果掌握了这些信息而不去改进流程,那之前的这些都全白费了。

A1举例:我上周的工作情况就是这样的。上上周五个工作日,每天我的番茄钟都开动着,然而周五去检查自己的to do list的时候,发现还有好几项没有做完。很显然,我的番茄工作法没有贯彻到位。于是在上周我严格按照PDCA法则来,先制定计划,P环节:上周一我制定了一张“今日待办”清单,再严格执行,D环节;上上周做到这两步就结束了;这次最最重要的是第三步评估和第四步处置,上周已我回家时候开始自我评估,检查实际完成情况和周一计划完成情况的差距;

完成这步之后,我发现了很多问题,例如我上午的番茄钟都完成的很流畅,很高效,同时我发现,我下午的番茄钟经常被打断。

于是我要改进我的番茄工作流程,对于下午非常忙碌的我来说,25分钟的时间段有点太长了,经常在进行到10多分钟的时候就被打断,所以我改进了我的流程,把番茄钟的时长改为15分钟/颗。就这样在接下来的四个工作日,每天不断发现新的问题,改进流程,终于在上周五顺利完成全部事项。


A 学习者拆为己用

A1环节【5分钟】

□2-1要求:显像提问法。通过你的提问,学习者脑海里能够显现相应的情境和画面,从而更快更准确地激活相关经验。

显像提问清晰,包含具体的情境。刚才有学习者分享了自己根据这个场景联系出过往情景或具体经验。

好了,大家都听完了我例子。 设想在工作日的晚上,你坐在办公桌前,望着窗外路灯慢慢亮起来,回想这一天:

你计划的事情都完成了吗?

提前完成、准时完成还是加班完成?

为什么预期1小时内要做完的事情占用了更久的时间?

你预期的结果和实际执行的结果差多少?

现在请各小组讨论。


学习者的分享:我一般性不太做计划,我是看到什么事情不想做就放到最后,拖拖拉拉,然后会先慢悠悠做一些自己想做的事情。然后一天下来,不想做的事情还是不想做,根本没有开始的欲望。然后事情就越堆越多,每天都有新的事情加进来。感觉自己的事情永远都做不完。


A1+【6分钟】

□2-1要求:反思加工。反思加工指令清晰。刚才有学习者根据指令,联系出了如果以后再遇到同等情况时,自己的具体做法。

好的,这位童鞋给了我们一个非常失败的案例,第一步计划都没有做好,结果一整天下来工作效率低下,一团糟糕。

那如果给你一台时光机,回到过去,回到那一周忙碌的职场,

你会怎样高效的工作呢?如何运用这4个步骤,让自己成为高效的番茄工作者呢?


学习者分享:首先我要写一张list表,一天的事情从早上到晚上我都先分布好;

然后我就扭开番茄钟,按照这张表一项一项去执行。

然后我在晚上下班的时候去评估,评估的时候我就对着这张计划表去回忆哪些完成哪些没有完成,没有完成的那些我也找到了原因。就是那些我完全不想做的事情,是因为我一开始就对这些事情有所抵触。

最后呢,针对这些我完全不想去做的事情,我要去找老板聊聊,希望他能给我删减掉这部分工作。或者给我安排一个同事一起帮忙做。


嗯好的,小伙伴给出了一个非常好的做法,就是说从一天的开始就做好计划,然后一项一项执行,一天结束的时候检查完成情况,寻找未完成的原因,然后去处置这些原因,找老板减负,或者找同事帮忙,等等可以改进的方法。


这也是我们今天学习这个拆页要达到的目的:就是运用PDCA四个步骤,系统地使用番茄工作法则,发现预期结果和实际执行结果之间的差距,找到存在差距的原因,然后去处置,寻找方法改进,从而提供工作效率。

好的,今天我的拆书就到这里,谢谢大家。