我们天天都在沟通，怎么会缺乏这方面的能力呢？

你说的是“听说读写”，不是“沟通”！真正的沟通是由两部分组成的，传递信息只是“沟”，更重要的还在于“通”，即所要传递的信息必须真正被对方全部、正确地理解。如果做不到这点，可能会产生灾难性的后果。

那怎样才能“通”呢？

要了解对方的特点和需求，然后站在对方的角度看待问题，用对方听得懂的语言说话。与专业技术能力相比，项目经理的沟通能力其实对项目成功更关键。项目干系人对沟通也有各自不同的需求，如果这些需求得不到响应的话，会产生很多误解。

引导解说：

沟通这个词，大家可能经常会听到，有哪位小伙伴能帮我解释下这个词吗？用以往的经验。凯婷：沟通就是两个人说话，传递自己的想法。美君：人与人思维的互相碰撞。好的，解释得都很到位，谢谢。那我想再问大家，谁能把它作为动词，组一个词组或句子出来吗？凯婷：无效沟通。这是一个名词呢。凯婷：沟通思想、沟通想法、沟通意见。好的，非常好，真棒，谢谢。其实我个人觉得沟通这个词作为动词的时候是最能体现它的含义的。

沟通在我看来可以形象的与一个场景联想起来：“在田间，一个人扛着锄头，把堵塞沟渠的杂物和淤泥挖出来清理掉了，于是沟渠就通畅了，用于灌溉的水能够顺畅无阻碍的流通。”这挺像人与人之间的沟通的，也是清理沟通渠道的淤泥和杂物，让相互理解能够顺畅。

以口头沟通为例，在这里我把我们的沟通动作做一下分解，可以得到几个基础的步骤：

我想好了---对TA说了---TA听了--TA回应了

这些步骤看起来简单，但你知道TA收到了你的信息了吗？TA是否已经完全接收了你的信息？是否已经理解了你的信息了？在通常情况下，信息都会有所损耗。我这边做了一张图，那我们可以来看看这张图，这是一张沟通漏斗的模型图。

为什么会有①②③④这样的信息损耗？为什么会是一个漏斗的形状呢？

1. 没写下来记录（手机、电脑、纸上等），自己忘了一部分，脑袋中可能记不完整

2. 噪声干扰，没听清，没听全

3. （A）没用对方听得懂的方式或语言。

（B）说了，但没让对方反馈验证是否真明白了。

4. （A）懂了，但不会做，缺乏辅导。

（B）没有检查和监督对方的行动。学习成果和行为的检查和监督

如果这些方面信息都有损耗的话，那最糟糕的情况，信息最终可能只剩下20%。

举例：

项目当中，我经常需要做一些系统操作演示给相关的操作人员看，一般都是通过开会和投影的方式，给大家做讲解和示范，有时第二天询问操作人员一些操作的时候，这些成员当中往往操作的理解度都参差不齐。有人能够完全将昨天演示的内容和注意事项都掌握，或许有人不能。这些不能掌握的人，肯定是在接收信息的某个环节，信息损失了，没有做到位，那为了这些人能够完全掌握，就必然还要再组织操作演示等一系列的行动，这必将会耗费大量的精力和时间。如果从最开始就逐个环节和逐个信息损耗的原因，每个人都认真检查和补位杜绝，那就能减少后期花费的时间精力成本。

预想质疑：

可能有人会觉得，不记得，不掌握全部，也没有什么。其实，如果在生活当中，出了问题，一般不会有人追责，问题暴露的周期也长，信息损失的严重性没那么显现。然而如果是在项目当中，沟通出现了损失、失真或不畅，那就会影响整个项目的进度，造成项目失败的严重后果，会有人来追责的，是立竿见影的，保证信息不损失，是很有必要，很重要的。

适用边界：

沟通是无处不在的，只要有沟通，就可能存在信息损耗，沟通过程当中导致信息损耗的原因是存在于所有类型的沟通当中的。

不那么做的坏处：

信息传递过程中，稍不留心，就容易损耗。如果我们不留心这四个沟通过程当中，可能造成信息损耗的原因，那么我们传达给对方的信息就不会准确完整，很容易造成误会和片面理解，比如社会上的很谣言，工作上的指示、指令的传达。发生了这些，轻的，造成小的误解和矛盾，大的可能就导致某个项目的停滞、延期、搁浅、甚至失败，社会问题的发生。工作生活就可能会出现问题，受到不良的影响。

【A1】激活经验

拆书家提问设计（逐字稿）：

现在大家分两个小组，锦康这边为一组，美君那边为一组。我会发一张文件，大家小组内再分成两组，一组说，一组听，进行演练，说的一组人员在拿到我发的文件时，用30秒的时间准备，自行标记上面要传达给听众的信息，每一条都要传达，但信息量不限，可多可少。而后模拟日常的沟通场景，用时3分钟，一个沟通过程完成后。1分钟的时间，听者将获得的信息说出来，说的人，对比自己做好标记的文件，看信息是否准确完整。

学习者案例记录：

锦康这边说，朱后和凯婷在听，最后对比，有两个地方有出入，想要传到的信息有损耗，一是锦康自己这边也没有组织好（这是心里想到嘴上说这一阶段的损耗），朱后和凯婷这边也有损失（这是别人听到的和别人听懂的这阶段的损耗）

美君蓉姐这边，美君说，蓉姐听，信息是传递完整了。原因是，美君全程的进行了信息的传递和跟踪，蓉姐写一个，美君说一个，排除了所有可能导致信息传递损耗的原因。

总结：

今天我们共同交流了关于沟通中信息在四个过程当中损失的原因。大家也都能够复述这几个过程和原因了，并记录下了自己目前还忽略的原因点。希望大家在沟通过程当中注意这些导致信息损耗的原因，尽量规避，保证沟通的信息能够完整的传递出去。

“哦。那该怎么制订沟通计划呢？”

“很简单。首先，确定与项目有关的信息。比如，国际原油价格波动对石油勘探项目影响重大，对软件研发项目就几乎没有影响。”张驰停顿了一下，确认朱笑笑听懂了，又接着说道，“其次，识别干系人——不光是老总啊——需要什么信息、什么时候要、详细程度如何、以什么方式传递给他、是否需要反馈、需要什么样的反馈、由谁收集和保管这些信息等，把这些记录下来就行啦！”

引导解说：

找出最近要参与的一个项目，不管是工作还是生活当中，你都能编制出一个沟通管理计划，为沟通做好准备。

刚才咱们片段一当中其实说的是个人与个人之间的沟通的最基础的一个过程，在项目当中不是一对一的，而是一对一的，你作为项目经理，或者一个管理者，那你沟通的对象可能就不是以为，而是多个。

在座的各位，无外乎两种人，一种是校外人士，一种是校内人士。

在校内，会与导师、校领导、同学接触，会与同学一起做一个一个的课题项目，或者跟着导师打工。

在校外，会与同事、客户、领导等接触，并与他们做很多很多项目。

在与这些人接触，沟通的时候，大家都会采用什么样的方式呢？大家可以回想一下，告诉我。

想到了，里面就去沟通吗？锦康：会准备一下。蓉姐：沟通前的准备工作。 赚钱是很痛苦的，必须接受。

其实在项目管理当中，在沟通之前是要做准备的。首先第一个要准备的就是项目管理沟通计划。这是一个什么东西呢，字面上来看，它就是一个计划，那什么样的计划呢？我要和谁沟通（who），沟通什么（what），什么时候沟通（when），怎么沟通（how），就这四点，也就是3w1h。其实我们做的计划，就是要体现这些信息。沟通计划里面的主角是什么，就是除了写计划的人之外的这些利益相关人。如果你要召开一个会议，讨论一个议题，为了确保这个会议项目正常运行的话，是要提前去做这个沟通计划的，你首先要明晰有多少人，这些人需要什么样的信息，TA什么时候要，你要怎么给TA，这些确定好之后，你才能够统筹的安排自己的时间跟精力，也才能够去对接你要沟通的对象（他们也会有自己的安排）的Schedule，这样才能确保这个会议项目能够正常稳定，保质保量的完成。所以沟通在其中的作用是很重要的。由于沟通在项目管理当中是无处不在的，所以它的重要性也就更大。也就是前面的准备工作，如果你做得好，就能省去后面不少的麻烦、矛盾冲突和时间精力成本。

举例：

以前我在广东做项目的时候，我们有多个项目，每一个项目，我们都会写一个沟通管理计划，那么我会明晰，这个项目里面相关的人， 然后我什么时候去和ta沟通，ta什么时候有时间。给ta什么样的材料，比如报表、项目计划、进度计划等。这些东西通过什么样的方式给ta等。这个沟通管理计划做好了，肯定就能规避了后面可能会出现的问题，还有冗余工作内容。

预想质疑：

可能有伙伴就会想，我平时也会做很多的项目，但也没有做过什么沟通管理计划啊，事情不也照样做好了？

这其实原因是在要沟通的人和内容的多少和复杂度，我们平时的项目中，可能干系人不多，光靠大脑就能清清楚楚的知道什么时间点要给什么，要汇报什么了，其实我们的大脑是做了计划了的，只是没写出来，没做出表格罢了，这时候大脑处理的能力是足够的。但如果在比较大型的，干系人多和复杂的项目当中，沟通管理计划显性化成文档，就是必须的了，没有这个文档，沟通协调方面，会容易疏忽、遗漏，从而导致出现问题，互相扯皮，甚至影响整个项目进度和结果。

那怎么做沟通管理计划呢？

片段当中，首先、其次的列出了两步，我在这里总结归纳一下：

第一步：找出所有可能相关的人员，这个项目会影响谁（或好或坏的影响）

第二步：分析他们对信息的需求，也就是刚才我说的那个3w1h。

大家可以看我发给大家的片段背面的一张表格，先看表格底部的举例，那上面的信息就是干系人对信息的一些需求。

我们只需要找出相关的干系人，然后填写这个表格中这样的相关信息，就能做出一张沟通计划表来了。

适用边界：

沟通管理计划主要是适用于那些干系人、利益相关人多，关系复杂，信息需求多的比较复杂的项目。因为这种类型的项目，一般人是不能只通过大脑就能将沟通的所有相关信息都厘清，并井井有条，没有遗忘和错漏的完成好所有需要的沟通。

不那么做的坏处：

如果我们在沟通前，不提前做好沟通管理计划，那到进行沟通的时候出现了时间和资源的协调问题，就可能会遇到不配合，推诿，扯皮的事情发生，不仅影响到项目的进度和结果，同时会损害双方的合作情绪。

【A3】促动参与

拆书家提问设计（逐字稿）：

如果我们在平时的项目当中，比如生活中的项目做一顿美味的晚餐，或者工作中的项目。大家在项目当中是怎么沟通的，我们进行分享讨论一下，还是刚才片段一的分组。好，我们有10分钟时间。

学习者案例记录：

锦康：上上周要做一个颁奖的手卡用于公司的颁奖晚会，模范类似奥斯卡的。我做出来第一版的，自认为不错，拿给领导看。可领导不满意，然后就要返工重新做，后来我又做出来四个方案用来选择，最终选了一个。本来是6点就下班了，后来直到9点才下班。要返工的时候是有情绪的。

锦康这个其实是一个很典型的沟通失败的案例。

【A2】催化应用

拆书家提问设计（逐字稿）：

好的，刚才大家已经各自分享了一个在项目中沟通的案例，现在我们选定一个案例，以片段背面的沟通管理计划表为模板，编制出沟通管理计划表。还是刚才的分组，大家可以讨论一下干系人及相关信息，互补不足，一个人的想法可能不太全面。好，我们有10分钟。

学习者案例记录：

大家都填写了片段背面的项目管理沟通计划表了。

总结（结语）：

今天我们了解了沟通的那四个过程当中导致信息损耗的原因，并记录了自己忽视的部分。并且也共同探讨了在一对多的项目管理沟通中怎么样去做沟通前的准备，就是在沟通前编制项目管理沟通计划。做好沟通管理计划，对后面项目的开展是有益的，能够规避很多可能会发生的问题。希望大家能够在以后的工作、生活当中的项目中，都能够在沟通前先做好沟通管理计划，明晰自己要沟通的相关信息，这样就能够保证项目项目比较顺畅和成功。