开场: 每次和老板汇报工作时候,你是否希望自己能够清晰的表达出观点,让老板可以很清晰的了解你的想法?每当和同事讨论复杂问题时候你是否希望可以用最简洁的话语告诉同事你的观点以及你对下一步行动的看法?每次在写工作总结时候,你是否希望你的工作总结可以突出你工作的成绩,让老板对你的工作满意而放心?那要怎么做呢?怎样做才可以让简洁,有力,清晰的表达呢?其实清晰表达观点是有套路方法可遵循的,今天我就和大家分享这个方法。(B1)这个方法选自《结构思考力》。本书作者为结构思考力学院创始人、首席培训师李忠秋,全书大部分内容基于作者的结构性思维课程形成,详细解答了何为结构思考力以及怎样训练等问题。(F)本书核心理念源自美国芭芭拉﹒明托的《金字塔原理》,与原书相比,本书定位于通俗化和本土化,以金字塔原理的应用为主框架,侧重于从结构思考的角度,以更通俗的方式传递结构思考力在思考和表达方面的理念和方法。(A)学习本书,可以帮助我们学会构筑结构化思维方式,在表达核心观点的基础上,有理有据、条理分明地证明观点,使我们能清晰思考和有力表达,同时也能养成以结构的视角去审视一切的思维习惯,提高工作和生活效率。(B2)
我的上司对我特别不耐烦,每次汇报工作或者会议发言时他都打断我的话, 真是郁闷!”我们再看看另外一个版本。“我们的这些干部每次找我汇报工作,就在那里说呀 说的,经常是听了15分钟也没听明白他们到底想说什么事情,只能在无法忍受的情况下 打断他们!”上述情况在我们的身边经常发生,问题的核心不是我们的上司不耐烦,而是 如何提高沟通的效率?如何既能清楚地表达你的观点,又能让对方准确快速地把握你的 观点? 那么怎样消灭你上司的“不耐烦”呢?(注意我说的不是消灭不耐烦的上司……) 消灭上司的“不耐烦”,从“结论先行”开始。
学习目标:
在跟随我完成本次RIA现场学习后,学习者在工作汇报、竞聘演说、工作总结、会议发言等正式沟通场合或内部工作交流时,能够运用“结论先行”步骤清晰地表达观点
步骤讲解:
大家看着这个方法眼熟吗?有没有让大家想起我们小学时候语文老师教我们的东西?(互动)
是不是和“总分总”说的一样?
是的,就这么简单,沟通表达时先说结论,写文章写报告时把结论放在最前面。然后在分步论述。当然最后还要再次强调观点。
第一步,结论先行,一两句话说清楚中心思想;
第二步,依次阐述要点或原因,论据并列且层层递进;
第三步,再次强调你的观点,加深印象。
这样不仅能让听众迅速抓住我们要表达的主旨,有助于理清思路,增强说服力。
正如上面的例子一样,自上而下的表达方式是首先从结论开始,然后阐述理由,最后再 阐述支撑理由的事实和依据。这种表达方式在商务环境下正式的表达场合说服对方的效果最好。
例子:
举个例子,有一次我们北京办公室早上开始处理一个从美国转来的最高优先级的Bug,我们工作了一天没有解决这个bug。于是,我们要写邮件把我们的工作进展告诉给美国的同事。这个里面包括我们研发解bug的进展,环境搭建的进展还有QA测试工作的进展。零零总总,细节非常多。那么如何通过一封邮件把所有这些事情清晰表达呢?
运用今天的方法,我应该这样写这封邮件。
1. 告诉美国同事,我们没有在工作时间解决这个问题,他们需要继续工作解决问题。但是,我们有一些工作进展可以供他们使用。
2. 事无巨细的把研发,测试和环境搭建的工作进展和被阻碍的内容全都列给同事。告诉同事,我们对解决Block问题的一些意见和建议。
3. 最后再说一遍我们工作的进展和我们对被阻碍问题的解决建议,供美国同事继续解决问题使用。
这样的话,美国同事会在打开邮件开始阅读的一开始就立即意识到他们需要继续工作的事实。并且开始仔细探寻我们邮件接下来所提供的所有细节。等到最后他们可以明确的找到我们对他们接下来继续解决问题的一些建议。
运用这个总分总的方法,做到了明确,简洁,清晰的表达和叙述问题。
预防异议:
大家会否担心这个方法有时候表达想法太直接?
当然,有人可能觉得不太习惯先说结论,但在工作中尤其商务场合,如果不开门见山,说半天别人不知道你到底要干嘛,不仅浪费时间还耽误事。估计大家也意识到了,不是什么场合都适合结论先行的,比如医生上来就告知患者得了癌症,推销员张嘴就是:姐,我们产品特别好,买一个吧!结果都可想而知。还有找人帮忙,很多时候表达不能过于直接,需要委婉和铺垫,所以除了演讲、汇报、发言等正式沟通场合,结论先行更适合内部工作交流,尤其是信息复杂、时间紧张以及受众需要时一定要先说结论,以提高沟通效率。例如,在通知领导会议时间更改时,必须先说最终确定的时间,后说改期的原因。
A2:催化应用(分步催化1 - 激活应用场景)
大家想一想,我们的工作和学习生活中会否遇到一些场景需要我们清晰的表达出观点呢?比如,也许你需要给老板最讨厌看长篇大论邮件的老板写邮件解释项目的延期情况,或者是跟同事沟通问题解决方案的选择时候需要明确的指出你的观点,再或者给老板做汇报介绍团队需要老板帮忙解决的问题。。。请想象一下,在未来一周你可能遇到的实际情景是什么?
实录:
学习者1: 在开大会时候,我的一个同事在做汇报的时候总是絮絮叨叨让老板每次都很不耐烦,他需要运用今天学习的这个方法改善自己的汇报风格给老板做汇报时候可以清晰,简明。
学习者2:
下周需要和老板汇报员工入职状态,需要运用今天学习的这个方法使自己的汇报更加清晰,简明。
A2:催化应用(分步催化2 - 规划行动步骤)
请大家想一下,今天拆页中学到的方法,你会怎样运用到你遇到的情境中?
实录:
学习者1:
在未来找工作面试时候需要用到今天学习的这个方法使得自己可以更加清晰简明的表达,让面试官get 到我的Point。首先,我会"总“,先说:我可以胜任项目负责人这个工作。接下来我会分别介绍:我参与过哪些项目及项目特点,我在项目中的职位以及我做的工作,我的个人性格。最后我会再次强调,我可以胜任项目负责人的工作。
学习者2:
下周需要和老板汇报员工入职状态,需要运用今天学习的这个方法使自己的汇报更加清晰,简明。
先跟老板做汇报说员工入职顺利。然后分别汇报员工合同签署情况,员工社保情况等。最后再重申一遍员工入职一切顺利。