拆页1 《向上汇报》P57-58

电梯游说

董事会成员经常会问，“你的电梯游说版本呢？”如果你不能把你的策略或者主题缩减到只剩几句、能够在电梯升降10层楼的时间内说清楚的话，那么你根本就没有简洁明了可以让人关注的核心信息。”     ——格雷格·巴拉德

为你每一个汇报都准备一份电梯游说版本，可以使用PREP结构：

●Position观点（核心信息）

用一句话解释你想从对方那里得到东西的以及能给对方的投资回报

●Reason理由

简短解释一下为什么你的观点对公司来说是如此重要

●Evidence证据

能够支持你观点的例子或者证据之一

●Position观点（核心信息）

重申你的请求

不知道小伙伴们平时在向上司汇报时，有没有遇到过这样的情况：（1）你觉得自己的汇报很重要，但是上司没有足够的时间听；（2）或者他对你要汇报的内容似乎没有兴趣；（3）又或者上司听了你的汇报没多久就说，请拣重点的说。

【提问】小伙伴平时是否有遇到这样类似的情形？

【回应】是吧，那么向上汇报的正确姿势应该是怎样的呢？

拆页介绍了一种电梯游说法，它可以应用在向上级汇报工作计划、方案请示、成果展示，向客户推销、即兴演讲或其他需要快速吸引他人的注意力甚至打动他人的场景中。一般时长30秒到5分钟。

【细化行动步骤】

具体要怎么做呢？它其实是一种PREP结构：

第一步，Position，说明观点

你可以先列出核心关键词，尤其是跟对方的目标一致的关键词，然后高度概况提炼成一句话，以说明你的方案、提议、你想得到的支持以及对方能得到的好处。

第二步，讲明Reason理由

给对方1个清晰且无法抗拒的理由。表明为何你的观点、你的方案、你的建议对对方来说如此重要。

第三步，摆出有力的Evidence证据

以具有说服力的数据、实例来支撑你的观点。

第四步，重申Position观点

再次提出观点并给对方询问的空间，“稍后跟您汇报细节”；“如果你感兴趣我发详细资料给你”……

【举例】

上周五，我老板临时有事中午就要走，原定下午的推广渠道汇报要推到下周。我不想耽搁推广的时机，就请老板给我5分钟进行汇报和讨论。

“杨总，我认为公司可以考虑投放搜狗公司的竞价广告来提升网站访问量（P），因为我们的客户使用搜狗搜索的比例已经达到了35%，这样的比例已经不容我们忽视（R），我了解到有1个同行搜狗竞价2个月，网站订单增长了50%（E），所以我们现在应该立即进行搜狗竞价的推广来提升订单收入，您看这个推广方案是否可行？（P）”然后老板又问了一些细节，最后我们就讨论敲定了推广方案，前后大概5分钟。

【提问】

那么对于这个方法和步骤小伙伴有什么疑问吗？

朱莹：两个P内容是一样的吗？

【回应】：是一样的，第二次的P是为了强调你的观点。

朱攀：观点和理由有什么区别呢？

【回应】：理由是为了说明你为什么会有这个观点。 

分组：

接下来，我们2人一组进行讨论。

拆书家提问设计

请你回想一下，最近的的1周左右，你跟上司汇报的经历，然后在小组内分享，你汇报的目的是什么，汇报了什么内容，汇报用了多久，汇报的结果如何？每个小组2分钟。

【学习者案例记录】

学习者昵称：朱攀

汇报目的：希望上级经理根据自己的市场分析进行合理降价。

汇报内容：竞争对手价格都比我们低4000元左右，而我们最近因为价格的原因销售情况也在下降，我分析了之后我觉得我们需要调整价格，我建议根据我们的质量和服务综合考虑降价2000元左右。

汇报用时：大概半个多小时。

结果：没有完全达成一致，但是达到了一部分降价的结果。

【学习者案例记录】

学习者昵称：朱莹

观点P：希望给一个员工提前休假去办理驾照

理由R：1，他平时是很遵守公司制度的，2，他的工作需要驾照，否则会耽误工作，3，去年公司设立的全勤奖没有兑现。

证据E：我讲了一个事情，表明这个员工是很遵守公司制度的，这次申请是事出有因。

观点P：希望给这个员工提前休假，予以审批。

【反馈·号召鼓掌】这位小伙伴分享的就是按照这4个步骤进行汇报请示，非常好，给小伙伴鼓掌！

拆页2《向上汇报》P130-131

怎样汇报坏消息

如果你有坏消息，那么你最好一开始就告诉我，快说快完。你最不想发生的事情，就是在你告诉我之前已经被我自己发现了。——约翰·凯斯波特

好消息可以慢慢说，但是坏消息一定要快说。——纳拉亚纳·穆尔萨

《哈佛商业评论》，2011年11月

没有人喜欢坏消息，尤其是财务和法律问题上的坏消息。所以，你传达坏消息的方式至关重要。

布伦达·罗兹跟我们分享了她是如何处理这种情况的：

当时我们的第四季度情况很糟糕。我不得不告诉投资团我们的股票面临着极巨的压力，原因就是我们上季度收入非常让人失望，而且我们与银行的新的信贷谈判还没完成。我必须如实地告诉他们。

在我的预想中，当我在业绩发布会上告诉他们这个坏消息之后，我们的股价会像石头一样一沉到底。但是结果却令我吃惊，不仅股价没有下跌，我们还得到了这样的信息，“在会议中我思考了一下，觉得我应该忘记我的职位，下定决心持有你们的股票。”如果你假装没有问题发生，那么你自然也无法讨论解决方案。

如果你有坏消息要告诉高管们，可以参考以下步骤：

●开门见山直接把坏消息说出来

●解释为什么会发生这种情况

●接下来立刻说明你计划的补救措施

●提供几个解决方案让高管们选择

按照上述步骤进行，并且自信地公布你的解决方案，这是让你度过难关的关键。弗兰·唐森德，前白宫土安全顾问，对这个问题的回答很直率：“我的工作就是关注那些威胁行为以及那些尚未解决的事情。你绝对不可以在没有解决方案的情况下传达坏消息。”

汇报坏消息的前提是，你要有第一时间向上级汇报坏消息的意识。然后，你需要注意传达坏消息的场合，最好是单独进行汇报，以免坏消息蔓延或者外泄造成更大的影响。

然后是汇报坏消息的4步法:

1.开门见山迅速准确的传达坏消息

2.解释事件原因

3.说明你计划的补救措施

4.提供多个解决方案让上司选择

【预防异议】

1.      有的小伙伴可能会觉得我并不想刻意隐瞒，只是想处理完再说。

那么其实第一时间向上级如实汇报情况是下属的职责之一，而且，开诚布公最有利于问题最终的高效解决。但是决定汇报的时机，则是跟坏消息坏到什么程度以及与你职权相关性有关。会影响公司的财务、经营、人事、声誉、形象、政法关系等性质严重的事情，不管大小，都应该第一时间汇报。还比如事情不在你的职权范围内、或者你没有信心处理甚至是不知道如何处理，这时，你不要觉得事情小或者因为担心可能会被追求问题产生的责任或者担心上司怀疑你的能力而隐瞒或者延报，因为比起这个，任何一个明智的上司更不能忍受的是下属自作聪明给公司造成更大的损失或者恶劣影响。

而如果事情性质不严重，本身在你的责权范围之内，你也有绝对的信心可以全权处理，那么，你可以选择处理完毕之后在适当的时机汇报，毕竟上司很忙，你没必要时时刻刻事无巨细汇报。

2.      那么问题很棘手，实在想不到补救措施或者解决方案怎么办？

首先冷静下来，仔细思考，看看过去你自己、同事、本公司、竞争对手、其他公司遇到同类或相近问题是如何解决的，以找到可能的补救措施或解决方案，与同事讨论，寻求内外部专家的帮助等等。如果还是没有办法，那么坦诚的向上司承认，并且给上司提供尽可能多的信息，并请求上司的帮助。就像之前说的，这样仍然好过隐瞒或延报。因为第一时间如实汇报情况是走向正确的解决方案的前提。

【强调不那么做的坏处】

如果你不是第一时间汇报坏消息，那么等上级自己知道了，那就是你的失职以及不作为，会给上司一个非常差劲、不负责任、不承担的印象，又或者你第一时间汇报了坏消息，但是你没有给出补救措施或供选择的解决方案，而把难题一股脑儿扔给上司，那么上司可能会认为你没有解决实际问题的能力。因为据说上司最讨厌2种人，一种是整天只会讨好但说不到上司心里去的马屁精，另一种就是只会将问题丢给上司的下属。最糟糕的是，这些情况处理不好可能导致你丢掉工作，甚至无法在行业内继续工作。

【意译案例】

3月份的时候，一个恶意竞争对手在网上发帖诋毁我们公司，并对我们进行敲诈勒索，第一次的时候，我们联系了论坛管理员进行删帖处理没有理会他，觉得这个事情已经解决，也就没有向总经理汇报，后来他变本加厉，在多个论坛发诋毁贴，并骚扰我们的所有客服进行敲诈勒索，由于发帖量大，一时间我们应付不过来，订单收入急剧下滑，在我们向经理汇报之前，经理自己了解到了部分情况，几乎是怒不可遏到办公室把团队成员狠批了一顿。后来大家冷静下来集思广益寻求解决方案，在大家的团结协作之下我们让勒索者知难而退，保住了公司的声誉，订单收入也很快恢复正常。如果我们一开始就意识到这类声誉问题要第一时间汇报，可能我们很早就会有了应对方案，不会让事情发展到后来的严重地步。虽然问题最后顺利解决了，但是这个教训是十分惨痛的。也希望给小伙伴以启发。

拆书家提问设计

那么，现在我们做个演练。做演员的机会又来啦，请大家认真听我描述下场景：

【场景】

大风公司是一家深圳制衣厂，大老板是张总，主管销售的是副总刘总，销售部经理小王。年前北京的美衣公司预订了30万的单子，按合同5月14日交付到北京。由于北京召开峰会进行交通管制，5月12日小王去发货时，常合作的一家货运公司表示无法发货，即使发货也5月14日也到不了。这时客户又打来电话催货，埋怨大风没有预计到这个情况提前发货，造成美衣公司货品延误带来损失，说要告大风违约。

【演练要求】

现在请小伙伴们2人一组进行角色扮演，一人扮演小王，一人扮演刘总，小王向刘总汇报这个坏消息，要使用今天学到的4步法。然后扮演小王的小伙伴请再扮演张总，刘总再向张总汇报这个坏消息。每个小组有5分钟的讨论和演练时间。结束后我将邀请其中1组为我们大家做下角色扮演。

（如果小伙伴对练习有疑义的话就说明下练习的目的：这个练习的目的是，让大家能够现场运用这个汇报坏消息的方法，加深对这个方法的印象和加强对这个方法的练习，而不是真的去解决场景中的困境）

【学习者案例记录】

学习者昵称： _朱攀_； _朱莹_。

小王向刘总汇报： 

坏消息：刘总跟您汇报一个事情，我们的货品延误，美衣可能会告我们

原因：北京召开峰会，常合作的货运公司无法正常发货

计划的补救措施：找其他可以发货的货运公司合作降低双方损失

供选方案A：我们已经找了2家可以发货的备选，看您这边还有什么好的选择。B：我们也会跟对方沟通尽量协商发货收货的事宜，看对方是否有合适的办法可以按时发货的。C：如果是在没有办法按时到货，则跟对方协商将赔偿降低到做低。         

刘总向张总汇报： 

坏消息：张总跟您汇报一个事情，我们的货品延误，美衣可能会告我们。

原因：1，北京峰会交通管制常合作的公司没有办法发货，2，我们提前没有做好预案。

计划的补救措施：跟对方公司销售经理沟通，看能不能达成一致，降低双方的损失。

供选方案A： 我们已经找了2家可以发货的备选，看您这边还有什么好的选择。    B：   我们也会跟对方沟通尽量协商发货收货的事宜，看对方是否有合适的办法可以按时发货，我们最终的共同目的是准时发货收货。C：了解下他们的损失到底是有多大，如果是在没有办法按时到货，则跟对方协商将赔偿降低到做低。                           

【反馈·号召鼓掌&真诚赞美】给小伙伴鼓掌，场景中的困境在这么短的时间内出来一个解决方案。而且这4个步骤都非常清晰。

拆书家提问设计

【分步催化1】

没有按时完成任务、数据出错、业务下滑、合作伙伴出走、员工突然离职、产品质量不过关、客户投诉、客户欠款、客户毁约、政府罚款、……等等，在你的工作中，你未来可能会遇到的对公司不利的糟糕场景是什么？请写一个这样的场景在小纸条上。

【分布催化2】

如果，明天一上班，你就非常倒霉的遇到了这个糟糕的情况，那么，你会如何向你的上司汇报这个坏消息呢？请小伙伴根据拆页2的这4个步骤，在组内分享，你不得不汇报的坏消息是什么？它为什么会发生？你计划的补救措施是什么？你将会提供哪几个方案供上司选择呢？

给每个小组2分钟的时间讨论，然后我会请1位小伙伴为大家分享他汇报坏消息的过程。

【学习者案例记录】

学习者昵称：朱攀

场景：销售业绩不理想

坏消息：销售业绩只能达到预期的50%

原因：商店入驻率

计划的补救措施：增加渠道，调整价格

供选方案A： 3天内打完小区的电话   B： 把有意向的所有客户拉到群里进行维护     C：调整报价增加吸引力 

【反馈·简短重述】你给老板汇报这几个方案进行选择。补救措施和供选方案都非常清晰。

【结语】

好的，今天我们一起学习了关于向上级汇报的电梯游说法的PREP汇报结构，观点、理由、证据、观点，我们也学习了向上级汇报坏消息的4个步骤，先讲坏消息，解释原因，补救措施，解决方案。那么今天的拆书学习就到这里了。谢谢大家。