《成功的普遍共性》一文的作者格雷一直致力于研究所有成功人士身上普遍存在的共性。他发现成功的决定因素并非辛勤的工作、不凡的运气和良好的人际关系，虽然这些因素对于一个人的成功有举足轻重的影响 ，但是都比不上另外一个更加重要的因素，那就是“要事第一”。 “要事第一”触及人生管理与时间管理的问题，现在，又有第四代理论出现，与之往截然不同之处在于，它根本否定“时间管理”这个名词，主张关键不在于时间管理，而在于个人管理。与其着重于时间与事务的安排，不如把重心放在维持产出与产能的平衡上。

使用下面这张表可以详细阐述第四代管理方法的重点。从本质上看，我们对时间的使用方式不外乎以下四种。（见附表）

如果你过分注重第一类事务，那么它们的范围就会越来越大，最终占据你全部的时间和精力。

有一些人将大部分时间花在紧急但并不重要的第三类事务上，却自以为在致力于第一类事务。

还有些人每天都要应付各种各样的问题，疲于奔命，因此只能借助第四类即不重要也不紧急的事和来逃避现实，稍微放松一下。在这些人的时间管理矩阵中，他们把90%的时间花在第一类事务上，而余下的10%中的大部分则用在第四类事务上，用在第二类和第三类事务上的时间则少之又少，几乎可以忽略不计。

高效能人士总是避免陷入第三和第四类事务，因为不论是否紧急，这些事都不重要，他们还花费更多时间在第二类事务来减少第一类事务的数量。

第二类事务包括建立人际关系、撰写使命宣言、规划长期宣言、规划长期目标、防患于未然等等。人人都知道这些事很重要，却因尚未迫在眉睫，反而避重就轻。

因此，不论大学生、生产线上的工人、家庭主妇，抑或企业负责人，只要能确定自己的第二类事务，而且即知即行，一样可以事半功倍。

不这么做的坏处：这个拆页里面讲到是个人事务管理矩阵的问题，如果不对个人事务进行管理，有可能会忙到焦头烂额，或者是纠缠于琐碎的事务当中，而忽略重要不紧急的事务。

预防性讲解：有的人可能会说，我根本就没什么事做，还需要用时间矩阵来管理自己吗？你觉得自己无事可做是因为你没有找到努力的方向，用这个矩阵，能梳理出第二类事务，找出自己的努力的方向。

细化原文行动建议的步骤：不管你是家庭主妇，还是职场人士，都可以将事情分为四个类别来管理自己：1、重要又紧急。如：一些突发性的事件。2、重要但不紧急。如：人生目标，工作计划。3、紧急但不重要。如：接待访客、接受咨询。4、不重要也不紧急。如：看微信，刷朋友圈。然后，将精力集中到第二类事务上。

更贴近实际的例子：小婷是一名人事文员，她经常忙到喝水的时间都没有。这不，今天是月底最后一天，她又有很多事要做，6S会议，反馈异常考勤、工伤事故调查、做人力分析报表、修改考勤制度、提报下月工作计划、接受员工电话咨询、借出档案登记、读邮件、读QQ群消息、读微信群消息。自从她学习了时间管理矩阵后，做事井井有条，她用时间管理矩阵来管理自己的工作。

A1 激活经验

拆书家提问设计：

学习了时间管理矩阵以后，我们来想一下自己的情况，明天又要上班了,你有哪些事情要做?看邮件，做报表，建立制度流程，解决手头上紧急的事情等等,请列一列自己的工作事务,2分钟后请大家来分享。想好了，请一位小伙伴分享。

学习者案例记录：

明天的工作：1、收邮件；2、修改课件。3、向各部门了解培训需求。4、找外训机构报培训方案。5、和领导讨论培训项目的可行性。6、业务部门需求的跟进。

A2 催化应用

拆书家提问设计：

设想一下,明天早上你到了办公室,打开电脑,准备开始工作,你想起今天的拆书,为了避免焦头烂额或无所事事的一天,你拿出了纸和笔理了理自己的事情,用时间管理矩阵画出了自己事务类别。现在请先大家来画一画，你明天的时间管理。2分钟后请1位小伙伴来分享一下。

写好了，请1位小伙伴来分享一下，用1分钟的时间。

学习者案例记录：

用时间矩阵管理来规划自己的工作：第1类重要紧急的事情，回复客户的事情；第2类重要不紧急的事情，应用框架；第3类紧急不重要的事情，搭建服务器；第4类不紧急也不重要的事情，回复邮件。

虽然我的工作主要是教授高效率的原则性问题，一般不讲授具体的实施计划，但我认为，如果能够以原则为基础，以第二类事务为生活中心，对一个星期内的事务进行具体安排，将有助于更好地理解第四代时间管理方法的原则及其巨大潜能。以第二类事务为中心的日程安排需要以下四项关键步骤：1、确认角色。第一步要写出自己的关键角色。2、选择目标。第二步就是思考下一个周计划中每一任务栏下你最想做的一两件事情，作为你选定的目标。3、安排进度。第三步为每一项目标安排具体的实施时间。4、每日调整。使用这种以第二类事务为中心的周计划之后，你就会发现原来的每计划变成了每日调整，即根据突发事件、人际关系的意外发展及崭新机会对每天的要务安排进行适当调整。

不这么做的坏处：这个拆页主要讲到自我管理，在清楚了第二类事务后，还要有每周日程安排。知道自己要做哪些事情，如果不具体规划到某个时间段上，就很难落实。

预防性讲解：有的人可能会说，每周写一个日程安排，那不是好麻烦，浪费好多时间，我记在脑子里就可以了，其实，写日程安排很有必要，你不用想的太复杂，你只要考虑自己下一周的角色和任务，记下这七天时间里需要重点专注的事情即可，养成习惯后，每次只需要几分钟。

细化原文行动建议的步骤：一周日程安排有四个步骤：1.角色确认。2.选择目标。3.安排进度。4.每日调整。也就是你本人在工作和生活当中扮演哪些角色，比喻你在家里是女儿，在工作中是经理等等。这些角色中你要承担一些什么责任。然后给事情安排具体的时间段。安排好后也可根据实际情况做适当的调整。

更贴近实际的例子：现在以我为例，我为下周的工作排上日程,见附表。(在安排一周的事情，要考虑一周的事务要和个人长期目标相匹配，并且各个角色之间要平衡。

A3 促动参与

拆书家提问设计：

现在我们来运用自我管理的4个步骤来做一个练习，我给到大家一个场景：

王先生这周有很多事务要做，在学校，他要备课、讲课、批改作业、单元测试、召集家长会、制定一份班规、参加年级课程编制；回到家，这周是爱人的生日，他要给爱人庆生、陪母亲去医院看病、陪儿子踢球；他还要为文学社撰稿，请为王先生制定一份日程表，我们两个一组，可以进行讨论。

我需要提醒各位的是，在讨论和练习中，重点是应用刚才所学到的4个步骤，1.角色确认。2.选择目标。3.安排进度。4.每日调整。你们可以参照我的《日程安排表》来做。在演练当中，你们可以体现出，因突发事情，而调整日程的安排。讨论和练习时间为6分钟。写好了，请2-3位小伙伴分享一下。

学习者案例记录：

1、角色：老师、妻子、父亲、儿子、撰稿人。

2、选择目标：备课、讲课、批改作业、单元测试、召集家长会、制定一份班规、参加年级课程编制、给爱人庆生、陪母亲去医院看病、陪儿子踢球、他还要为文学社撰稿。

3、选择进度：周一至周五白天以老师的角色为主，周末陪家人为主，陪母亲看病、爱人庆生、儿子踢球，周一晚上写稿件。

4、每日调整：若稿件写不好，周三周四晚上再修改。

A2 催化应用

1.拆书家提问设计：

谢谢刚才各位的练习，那么，我们现在来想一想自己的情况。你是否觉得自己好忙，要上班，要带娃，要学习，要与家人联络感情，想做的事太多太多了，你做了许多事情,但有些重要事情还是被忽略了,拖了好久也没有完成,如果你有这样的困惑,请想一想你都忙在哪些事情上？被忽略的事情是什么？请你记录下来并与大家分享。

好，请1位小伙伴来分享下自己的案例，用1-2分钟的时间。

学习者案例记录：

我上周的工作有：写程序、回复客户、搭建新的环境、搬家、策划活动。后来，想写程序的事情，被客户打断，写程序的事没有完成。

2.拆书家提问设计：

那么，结合我们刚才拆页里学到的一周程安排的4个步骤，来规划一下你一周的日程，注意，这些日程要和你的长期目标相匹配，这些事务和各个角色之间的关系要平衡。

学习者1案例记录：

1、角色：母亲、妻子、儿媳妇、员工、个人成长。

2、任务：员工的工作；个人学习、运动；大女儿的学习，给小女儿喂奶、哄睡；和老公聊天沟通；关心公婆。

3、安排时间：周一到周五主要做员工的工作；每天晚上同时做许多事，照顾两个女儿，和老公聊天交流，照顾公婆。重点是照顾两个女儿。

4、适当调整：会根据实际情况调整。

学习者2案例记录：

1、角色：老师、父亲、丈夫、俱乐部官员。

2、任务：课件、陪家人、羽毛球运动、参加家长会、参加俱乐部活动。

3、安排时间：周一到周五写课件为主，周六周日陪家人、运动为主，周六参加家长会、周三和周末晚上参加俱乐部活动。

4、适当调整：根据实际情况调整。

学习者3案例记录：

1、角色：员工、男朋友、拆书家。

2、任务：写程序，回复客户，搭建服务器、家务劳动、看书拆书。

3、安排时间：周一上午回复客户，下午写程序、晚上看书。回复客户为当天重点。周末做卫生，看书拆书。

4、适当调整：根据实际情况调整。

强有力的总结：

感谢大家的积极参与和讨论，特别感谢芳芳每次都陪着我和威雄一起拆书,并给我们耐心的指导。今天我们学习了第四代时间管理以及自我管理的四个步骤，回在生活中，我们要去实践,规划好自己的工作和生活。愿我们都能养成这样的思维习惯，有效的管理自己，实现高效能产出。