拆解书目: 《超级时间整理术》 所属活动: NO.5【天津北洋筹备分舵】拆书家训练 所在级别: TF1-2 学习主题: 工作中“横向委派”的技巧 学习目标: TF1-2

开场: 大家好下午好,我是今天的拆书家:李夏。大家对我都比较熟悉啦~~
三个标签介绍自己:2岁孩子的妈妈、关注女性健康的瑜伽教练、喜爱组织活动的HR。
今天我们的拆书活动需要大家通过分组讨论,和我来一起完成。根据今天到场的伙伴人数,我们就分为1组来讨论进行。
今天给大家带来的这本书叫《超级时间整理术:每天多出一小时》。它的作者是迈克尔赫佩尔,是英国非常著名的激励大师。
正如这本书的书名一样,这本书就是在帮助大家怎样节约时间,让工作和生活更有效率。
我选择的片段是常出现在工作中的一个场景,关于“横向委派”的方法,说的接地气一些,怎样让你的同事非常乐意帮你一起完成任务。
片段很短,给大家1分钟时间阅读一下。

片段一
R 原文片段

横向委派

你没有向下委派的对象吗?那么横向委派怎们样?你领座的同事可能就很乐意帮你分担一些任务。大约60秒之后你就会明白这如何成为可能。

委派(尤其是横向委派)的秘诀之一是确保三个要素

任务、请求与时间

任务:确保你想横向委派的任务是你的委派对象所乐意承担并愿意完成的事。

请求:你如何提出你的请求。

时间:提出请求的最佳时间。如果某人刚刚向你抱怨了一通他的工作有多么繁重、他是多么地没有时间,那么这可能不是你请求帮忙的最佳时机。

 


I 拆书家讲解引导

接下来,我给大家分享一下,我对这个片段的理解。

这个片段中,提到一个词叫做“横向委派,大家可能有一些陌生,因为在工作中的委派,通常是上级对下级的,而“横向委派”重点就在“横向”上,顾名思义就是把任务委派给同级的同事~简单点说,就是请同事来帮你完成任务。

这个好处显而易见,就是帮你节约时间啦!但是,说到这,可能有人就会觉得,“让同事帮我工作,这种事,我可开不了口,人家凭什么帮我啊”或者是“我真开过口,可被拒绝了”,还是自己的事自己做比较好!

我回忆了一下,我之前有一阵的工作特别忙,曾今有一个场景让我印象深刻,那时我已经连续加班好几天了,当时我正在忙的热火朝天筹备年会,一边打电话,一边写文件,一刻都不停,当时领导没在,接着我就看到我前面的同事默默拿出一个卤鸡爪,一边啃一边逛淘宝,而旁边两个同事在讨论下班去哪里吃饭,当时的我真的是欲哭无泪非常无奈。

不过事后我再想想看,都是自己的问题啊,如果那时我开口了,难道她们真的不帮我吗?也许你会说,她们有可能真的不帮你,那,接下来我们来看看,我们怎么说,才能提高对方帮你的可能性:

这里有三个步骤:

1、选准任务被委派的对象:你要委派的任务一定是对方愿意做并擅长做的事情,例如:你是行政部门的人员,需要给几个参会人员打电话确认参会时间,可以委派前台同事,因为她们比较擅长做电话沟通这样的事情,这样成功的几率会比较大,如果你选择一个程序员帮你打电话,估计他就会决绝。所以,选准对象是第一步。

2、选准恰当的时间:一定在对方不忙的时间,例如前台正在忙碌的不可开交,你请她帮忙打电话,一定会被拒绝。

3、合理发出请求:一个很有用的句式教给大家我需要你的帮助,是因为.......”这是艾伦郎贵教授的一项研究结果,请求帮助时用因为.....”说出原因可以提高成功率,非常有用!例如你希望前台帮你打电话可以说亲爱的,我现在特别需要你的帮助,我想请你帮我打3个电话,因为我现在实在忙的无法分身了

 

好的,以上就是这“横向委派”的3个步骤,非常简单,不过,在此我需要提醒大家的是,任务委派出去就会有可能会一些额外的责任,例如别人帮你做错了,这个在所难免,所以尽量去选择一些简单易操作的任务。

 


A 学习者拆为己用

【A1】激活经验:

拆书家引导:

接下来的时间,我就想请大家也思考一下,在你的工作中有没有遇到过这样的场景,你非常忙碌,其他同事恰好有时间,你很希望得到他的帮助,但是却开不了口,或者开口之后被拒绝。

可以互相讨论,给大家2分钟时间思考一下,一会请1位朋友来分享一下自己的经历吧。

     

    学习者参与:

    

习者1:王辰

我之前会遇到一些情况,原本已经被安排了去做某一件事,突然就被派去做别的更紧急的事情了,只能请别人来帮忙,但是我不太愿意自己去找人帮忙完成,通常是让领导去做安排,帮我选人来帮我,这样也比较方便。

学习者2:小琳

我也遇到过一些情况,有时手头特别忙,同时还要做一些比较耗时间的工作,可能是表格做个筛选汇总等,占用很多时间,就很想请同事帮忙,但是开始不好意思开口,后来开口了,但有时对方也不愿意忙我,通常的回答是:小琳姐,我这手头也正忙着呢,真没法帮你。现在想象可能当时自己没挑对时间,而且也没有什么说话技巧,导致对方没有帮我。

   

   【A2】催化应用:

拆书家提问设计:

听了大家的分享,对于“横向委派”大家还有出现过一些问题。

接下来,我就想请大家来尝试使用一下今天的方法,想象一下你工作中的一个场景,你希望把一个任务横向委派给一个同事,你该怎样选怎样说~

     给大家两分钟的时间讨论一下,可以互相设计一个场景做个对话,例如,王辰和小琳姐你们可以设计一个场景,做个对话,看看对方会不会帮你。


学习者:王辰分享

我就想到我未来工作中可能会有的一个场景,我原本时要去参加一个简短的会议拿一个材料,但突然有紧急的事情去不了了,我就想找小琳姐帮我。

王辰说:“小琳姐,我有个事情,想请你帮忙,我需要到一个会上去领取一个材料,但是我现在去不了了,因为,我突然被领导叫去做一个更紧急的事情,可是这个材料还只能今天拿,你看这个会议是讲项目相关的政策,我想你正好是做项目的,您也可以顺便听听一些新政策,您看行吗?”

小琳说:可以啊!你这个会议对我也挺有用,我去听听,顺便给你拿材料,对了,你的会议是什么时间?

 

拆书家(李夏)说:

     对的,王辰,你需要提前先说时间,确认一下小琳姐在那个时间段是否有时间,再继续下面的说明就更好啦~~

    

今天时间有限,我们的分享就到这了。

最后,我简短的做一个小结, 其实,合理的进行横向委派并不是一件很困难的事情,只要你愿意说出口。这不仅仅是在帮我们自己节约了时间,同时,在互相帮助的过程中,也是增进彼此的感情。

好的,希望今天的片段可以对大家有一点点的帮助~谢谢!