拆解书目: 《卓有成效的管理者》 所属活动: 玄武分舵第四次线下定级 所在级别: TF1-1 学习主题: 如何统一安排可以自由支配的时间 学习目标: 学习这个片段

开场: 【开场】大家好,我叫李媛。一个7岁男孩的妈妈,主业是某集团人力资源总监,副业是职业咨询师,爱好看书、绘画,目前正在学习手绘,同时还是一名项目管理爱好者,正走在PMP考证的路上。拆书将我们聚在一起,期待与大家一起拆出风采。
【介绍拆书帮】接着来为大家介绍一下拆书与拆书帮的基本情况。“拆书”是一种学习方法论,适用于以提升能力、解决问题为目标的成人学习,强调以学习者为中心,而不是以知识为中心,要把知识关联学习者的经验、规划具体的运用。
拆书分为个人学习的拆书法和组织学习的拆书法:个人学习的应用就是便签法;组织学习的应用就是一位拆书家拿一本书加工出一场现场学习,引导和促进一群人把知识拆为己用。
在拆书学习活动中,拆书家不是权威,权威是拆书家所选的图书,拆书家扮演的是引导者、促动师、催化师的角色,启发、引导学习者进行更深入的思考,促进学习者把知识转化为行动,践行“知行合一”。“拆书帮”是一个全国性的成人学习社群,目前在北京、上海、广州、深圳等全国30多个城市都建有拆书帮的学习者俱乐部(也叫拆书帮分舵)。拆书帮分舵是一种公益性的学习组织,它的使命是帮助更多的学习爱好者成长为拆书家。

片段一
R 原文片段

下面请大家阅读今天带拆的原文片段,给大家3分钟的时间,请看完的伙伴给我一个示意。

【统一安排可以自由支配的时间】

一位管理者的职位越高,其不能自行支配的时间也一定越多。组织的规模越大,其用于维系组织运行,而非用于发挥组织功能及生产的时间也一定越多。

因此,有效的管理者知道他必须集中他的自由时间。他知道他需要集中整块时间,时间分割成许多段,等于没有时间。时间如果能集中,即使只有一个工作日的1/4,也足可办理几件大事。反之,零零碎碎的时间,纵然总数有3/4个工作日,也是毫无用处。

所以,时间管理的最后一步,应该是将可由管理者自行支配的零碎时间集中起来。

至于如何集中,则各人有各人的办法。有些高层人员,在一星期内,留有一天在家工作。许多杂志主编和主持研究的科学家,就常采用此法。

还有人将会议、审核、问题分析等例行工作,规定排在一星期内的某两天中办理,而将其他日子的整个上午保留下来,用于处理真正重大的事务。


I 拆书家讲解引导

好的,大家已经阅读完原文了,下面开始I便签的分享。

基层员工的时间相对来说是自由的,可以自行支配专注于将自己的工作目标完成;而管理者的时间大多情况下是别人的,所以要能集中有限的自由时间。我们经常从电视中看到一名高管从踏进办公室那一刻起,办公室门外就已经排了长长的队,等待他审批、决策,同时客户电话不停歇。职位越高,自己可支配的时间就越少,时间被分割成众多碎片,忙于处理各种琐碎之事,往往真正重要的事情却被耽搁。

虽然可自由支配的时间相对较少,但有效的管理者会将可支配的时间化散为整,集中时间处理,也足可以办理几件大事。将时间化散为整的方法有很多:

  1. 如书中提到的高管们可以一周内有一天的时间在家办公;

  2. 将例行工作,如会议、审核等工作安排在固定的两天进行集中处理;

  3. 对工作进行分类处理,如签批性工作的统一放在固定的某一天的上午或下午;如需要沟通讨论的事情放在每天的上午,下午专门用来办理其他事情;

  4. 要将自己的时间安排告诉他人,让大家知晓,以免经常被打扰。


A 学习者拆为己用

【A】学习者拆为己用

【A1】下面为大家分享我的A1便签。

请回想日常工作中的你时间是如何安排的?有没有时间被分割的现象?

工作中要管理集团及下属6家子公司的人力资源工作,日常的事情很多,每家子公司都存在着不同层面的问题,每天疲于各种沟通、协调,有时一整天都进不了自己的办公室,经常有时想安静地写点东西的时间都没有。

比如最近在拟一些高管的年度责任书,正写着就有人进来沟通事情,有时一聊就是一两个小时,刚结束下一个人又来了,结果一个责任书两三天下来只写了几个字。

 

【A2】最后为分享我的A2便签。

结合本知识点,以日后的工作中将如何优化你的工作时间?

最近的工作有点疲于应付,而且精力不集中,导致一会做这一会做那,最后成效不高,感觉很忙,但没有忙出结果。结合本知识点,对以后工作时间做如下调整:

  1. 每天上午9:00以后不再看与工作无关的内容

  2. 在没有突发事件的情况下,上午专注于写东西、思考问题,下午用来沟通、协调事情;如果中途有人来打扰,若不是紧急的事情尽量将时间协调到下午

  3. 一件事情尽量在固定内容内一次性做完,不分割时间;比如在写某方案时直到方案写完再去做其他事情,而不是边写边想其他事

  4. 面试时间尽量都安排在下午