图书名称：《减法》

拆页主题：“留白”工作法：少计划，多掌控

拆页内容：

你在做计划时，会不会给当天的每个时间段都安排上内容呢？我以前做计划时就会这么做，从早上几点起床，中午几点吃饭，到晚上几点睡觉，每小时都安排得明明白白。计划做出来后，看起来特别周密，特别有效率​。计划很丰满，现实却很骨感，看似安排得明明白白的计划，通常不到中午我就执行不下去了，因为各种意外层出不穷。

比如，我安排上午10:00—11:00完成一份合作方案的拟定，但直到上午10:20，原计划30分钟之前就应该结束的一个电话还在继续。而中午11:00—12:00我又安排了一个项目跟进会，从下午1:30一直到晚上9:00的工作内容也都安排好了。

这就意味着，只要错过了上午10:00—11:00这个时间段，我就没法做合作方案拟定这件事了，而这又是我今天最重要的事，因为对方在等着我将方案发给他。最后，我不得不临时更改昨晚花了1小时精心编排的计划，占用下午的某个时间段来拟定合作方案。但与按原计划在上午10:00—11:00拟定这个方案相比，下午拟定合作方案，我的心理状态完全不同。上午做的话，我有一种一切都在计划中的高昂心态；下午占用做其他事项的时间段来做，我心里就很焦躁，觉得一切都失控了。

因为心理状态不同，上午花1小时就能做到80分的方案，下午花了2小时也只做到70分的水平，而且人还很沮丧。这就是计划安排得满满当当、不留白的害处。

但如果我换个做法，只做一个粗略的计划，不仅用不着花1小时来制订计划，而且哪怕发生了同样的意外，我的心理状态也会截然不同。比如，前一天晚上我只花5分钟，就给第二天确定了3个主要事项。

●上午9:30应邀打个电话。

●上午11:00召开项目跟进会。

●给对方发合作方案。与之前的例子相同，第二天上午打电话的时长超出我的预期，拖到上午10:30还没有结束，但这对我的心情毫无影响，因为我下午还有充足的时间来拟定合作方案。

下午1:30，我心情轻松地花45分钟就完成了合作方案拟定，剩下的时间我还可以灵活安排其他事项。

带着当日主要事项已经完成的成就感，我不仅毫不焦躁，而且很有效能感，因此还可能完成更多的任务。这就是计划留白的好处。

好，大家已经读完这个片段了。现在，我们一起来回顾一下。

片段中的作者，一开始把计划排得满满当当，结果一个意外就全乱套了；后来他换了一种方法，只锁定几件关键事，反而从容不迫。那么，我想请大家想一想

1. 作者后来用的方法，和一开始相比，最核心的不同点是什么？（稍作停顿，可用举手或点名邀请分享）是计划更详细了？还是主动留出了弹性空间？

2. 你在看案例时，有没有注意到，电话会议超时，作者心态却完全没崩，这是为什么？是因为事情变少了？还是因为他提前给‘重要事项’留了后备时间？

3. 如果让你用一句话总结这个片段想告诉我们什么，你会怎么说？”（等待几位学习者回应后衔接）

特别好！大家都抓到了关键——其实这个片段正是在说：做计划不是填满时间，而是锁定要事、主动留白。下面，我就带大家一起拆解出它的核心精髓。

这个片段虽然讲的是个人计划案例，但核心教了我们一个秘诀：做计划时，先锁定今天必须完成的两三件要事，然后主动为它们留出弹性时间。别把每个小时都塞满，因为意外总会发生。当你给重要事项预留了缓冲空间，就算临时有突发任务，你也能从容面对。

【通常做法】在以往我们很多人做计划时，都习惯把每个小时都填满任务，觉得这样才叫高效、才叫充实。但这就像把日程表塞成一个密不透风的空间，一旦有件意外小事发生，整个安排就全乱套了。

【这么做的好处】主动在计划中留出空白，相当于给我们的每一天装上了弹簧。当突发状况来临时，这段留白能稳稳地接住冲击，让我们心态更从容，确保最重要的事情高质量完成。

【不这么做的坏处】如果执意把日程排得满满当当，任何一个小意外都可能导致全天计划崩盘。这会让我们陷入焦虑和被动应付，重要任务不仅被延误，完成质量也可能大打折扣。最终，我们可能付出了大量时间和精力，却只换来事倍功半的结果和深深的挫败感。

第一步：【找出关键任务】在前一天晚上或当天清晨，快速确定1到3件今天必须完成的核心要事。比如案例中，作者只确定了打一个重要电话、开项目跟进会和拟定合作方案这三件事。

第二步：【圈出专用时间】为每个关键任务预留出专属的、不受打扰的完成时间。就像案例中，作者特意为"拟定合作方案"在下午留出了完整的时间段。

第三步：【预留空白时段】刻意在日程中留出20%-30%的空白时间段。这正是案例中作者能够从容应对电话超时的关键所在。

第四步：【随时灵活调整】当计划被打乱时，把受影响的任务移到预留的空白时间段执行，这样就能保持进度又不影响心态。

好，这四个步骤听起来很简单，对吧？但我知道，很多伙伴听到这里，心里可能会“咯噔”一下，冒出两个非常现实的疑问：

可能有伙伴会想："日程都排得很满，留出空白时段，会不会反而降低了效率？"

其实留白不是降低效率，而是为了保障整体效率。当意外发生时，这段预留时间能让你不用打乱整个计划，只需调整受影响的任务到留白时段即可。

也可能有朋友琢磨："留了白也可能被填满，这方法真能管用吗？"

这正是留白工作法的价值所在。留白时段被紧急事务占用，恰恰证明它发挥了作用 - 既保证了原计划的完整性，又避免了因临时调整而产生的焦虑。

跟大家分享一个我上周五的真实经历。前一天我精心制作了一份看起来特别"完美"的日程。

8:30-9:00 醒瞌睡，吃早餐

9:00-10:00 日常事务跟进

10:00-11:00 商品上架

11:00-12:00 对接采购处理合同

下午也排满了会议、周报……

看起来特别充实对不对？但现实是，9:00-10:00的日常事务跟进出现了意外，直到10:40才处理完。我一下子慌了神，整个人都懵了。结果呢？开始做商品上架时已经10:45，后续安排全乱套。更糟的是，我一整天都处在烦闷和焦躁中，中午加班，晚上六点才下班。而且，因为手忙脚乱，我在商品上架时犯了一个错误，直接导致公司损失8000元。

经历了这次"血泪教训"，我深刻认识到：把时间表排得密不透风，本身就是最大的风险。学了"留白工作法"后，现在我会这样重新设计那天：

找出关键任务

我确定了三件真正重要的事：商品上架、评审会议和周报。

圈出专用时间

11:00-12:00 专注处理商品上架

14:00-15:00 全心投入评审会议

16:30-17:30 安心撰写周报

预留空白时段

我会刻意在上午10:00-11:00和下午15:00-16:00各预留出1小时的空白时段。万一有突发任务，这些空白时段就能稳稳接住。

灵活调整工作

因为我在上午10:00-11:00这个时段已经预留了空白，所以我完全可以从容不迫地继续处理完手头的事务。等到11点整，我就能准时开始专注处理“商品上架”这个核心任务，完全不用担心时间不够。至于原本安排在11:00-12:00的“对接采购”事项，现在可以灵活地调整到下午的空白时段（15:00-16:00），或者直接安排到第二天处理。

这个方法特别适合，经常需要处理多重任务、工作节奏快的人，比如项目管理者，行政人员，运营人员，每天面对各种突发状况，留白能让计划更有弹性，另外，还适合容易因计划被打乱而产生焦虑的伙伴，当意外发生时，留白能给你带来安全感和调整空间。

但在这些情况下太适合使用，对时间精度要求极高的工作，比如手术室调度、重大活动倒计时，这些场景需要严格按时间表执行，另外，如果你已经形成稳定工作节奏的流水线作业，每个环节都有固定时间要求，这个方法可能也不太适合你。

【A3】场景演示

接下来，我想带大家进入一个具体的工作场景。请各位伙伴先跟随我快速了解这个案例，然后我们就在之前分好的小组里，用刚才学的"留白工作法"四个步骤来进行角色演练。演练后，我会邀请一个小组来现场展示他们的成果。

场景主题：突击任务来袭，用"留白工作法"稳住阵脚

演练目标：运用"留白工作法"的四个步骤，帮助一位计划总被意外打乱的职场人，重新规划他危机四伏的一天，确保核心任务不被淹没。

人物：

小陈：一名产品经理，今天原计划满满当当，却突然接到老板紧急任务，焦虑万分。

小安：小陈的同事，刚学过"留白工作法"，准备引导小陈实践。

场景描述：

小陈今天原本计划如下：

9:00 上班

9:30-10:30 完成产品原型设计（核心任务）

10:30-11:30 撰写月度报告（核心任务）

11:30-12:00 带教新同事（不紧急）

12:00-14:00 午休

14:00-15:00 用户访谈（不紧急）

15:00-16:00 写次年方案（非常不紧急）

16:00-17:00 写需求文档（不紧急）

17:00 下班

可刚上班，老板就临时布置了一项紧急任务——必须在今天上午11点前完成一份竞品分析报告（耗时1小时）。小陈一下子懵了：原来的计划全被打乱，原型设计和月度报告今天也必须交付，他觉得“今天肯定要加班到深夜了”。

角色任务：

小陈：向小安倾诉今天的计划和突如其来的压力，表达焦虑和无奈。

小安：引导小陈运用"留白工作法"四步骤，重新规划今天的日程，找到应对之道。

接下来，请各小组在5分钟内进行角色扮演和讨论。请明确各自角色，小安请特别注意引导小陈实践“找出关键任务”、“圈出专用时间”、“预留空白时段”和“随时灵活调整”这四个步骤，帮小陈制定一份从容的新计划。

时间差不多了！大家讨论得非常热烈。现在，有没有哪个小组愿意主动上来，为大家现场演示一下你们的角色扮演和解决方案？让我们看看是哪一组勇士！（邀请某一组上台展示）

场景演示实录：

小陈扮演者：沐沐 小安扮演者：吴倩

第一步：找出关键任务

小安（引导）：“小安，咱先别慌，咱先一起来看一看。就是我们的原先的这六件事情当中，你今天必须要完成的核心任务是哪几件呢？”

小陈（回应）：“产品的原型设计是必须得完成的…月度报告…领导安排下午必须对某个用户进行访谈…带教新同事…写次年的方案和需求文档…都是领导安排…”

小安（确认聚焦）：“所以最核心的任务是产品的原型设计和月度报告还有突发布置的竞品分析报告，对不对”

小陈（回应）：对

第二步：圈出专用时间

小安（引导）：“这三个任务…在什么时间去完成，它们必须完成的任务，可能是不会受到打扰的呢？它们又各自需要多长的时间。”

小陈（反思与困境）：“我原定设计的是一个小时…但我把基本上把优先重要的都安排上（精力好的时候）…但这个时候其实我的时间不受控的点是在于可能会有中途会有人过来打扰我，打断我，我可能这个计划就没办法去完成。”

第三步：预留空白时段

小安（引导）：“既然计划赶不上变化的话，我们就是在一天当中是不是可以设置一些空白的时段，比如说半个小时或者一个小时…在什么样的时间安排空白时段最能够帮你去缓冲一些意外的状况？”

小陈（顾虑与探索）：“不然领导会说我又摸鱼怎么办？（经过思考）我看下…带教新同事可以放到明天…写次年的方案其实也不算很紧急…”

第四步：随时灵活调整

小安（引导）：“那我们来看一下，就是现在你接到的紧急任务影响到了你哪一个核心任务，我们可以怎么去调整一下，把空白时段用起来？”

小陈（制定新方案）：“我觉得写次年的方案可能得花到明天去吧，至少空一个小时出来…我原型设计今天需要完成的，以及月度报告…”

小安（确认效果）：“这么一调整，是不是没那么慌了？”

小陈（回复）：是的

最终落点于行动。通过将可推迟的任务移走，主动“创造”出一小时的缓冲时间，用于保障核心任务，从而将理论上的“留白”转化为具体的、能缓解焦虑的解决方案。

非常好！感谢刚才这组伙伴精彩的演示，请大家给他们掌声鼓励！（带头鼓掌，稍作停顿）他们不仅清晰地演绎了“小陈”的焦虑，更重要的是，“小安”非常有章法地运用了“留白工作法”的四步骤，带领小陈从一团乱麻中，重新梳理出了从容的新计划。

大家看到了吗？这就是“留白”的力量——它不能消除意外，但能让我们在意外来临时，手握调整的余地和从容的心态，从被动反应变为主动规划。

【A2】布置作业

好的，课程接近尾声，现在想邀请各位在一两天内完成一个特别的小任务：请找到你身边那位总是被各种突发任务打乱节奏的同事或朋友，用5分钟时间，把今天学到的"留白工作法"完整地分享给他。记得要讲清楚四个核心步骤——锁定要事、预留专属时间、设置留白时段、灵活调整安排。当你能够把这个方法清晰地讲给别人听，并且让对方也觉得确实有用时，这个方法才真正地变成了你自己的本领。

总结

各位伙伴，以前经常听人说【计划赶不上变化】而今天分享给大家的这个方法就是让大家学会利用留白的技巧使【变化在计划之中】。主动留白让你从被动的执行者，变成从容的掌控者。从明天开始，愿你用留白的艺术，为自己创造一个游刃有余的人生，我是时安，时光安然的时安，谢谢大家。