【学习目标1】希望在完成本片段拆书现场学习之后，各位学习者知道如何应对内部中断，解决来自自己的人为干扰，从而高效专注执行番茄工作法。

【原文片段R1】

【内部中断】接受、记录并继续

例如，在一个番茄钟内，我忽然想起要打电话订票，之前答应妻子预定柴可夫斯基《胡桃夹子》演出门票。我是否立即拿起电话就拨？不，我继续我的流程—遵循番茄工作法。如果要减少中断，我首先得实事求是，每天遇到多少次中断？是哪种类型的中断？这些应当明确可见。

我没有马上打订票电话，而是在“今日待办”表格下方填上一行“打电话订票”。实际上，表格的下半部分已经分出来，在计划内的承诺活动下方，有个标题叫做“计划外紧急”。打电话订票就是计划外事件，而且似乎也很急。

然后，在“今日待办”表格当前活动的右边，我画了一个撇号（/），这是为了做跟踪。撇号代表一次内部中断，在一天结束时，我可以计算撇号的数目，采取对策。越怕忘事儿越忙越乱，但这个数字可以显示我所遇到的中断次数，它是冷静的事实。这些之后，我增强决心完成当前的番茄钟。

现在我们再看一下出站内部中断时采取的策略：首先接受它，然后记录它，然后立即继续你手头的工作。避免真的被打断，至于说咖啡，在番茄钟期间我想喝多少咖啡都行，但只在番茄钟之间的休息时去续杯。

【what】

“内部中断”指在番茄钟时间内，由于个人想要去做当前专注任务以外的其他事情而产生的干扰。例如，你正在专注工作时，突然想起要去拿快递、打电话或者发邮件等。

【why】

人们一般做法：直接去处理突然想到的事情，如打电话给某某同事、回复信息等

不好影响：破坏当前的专注状态，使大脑不断在不同任务之间切换，难以进入深度工作模式。可能会因为频繁内部中断而感到焦虑或自责，进而影响情绪和工作状态。

应用的好处：将“内部中断”可视化并纳入计划，而不是直接打断当前的工作流程，避免因频繁切换任务而浪费精力，从而帮助维持专注力和工作效率。

【意译案例】

如果要解决这个痛点，我们可以怎么做？举个我自己工作中的例子。

5月份的某天，我正在写会议记录的番茄钟时间内，突然想到好像快到公办幼儿园报名的日期了，万一错过就不能报名公办幼儿园了。我是否立即拿出手机查询报名时间？不，我首先接受这个突然冒出来的想法，并作个判断：确定幼儿园报名时间这件事情很重要，但是完全可以在25分钟番茄时间之后确认报名时间。

我没有马上拿起手机查询报名时间，而是在今日待办表格下方“计划外紧急”一栏填上一行“确定幼儿园报名时间”，记录这件事，并在今日待办表格当前”写会议记录“这个活动右边话了一个撇号（/）。

然后，我继续我的流程——遵循番茄工作法，继续写会议记录，直到当前番茄钟时间结束，我再拿出手机查询报名时间。

从我刚刚举的这个例子中可以梳理出来，应对内部中断可以分为三个步骤“接受中断-记录中断-继续工作”，我称之为“应对内部中断三步法”

【how】

当在番茄时间（25分钟）内，突然出现内部中断（如想起要做的事情、杂念等）时，可以采取的三个步骤是：一接二记三继续（应对内部中断三步法）。

第一步：接受中断：

告诉自己这是正常现象，接受它的存在，并简单判断是否要立即处理。

案例里面作者忽然想起要打电话订票，之前答应妻子预定柴可夫斯基《胡桃夹子》演出门票，没有马上打订票电话；我想起来要给儿子报名幼儿园，也没有马上去报名。

第二步：记录中断：

如果这个任务不是必须马上处理的，就记录它。如果需要今天完成，在“今日待办”表格“计划外紧急”区域写下任务名称并在右侧画一个撇号（/）。如果不需要今天完成，写入“活动清单”中，并标记最后期限，当然，这个是进阶玩法，大家根据对番茄钟使用的熟练程度选择使用。

案例里面作者没有马上打订票电话，而是在“今日待办”表格下方填上一行“打电话订票”。我没有马上为儿子报名幼儿园，而是在“今日待办”表格下方填上一行“幼儿园报名”。

第三步：继续工作：

告诉自己“我已经记录下来了，不会忘记”，然后立即回到当前的任务，直到当前的番茄钟结束，保持专注。

案例里面作者“这些之后，我增强决心完成当前的番茄钟。”“我继续我的流程——遵循番茄工作法，继续写会议记录”。

“应对内部中断三步法”通过“接受中断一记录中断一继续工作”三个步骤处理这些突然想起的念头，实现高效。

【异议预防】

有的伙伴可能觉得“这种方法听起来需要很强的自制力，我担心自己做不到”，从而放弃尝试。

如果你也有这样的想法，可以从简单的任务开始尝试，逐步适应这种方法。例如，可以从每天安排一个番茄钟开始，逐渐增加到多个番茄钟。

也可以在完成每个番茄钟后，给自己一些积极的反馈和奖励，例如喝一杯咖啡、吃一块小零食等，以增强自制力和成就感。

A1:激活过去经验

【拆书家提问设计：】接下来，请大家回忆一下，你最近一次因为内部中断影响专注任务是什么时候，发生了什么事情？给大家1分钟的时间思考和小组讨论，只分享这个经历就好。等一下请学习者分享。

以下是分别从工作、生活和学习三个维度设计的出现“内部中断”的场景给大家参考。这个过程只需要回想当时的场景就可以了，不需要应用刚刚介绍的方法。

一、工作场景

小李是一位程序员，他正在使用番茄工作法来完成一个软件项目的开发任务。在第一个番茄时间（25分钟）内，他全神贯注地编写代码，突然脑海中闪过一个想法：“我应该给同事小王发个消息，询问一下他之前提到的那个新的算法优化方法。”

二、生活场景

小张休息在家，正用番茄工作法来整理自己的房间。在打扫客厅的番茄时间内，他突然想起：“我应该检查一下冰箱里的食材，看看有没有需要补充的。”

三、学习场景

小红是一名大学生，她正在图书馆用番茄工作法复习备考。在阅读专业书籍的第二个番茄时间里，她突然想到：“我应该整理一下之前做的笔记，看看有没有遗漏的知识点。”

【分组】为了方便大家学习讨论，现场分两个组，会议桌左右两边各一组。

【学习者案例记录：】

嘉雯：周五工作的时候，我想到下周要去给小朋友讲绘本故事，主题还没确定给志愿者领队对方，然后我就一直想啊想啊想，结果耽误了手头上的工作。

A1+：

【拆书家提问设计：】我现在有一个时光机，能带你回到刚刚想到的被内部中断影响专注的场景。现在的你已经掌握了“应对内部中断三步法”，你要如何应对那个被内部中断影响专注的场景？给大家几分钟时间小组讨论一下，等下邀请学习者分享。

【学习者案例记录：】

嘉雯：第一个，我先接受我的工作被这个念头打断了，第二个，我会记录这个中断，因为这个是需要在当天完成的，所以我在计划外紧急区域记录，然后画一个“/”，第三个我继续完成我当前的任务，到番茄钟结束。

【反馈】在第一步接受中断的时候，可以增加多一个，判断确定做志愿者时要讲的哪个绘本的这件事情与当前番茄钟内的任务哪个更紧急会更好一点。

【两个片段之间的关系】

番茄钟的中断，既有我们自身造成的“内部中断”，又有受外界影响的“外部中断”（并列关系）。

第一个片段我们学习了用“应对内部中断三步法”处理内部因素的中断，为解决外部中断打下了基础。对更为不可控的外部因素，我们需要一个什么策略，来平衡专注与干扰，减少中断呢？

接下来就是我们第二部分片段就是外部中断应对策略。

【学习目标2】完成片段RIA现场学习后，学习者能够在专注时间遇到外部中断的时，学会使用“应对外部中断四步法”处理外部中断，并完成情景演练。

【原文片段R2】

保护番茄钟
外部中断要抢走你的注意力，而你要保护番茄钟，将注意力留给所承诺的工作。你承诺在25分钟内专注于一项活动。但是，当有人过来谈论你喜欢的电视节目，总不能永远都是同样的回答：“对不起，我正在番茄钟里。待会儿再说？”
所以必须“扭转＂番茄钟和中断之间的依赖关系。电子邮件和电话很容易，你可以将其关闭。发电子邮件的人不会期待在25分钟内就收到回信。每半小时，在戴上战略帽进行工作排序之前概览一下收到的新邮件标题（但不要阅读全文，尤其不要回复），这已经足够了。电话留言处理方式一样，只是回信变成打电话而已。当然，回电子邮件和回电话，要作为番茄钟活动来安排，而不是在休息时间进行。
假如有人找你面谈，在不影响结果的前提下，可以请求对方尽量推迟。对于你的同事来说，你今天答复还是周五答复，结果可能是一样的。在对方接受的范围内，建议他尽量往后安排。用稍后的番茄钟重新计划中断事件，而不要在当时直接处理，这样做好处多多。
可视化然后强化
外部中断应当明确可见。如果想要减少中断，首先得实事求是，弄清所遇到中断的类型和数量。
每遇到一次外部中断，就在“今日待办”表格添上中断所要求活动的标题。写下来，不让它占脑子，而且确保你会在未来的计划中把它考虑进去。如果你今天不打算处理这件新增的活动，就把写入“活动清单”表格，标上截至时间，以及一个“U”代表“计划外”。否则就把它写入“今日待办”表格下半段的“计划外紧急”区。
然后在“今日待办”表格当前活动右边画一个减号（—）。
最后，增强决心来完成中断前你正在进行的番茄钟。
作废
某天，八九个人突然出现在我办公桌前。很明显，团队里每个人都有事找我。
队友：你最近在存档中签入了新代码吗?
史蒂夫：那得看这个“最近”是怎么说了。
队友：不到五分钟前。
史蒂夫：嗯，没错，应该是我。出问题了？
队友：老大你让我们都歇菜了。刚才签入的代码没法编译！
当时那个情景，再告诉他们“我在番茄钟里，欢迎明天再来”就不对了。显然，他们的要求合情合理，刻不容缓，我更应该作废我的番茄钟，帮助他们后，我休息了一会，然后扭启25分钟番茄钟，又开始专注起来。

外部中断策略

总之，应当明确外部中断的类型和数量。通过画减号、写下所要求的活动名称，来跟踪记录每次中断。

处理外部中断的策略，由以下四步组成。

（1）告知：“我手头有事，正忙。”

（2）协商：“周五再帮你做，行吗？”

（3）计划：写下活动名称，稍后为它计划未来的番茄钟。

（4）答复：按照承诺回电或答复，不然的话，下次别人就没法信任你了。

【what】

外部中断：指由外部因素引起的中断，即来自他人或外部环境的干扰。

例如：

同事打扰：例如，你在专注工作时，同事过来找你聊天或者询问工作相关的问题。

电话铃声：手机或座机电话响起，打断了你的工作。

紧急会议通知：突然接到通知，要求你立刻参加一个会议。

其他突发情况：比如有人敲门、访客到来，或者突发的设备故障等。

书中介绍了通过“告知、协商、计划、答复”四个步骤处理这些突如而来的干扰。我称之为应对外部中断四步法

【why】不那么做的坏处

番茄工作法的核心是专注任务，也就是在25分钟内心无旁骛地做一个任务。但事实上这是非常困难的，我们总是会被各类打搅中断任务。当有外部中断发生时，一些人会选择立马停止当前的工作与对方进行互动，或者毫不客气地拒绝对方。这些做法可能会导致工作延期，或者让同事觉得我们不配合工作，被贴上“冷漠”的标签。

通过使用“应对外部中断四步法”这种方式，外部中断被合理地处理，可以减少因频繁被打断而造成的注意力分散，更好地维持专注力和工作效率。

【反例】

在刚刚和大家分享的我为儿子报名公办幼儿园的案例中，我有效利用应对内部中断三步法合理的应对了一次内部中断。那么作为一个市级驻点区级督导办公室的督导员，我除了来自自身的内部中断需要应对，还有身兼多重角色带来的各种外部中断的干扰。上个月月底某天我正在写督导反馈表时（番茄钟时间），一个A项目主管打电话给我（外部中断），想和我交流一下他们项目设计的思路。因为觉得自己需要给项目主管足够的支持，我就停下手上正在写的督导反馈表（废弃番茄钟），和他讨论起来。电话结束后，我完全不记得写了一半的内容是什么了，然后又再重头看回我的督导记录写到哪里了，上次督导的内容有哪些？还有哪些没写？为此浪费很多时间。

后来查找书上的内容发现原来书中有应对外部中断的具体策略，那么它又是如何使用的呢？如果用应对外部中断四步法处理刚刚的那个电话我可以怎么做呢？

【how】细化步骤+反例变正例

原文片段给出了“告知、协商、计划、答复”四个步骤，具体如何操作呢？

第一步，告知。明确告知中断者你正在专注工作，无法立即回应。

“我手头有紧急事在忙，你可不可以稍晚点过来找我。”

第二步，协商：跟对方协商处理这件事情的时间：

（/）了解需求，了解对方的来意，根据对方具体的情况，来判断我们要采取什么措施。“你有什么事情吗？”

（/）判断时长，对方表明来意之后，我们先要判断这件事情大约需要花多长时间？

如果是两分钟之内就可以搞定的，我们可以立即处理。因为如果我们把一件事记录下来，另外再安排时间，那么这个信息处理的时间也要两分钟左右。在这种情况下，我们不值得另外再安排，直接处理就好。

（/）判断是否可授权，如果是两分钟之内无法搞定的则需要判断这件事可否交代给其他人做，如果可以，就授权出去。

（/）判断紧急程度，如果不能授权，我们还要判断，这件事与你手头正在做的事情，哪一个更重要更紧急。

如果干扰的事情更紧急，就需要停下手头的工作去做这件事情。比如，领导正在与客户谈一个项目的时候，这时他找到让你给他准备一份材料，这时候他找到你，如果你回复他说，“领导，您等一等，半个小时再给您回复。”领导估计要火了。

（/）协商时间，在与对方沟通后发现这件事不是特别着急，就可以和对方商量，说：“我这件事刚做一半，不能分心，一分心就容易出错。你可以先做其他能做的，下午1点半来找我，我给你讲这个问题可以吗？”

第三步，计划：将中断事项列入待办工作计划，以兔被遗忘或被耽搁：写下对方的请求名称，以便计划未来的番茄钟。

第四步，答复：按照协商的时间节点给对方答复。

应对外部中断四步法能够让你在番茄钟内发生的外部中断被合理地处理，减少因频繁被打断而造成的注意力分散，更好地维持专注力和工作效率。

【反例变正例】

刚刚因为与A项目主管打电话沟通工作这个事情打断了我的番茄钟，如果要是用“告商计答”这个应对外部中断四步法处理的话，我可以怎么样处理呢？

首先告诉“我手头上有个重要的事情在做，在忙”。

然后问他“那你有什么事情呢？”他告诉我说，他要沟通项目设计的问题。（思考）沟通项目设计至少半小时起步。这个事情是我一直督导跟进的，其他人不了解情况，没办法授权给其他人跟进。这个项目虽然他也着急，但是下周才汇报，25分钟的番茄钟并不会有太大影响。我与对方协商答复时间“我半小时之后打电话给你沟通可以吗？”同事说可以。

第三步，记录请求：在“今日待办”表格的“计划外紧急”区域，写上“A项目沟通，10:00”。安排番茄钟：项目设计思路预计需要2个番茄钟；调整后续番茄钟：原计划10:00要完成的工作任务顺延至11:00。

最后，在约定的时间11:00准时打电话给A项目主管沟通项目设计思路。

【where】

“应对中断四步法”适用于各种的非紧急事件，例如：同事的临时求助，生活中的计划外小事件等；不适用于突发性紧急事件，例如：安全性突发事件。

【异议预防】

那有人可能会说，我工作性质特殊，外部中断是常态，这种方法可能不适用。这种情况可以调整番茄钟以使用工作特点，如缩短番茄钟的时间，例如设置番茄钟时间为15分钟，或者在工作间隙安排短暂的专注时间，集中处理中断事件，或者处理需要高效专注的任务，例如早上八点半上班刚开始的半小时时间是比较少机会有同事打扰你的。

【A3】促动参与

拆书家提问设计（逐字稿）：

根据减少外部中断四个步骤，接下来我们就来分组做个现场演练。场景是这样，年底公司准备开展总结会，需要邀请合作单位出席。同事小A不仅要统筹总结会推进，还要准备领导的主持稿。明天上午就要交初稿给领导审稿，正在用番茄钟保证专注。同事小B负责会场布置和流程彩排，来找小A沟通相关工作，今天下午要确定会场布局给领导。

这时，小A如何运用四个步骤，妥善处理和同事的对接工作？

【角色】

两人一组，一人扮演小A，一人扮演小B，自行分配角色和设计台词

对话要求：小A在表演时，要把自己的心理活动、判断的过程讲出来，告诉大家你是如何用“应对外部中断四步法”的流程步骤来应对干扰的。

【时间】

分配角色、讨论和设计台词2分钟，表演时间3分钟。

学习者案例记录1：

志濠扮演小B、彦霏扮演小A。

小B：小A，在忙吗？找你沟通点事情。

小A：我现在好忙啊，我现在在写领导明天的主持稿。有什么事吗？

小B：关于会议的流程彩排，要和你沟通一下，我下午要和领导汇报。

小A：好的，我现在的主持稿刚写了一半，不可以分心，担心一分心等下写的质量没那么好了。可不可以一小时后我去找你沟通这个事情呢？

小B：行吧，那要尽快哦。

小A：好的，11点的时候，我去找你。

小B：好的。

学习者案例记录2：

志濠扮演小B、嘉雯扮演小A。

小B：小A，这会儿忙不忙啊？

小A：忙着呢，很多事情做，你有什么事？

小B：关于流程彩排，我下午就要汇报给领导了。

小A：（沟通彩排，这个要很久，一时半刻完不成，这件事还有一个伙伴可以跟进，可以考虑授权）

小A：你去找小C吧，他也了解整个流程安排的，我现在很忙，你急不急啊？

小B：下午前就可以。

小A：下午就可以，也还行吧，我现在正在处理领导交代的另一件事情，非常紧急，不能分心，一分心就可能做不到了，你能不能先试一下与小C沟通下先，如果不行，你下午再来找我沟通，可以吗？

小B：那我先去找小C吧。

小A：（我在今日待办表格的计划外紧急区域写“可能和小B沟通”）

小A：小B你和小C没办法推进了你再来找我吧，我下午应该有空的。

【反馈】

在嘉雯的这一组对话中，需要沟通的工作是有机会有第三个同事可以授权跟进的，但是不确定跟进效果如何，所以小A给小B的建议是先去找小C沟通，如果还不行，你再回来找我。在沟通答复这里的时间约定比较宽泛，怎样知道这个事情跟进情况如何呢？下午小B什么时间来找小A呢？如果没有约定好，小A可能就不会给与小B沟通这个事情安排番茄钟，有可能导致小A在某一个番茄钟时间内，小B过来找小A，造成小A的另一个外部中断。小A可以下午一上班就跟进这件事情，了解小B与小C的沟通情况如何，如果效果不好，可以现在就沟通或者再约定个沟通时间。

【A2】催化应用（分步催化1）（提问中包括情境或者场景）

【拆书家提问设计】

通过刚刚的角色扮演，相信大家对于运用少外部中断四个步骤有了更深的体会。接下来我们增加点难度，请大家想象一个未来在你的工作或者生活中同时遇到内部中断和外部中断的场景。比如，

比如你正在番茄时间内读一本书，你突然想到自己可以列一个这个主题的书单，开展主题阅读，搭建自己的知识体系，过了一会儿，孩子走进来要你陪她玩游戏；

比如你正在家里整理换季衣物，你突然想起来要下单一件心仪很久的裙子，过了一会儿，闺蜜打电话约你出去逛街；

比如你正在写工作总结，你突然想起来昨天朋友留言的信息你还没回复，过来一会儿，同事进来想和你讨论细节，等等，各种事情忽然冒出来，挑战你的专注力。

你此刻脑海浮现了一个什么样的画面呢？在专注做什么事，又是被什么内部、外部打搅中断了呢？

请大家用2分钟的时间写在便笺纸上，先不用考虑时间地点和应对策略，只需要想一个场景。

学习者案例记录：

彦霏：正在看书的时候，突然想起来要给学生们出试卷，这个时候领导打电话来沟通去支教交流要填表的事情。

嘉雯：看书的时候突然想到有个片段适合做拆页，儿子有跑过来找我要我陪他下象棋。

【A2】催化应用（分步催化2）（指令清晰，设想在场景中应用新学的内容）

【拆书家提问设计】【规划行动步骤】

刚才大家分享设计了一个被很多事情被打断的繁忙的场景，未来我们如果遇到内部中断和外部中断的类似很忙的状态，手忙脚乱的时候，要怎么运用番茄工作法抵御干扰，减少中断、应对中断呢？回忆下今天学习的知识点：应对内部中断三个步骤“接受中断-记录中断-继续工作”。应对外部中断四个步骤“告知-协商-计划-答复”，思考一下你的解决方式？

请大家用几分钟的时间讨论一下，尽量每个人都参与进来，讨论完之后，我邀请一位小伙伴来分享一下。

学习者案例记录：

彦霏：看书这件事、出卷子这件事都是我自己的事情，领导打电话的事情是公家的事情，要优先处理。（应对外部中断）领导打电话过来问我在干嘛，我就说我正在看书，领导有什么事情？领导说支教这件事要沟通填表这件事。我内心想填表这件事要一两个小时才能完成。我和领导沟通，两个小时后将填完的表格给回他，请他再帮我检查一下有没有错误。领导同意了之后，我在今日待办写上“12点发表格给领导”。然后我安排几个番茄钟分阶段完成这个表格。12点的时候发给领导并电话说明已经完成这个任务。（应对内部中断）刚刚想到的这个出卷子的内部中断，可以安排在中午休息之后，下午3点钟开始，用时2小时完成。

【反馈】彦霏刚刚分享的与领导沟通工作的情况，有个地方需要关注一下。领导打电话来说要沟通表格怎么填写，这个时候需要判断一下，与领导沟通如何填表和当前的番茄钟哪一个更紧急，是说领导两个小时之后我再和你沟通这个表格填写的问题（自己先试填写），还是接到电话就与领导沟通表格怎么填写，这个就是领导打电话沟通填表的这个事情优先于当前番茄钟的事情，那么需要废弃当前番茄钟。

【结语】

今天的面对内外部干扰的处理方法，你们都学会了吗？我们一起回顾下两种干扰的处理方法：

内部中断：“接受中断-记录中断-继续工作”三个步骤

外部中断：“告知-协商-计划-答复”四个步骤

这里有两个地方需要关注，第一个是外部中断的“告知”这里，我们可以选择像刚才那种“即时告知”，我们还可以选择“提前告知”，就是提前告诉你的同事或者家人，我等一下有个什么中药的事情，可能没空了，这段时间先不要打扰我，有事可以迟一点再来找我。第二个是外部中断的“答复”这里，像刚刚嘉雯分享的案例里面，你跟对方约定了回复的时间，就要准时回复，如果不能准时回复，就要重新约时间，不然它就有可能会变成下一个外部中断。

以上就是今天与大家分享的两个应对中断的方法，欢迎大家回去的以后积极用在我们的工作和生活中，大家后续在使用这两个方法的过程中，再遇到有疑问的情况，欢迎再继续交流。我今天的分享到这里就结束了，谢谢大家！