开场: 《向上汇报:学习最高管理层的游戏规则》的作者是瑞克.吉尔伯特。他是美国著名的演讲培训师。
书中所介绍的汇报方法是世界500强公司都在使用的,风靡白领圈。
有人说,一生之中,你只有两次是孤独的;一次是死的时候,一次是向高层汇报的时候。虽然有点危言耸听,但是,你是不是特别害怕给大老板汇报工作呢?你是不是很苦恼如何组织你的汇报,如何应对老板在汇报中提出的各种问题呢?如果有一个答案是“是”,那么你可以读读这本《向上汇报》,他从演讲内容,辅助工具,和即兴创作三个方面向你介绍了如何给大老板汇报工作。更让人惊喜的是,本书还向你展示了大老板是个什么样子的人,让你更加了解高层生态圈以及如何生存。
倾听是其他汇报技巧的基础,是成功推动会议深入发展的关键。倾听技巧需要倾听者脱离自身的束缚,把自己融入到讲话者的世界当中去,即完全彻底、饱含同情心地进入他人的心理世界。
对于深度倾听来说,有三个不同阶段。
第一阶段:释义
释义的意思就是,用你自己的语言来解释他人说过的话。这可以帮助你确认真正的问题所在,尤其是当你面对复杂问题或者是充满敌意的问题时。这样做还可以立刻缓解双方之间的紧张气氛。
第二阶段:隐藏在问题背后的问题
据丹·沃门霍温所言,如果一名汇报者不仅能回答表面上的问题,同时还能敏感察觉到背后隐藏的深层问题并一一解答,那么他会被高管们认为是 一位极其引人注目的汇报者。能够发现并回答问题背后的问题,这是一种极度复杂且高度经验性的反应能力,因为这需要汇报者真的听到了对方隐藏的担忧,并且能够在对方一时激动的回答中察觉到这些隐藏问题的实质。
第三阶段:推动会议深入
史蒂夫·布兰克指出,积极倾听的最终目标是推动会议深入发展:“这是我刚刚听到的内容,我认为这个意思是…… 既然我们都对此深信不疑,那么我们是不是对此已经达成了共识?我们可以进行下一阶段的内容了吗?
有人会问,如果我不学会深度倾听又能怎样呢? 不掌握这个技巧,你有可能会错过回答问题的重点,错过把讨论向深入推进的机会,错过向老板证明你自己,你的项目的最好机会。更深层的结果呢?你有可能会错过升职加薪…
那什么是深度倾听呢?简单说就是要完全彻底,包含同情心的进入他人的世界倾听,感受并且发现隐藏问题。
深度倾听的步骤是什么呢? 深度倾听分为三个步骤:释义,发现隐藏问题,推动会议深入。
看了片段的介绍,可能有人会问,既然是深度倾听,那就听好了,怎么还会分步骤呢,而且步骤貌似都不是听,而是沟通,思考啊?答案是:我们说“深度倾听”这个名字是我们希望达到的目的,汇报者希望达到这个目的,就需要先听,然后再想,再沟通。这下大家明白了吧,说是“听”,其实要“想”和“说”。
我们的片段很清晰的向大家介绍了深度倾听的三个步骤。我现在用最通俗的话给大家解释解释这三个步骤。你在听到别人说的话或者问题以后,你要先按照自己的理解把问题再重复一遍(释义);同时,你脑子里要迅速反应,隐藏在背后的实际问题 - 这是整个过程中最难的一个环节,考验的是你的情商和知识;当你确认了问题并且猜到“深意”以后,你就确认了最核心的问题,然后回答这个问题,以此来推动你的会议的讨论,并且达成共识把会议向前推。再通俗点儿说,就是你在回答老板问题时候要多长些心眼儿去猜老板的真实意图,猜到以后, 你就用今天我提供的这三个步骤,一步一步的走,把问题说透,就OK了。
讲一个例子来方便大家理解。
11年做的项目期间,客户公司的另外一个部门给了我们一个和我们已有项目类似的新项目。当我给客户作报告时候(老客户),客户直接问我,我们公司另外那个部门的项目是你们在做吗?
表面上客户的问题是关于我们是否在给别的部门做事儿,但是这并不是真正的问题。我感觉到,它实际上更关心的是他的项目是否会被影响。同样他还有其他情感隐藏在他的问题背后。他可能在想,当他的项目有需要的时候,我们会否因为分资源给另外部门的项目而没有办法及时完成?再往深层看,他可能很气愤我们会挪他项目的资源去做别的部门项目这件事儿。
为了消除他的忧虑,我需要通过释义来掌握隐藏在他问题背后的深层含义。所以我说道:“您是否希望我们的项目完全不会被另外部门的这个新项目所影响呢?”
(他点点头)我继续说:”你或许怀疑我们会在项目需要支持的时候挪资源去另外项目而影响整个项目进展?“ 他微笑的回答: “是的”
现在,我要正面回应他的担忧并且推动我和他的讨论更加深入。我告诉他“另外项目的优先级完全低于咱们的项目,而且他们需要的资源相当少。即使如此,我们仍旧增加了额外的人手来预防两个项目同时进行时的任何问题。您完全可以理解成,我们是在用两组不同的人在做这两个项目。因此,我们的项目完全不会受到影响。”这个答案令客户非常满意。
总结一下今天的内容,在与老板开会的时候,你需要学会“听”。
首先,我们要建立一种意识和警觉,就是老板的问题背后有深意。我们要避免流于表面的回答老板提出的问题。
接下来,在有了这种意识以后,我们要利用深度倾听的技巧,以及你的情商和知识,猜到隐藏问题,然后通过3个步骤,一层一层的将沟通带入“深处”。
A1:激活经验(显像提问)
提问:
今天我们讨论的问题是基于给老板做汇报的背景讨论的。其实我们这个深度倾听的技巧是放之四海而皆可用的。我们讨论的其实就是一个什么问题呢?就是:别人问你问题,你长心眼儿,琢磨琢磨,然后你领用这个技巧发现隐藏的深意,然后更好的回答问题。
现在想请大家想一想有没有过类似的经历。比如,在公司里,你被上级说成”答非所问“,或者是上级不停的向你解释他的问题,而你却永远疲于应付而无法给出上级想要的答案;或者你开完会,事后再想想觉得提问者所提的问题其实有”深意“但是你当初给的答案好像没有解决”深意“问题?
那在生活中呢,也同样的,比如你在和女朋友相处时候,她说的一句话你没回答对,然后她就生气了?比如,你婆婆跟你说了一句什么话,你回答错了,然后就升级成鸡犬不宁的婆媳大战了?
实录:
白泽同志和我们分享了他的经验:
部门开会,领导的领导问白泽:“你的工作怎么样,什么问题吗?”。结果他当做领导要求他做汇报,开始说他工作的情况,进展,难点… 还没说完领导的领导就叫停了他,并且说:“我不是叫你给我做工作汇报。我是问你有什么问题需要我帮助?”
这是一个典型的没有“深度倾听”的例子。大领导问题的真正意思是“有哪些需要我帮助吗”。而白泽却按照字面意思理解成了“工作进行的怎么样,遇到了哪些情况”。 结果就是,领导不耐烦的叫停了白泽同志。并且不太满意他的表现,并且告诉白泽自己实际的意图。
A1+(反思加工)
提问:
我想请大家回想一下你们之前遇到过什么样的问题,在学习了今天的技巧后,思考一下,再遇到这种情况你会怎么做?
实录:
白泽的A1+:
如果再来一次,我会先按照拆页的技巧首先考虑一下老板实际的问题。大老板应该对我的工作细节不感兴趣的,因此他应该并不是想知道我最近的工作内容。那她就是对我工作中遇到的问题感兴趣。应该是想给我提供帮助。在脑子里面完成这个思考过程以后。我会问大老板“您是不是想知道我在工作中遇到了哪些困难?“当他回答”是“以后。我会问他”您是不是想让我说说我工作中遇到的困难中,哪些需要您和大家的帮助?“。然后,我再照实回答。效果应该会好很多。
Helen的A1+:
我认为这个片段里提及的”释义“的步骤对我很有启发。前段时间我博士开题完成后,老板问我工作量怎么样,工作难度是不是太大。我当时听见问题时候有点儿”蒙圈“。反映了反映,然后直接跟老板汇报我的工作进展。如果应用今天”释义“的这技巧,我可以避免自己的”蒙圈“。当老板问完以后,我会问我老板”您是不是关心我现在的工作进展?“。这样跟老板确认一下问题,更流畅的沟通。
超哥的A1+:
跟老大开会,老大问我们的运营情况怎么样是怎么检测的。当时单纯以为是老板关心项目想询问一下情况。其实事后证明老板是想要求我们进行量化考量。结合今天拆页片段,如果再来一次,我会在老板问问题时候认真考虑一下老板的意图。按照我的经验我应该可以判断出老板的真实意图是想要求我们进行量化考量。这样的话,我会先跟老板释义:“您是不是想要求我们对运营情况进行考量”。然后发现隐藏问题:”您是不是希望我们可以进行量化考量?”。最后我再仔细和老大讨论一下如何具体实施。沟通效果会更好。